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DICAS DE GESTÃO

Meu amigo o Prof. Oceano Zacharias

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vai sempre aparecer neste espaço para dar várias DICAS DE GESTÃO.  Confira seu texto no link https://qualidadeonline.files.wordpress.com/2009/10/dicas_de_gestao.pdf

Normas técnicas internacionais

A British Standards Online  (BSOL) é uma plataforma de busca de normas técnicas única, rica em conteúdo, cobrindo uma vasta gama de disciplinas, sendo útil em todos os setores da indústria. BSOL fornece informação relevante diretamente ao seu computador, permitindo acesso a mais de 45 mil normas técnicas, com possibilidade de realizar o download do texto completo de qualquer documento.

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Para mais informações clique no link http://www.banasqualidade.com.br/textos.asp?codigo=12814

Apresentação em power point

Clique no link para acessar uma apresentação sobre o programa 5 S:

https://qualidadeonline.files.wordpress.com/2009/10/programa-5-s1.ppt

PROGRAMA 5 S

Em 1950, no Japão, para combater às causas e desperdícios, a equipe de Kaoru Ishikawa criou a Regra dos 5 S. A denominação vem das cinco atividades em ação contínua (tem princípio, mas não tem fim) iniciadas pela letra S:

SENSO  TRADUÇÃO 
Seiri  Utilização
Seiton  Ordenação, arrumação, ordem
Seiso  Limpeza, Inspeção, zelo
Seiketsu  Bem-estar, Saúde, conservação
Shitsuke  Autodisciplina, autocontrole, educação

Seiri – Senso da Utilização

Este senso define claramente objetos, documentos e dados em necessários e supérfluos, ou desnecessários. Para o início dessa primeira etapa, é preciso ampla divulgação, todo o time amplamente comprometido e responsável pelo o que será descartado. O descarte tem que ser consciente e há diversas maneiras de análise para auxiliar a separação. Um método prático é o conhecido 5W1H, ou seja: What? (o quê?), Why? (por que?), When? (quando?), Who? (quem?), Where? (onde?) e How? (como?).

Seiton – Senso de Ordenação

Este senso está associado a padronização de rotinas de limpeza, organização de cores, formas, identificação, entre outros. Considerando simplesmente padronização como o estabelecimento dos procedimentos de organização, arrumação e limpeza, para garantir a manutenção dos 5Ss.

Seiso – Senso de Limpeza

Cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e, sobretudo, ser conscientizada para as vantagens de não sujar. Visa, principalmente, a criação e manutenção de um ambiente físico agradável. No sentido japonês do termo, o conceito estende-se à limpeza das falhas humanas que são laváveis, isto é, aquelas não muito graves. Ao executar-se a limpeza cuidadosa dos equipamentos, cuida-se de fato, de sua conservação.

Seiketsu – Senso de Bem-Estar

Refere-se à preocupação com a própria saúde nos níveis físicos, mental e emocional. Portanto, além de exercer os três primeiros sensos como forma de melhorar continuamente o ambiente físico de trabalho, a pessoa deverá ter plena consciência dos outros aspectos que afetam a própria saúde e agir sobre eles.

Shitsuke – Senso de Autodisciplina

Quando, sem a necessidade de estrito controle externo, a pessoa segue os padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalha ter-se-á atingido esse senso. A pessoa autodisciplinada discute até o último momento, mas assim que a decisão é tomada, executa o que foi combinado. Espera-se que uma pessoa em avançado estágio de autodisciplina esteja sempre tomando iniciativas para o autodesenvolvimento, o desenvolvimento do seu grupo e da organização a que pertence, exercendo plenamente o seu potencial mental, obviamente que a autodisciplina representa o coroamento dos esforços persistentes de educação e treinamento a complexidade do ser humano.

DEPOIS DISSO, AVALIE O PROGRAMA 5S DE SUA EMPRESA

Responda o questionário

Perguntas Nota
ESTRUTURAÇÃO DO 5S
1. Há um Plano Estratégico de 5S definindo ações de Promoção, Padronização e Controle?  
2. Há um comitê atuante, com responsabilidades e prazos definidos, para promover o 5S por toda a empresa?  
3. O Plano Estratégico é atualizado periodicamente em função dos resultados obtidos?  
4. Há um comprometimento efetivo da alta e média gerência para a condução do 5S junto às suas equipes?  
5. São realizadas auditorias com base em critérios e por meio de auditores qualificados?  
6. As auditorias são encaradas como ferramentas de retroalimentação pelos auditados?  
7. São definidas metas a cada ciclo de auditoria?  
8. Há uma sistemática de reconhecimento que motive as pessoas para a prática do 5S no dia-a-dia?  
9. Há uma melhoria contínua nos padrões de 5S?  
10. Há planos para a implementação do 4.º e do 5.º S?  
SEIRI
1. Depois que foi realizado o Dia de Descarte, as pessoas mantêm no seu posto de trabalho apenas o necessário?  
2. As pessoas têm costume de dar destino aos recursos ao manter o primeiro contato?  
3. As pessoas têm o hábito de identificar todos os problemas de conservação?  
4. As pessoas tomam as providências necessárias para resolver os problemas de conservação?  
5. A empresa tem respondido à altura às solicitações para os problemas de conservação e disponibilização de recursos adequados?  
SEITON
1. Todos os recursos, inclusive os pessoais, têm locais definidos e adequados?  
2. As pessoas conseguem acessar aos recursos de uso freqüente em, no máximo, 8 segundos?  
3. As pessoas conseguem localizar os recursos de uso esporádico em, no máximo, 30 segundos?  
4. O sistema de sinalização e identificação possibilita o acesso por possíveis usuários, sem depender da memória das pessoas?  
5. A disposição dos recursos fixos do ambiente está adequada?  
SEISO
1. O ambiente de trabalho consegue se manter limpo com cada vez menos tempo para limpar?  
2. O procedimento atual de limpeza possibilita a melhoria permanente do ambiente, estimulando a inspeção?  
3. Os ambientes coletivos estão sempre limpos?  
4. Os coletores de lixo são adequados, estão bem distribuídos, sinalizados e são usados adequadamente?  
5. Há providências concretas para eliminar ou bloquear as fontes de sujeira?  
SEIKETSU
1. Há padrões de conhecimento de todos para pinturas, identificações e sinalizações?  
2. Há referências visuais para a manutenção da ordem nos ambientes e compartimentos?  
3. Foram definidas regras de convivência?  
4. Os problemas ergonômicos foram identificados e solucionados?  
5. Há uma sistemática para que as pessoas mantenham os 3 primeiros “S”?  
SHITSUKE
1. Há participação concreta de cada um na melhoria do ambiente de trabalho?  
2. As regras, normas e procedimentos estão sendo cumpridos com rigor?  
3. As pessoas, de todos os níveis, são pontuais em todos os aspectos?  
4. As pessoas dominam as informações expostas no seu posto de trabalho?  
5. As pessoas utilizam adequadamente os seus computadores?  
Média (some as notas e divida pelo número de itens respondidos)   

Dê uma nota de 1 a 5 de acordo com os seguintes critérios:

1 Ocorre somente até 40% dos casos
2 Ocorre entre 41 e 60% dos casos
3 Ocorre entre 61 e 80% dos casos
4 Ocorre entre 81 e 95% dos casos
5 Ocorre entre 96 e 100% dos casos

De acordo com a média, verifique em que nível a sua empresa se encontra

Média Conclusão
Entre 1 e 2 Sua empresa tem apenas um programa de ordem e limpeza
Acima de 2 até 3 Sua empresa tem apenas algumas práticas aleatórias do 5S
Acima de 3 até 4 Sua empresa tem algumas atividades sistemáticas do 5S
Acima de 4 até 4,5 Sua empresa tem várias atividades sistemáticas do 5S
Acima de 4,5 até 5 Realmente, a sua empresa tem o 5S.

Dicas para uma boa auditoria

Quando se vai auditar um processo, deve-se procurar as evidências observando o processo, analisando seus documentos e examinando seus registros. Todavia, uma importante fonte de evidências reside nas informações levantadas nas entrevistas.

Razões da entrevista

  • Ela suplementa o processo documentado
  • Determina o processo realmente definido
  • É a maneira principal de obter informações
  • Permite ao auditado explicar as práticas de trabalho
  • Estabelece a compreensão; o compromisso

Etapas da entrevista

  • Entreviste a pessoa em seu posto de trabalho
  • Faça a entrevista dentro do horário normal do expediente
  • Deixe a pessoa se sentir à vontade (baixo nível de ansiedade)
  • Explique seu objetivo (aquilo que você quer)
  • Pergunte-lhe sobre seu trabalho (pergunte; observe)
  • Verifique as respostas (confirme a compreensão)
  • Verifique os fatos (use outras fontes)
  • Registre as evidências (anotações em checklist)
  • Faça uma tentativa de conclusão (sem segredos)
  • Dê oportunidade de outros tópicos serem abordados
  • Agradeça pelo tempo e colaboração do entrevistado

Perguntas fechadas:

  • Respostas tipo sim e não
  • Use-as com parcimônia para estabelecer fatos específicos
  • “Você mantém um registro dessa operação?”

Perguntas abertas:

  • O que, por que, onde, quando, quem e como
  • Estimule respostas mais completas
  • “Que registros existem para essa operação?”

Perguntas tipo “Mostre para mim”:

  • Peça para ver documentos e registros
  • Você precisa das provas de conformidade
  • Evite uma possível imagem de descrédito
  • “Eu poderia ver os registros dessa operação?”

Técnicas de fazer perguntas

  • Pergunte e depois escute atentamente
  • Dependa primordialmente de perguntas abertas
  • Evite perguntas fechadas (exceto para confirmar)
  • Peça explicações e exemplos
  • Refaça suas frases para esclarecer
  • Reafirme a resposta, para sua compreensão
  • Mantenha-se neutro; não discorde nem interrompa
  • Faça perguntas tipo “suponhamos que”, ou “e se…”
  • Procure falhas básicas com perguntas simples
  • Faça uma pergunta direta sobre qualidade
  • Concorde para manter o diálogo
  • Use o silêncio para respostas expandidas
  • Observe expressões faciais indefesas
  • Aprenda com observações de pessoas próximas

Anotações durante a entrevista

  • Faça anotações breves (o que foi visto e ouvido)
  • Explique por que você está fazendo anotações
  • Lance os fatos (referências específicas)
  • Identifique nomes e cargos (nas anotações)
  • Registre afirmações-chave como evidências
  • Localize respostas diferentes para follow-up
  • Determine atividades para análise futura

Dicas para a entrevista

  • Fale primeiro com o gerente da área (cortesia)
  • Peça permissão para entrevistar os funcionários
  • Inclua funcionários de meio período e temporários
  • Confirme a compreensão para evitar erros
  • Não se desvie do assunto por preocupações menores
  • Não espere por dados; continue a auditoria
  • Seja sempre cortês e respeitoso

Fontes de evidência

  • Documentos (normas, planos, procedimentos, instruções, contratos)
  • Declarações (entrevistas, comentários informados)
  • Observações (ambiente de trabalho, atividades, percepções visuais)
  • Registros (testes, relatórios, minutas, formulários, dados de desempenho)