Como finalizar uma auditoria de gestão?

CURSO AO VIVO PELA INTERNET

Formação de Auditores Internos de Sistemas Integrados de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde, Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social)

Este curso apresenta os detalhes sobre os requisitos das normas de gestão da qualidade, ambiental, de saúde, segurança do trabalho e responsabilidade social, relacionando-os com os requisitos específicos dos Sistemas de Gestão implantados (Normas NBR ISO 9001:2008, NBR ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e SA 8000:2008).

De 12/08/2010 a 30/09/2010

R$ 175,78 mensais (*)

(10 parcelas)

(*) Valor por participante

Para se inscrever: http://www.target.com.br/portal_new/Home.aspx?pp=1&c=686

Uma leitora gostaria de informações de como ela, como auditora, deve finalizar seu trabalho de auditoria na instalação de uma empresa? A execução da auditoria consiste, basicamente, na verificação da conformidade do sistema de gestão através da coleta de informações, observações de fatos e avaliação de documentos e registros que permitam ao auditor inferir, com base na amostra de documentos, registros e outras informações analisadas, a respeito da efetividade do sistema de gestão avaliado. Independente da área, escopo, objetivo ou critério de auditoria, deve-se ter em mente que um sistema de gestão existe para, na sua essência, fazer com que a política do sistema de gestão seja atingida.  Assim, ao conduzir a auditoria de conformidade, deve:

  • Coletar evidências através da análise de documentos e registros, observações de atividades, ensaios, testes, processos e outras fontes de informações disponíveis. Muitas destas informações são disponibilizadas ao auditor através de entrevistas com o auditado. Utilizar, mas não se restringir, à lista de verificação preparada.
  • Entrevistar o profissional que tenha bom conhecimento sobre o objeto da auditoria, que pode variar desde um diretor até um supervisor de linha ou um operador de empilhadeira. Nem sempre o responsável pela área detém todas as informações necessárias.
  • Amostrar de maneira aleatória os registros que deseja avaliar. A quantidade de registros deve ficar a critério do auditor, enfatizando-se o caráter amostral da auditoria. Se vários registros são avaliados e não há problemas, pode-se ter um indício da conformidade do sistema. Caso contrário, podem ser solicitados mais registros. Existem planos de inspeção especialmente confeccionados para a utilização em auditorias. No entanto, o volume de amostras é muito grande, o que tornaria a auditoria impraticável.
  • Anotar as informações, referências ou indícios de não conformidades na lista de verificação ou outro documento de trabalho aplicável. Deve-se ter especial atenção para que as informações anotadas sejam suficientes para a confecção de um relatório claro e objetivo.
  • Relatar ao auditado uma eventual não conformidade no momento em que a mesma for evidenciada, de modo a obter o consenso a respeito do problema identificado. O auditor, dentre de suas responsabilidades, tem o dever de verificar a conformidade do sistema de gestão e relatar eventuais não conformidades identificadas, mas o dever de executar a ação corretiva é do auditado. Caso contrário, o auditor perde a sua independência e a auditoria transforma-se em consultoria.
  • Interferir o mínimo possível nas atividades do auditado. Caso seja necessário se dirigir a uma pessoa ou atividade que não estiver prevista no escopo da auditoria, mas for importante para avaliar a efetividade do sistema de gestão, deve-se pedir o consentimento do auditado ou do guia de auditoria.
  • Gerenciar o tempo da auditoria, de modo a cumprir todas as atividades previstas dentro do programado. Se houver necessidade de uma investigação adicional, conduzi-las dentro do tempo disponível. Caso contrário, acordar com o auditado uma nova auditoria ou um horário extra ao decorrer do dia. O auditor nunca deve se atrasar. Se ocorrerem atrasos, que não seja por problemas com o auditor, a menos, é claro, em casos excepcionais, tais como imprevistos de saúde. Para a reunião de abertura, chegar sempre com certa antecedência, mas não exagerar de modo a não prejudicar os arranjos finais do auditado.

Por fim, a reunião de encerramento que deve ser coordenada e conduzida pelo líder da equipe da auditoria, que possui a palavra inicial, passando-a para os outros auditores e o auditado quando pertinente. A reunião de encerramento apenas confirma as constatações consolidadas durante a execução da auditoria. Deve ser rápida e objetiva. Devem participam desta reunião, no mínimo, o grupo auditor, os guias de auditoria e os responsáveis pelas áreas auditadas. Sempre que possível, o representante da administração e a alta administração também devem participar, principalmente se a auditoria interna for a todas as áreas da empresa.

Deve-se tentar manter nesta reunião os mesmos participantes da reunião de abertura. Se estiverem presentes outras pessoas, estas devem ter conhecimento do processo de auditoria e dos resultados obtidos ao longo de sua execução. Caso contrário, a reunião de encerramento torna-se longa e repetitiva, pois surgem muitas perguntas do pessoal que não conhece todos os fatos. 

Antes deste evento, os auditores podem realizar uma rápida reunião entre o grupo de modo a acordar o resultado final da avaliação e definir os pontos a serem comentados na reunião. Esta rápida reunião é coordenada também pelo líder de equipe da auditoria. Esta reunião inclui:

  • Apresentação dos auditores e auditados, principalmente para o caso da presença de pessoas que não participaram da reunião de abertura. Nas auditorias internas, muitas vezes as pessoas já se conhecem e esta apresentação pode ser omitida.
  • Agradecimentos ao auditado pelo apoio e tempo destinado durante a execução da auditoria.
  • Confirmação das áreas, escopo, objetivo e padrões especificados que foram utilizados na auditoria.
  • Confirmação da agenda final da auditoria, descrevendo as áreas, auditores e horário envolvidos.
  • Apresentação das não conformidades mais preocupantes, de modo resumido e objetivo. Também os pontos positivos identificados devem ser ressaltados.
  • Entrega dos relatórios individuais de não conformidade e relatório final de modo a acordar com o auditado o prazo para a definição das ações a serem tomadas e datas para a sua implementação e verificação da efetividade das ações.
  • Esclarecimentos de eventuais dúvidas por parte do auditado, quanto aos relatórios entregues, não conformidades constatadas e outros assuntos.

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