Curva ABC para o controle de estoque ou de materiais

 

Como manter atualizado os documentos corporativos baseados nos requisitos da NBR ISO 9001:2008

A norma ISO 9001 é rigorosas quanto aos critérios de controle, atualização e disponibilização de documentos corporativos aos seus usuários. Os documentos de origem interna e externa devem ser controlados para evitar a utilização de informações não-válidas e/ou obsoletas, cujo uso pode trazer sérios problemas aos sistemas, produtos e negócios da organização. Tudo isso para cumprir os requisitos espeficados no item 4.2.3 da norma. Clique para mais informações.

A Curva ABC ou 80-20, baseada nas teorias econômicas do italiano Vilfredo Pareto, é um método de classificação de informações a fim de se separar os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número. E o que representam as letras A, B e C?

• Classe A: Principais itens em estoque e de alta prioridade. 20% dos itens correspondem a 80% do valor.

• Classe B: itens que ainda são considerados economicamente preciosos. 30% dos itens correspondem a 15% do valor.

• Classe C: 50% dos itens em correspondem a 5% do valor.

Gráfico da Curva ABC

 

Dessa forma, a ferramenta é uma classificação estatística de materiais, baseada no princípio de Pareto, em que se considera a importância dos materiais, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor. Também pode ser utilizada para classificar clientes em relação aos seus volumes de compras ou em relação à lucratividade proporcionada; classificação de produtos da empresa pela lucratividade proporcionada, etc.

No que diz respeito à análise de clientes, a curva ABC serve para analisar a dependência ou risco face a um cliente, ou ainda para que tipo de clientes a organização se deve focar. Consiste em ordenar os clientes por ordem decrescente da sua contribuição para a empresa, de modo a se poder segmentar por grau de dependência, de risco ou ainda por outro critério a definir.

Numa organização, a curva ABC é muito utilizada para a administração de estoques, mas também é usada para a definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a programação de produção, etc. Para a administração de estoques, por exemplo, o administrador a usa como um parâmetro que informa sobre a necessidade de aquisição de itens – mercadorias ou matérias-primas – essenciais para o controle do estoque, que variam de acordo com a demanda do consumidor.

Na avaliação dos resultados da curva ABC, percebe-se o giro dos itens no estoque, o nível da lucratividade e o grau de representação no faturamento da organização. Os recursos financeiros investidos na aquisição do estoque poderão ser definidos pela análise e aplicação correta dos dados fornecidos com a curva ABC. No caso de administração de estoques, apresenta resultados da demanda de cada item nas seguintes áreas: giro no estoque; proporção sobre o faturamento no período; margem de lucro obtida.

O que importa é que a análise de todos os parâmetros propicia o trabalho de controle de estoque do analista cuja decisão de compra pode se basear nos resultados obtidos pela curva ABC. Os itens considerados de Classe A merecerão um tratamento preferencial. Assim, a conseqüência da utilidade desta técnica é a otimização da aplicação dos recursos financeiros ou materiais, evitando desperdícios ou aquisições indevidas e favorecendo o aumento da lucratividade.

Como fazer uma curva ABC

Em primeiro lugar, devem ser relacionados todos os itens que foram consumidos em determinado período (1). Depois, para cada item registra-se o preço unitário (2) e o consumo (3) no período considerado (se a análise fosse sobre vendas, ou sobre transporte, ao invés de consumo seria usada a quantidade vendida, ou a quantidade transportada, etc.). Para cada item, calcula-se o valor do consumo (4), que é igual ao preço unitário X consumo. Aí, registra-se a classificação (5) do valor do consumo (1 para o maior valor, 2 para o segundo maior valor, e assim por diante). Confira tabela abaixo.

Depois disso, colocam-se em ordem os itens de acordo com a classificação (5). Para cada item, lança-se o valor de consumo acumulado (6), que é igual ao seu valor de consumo somado ao valor de consumo acumulado da linha anterior. Para cada item, calcula-se o percentual sobre o valor total acumulado (7), que é igual ao seu valor de consumo acumulado dividido pelo valor de consumo acumulado do último item. Veja tabela abaixo.

Para a definição das classes A, B e C, adota-se o critério de que A = 20%; B = 30%; e C = 50% dos itens. Na tabela acima, há dez itens, em que 20% são os dois primeiros itens, 30% os três itens seguintes e 50% os cinco últimos itens, resultando, assim, os seguintes valores:

– Classe A (2 primeiros itens) = 62,44%;

– Classe B (3 itens seguintes) = (83,85% – 62,44%) = 21,41%;

– Classe C (5 itens restantes) = (100% -83,85%) = 16,15%;

Assim, se houvesse a necessidade de controlar 80% do valor do estoque, deve-se controlar apenas os quatro primeiros itens (já que eles representam 80 %). O estoque (ou as compras, ou o transporte, etc.) dos itens da classe A, tendo em vista seu valor, deve ser mais rigorosamente controlado, e também devem ter estoque de segurança bem pequeno. O estoque e a encomenda dos itens da classe C devem ter controles simples, podendo até ter estoque de segurança maior. Já os itens da classe B deverão estar em situação intermediária.

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Objetivos e metas

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Os objetivos e as metas, tanto de uma organização quanto de uma pessoa, para serem cumpridas, necessitam de ideias claras e definidas. Para escrever as metas e objetivos é importante saber que as metas são as realizações gerais desejadas, enquanto os objetivos fornecem referências específicas, quantitativas, que podem ser usadas para mensurar o progresso em relação aos objetivos de marketing. As metas indicam quais são as prioridades ou conjunto de prioridades a serem alcançadas. Elas devem sempre ser atingíveis, pois, de outra maneira, podem acabar por desmotivar sua realização. Os objetivos refletem as várias etapas de uma meta até sua conclusão, apresentando indicadores que ajudam a mensurar o progresso da meta. Devem ser realistas e com um período de tempo definido.

Para a coach e diretora da CrerSerMais, Roselake Leiros, para garantir realizações mais efetivas é necessário algumas condições especiais. Ela dá 11 dicas para se atingir essas condições e para planejar os próximos passos de forma positiva.

  • Autorresponsabilidade – Antes de tudo, é necessário parar de responsabilizar o mundo (seu chefe, a empresa, a falta de dinheiro) pela não realização do objetivo assumido, frustração ou insucesso. Quando a responsabilidade é assumida você toma o seu poder de transformar e planejar uma melhor estratégia com mais confiança.
  • Formule seu objetivo no positivo – Não diga “Não quero mais sofrer por amor” por exemplo e sim “Quero ser feliz ou quero encontrar um grande amor”. Diga o que quer e não o que não quer. De modo geral as pessoas só sabem ou só falam do que não querem. Pensamentos, falas e ações criam realidade, portanto se você estiver pensando e falando sobre o que não quer é isso que você estará criando.
  • O objetivo precisa ser sustentado por você – Trace objetivos que vão depender de você para a realização. “Quero que meu namorado me ame”, por exemplo, não seria sustentado por você e sim por ele. Só formule objetivos sobre os quais é possível agir: o objetivo não é “quero que meu chefe me dê aumento”, mas sim, “farei o que for necessário para obter uma promoção”.
  • Pense positivo sempre – Às vezes os medos nos invadem, eles são frutos de experiências dolorosas do passado que estamos revivendo a cada dia como se fossem se repetir. Deixe-os no seu tempo, mas reconheça-os, admita-os, avalie-os e faça aprendizados positivos dessas experiências para viver o agora plenamente. Sempre foque em coisas boas, jamais na tragédia, na dor, no desânimo, na preguiça. Quem foca em coisas ruins, atrai o mesmo para a própria vida. Pensamentos, sentimentos, falas e ações precisam estar alinhados para que as coisas fluam, e você realize. Felicidade constrói felicidade, portanto esteja feliz desde já, como se já estivesse realizado o que você quer.
  • Sonhe – Nunca deixe de sonhar, tudo começa com um bom sonho, sonhe ilimitadamente. As pessoas estão perdendo a capacidade de sonhar. Depois traga os sonhos para a realidade e verifique o que você pode fazer para alcançá-lo. Planeje e vá para a ação, realize e comemore. Depois sonhe mais, planeje, crie ação, realize e comemore, e de novo e de novo.
  • Contemple todas as áreas da sua vida – Quando focamos excessivamente uma área tiramos energia de outra, causando desarmonia ao todo, portanto tenha equilíbrio. Estabeleça objetivos para a área familiar, afetiva, profissional, financeira, social e o que mais achar conveniente. Assim seu crescimento será integral, o que trará fluidez para sua vida.
  • Avalie o contexto geral – Pergunte-se: É isso o que eu quero? A realização do meu objetivo afetará negativamente alguém, algo ou algum contexto da minha vida? Avalie antecipadamente o impacto do que você quer e só depois decida o que fazer. Caso haja conflito interno, que você identificará através de um desconforto ao fazer-se estas perguntas, avalie e busque uma negociação consigo mesmo, e se ainda assim o desconforto persistir, reformule seu objetivo para evitar a auto-sabotagem.
  • Faça uma lista – Escreva e faça um painel representativo com frases e figuras com todos os seus sonhos e objetivos. Você pode também criar quadros mentais das suas realizações e se conectar a eles a qualquer momento. Assim a mente capta os estímulos da melhor forma. Fale bastante sobre os sonhos, pois os mesmos precisam ser alimentados para se concretizarem. Essas atitude abre caminhos neurais que auxiliam na conquista dos objetivos tornando-os mais palpáveis.
  • Use todos os sentidos para realizar – Imagine-se na situação já realizada, vendo, ouvindo e sentindo tudo o que acontecerá no momento da realização. Viva isso como se já tivesse chegado lá. Para conquistar os seus objetivos, seus sentidos precisam experimentar a situação desejada para ter a referência de onde você quer chegar.
  • Ouça sua voz interior – Busque sempre ouvir o seu próprio “Eu”. Quando você tem convicção do que quer e sabe que isto realmente é bom, os comentários divergentes não abalarão a sua caminhada na direção de seu objetivo.
  • Comemore a realização – A alegria e a gratidão são emoções que validam profundamente o esforço da trajetória e nos motivam para novas e maiores realizações. Celebre e lembre-se: você tem o poder sobre tudo na sua vida. Seja livre, seja você e crie sua própria realidade.

 

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