Implantando uma cultura de processos na organização

Coletânea de normas

Em formato digital, facilitam a consulta e o controle das normas técnicas sobre gestão da qualidade e gestão ambiental nas organizações. 

 

  

 
Normas para a gestão da qualidade 

 

Normas para a gestão ambiental

Esse site já abordou a gestão por processos em https://qualidadeonline.wordpress.com/2010/10/29/a-gestao-por-processos/ e em https://qualidadeonline.wordpress.com/2010/11/19/mapeando-os-processos-com-jorge-de-paiva-campos/ Contudo, pode-se acrescentar que um sistema da qualidade será mantido com o pleno funcionamento de seus processos por meio da execução das diretrizes existentes no Manual da Qualidade e na documentação aplicável como os procedimentos e instruções de trabalho. Como o sistema obedece ao PDCA para a sua estruturação é comum que cada um dos processos também tenha um PDCA para realizá-lo corretamente.

O cumprimento dos requisitos com os oito princípios da qualidade dentro de cada processo fará com que o sistema esteja estável ao longo do tempo. Para monitorar os resultados do processo devem-se estabelecer critérios para avaliar a sua eficácia e eficiência. Portanto, a rotina do sistema será o uso de procedimentos baseados em PDCA com indicadores / monitoramentos adotados para verificar e tomar decisões. A existência de todos os requisitos é assegurada se todos os processos foram avaliados contra os requisitos. Para assegurar o pleno funcionamento do sistema, os processos de gestão serão utilizados para a verificação e tomada de decisão.

O professor e consultor Maicon Putti (rodrigo@ideiaconsultoria.com.br) assegura que é muito importante inserir o mapeamento do processo na cultura da organização. Ele diz que cultura organizacional é padrão de comportamento, valores e princípios da empresa. “Na prática percebemos se uma organização tem cultura de qualidade quando existe comprometimento com excelência desde a diretoria até a base da organização. Uma cultura organizacional leva anos para ser criadas e anos para ser mudada, porque está enraizada nos hábitos, comportamentos e postura das pessoas. Existem várias formas de mudar a cultura organizacional, sendo que este não é o objetivo deste artigo e sim explicar como inserir o mapeamento de processos dentro da cultura empresarial”.

Assim, explica o professor, ao introduzir a gestão por processos, os profissionais responsáveis enfrentarão este desafio logo no início da implantação, porque uma nova cultura está sendo desenvolvida, um método de gestão novo que vai chocar com o método de gestão atual. E a forma como esta cultura está sendo iniciada será um fator crítico para o sucesso da implantação dos processos.

“Cultura de processos é a empresa que ao mudar uma rotina, desenvolver um produto, toma decisões, muda o sistema, contrata pessoas, programa a produção, realiza um projeto, elabora um plano seja este estratégico, tático ou operacional pensando antes de tudo em qual ou quais processos esta nova rotina terá impacto na organização. Já participamos de reuniões onde os processos de logística seriam mudados e não foram verificados os processos inerentes a esta atividade, o resultado é uma implantação ineficaz. Uma das formas de alinhar a cultura organizacional à cultura de processos é o uso de treinamento. Iniciar o mapeamento dos processos num treinamento para todos os gestores de negócio e facilitadores que tem experiência na rotina abrirão as portas para o entendimento e envolvimento de todos no desafio de gerar uma nova cultura”.

Em sua opinião, durante o mapeamento, uma estratégia eficaz é fazer com que os colaboradores pensem em suas rotinas através dos processos, ou seja, definindo a introdução da atividade, com ela será realizada e qual produto e/ou serviço é gerado com esta operação, sendo este o resultado do processo. Também é importante explicar a visão integrada da empresa, realizando assim a integração dos processos.

“Rever o organograma, gráfico onde a estrutura organizacional é representada é outra ação, a cultura departamental entra em choque com a cultura de processos. Ao invés de me preocupar com o departamento de vendas, a empresa deve se preocupar com o processo da venda que transita por toda a organização. No mapeamento identifique quais profissionais serão mais resistentes em implantar os processos nos seus departamentos, mostre no redesenho dos processos, após o processo ter sido mapeado a primeira vez, caminhos alternativos e melhores do que tem sido realizado até o momento presente. Prove tecnicamente e humildemente que as operações podem ser mais bem realizadas através de um fluxograma, que é um instrumento gráfico onde as atividades são descritas seqüencialmente, facilitando a análise e os passos que estão sendo seguidos pelo processo atual”.

Para ele, uma estratégia eficaz é quando toda a liderança da organização está envolvida e mostra evidências práticas do comprometimento com a mudança da cultura organizacional através dos processos. “Uma equipe diretiva envolvida consegue ver a organização como um todo e ver o impacto das mudanças recomendadas no processo em análise. Além disso, tem maior autonomia para tomada de decisão e direcionamento dos melhores caminhos conforme o planejamento organizacional. Recomendamos também a implantação de um sistema de gestão de não conformidades em que as anomalias identificadas num processo são identificadas, tratadas e solucionadas, garantindo assim a melhoria contínua dos processos. No final da implantação de todos os processos, realize um work shop divulgando para todos na empresa os processos mapeados e definidos pela organização, fazendo assim um marco, mostrando claramente a todos que finalizamos uma etapa e agora é hora de iniciar um novo tempo, novas rotinas, novos fluxos de trabalho. Acreditamos que a adoção destas ações irão facilitar a introdução da cultura de processos dentro da cultura organizacional e a conduzirá a empresa a um novo estágio de gestão e profissionalização através da metodologia de mapeamento dos processos”, conclui Putti.

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A Revista Banas Qualidade, com o objetivo de reconhecer as empresas com melhores praticas de gestão, lançou o Selo Best Quality 2010 que se utiliza de  critérios baseados nos itens da norma ISO 9001:2008. Para mais informações clique aqui.

O acesso às informações tecnológicas é um direito do cidadão?

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Disponível em três línguas, a ferramenta permite procurar termos técnicos traduzidos do português para o inglês e para o espanhol. Acesse no link http://www.target.com.br/portal_new/ProdutosSolucoes/GlossarioTecnico.aspx?ingles=1&indice=A

As alterações no ambiente empresarial estão tornando as relações entre clientes e fornecedores muito complexas e menos previsíveis e cada vez mais dependentes de informação e de toda a infraestrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. A tecnologia está gerando grandes transformações que estão ocorrendo no mundo atual. É uma variação com consequências fundamentais para o mundo empresarial, causando preocupação diária aos empresários e executivos das corporações, com o estágio do desenvolvimento tecnológico das empresas e/ou de seus processos internos. A convergência dessas informações tecnológicas com as telecomunicações, que eliminou as distâncias, está determinando um novo perfil de produtos e de serviços.

Dessa forma, o principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final. Para o presidente da Target Engenharia e Consultoria, Mauricio Ferraz de Paiva, sem acesso fácil à informação tecnológica, não há como desenvolver o conhecimento científico.

Mauricio Paiva: “Transformar o acesso às informações públicas em negócio significa, basicamente, monopolizar as referidas informações”

“Se considerarmos que podemos definir conhecimento como a informação que facilita a inteligência humana ao entendimento de uma situação ou de um objeto, podemos dizer que uma das principais missões para alavancar o desenvolvimento de um país é adotar uma política correta para gerenciar, tornar disponível e facilitar o acesso de informações tecnológicas básicas. Infelizmente, no Brasil, a visão egoísta de alguns centros públicos de geração de informações tecnológicas, tais como: agências reguladoras, institutos de pesquisa, associações de normas técnicas, universidades, etc., dificulta o fácil acesso a essas informações, por, muitas vezes, as tratarem como negócio, em detrimento aos reais benefícios que essas informações, se amplamente disseminadas, poderiam trazer ao país e à sociedade. Essa equivocada visão, diferente da visão dos países desenvolvidos, interfere drasticamente no desenvolvimento tecnológico do Brasil, na medida em que as pessoas ou organizações deixam de investir grande parte de seu trabalho para o aprimoramento do conhecimento já existente, desperdiçando-o na tarefa de reinventar a roda”, explica.

Para ele, outro grave problema que essa situação gera é o risco, no âmbito legal, para os negócios das organizações, principalmente das micro e pequenas empresas, pois os produtos e serviços fornecidos por esses tipos de empresas, por falta de conhecimento ou recursos ao acesso às informações tecnológicas básicas, acabam não atendendo os requisitos mínimos necessários, para garantir a segurança e saúde das pessoas, a preservação do meio ambiente, o bom desempenho etc., estando sujeitas as penalidades constantes na legislação em vigor. “Podemos ter a dimensão da importância desse assunto se observarmos que a rede mundial de computadores (Internet), quando criada nos Estados Unidos da América, teve como um dos objetivos iniciais e principais agilizar o acesso às informações científicas e promover seu intercâmbio entre seus centros de geração de informação. Considerando a atual variedade de ferramentas eletrônicas existentes e a facilidade de contratação de serviços para informatização de processos, criar um ambiente informatizado de gestão do conhecimento, que torne disponível um conjunto de informações organizadas, deixou de ser o ponto crítico dessa questão. Um sistema de gestão de conhecimento deve ser projetado para alcançar os seguintes objetivos: facilitar o acesso ao conhecimento; centralizar o conhecimento; agilizar a busca e acesso; garantir a utilização de informações atualizadas; tornar ágil e seguro o controle das informações; e reduzir os custos na distribuição dos documentos”, assegura.

Segundo Paiva, uma das etapas principais e iniciais para a implantação desse tipo de ambiente é a identificação e definição das características das informações que se deve incluir no sistema. “Podemos, a grosso modo, dividir o tipo de informação em dois grandes grupos: informações críticas e informações complementares. As informações críticas são aquelas informações essenciais e indispensáveis ao dia a dia dos negócios da organização. Essas informações são subdivididas em dois grupos: documentos externos e os internos. Os primeiros são as normas técnicas, tanto as brasileiras com as internacionais, os regulamentos técnicos, a legislação, os relatórios de pesquisas, etc., ou seja, toda informação documentada criada externamente da organização, que se faz necessária no dia a dia da organização. Já os documentos internos são os procedimentos internos da qualidade, manuais, instruções de trabalho, contratos, relatórios, projetos, etc., ou seja, as informações documentadas criadas internamente na organização e que necessitem ser compartilhadas e/ou utilizadas com freqüência. As informações complementares são as informações com relacionamentos específicos às informações críticas, para facilitar ou enriquecer o entendimento e aplicação dessas informações. Os informativos, eventos, matérias técnicas, etc., são exemplos para desse grupo”.

No Brasil, por conta de uma realidade social bastante desigual, a questão educacional ainda é um entrave para o uso inteligente da informação. Por isso, Paiva defende a implantação de um sistema de gestão do conhecimento, mas vê muitos obstáculos sérios para o uso de algumas informações públicas, especificamente junto aos organismos que publicam normas técnicas, regulamentos técnicos, pesquisas, etc., pois esses organismos resolvem transformar o acesso a essas informações públicas, em negócio, muitas vezes, contrariando os princípios da democratização da informação pública para atender interesses pessoais e particulares. “Transformar o acesso às informações públicas em negócio, significa basicamente, monopolizar as referidas informações e, dessa forma, estabelecer unilateralmente quais valores, meios de acesso e principalmente restrições àqueles que possam agregar valor a essas informações públicas, como por exemplo, disseminá-las, em condições mais acessíveis, através de sistemas de Informação. Assim, somente a justiça poderá ser usada contra aqueles que insistem em restringir o acesso a essas informações. A sociedade e os governantes devem se conscientizar dessa situação preocupante e não medir esforços para, através dos fóruns adequados, criarem uma política de acesso às informações tecnológicas básicas, para que o seu uso e aplicação, tão necessários para o desenvolvimento tecnológico do país, sejam amplamente fomentados e não dificultados por obstáculos ao seu acesso”, conclui.

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