Os requisitos de documentação da ISO 9001

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13/07/2010 – SATISFAÇÃO DO CLIENTE – TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES – NBR ISO 10002:2005

19/07/2010 – PROGRAMA 5S – ORGANIZAÇÃO, LIMPEZA E DISCIPLINA

29/07/2010 – CAPACITAÇÃO DE RDs (REPRESENTANTE DA DIREÇÃO) PARA NBR ISO 9001:2008

30/07/2010 – LEAN MANUFACTURING

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Um leitor me questiona que tem dúvidas sobre o controle da documentação na implementação da ISO 9001. Esse é um assunto bastante conhecido, mas não custa nada descrever o que significa isso para o conhecimento do leitor. Esses procedimentos estão especificados nos itens 4.2.3 e 4.2.4. Em 4.2.3, Controle de documentos, fala-se que “os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para: a) aprovar documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão; b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos; c) assegurar que alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas; d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso; e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis; f) assegurar que documentos de origem externa, determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade, sejam identificados e que sua distribuição seja controlada; e g) evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito.”

Importante conceituar o que é um documento: qualquer informação contida em qualquer meio físico; procedimento: norma especificada para executar uma atividade ou um processo; procedimento documentado: qualquer procedimento registrado na forma de documento; e registro: documento que apresenta resultados obtidos (dados) ou que fornece evidências de atividades realizadas.

Em linhas gerais, a documentação é essencial para a retenção do conhecimento no seio da organização e não nas mãos dos seus colaboradores, permitindo assim que perpetue a atividade da empresa. Também é importante para facilitar a padronização das atividades e o treinamento de seus colaboradores. O objetivo principal dos requisitos da documentação da norma NBR 9001 é que esta seja estabelecida e gerenciada para que os procedimentos ou instruções estejam facilmente disponíveis para seus usuários, a qualquer momento e nas versões válidas.

A norma estabelece que os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade sejam controlados por meio de um procedimento documentado. Deve ser clara a definição do (s) responsável (eis) pelos controles necessários, desde sua emissão e aprovação até sua revisão. Recomenda-se que seja também definida a responsabilidade pelo seu gerenciamento.

É importante que seja estabelecida sistemática para remoção dos documentos obsoletos. Caso se deseje mantê-los com a finalidade de preservação de histórico, estes documentos devem ter sua guarda apropriadamente estabelecida e deve haver clara identificação de que estes documentos são obsoletos. A documentação pode ser feita através do uso de qualquer mídia, escrita, informatizada ou não, falada, ou gravada por qualquer meio. A forma escrita é a mais usual, por ser facilmente recuperável e por ser mais econômica que outros meios como vídeo, áudio, fotos etc.

Além dos procedimentos documentados exigidos pela norma NBR ISO 9001, a organização deve estabelecer tantos procedimentos documentados quanto forem necessários. O número de procedimentos documentados necessários depende da complexidade dos processos, de suas interações, e da competência e do treinamento do pessoal que executa a(s) atividade(s) a serem documentada(s).

É altamente recomendável que a organização estabeleça um procedimento padrão que oriente a criação dos procedimentos documentados da organização. Para adequado gerenciamento da documentação é necessário o controle das revisões. Este controle pode ser feito através de uma lista mestra ou de qualquer outra forma adequada de gerenciamento. De acordo com a norma ISO 9001 é necessária a identificação das alterações, o que pode ser feito por qualquer forma apropriada, como, por exemplo, a colocação de barras laterais ao lado do texto alterado, ou menção da razão da alteração no rodapé, ou qualquer outra forma adequada.

Já o item 4.2.4, Controle de registros, diz que “os registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. De acordo com a ISO 9001, deve ser estabelecido um procedimento documentado para identificar, armazenar, proteger, recuperar, definir tempos de retenção e descartar os registros. Registros são evidências objetivas para comprovação do atendimento à adequação e à implementação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).”

A norma indica alguns registros que devem ser mantidos. Outros registros serão conseqüência do atendimento a outros requisitos. Os registros mantidos devem demonstrar que a qualidade requerida foi atingida, e devem também demonstrar a eficiência operacional do SGQ. Estes registros devem ser legíveis e facilmente recuperáveis. Os registros podem ser mantidos em meios físicos, eletrônicos ou não.

Em resumo, a nova versão de 2008 esclarece que a documentação do SGQ inclui registros e que a organização deve definir os documentos e registros necessários para garantir a eficácia do SGQ. Na Nota 1 é esclarecido que um documento pode incluir os requisitos de um ou mais procedimentos e os requisitos de um procedimento podem ser cobertos por mais do que um documento. Define que os documentos externos que devem ser controlados são aqueles necessários para manutenção do SGQ.O item 4.2.4 foi totalmente revisado e inclui que os registros que fornecem evidência de conformidade do SGQ devem ser controlados.

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O ciclo do carbono

Um leitor gostaria de mais informações sobre o ciclo do carbono na natureza. elemento básico da construção da vida. C está presente nos compostos orgânicos (aqueles presentes ou formados pelos organismos vivos) e nos inorgânicos, como grafite e diamante. C combina-se e é química e biologicamente ligado aos ciclos do O e H para formar os compostos da vida. CO2 é o composto orgânico de C mais abundante na atmosfera, mas compostos orgânicos como CH4 ocorrem em menor quantidade. Parte do ciclo do C é inorgânica, e, os compostos não dependem das atividades biológicas. O CO2 é solúvel em água, sendo trocado entre a atmosfera e a hidrosfera por processo de difusão. Na ausência de outras fontes, a difusão de CO2 continua em um outro sentido até o estabelecimento de um equilíbrio entre a quantidade de CO2 na atmosfera acima da água e a quantidade de CO2 na água. Co2 entra nos ciclos biológicos por meio da fotossíntese, e, a síntese de compostos orgânicos constituídos de C, H, O, a partir de CO2 e água, e energia proveniente da luz.

Abaixo segue um texto elaborado por Claudia Rocha Martins, Pedro Afonso de Paula Pereira, Wilson Araújo Lopes e Jailson B. de Andrade e publicado na revista Cadernos Temáticos de Química Nova na Escola, n° 5, em novembro de 2003:

A importância do carbono e de seus compostos é indiscutível. Este é onipresente na natureza e seus compostos (e.g. proteínas, carboidratos e gorduras) são constituintes essenciais de toda a matéria viva, e fundamentais na respiração, fotossíntese e regulação do clima. Existe uma grande variedade de compostos de carbono envolvidos no seu ciclo global, dos quais serão abordados os principais compostos presentes na atmosfera: dióxido de carbono (CO2), metano (CH4), hidrocarbonetos não metânicos (HCNM) e monóxido de carbono (CO).

Figura 2: Ciclo global do carbono

Figura 2: Ciclo global do carbono

 

Dióxido de carbono (CO2)

Os reservatórios de CO2 na atmosfera, litosfera e oceanos são extremamente grandes. Os fluxos entre estes compartimentos são bidirecionais e quase em balanço, o que faz com que as estimativas de troca sejam difíceis.

A Figura 2 ilustra as principais rotas de troca estabelecidas para o CO2, em processos biogeoquímicos envolvendo os três compartimentos, enquanto a Figura 3 ilustra estimativas de quantidades aproximadas contidas em cada ambiente e os fluxos anuais (GtC/ ano) entre os mesmos.

Figura 3: Fluxos e quantidades de Dióxido de Carbono nos compartimentos

Figura 3: Fluxos e quantidades de Dióxido de Carbono nos compartimentos

 

As trocas de CO2 entre a atmosfera e a biosfera terrestre ocorrem principalmente através da fotossíntese e a respiração por plantas. Estes dois processos podem ser resumidos pelas seguintes equações:

Fotossíntese:

H2O + CO2 + hν → (CH2O)n + O2 (1)

Respiração:

(CH2O)n + O2 → CO2 + H2O + Energia (2)

Dessa maneira, parte do CO2 fixado segundo a equação 1, é reemitido segundo a equação 2. O restante será armazenado, na forma de biomassa, pelas folhas, caules, raízes, etc, no que é chamado de Produção Primária Líquida (PPL). Essa biomassa, ao ser consumida, como alimento, por organismos heterotróficos, é parcialmente reconvertida de forma imediata a CO2 pela respiração e, posteriormente, por processos de decomposição da matéria orgânica, através da morte de animais e plantas e ataque por microrganismos. No decorrer de um tempo suficientemente longo, a respiração e a decomposição dos organismos heterotróficos tende a balancear a PPL.

A fixação do CO2 pelos oceanos se dá através da dissolução do gás na água e por fotossíntese. A dissolução do CO2 pode ser expressa pelas seguintes equações:

CO2(g) ⇌ CO2(aq) (3)

H = 3,4 x 10-2 mol L-1 atm-1

CO2(aq) + H2O(l) ⇌ H2CO3 (aq) (4)

K = 2,0 x 10-3

H2CO3(aq) + H2O(l) ⇌ H3O+(aq) + HCO3(aq) (5)

K = 4,3 x 10-7 mol L-1

HCO3(aq) + H2O(l) ⇌ H3O+(aq) + CO32- (aq) (6)

K = 4,7 x 10-11 mol L-1

A espécie predominante irá depender do pH da água e das respectivas constantes de equilíbrio das reações. De modo aproximado, a 15 0C e valores de pH abaixo de 5,0, prevalece o CO2(aq), enquanto para pH acima de 10,5 prevalece o CO32-(aq). Para pH próximos a 8,0 praticamente só existe

o íon HCO3. No caso de oceanos, em que o pH da água está próximo a 8,0, a espécie solúvel predominante será, portanto, o íon bicarbonato, HCO3.

A principal rota de transferência do CO2 para o fundo dos oceanos é pela sedimentação de carbonato de cálcio insolúvel, CaCO3, na forma de organismos formadores de exoesqueletos, como conchas, moluscos, etc. Sua decomposição ao longo de milhões de anos leva à formação de depósitos ricos em hidrocarbonetos (e.g. petróleo) e carvão. Outra parte é re-dissolvida por processos químicos e biológicos, permanecendo como fração solúvel.

O CO2 é também fixado na forma de carbono orgânico, pela fotossíntese de algas na superfície ensolarada das águas e pelo crescimento resultante do fitoplancton. Esse CO2 retorna à atmosfera através da respiração e decomposição da biomassa assim formada.

O balanço de massa no fluxo de CO2 entre a atmosfera e o oceano é resultado de um desequilíbrio nas concentrações desse gás entre os dois compartimentos, de acordo com a localização. Assim, em regiões próximas ao equador, as águas quentes favorecem uma transferência maior do oceano para a atmosfera, enquanto em médias e altas latitudes predomina o processo inverso, em que CO2 da atmosfera é dissolvido nas águas frias. Alguns modelos globais sugerem que há uma transferência líquida de CO2 da atmosfera para os oceanos na faixa de 2,0 ± 0,8 GtC/ano.

De acordo com medições efetuadas em camadas de gelo na Antártica, a quantidade de CO2 no ar, nos últimos 200.000 anos, variou entre 200 e 280 g/t, denotando uma grande estabilidade nos processos de formação e remoção e, assim, mantendo-se até o século 19, no limiar da revolução industrial. Nos últimos 130 anos, contudo, sua concentração aumentou dos originais 280 g/t a cerca de 360 g/t em meados da década de 1990, num aumento de quase 30%. Atualmente, esse aumento é de cerca de 0,5% anuais, o qual, caso mantido, dobrará a quantidade no tempo aproximado de um século e meio. Esse acréscimo é atribuído, principalmente, à queima de combustíveis fósseis e, em certo grau, aos processos de desflorestamento e queimadas. É interessante notar que a emissão total de carbono decorrente dessas atividades vem crescendo a taxas de 4,3% ao ano desde a revolução industrial, portanto cerca de oito vezes maiores do que as taxas de crescimento da concentração de CO2. Caso todo o CO2 emitido por estes processos permanecesse na atmosfera, seria esperada uma quantidade bem maior do que a atual. Existem, portanto, importantes mecanismos de remoção dessa produção excedente, sendo os oceanos um deles, através da absorção, enquanto a retirada de CO2 através de processos de replantio seria outro. Não obstante, é importante frisar que cerca de 3,3 GtC, líquidas, como CO2, estão sendo introduzidos na atmosfera do planeta a cada ano, com conseqüências globais sobre o clima, as quais vem sendo amplamente discutidas em diversos foros.

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