É difícil reduzir custos?

A redução de custos não é fácil e tem seus dissabores, mas precisa ser feita. É neste “fazer” que está o segredo, pois mais importante que “fazer” é o “saber fazer”. Algumas vezes, a ação adotada numa redução de custos não resolve o problema, apenas o acoberta. Cedo ou tarde, ressurge em proporções maiores, muitas vezes até descontroláveis. Numa situação, por exemplo, onde a receita líquida empata ou está abaixo das despesas, medidas não devem ser adiadas, particularmente quando estiver em jogo a sobrevivência da empresa. É necessário agir com urgência, sob pena de comprometer parte ou todo o negócio.

Quando for necessário tomar uma decisão para reduzir custos, considere as seguintes situações: o corte feito proporcionará queda na qualidade dos produtos e serviços, ou no atendimento ao cliente?; ou essa atitude reduz um determinado tipo de custo com equivalência de valor agregado ou algum tipo de benefício aos produtos e serviços? Caso a resposta seja afirmativa, repense o corte. Do contrário, pode-se até obter um ganho no curto prazo; no entanto, tal conquista será ilusória no médio e longo prazo.

Sempre que a redução de custos for inevitável, deve-se buscar cortar os custos ruins, e não aqueles que são significativos ao negócio. Nesses casos, as empresas deverão buscar alternativas que ultrapassem as vias da demissão. Muitas vezes, a necessidade de reduzir custos pode ser um reflexo direto de uma gestão administrativa ineficiente.

Reduzir custos em proporção maior que o necessário pode afetar negativamente o negócio: seria o mesmo que “acertar no remédio, mas errar na dosagem”. Para acertar na dosagem, faça as seguintes reflexões: estou tendo controle sobre todas as operações na área de compras?; uma compra malfeita ocasiona reflexos negativos na empresa. Nesse caso, é preciso trabalhar aspectos de negociação, criação de procedimentos e, até mesmo, participar de compras cooperadas para, num volume maior adquirido, obter melhores condições comerciais, tanto em preço como em prazo.

Pondere algumas possibilidades, tais como: negociar a folha de pagamento da empresa com bancos, barganhando um conjunto de vantagens; além disto, é importante a escolha de um banco com perfil adequado ao da empresa para melhor atender suas necessidades. Como estão sendo controlados os estoques? A informatização é um ótimo recurso para desenvolver um controle mais eficaz, evitando compras desnecessárias. Usar as centrais de compra e compartilhar estoques com fornecedores são opções a considerar. Outra forma de redução de custos está atrelada à informática e telefonia.

Verifique alternativas, tais como as vantagens de trabalhar com rede de computadores, com impressoras mais adequadas, equipamentos que consumam menos energia elétrica, adotar rádio digital, conversor de ligações, chamadas pela Internet ou um plano corporativo de comunicação junto a uma operadora de telefonia. Por fim, deve-se considerar que pode haver caso onde a redução de custos nem passa por uma necessidade de sobrevivência. Ela é compreendida como uma ação para aumentar a lucratividade e, até mesmo, tornar a empresa mais competitiva no mercado. Tudo é uma questão de percepção do que está sendo feito.

Normalmente, a gestão financeira das empresas deve orientar-se segundo uma estratégia de redução das despesas gerais de funcionamento. O controle destas despesas que se traduzem em custos deve ser uma preocupação, mesmo num contexto econômico e financeiro favorável. A eliminação de pequenas despesas que acumuladas atingem um grande montante e favorece a gestão financeira.

Alguns especialistas sugerem a criação de uma cultura avessa ao desperdício na sua empresa. O líder da empresa deve sempre dar o exemplo. Se o líder gostar de ostentar riqueza, nas menores coisas, terá uma enorme dificuldade em exigir contenção de custos ao resto do pessoal. Os grandes líderes empresariais são, em regra, pessoas austeras nos gastos e avessas ao desperdício. No passado a criação de um negócio exigia um grande investimento inicial em equipamentos: compra ou aluguel de imóvel, imobilizado fixo, computadores, telecomunicações, etc. Hoje, quase tudo o que precisa para pôr uma empresa a funcionar pode ser alugado. Em alguns casos os contratos (nomeadamente os de equipamento de escritório) abrangem a assistência, a manutenção e inclusivamente o upgrade dos equipamentos. Faça uma prospecção alargada e cuidadosa do mercado e negocie detalhadamente este tipo de contratos.

Outra solução são as compras em quantidade, que aumentam o poder de negociação. Concentre as suas compras em fornecedores preferenciais e procure agrupar as aquisições dentro da sua empresa (e, se for pertinente, com potenciais parceiros de negócio). Compare regularmente os seus preços com os dos concorrentes. Aproveite as promoções e os descontos de quantidade. Resista à tentação do luxo, mas não se esqueça que, muitas vezes, o barato sai caro. Prefira sempre os produtos de marca registrada. Seja você ou nomeie um responsável de sua absoluta confiança para se ocupar desse departamento onde é possível obter as mais poupanças. Crie um sistema rígido de autorizações para compras com maior volume em quantidade e preços.

Quanto aos custos com o pessoal, a melhor poupança que se pode fazer é ter redobradas cautelas no recrutamento. Não confie na sorte nem na existência de um período de experiência. Faça logo bem à primeira. Verifique, em primeiro lugar, se precisa efetivamente de recrutar. Em seguida, verifique se não internamente quem possa fazer esse lugar. Se ainda assim optar pelo recrutamento externo submeta os candidatos a testes rigorosos, quer a nível técnico, quer pessoal, antes de contratá-los. Se entender pertinente recorra aos especialistas.

Importante observar que as empresas tenderão cada vez mais a ter menos pessoas no quadro e a recorrer mais a colaboradores externos. Também na gestão de pessoas o barato pode sair caro. Veja se é possível criar programas de trabalho em meio período e de teletrabalho. Se tiver de reduzir inesperadamente a sua força de trabalho é necessário que esteja ao corrente dos trâmites legais de forma a evitar conflitos e despesas desnecessárias. Procure apoio jurídico.

Há tarefas de gestão de pessoal que são estratégicas e devem ser conservadas dentro da empresa, mas há outras tarefas rotineiras que podem ser entregues fora. É o caso, por exemplo, do processamento de salários, cálculo de impostos, etc. A forma de pagamento de salários é outra das áreas onde é possível cortar despesas. Prefira pagar aos seus empregados via transferência bancária, libertando-se de papelada inútil. Considere a opção de subcontratar esta tarefa a uma empresa especializada e recorra a peritos em fiscalização.

Quantos aos custos financeiros, a concorrência aumentou o poder de negociação dos clientes. Vale mesmo à pena fazer pesquisar o mercado para verificar se a empresa está a usufruir dos melhores preços junto do setor bancário. Procure apoio de especialistas na negociação dos melhores contratos para aquisição de imóveis, equipamentos, frota de automóvel, seguros, etc. Recorra ao factoring ao primeiro sinal de que o volume de créditos incobráveis pode asfixiar o setor financeiro da empresa.

Sempre que for possível ou favorável amortize o capital a pagar, ou peça um refinanciamento da dívida para prazos mais dilatados. Siga atentamente a evolução das taxas de juro e veja até que ponto o seu banco as atualiza quando a diferença não lhe é favorável. Veja com especial atenção os detalhes dos contratos de financiamento, em particular, as comissões bancárias. Procure formas alternativas de financiamento como o mercado de capitais ou o capital de risco.

Deve-se reduzir o número de fornecedores de modo a aumentar o poder negociação. Crie tabelas fixas de preços e de prazos de pagamento. Evite as negociações caso a caso que podem minar a sua credibilidade. Acautele e formalize as garantias de reembolso no caso de haver atrasos ou ineficácias no fornecimento. Do lado dos clientes prefira a qualidade à quantidade. Trate melhor quem compra mais e paga antecipadamente. Verifique previamente o crédito do seu cliente antes de iniciar uma nova relação comercial. Analise o histórico das transações e o grau de risco. Utilize modalidades contratuais que encoraje o pagamento a vista.

Em relação aos custos administrativos, deve-se criar um manual de procedimentos o mais detalhado possível que explique qual a política da empresa ao nível de despesas com deslocações, despesas de representação, transportes, comunicações, etc. Essa política deverá incluir instruções claras quanto ao tipo de autorização exigida para cada despesa e quais os documentos justificativos a entregar. Essa é uma área da empresa em que faz sentido apostar na burocracia. Redigir normas claras e coerentes é o melhor passo para evitar os gastos desnecessários. Dê especial atenção à questão da segurança. Não poupe nos seguros contra o máximo de riscos.

Centralize os pedidos e negocie os melhores preços com as companhias aéreas, hotéis, empresas de aluguel de automóveis, agências de viagem, etc. No caso das telecomunicações, para voz e dados, aproveite a concorrência entre as operadoras para negociar o melhor contrato integrado. Peça sempre relatórios detalhados de consumo. Esteja sempre atento a oportunidades de redução de pequenas despesas. Somadas podem revelar-se uma fortuna. Crie formas de auscultação interna sobre como poupar em despesas desnecessárias. Se envolver os colaboradores nesse esforço terá maiores garantias de êxito.

Algumas dicas importantes:

  • Controle de Crédito – Nenhum pedido pode ser considerado completo até ter sido totalmente recebido. Ofertas atraentes de descontos ajudam a fazer negócios e fazer caixa. Torne o cliente bem informado das condições, seja exato e claro quanto à data de pagamento, desautorize quando houver atraso. Uma análise prévia dos clientes quanto ao limite de crédito e pedidos recebidos reduz gastos desnecessários
  • Segure a comissão dos vendedores em atraso – Concentre-se nas dívidas grandes, elas podem causar maiores danos. Insista em pagamento antecipado junto a maus pagadores e aos novos também. Certifique-se que sua equipe de vendas conhece bem as condições de venda. Envolva a sua equipe na solução de problemas, às vezes ninguém quer se envolver. É nos estágios finais da cobrança que aumenta o risco de uma conta incobrável. Portanto, normas claras de procedimento e organização são essenciais, inclusive o uso da pressão através dos canais legais.
  • Percepção financeira – Mantenha os empregados informados. Se eles estiverem a par dos fatos, vão reagir ao desafio da política da empresa. Divulgue os objetivos, faça com que os funcionários compreendam bem o papel que precisam desempenhar, a fim de manter o negócio dentro dos limites. Informações financeiras devem ser apresentadas de uma maneira que possa ser compreendida pelos que não são contadores. Fatos demais podem confundir, seja direto e evite a termos técnicos. Transmita confiança. Crie um método para prever as variações e tomar medidas preventivas em tempo. Quais são as empresas de sucesso? Porque fazem sucesso?
  • Aperfeiçoamentos de produtos – Como você pode se prevenir contra o fim do ciclo de vida de um produto? Com uma política de lançamento e aperfeiçoamento de produtos. Você pode estar satisfeito com seus produtos, no entanto é possível que nesse exato momento seus concorrentes estejam desenvolvendo algo semelhante ao seu, só que com algumas vantagens adicionais. Seu design atual não é definitivo. Passará por modificações de estilo, moda, medidas, tecnologia, etc. Às vezes a mudança no aperfeiçoamento é muito pequena, mas se consegue transformar cada mudança do produto numa oportunidade de destacar novamente todas as suas características e vantagens. Cuidado com os pedidos para modificar o design. Podem ser apenas um disfarce para vendas fracas e não idéias realmente construtivas para melhorá-lo. O entusiasmo por um novo produto pode desaparecer justamente quando está prestes a ser lançado, isto porque precisam trocar o entusiasmo inicial pela árdua tarefa de conseguir pedidos. Antes de assumir despesas é fundamental o apoio total da equipe de vendas, revendedores, clientes, etc. Não pode resultar de um capricho, e sim baseado em sólida estratégia comercial. Mantenha-se atualizado com o que está acontecendo no mundo à Informe-se, seja curioso. Teste cuidadosamente o produto. Se quer que o novo substitua o atual, planeje a época certa, a fim de que o estoque dos produtos atuais possa ser vendido antes. Tenha o cuidado de não impingir o modelo antigo a um cliente importante pois ele se ressentirá. Tente encontrar um mercado que aceite de bom grado o modelo antigo, de modo que clientes importantes sejam envolvidos ao máximo com seu lançamento. Fique atento aos concorrentes. Uma apresentação prematura do produto pode ser prejudicial. Lembre-se: tudo pode ser melhorado.
  • Política de preços – Todas as empresas precisam ter certeza de que sua política de preços fornece a melhor oportunidade possível para maximizar as vendas e os lucros. Fique de olho nas alterações de preço dos concorrentes e do mercado. Obtenha junto à equipe de venda relação sobre os pedidos que não chegaram a se confirmar devido ao preço. Produtos que sofrem pouca ou nenhuma concorrência podem ter uma margem de lucro maior. É importante avaliar sua relação com o líder de preços de seu mercado. Veja como reagem quando um de seus membros altera o preço: os outros também o modificam? Examine também a reação dos clientes: eles alteram os pedidos? Considere o efeito do lucro sazonal na política de preços de venda. Um único grande pedido pode ter gerado uma boa margem de vendas e proporcionado plena atividade durante algum tempo, contudo não é contínuo. Sua estratégia deve estar baseada na atividade básica normal da empresa. Calcule o efeito de uma redução de preços sobre os lucros. Calcule sempre qual deve ser o aumento de vendas para que a receita atinja o resultado anterior. Os efeitos de uma redução de preços são: diminuir o índice de lucros, aumentar o ponto de equilíbrio e reduzir a margem de segurança. Certifique-se de que o aumento de vendas vai gerar um crescimento da receita.
  • Descontos/reduções de preço – Certos vendedores podem oferecer descontos variados para conseguir uma venda, outros seguem rumo diferente sendo tão bem sucedidos quanto os primeiros, sem conceder descontos. Eles podem valer mais para sua empresa quando relacionados com o nível de desempenho do cliente. Faça com que o cliente sinta que mereceu o desconto, caso contrário ele concluirá que foi muito fácil, e você acabará vendendo descontos em vez de vender produtos. Examine o efeito do aumento de preços sobre a lucratividade. Assim como calculamos o efeito de uma redução de preço sobre o lucro, vale a pena calcular o efeito de um aumento. Não é necessariamente verdade que um aumento resulta em queda da demanda, nem que em certos grupos de produtos que dão prejuízo, este aumentará. Talvez um menor nível de atividade com preços melhores seja mais lucrativo. Apresente seus preços da forma mais adequada possível para os clientes, incluindo itens como embalagem, entrega, frete, etc. Evite uma lista de preços confusa, incluindo demasiados fatos técnicos ou opções. Use todos os métodos modernos de comunicação e utilize todos os canais disponíveis de distribuição.
  • Recursos Humanos – Até o funcionário mais barato sai caro se não for aproveitado da melhor forma possível. Monitore o número dos empregados e as categorias de serviço. Verifique se todos são realmente necessários. Reduza ao mínimo o número de departamentos na empresa. Peça à equipe para trabalhar mais. Se forem abordados com sensibilidade e cordialidade, podem aceitar com prazer o desafio de se encarregar de mais trabalho. Aproveite as vantagens da revolução causada pela automação dos procedimentos administrativos. Em sua empresa pode haver uma fonte de especialização e habilidade não descoberta. Às vezes, as pessoas não contam que têm uma determinada habilidade simplesmente por falta de ocasião. Mantenha uma estrutura justa de pagamentos.
  • Segurança – Revise regularmente as normas de segurança. A tendência normal é relaxar e manter a rotina. Para evitar isso, é preciso fazer uma revisão das práticas de segurança. Controle o uso do estacionamento dos membros da equipe e dos visitantes. Faça uma lista de todos os pontos onde há dinheiro ou valores e verifique se a segurança é adequada. Mantenha um registro dos equipamentos de escritório. Por serem considerados itens de consumo em vez de constar como móveis e equipamentos podem facilitar no seu desaparecimento. Controle adequadamente os materiais e a sucata jogados fora. Confira os registros de estoque. A maioria das empresas admite alguma diferença entre os registros de estoque e a contagem física. Escolha alguns itens, de preferência de valor alto, e confira o estoque regularmente. Proíba as contas de despesas. Lembre-se de que não é difícil obter comprovantes nem alterar valor de despesa. Correspondência privada às vezes pode entrar na conta geral, portanto fique atento. Verifique os materiais recebidos. Ao remeter mercadorias, certifique-se de que elas sejam despachadas na quantidade e no peso certos e estejam adequadamente protegidas. Em relação à falta de mercadorias, depois que elas saem da empresa, você fica sujeito a fatores externos. As reclamações só devem ser aceitas num intervalo de tempo muito curto, caso contrário perderão a validade. Estoque obsoleto. Classifique e separe fisicamente do atual. Sua separação do restante ajudará a descobrir as oportunidades para se livrar dele. Faça com que todos estejam cientes, talvez consigam atualizá-lo de acordo com o design atual evitando novos custos. Elimine a prática de trabalho pessoal no escritório ou na fábrica, é um problema que acaba saindo caro. Mantenha um registro adequado dos produtos emprestados ou em demonstração. Faça seguros de forma adequada. Não se deixe influenciar pelo corretor. Analise sua cobertura em itens, podendo evitar que seja levado a fazer um seguro grande ou pequeno demais.
  • Materiais de escritório e diversos – Controle o consumo de canetas, lápis, borrachas etc. Você vai descobrir que fornece esses itens para metade da vizinhança. Consolide formulários, evite usar papel para cópias na documentação interna, avalie os custos dos materiais para computador. Telefone: planeje a conversa, prepare a chamada tendo em mãos o que precisa. Utilize o fax ao máximo. A mensagem é transmitida numa velocidade constante e rápida. Dê uma olhada nas cestas de lixo para identificar o desperdício excessivo. Às vezes existe uma estrutura indireta, completamente divorciada das reais atividades da empresa. Analise se é necessária e se as pessoas em questão poderiam estar fazendo algo mais útil. Faça com que as reuniões de vendas valham a pena. Antes da próxima verifique se as últimas foram repetitivas e se as decisões tiveram sucesso.
  • Publicidade – O mercado em geral está mais fraco. Você continua mantendo a mesma participação, ou seus concorrentes o estão ultrapassando? Antes de fazer mais propaganda, ponha ordem na casa. Gaste menos em cada anúncio. Nem sempre o mais caro, colorido, de página dupla, é o que causa a melhor impressão. Analise a eficiência da propaganda. Colocando uma referência no cupom de resposta do anúncio, você poderá verificar qual revista, edição, etc. trouxe o melhor resultado, tanto em quantidade como em qualidade. Divida o custo de um anúncio com empresas do ramo. Uma publicidade conjunta ou compartilhada em que os interesses se completem.
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