Gestão de contratos: um mercado promissor no Brasil

 

 
 

Como a sua empresa gerencia as normas técnicas?

Atualmente inúmeras organizações utilizam planilhas de controle, sistemas internos e sites de fontes não confiáveis para realizarem a busca de informações sobre a vigência dos documentos de origem externa. Este processo além de causar perda de tempo na busca de informações, pode resultar em sérios riscos aos negócios e a imagem institucional da organização como, por exemplo: multas, prejuízos financeiros, não conformidades e desastres ambientais por não utilizarem informações de fontes oficiais. Clique para mais informações.

Pense num exemplo: o contrato de terceirização de fornecimento de refeições está para ser rescindido porque a empresa perdeu o prazo de renovação. E pior: a negociação fora do prazo não dará direito a nem um centavo de desconto caso os serviços sejam mantidos. Isso não tem nada de irreal e, ao contrário, é mais comum do que se imagina. Sem uma metodologia eficaz ou controle específico, gestores de diversas companhias em todo o mundo têm se deparado cada vez mais com as dores de cabeça provocadas pela bagunça com seus contratos.

Algumas consequências disso são pagamento de tarifas abusivas, falta de conhecimento de cláusulas e até aceitação de um serviço inferior ao especificado no documento são ocorrências mais comuns que se pode supor. Detalhes que podem parecer pequenos, mas que se revistos com atenção podem resultar em uma diferença expressiva no caixa da companhia ao final do mês.

Com a crescente preocupação das empresas em gerenciar tais questões – especialmente diante das pressões de normas regulatórias – potencializam-se também as oportunidades para os fornecedores na área de soluções para gestão do ciclo de vida de contratos (Contract LifeCycle Management, CLM na sigla em inglês). No Brasil, apesar de não existirem números oficiais, esse é um campo para lá de promissor, especialmente pela pouca quantidade de empresas que prestam serviços no ramo. “Ainda existe um mercado ainda pouco explorado de soluções na área de CLM no País”, aponta Alexandra Reis, gerente de consultoria da IDC Brasil, ressaltando que a gestão de contratos ainda é considerada um desafio emergente para as empresas.

O tema gestão de contratos torna-se a cada ano assunto recorrente para administradores de empresas e setores jurídicos. Continuamente, é criada a figura do gestor ou de um departamento voltado a essa função nas empresas. A Associação Nacional dos Gestores de Contratos (ANGC), por meio de estudos anuais, mostra o crescimento e a consolidação de investimentos em melhorias nesta área. Walter Freitas, presidente da ANGC e autor do primeiro livro publicado em língua portuguesa sobre Gestão de Contratos, explica que as companhias percebem cada vez mais o retorno do investimento feito na gestão adequada de contratos. “Segundo o o Estudo de Gestão de Contratos 2010, realizado pela ANGC em parceria com a BDO Auditores, ganhos substanciais tendem a ser alcançados nos primeiros anos de implantação das melhorias em gestão de contratos. Estes chegaram a ser superiores a R$ 500 mil em um ano para 23% dos participantes da pesquisa. E mais de 40% tiveram resultados positivos entre R$100 e R$500 mil”. A pesquisa deste ano abrangeu 100 empresas dos mais variados portes, nichos e localidades do país.

Notamos atualmente a influência benéfica de uma boa gestão de contratos na governança das companhias e para seus negócios. Unir as boas práticas de gestão de contratos a uma estrutura adequada de controles traz resultados extremamente positivos”, diz Freitas. “A demanda nas empresas em relação ao apoio à gestão de contratos e seus gestores envolvidos tem evoluído. Em 2009, 47% das companhias participantes do estudo tinham uma área centralizada para a gestão de contratos, em 2010, esse número avançou para 50%”.

Constatou-se também um direcionamento para projetos e investimento em melhorias das práticas de gestão e suas ferramentas: 39% indicaram que os controles de integração de informações, gestão de riscos e documentação ocorrem para todos os contratos. O estudo confirmou também que as empresas ainda estão com maior foco nas melhorias em contratos de aquisição, ou seja, compras, e que tem auferido ganhos financeiros significativos com estas melhorias.

Outro ponto destacado foi o papel que a tecnologia da informação e o suporte digital têm tido para a otimização dos processos. Freitas explica que “a gestão de contratos passa por uma mudança de controles, onde as empresas verificaram que é necessário uma revisão dos processos de negócio e o suporte digital para que os gestores envolvidos possam realizar suas atividades de forma rápida, confiável e impessoal”. Mais de 60% das empresas entrevistadas estão utilizando a digitalização dos contratos e documentos. Em 2009 o percentual era de 52%.

Os investimentos em aquisição de ferramentas de TI também tiveram saldo positivo, 63% das empresas abordadas já aderiram. Apesar de valores indicados ainda serem tímidos, cerca de 20% planejam investimentos acima de R$ 100 mil. Atualmente, as ferramentas mais utilizadas para proposta e negociação de contratos são o e-mail (por 93% das empresas) e a planilha eletrônica (por 70%). Já na administração do contrato em si, são utilizados diversos sistemas, como o de workflow, por 44% das empresas, o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), por 36%, o ERP integrado (50%) e o CLM (37%).

Apesar das iniciativas diversas de fornecedores no mercado brasileiro com ferramentas de TI e recursos para gestão de contratos no seu ciclo de vida, as empresas ainda utilizam ferramentas inadequadas para o apoio da gestão de contratos”, explica o presidente da ANGC. “O ganho de qualidade em gestão é um desafio constante e dinâmico. Dessa forma, o empenho das empresas por implementar processos de melhoria contínua deve ser pauta permanente de seus executivos e gestores”.

As falhas operacionais, no entanto, ainda fazem parte do processo de gestão de contratos: 30% dos respondentes afirmaram ter ocorrido algum tipo de perda (em geral entre R$ 100 e R$500 mil) decorrente de problemas na gestão. Outros 30% desconhecem o montante. “Estes dados reforçam a necessidade de práticas de controles, suportados por algum tipo de ferramenta que permita o monitoramento e a definição de planos de correção”, diz Freitas.

É necessário, segundo o especialista, primordialmente alinhar as práticas de gestão de contratos com a estratégia da empresa, revisar os processos de negócios relacionados, definir e implementar solução com suporte de ferramenta de TI adequada, treinar e capacitar profissionais, definir e acompanhar evolução através de métricas para esta gestão. “A gestão contratual tornou-se um movimento mundial e, sem dúvidas, é uma forma de preservar a margem de lucro e minimizar os riscos que costumam atingir as empresas por conta de uma má gestão”, finaliza Freitas.

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