A comunicação interna e externa nos programas de gestão

ABNT ISO/TS 22002-1: os pré-requisitos na segurança de alimentos

A NBR ISO 22000:2006 estabelece requisitos específicos de segurança de alimentos para as organizações na cadeia produtiva de alimentos. Uma dessas exigências é que as organizações estabeleçam, implementem e mantenham programas de pré-requisito (PRP) para auxiliar no controle de perigos relacionados à segurança de alimentos (Seção 7). Assim a ABNT ISO/TS 22002-1 :2012 tem a intenção de apoiar sistemas de gestão desenvolvidos para atender aos requisitos especificados na NBR ISO 22000:2006 e estabelecer os requisitos pormenorizados para estes programas. Essa Especificação Técnica não duplica os requisitos estabelecidos na NBR ISO 22000:2006 e é destinada a ser usada em conjunto com ela. Clique para mais informações.

Uma organização com um programa de gestão implantado ou em implementação precisa transmitir para todos os públicos, sendo eles interno e externo, uma imagem de credibilidade, envolvimento e comprometimento, conduzindo estes públicos a idéia de que a empresa está adotando medidas para fortalecer o relacionamento e o crescimento tanto dos colaboradores quanto de seus consumidores. Portanto, o principal benefício de uma eficiente comunicação interna e externa é o fortalecimento entre ambas e a construção de relacionamentos sólidos, compartilhando os objetivos da empresa e fortalecendo essas relações, visando à satisfação de todos os envolvidos.

communicationHayrton Rodrigues do Prado Filho

Na própria norma ISO 9001,em sua versão 2008, há um item, o 5.5.3 Comunicação interna, que diz que a Alta Direção deve assegurar que sejam estabelecidos, na organização, os processos de comunicação apropriados e que seja realizada a comunicação relativa a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Será que é suficiente para uma empresa ter uma equipe talentosa e motivada para obter sucesso? Creio que se ela não estiver bem informada, se seus integrantes não se comunicarem adequadamente, não será possível potencializar a força humana desse grupo. Dessa forma, a comunicação interna é algo prioritário que deve merecer grande atenção.

Entende-se por comunicação interna o esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com os diferentes públicos internos e entre os próprios elementos que os integram. Ela não se restringe à chamada comunicação descendente, aquela que flui da direção para os empregados, mas inclui, obrigatoriamente, a comunicação horizontal entre os segmentos do público interno e a comunicação ascendente que estabelece o feedback e instaura uma efetiva comunicação. Nas organizações em que se pratica apenas a comunicação descendente, talvez nem seja apropriado mesmo falar-se em comunicação, porque, como um processo, ela precisa realizar-se nos dois sentidos.

No fundo, ela tem sido relegada a um segundo plano no planejamento de comunicação das empresas, órgãos ou entidades, certamente porque falta aos empresários e executivos a consciência de que a comunicação transparente, ágil, democrática e participativa é vital para o desenvolvimento e a sobrevivência das organizações. Ao se analisar o assunto da perspectiva das lideranças, há algumas justificativas para os problemas de comunicação: excesso de informação; falta de envolvimento e participação das pessoas; falhas na comunicação; inconsistência das mensagens; pouco de trabalho em equipe; dificuldade em personalizar as mensagens para os diferentes níveis de funcionários; e integração da comunicação no processo de planejamento da empresa.

Alguns especialistas afirmam que há cinco Cs para uma comunicação interna eficaz: clara;consistente; contínua e freqüente; curta e rápida; e completa. Isso quer dizer que o foco da comunicação interna é a motivação. Toda instituição é formada por pessoas e o modo como estas pessoas se relacionam com o cliente, os parceiros de trabalho e os fornecedores pode ser decisivo.

- Conceito: a comunicação deve ser ágil, seguir um planejamento estratégico e ter uma linha editorial;

- Temas: a comunicação interna serve para transmitir aos funcionários mudanças operacionais e estratégias feitas na empresa, informações administrativas, ações da empresa e participação da companhia no mercado. Pode ainda tratar de assuntos ligados a responsabilidade social, meio ambiente e eventos culturais. Há empresas que reservam espaço para notícias dos próprios funcionários;

- Responsáveis: o ideal é que o setor de Recursos Humanos participe da ação de comunicação, mas o responsável deve ser um profissional de Relações Públicas. Os gestores do negócio também devem estar envolvidos no processo;

- Canal de comunicação: são diversos os meios que as empresas podem utilizar para implantar seu sistema de comunicação para os funcionários. Os mais utilizados são jornais, revistas, informativos, intranet, quadro mural e vídeos;

- Pequenas empresas: a comunicação não é privilégio de grandes empresas. As empresas menores também podem implantar projetos de comunicação, como, por exemplo, promover encontros entre funcionários e criar pequenos informativos.

Enfim, para que a organização tenha a gestão do conhecimento de como está funcionando a sua comunicação interna, devem ser desenvolvidos indicadores para cada caso, feitas pesquisas com metodologias adequadas e, após a coleta dos dados qualitativos e quantitativos, deve ser feita uma avaliação. A experiência comprova que, apesar do planejamento estratégico, a comunicação interna pode ser aperfeiçoada no dia a dia, com correção de rumos e acompanhamento da dinâmica do clima organizacional. As pesquisas são fundamentais para isso e também para compreender melhor a visão interna sobre a identidade corporativa.

Em resumo, pode-se dizer que, raríssimas exceções, os processos de comunicação interna e externa nas empresas não estão sendo inseridos no contexto de sua estratégia, em sua missão, visão e valores. É contratada uma assessoria de comunicação que, na maioria das vezes, é terceirizada e não faz parte dos sistemas de gestão organizacional. Assim, os resultados são pífios e as comunicações externas e internas se tornam ineficazes e ineficientes, funcionando apenas por um certo tempo. O fundamental é saber utilizar os meios eletrônicos, quadros de comunicação espalhados pela empresa, jornais impressos ou online internos e externos, etc. para se comunicar com eficiência tanto com o público interno como externo. Todo esse esforço visa aumentar nos funcionários o seu comprometimento em suas atividades diárias que refletem diretamente na relação da empresa com o cliente ou com o consumidor.

HAYRTON RODRIGUES DO PRADO FILHO é jornalista profissional, especialista em comunicação digital, editor de revistas e membro da Academia Brasileira da Qualidade (ABQ).

Como fazer um projeto de comunicação interna e externa integrado aos programas de gestão?

Primeiro: um diagnóstico da comunicação que permitirá o levantamento de dados originários da conduta administrativa, o questionamento dos procedimentos em voga e contribui na compreensão, análise e proposição de alternativas de comunicação capazes de alterar os relacionamentos hierárquicos estabelecidos e de transformar as ações e os procedimentos adotados. As estratégias de comunicação estão diretamente ligadas à capacidade de gestão das dificuldades, ao modo de planejar e ao lugar ocupado pela comunicação e seus profissionais nas empresas. Um bom plano de comunicação deve conter a definição do público-alvo a ser atingido, deve deixar bem claro qual o posicionamento da empresa, ou seja, a identidade e a imagem que se pretende passar, além de elaborar formas de firmar a marca perante o mercado. Tudo isso contribui para o melhor entendimento do público interno como o externo e obter maior aceitação das atividades da organização.

Segundo: uma palestra motivacional a todos os funcionários mostrando os caminhos para um processo de melhoria contínua em termos de comunicação.

Terceiro: um relatório mostrando como o público interno e externo pode-se entender para se obter uma maior aceitação das atividades da organização. Principalmente usando a internet e intranet. Além disso, serão fornecidas ferramentas para a empresa medir todo esse processo.

Entre em contato: 11 9105-5304 ou hayrton@uol.com.br

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