A importância dos indicadores gerenciais

Coletânea de normas

Em formato digital, facilitam a consulta e o controle das normas técnicas sobre gestão da qualidade e gestão ambiental nas organizações.     

 

 

 
Normas para a gestão da qualidade

 

Normas para a gestão ambiental

 

O gerenciamento com indicadores é uma ferramenta simples e de elevada eficácia para ganhar produtividade. Os programas de qualidade disseminaram o uso de indicadores, mas, em muitos casos, isto se converteu apenas em burocracia e mais trabalho, sem gerar os resultados desejados. Criou-se, em nossas empresas, a idéia de que Qualidade é algo a mais a se fazer, além de produzir. O uso correto de indicadores também é fundamental para a adoção de técnicas mais avançadas de gestão.

Para que haja o gerenciamento de um negócio ou um processo produtivo há a necessidade de medir, de alguma forma, os efeitos das ações tomadas. Isto permite reforçar o que está dando resultados positivos e descartar o que não contribui para os resultados desejados. Para estas medições são usados indicadores ou métricas. Assim, indicadores são formas de representação quantificáveis das características de produtos e processos.

Os indicadores, para se tornarem eficazes como ferramenta de gestão, devem ser:

  • Relevantes – Medir aquilo que realmente é importante para a qualidade desejada do produto ou para a economia na produção.
  • Simples – Tanto para coletar os dados quanto para entender.
  • Abrangentes – Dando informações sobre uma parte significativa do processo que se deseja medir.
  • Comparáveis – Facilitando a comparação com dados históricos e com os de outras empresas.
  • Baratos – Para que os benefícios da medição sejam seguramente superiores ao seu custo.

Quanto mais informações existem, mais fácil é o caminho para o sucesso. Esse é o papel dos indicadores.

• Para medir os resultados (desempenho) de um determinado processo.

• Como base para uma decisão (só se deve apurar indicadores se eles servirem para a tomada de decisão num processo organizacional. Os dados mudam constantemente porque os processos estão constantemente em evolução.

• Trazem mudanças na cultura organizacional (quebra de paradigmas) e dando condições ao gerente para mudar com base em dados, saber o que está acontecendo analisando em cima do que foi medido.

• Precisam ser bem definidos e acompanhados sistematicamente.

• É preciso medir aquilo que realmente é relevante para a organização.

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Desmistificando o TPM

A grande maioria da literatura existente no ocidente sobre TPM é de origem japonesa. Apesar de ser resultado de uma experiência acumulada por empresas e consultorias do Japão, não usa uma linguagem e didática aplicável à nossa cultura. Clique para mais informações. 

E como se aplicam os indicadores? Nos três níveis da organização, porque existem processos em todos os níveis.

No nível mais elevado da estrutura organizacional, os indicadores e as metas são em geral fortemente relacionados aos objetivos e estratégias da organização. Quanto a empresa faturou, Se houve investimento, insumos incorporados à organização, total de clientes, faturamento global. Assim, pode-se definir: Indicadores Estratégicos – processo que ocorrem ao nível de diretoria – planejamento da Alta Administração; Indicadores Táticos – processo que ocorrem ao nível gerencial – planejamento dentro da esfera do gerente; Indicadores Operacionais – geram resultados ao nível da estação de trabalho.

Dessa forma, o indicador, como bem define o nome, apenas indica e não corrige o processo. Atua como um alerta indicando quando o processo está gerando resultados indesejados, seja quanto as baixa qualidade do produto ou então quanto aos baixos índices de produtividade. O constante levantamento de dados dos processos, a elaboração dos gráficos de indicadores e a analise dessa informação é que possibilita aos gestores saber que o processo está fora de controle, sendo necessária uma ação corretiva.

É interessante que esses indicadores possam fazer ponte dos relatórios gerenciais para, além de ficar registrados como histórico, possa permitir uma analise mais ampla do desempenho da empresa pela direção e outras gerências. É importante a sistematização deste processo. Não basta criar indicadores é preciso identificar a forma de rastrear esses indicadores dentro da organização.

E como se pode implantar os indicadores? Alguns passos para isso:

• Definir o público alvo.

• O que ele necessita? Há indicadores para avaliar a empresa como um todo e há indicadores que apenas avaliam o desempenho de determinado órgão.

• Defina os indicadores, como os pontos relevantes no atendimento ao cliente ou os pontos onde o produto/serviço muda de mãos.

• Defina a freqüência de elaboração e o formato dos relatórios.

• Estabeleça para cada um deles uma situação aceitável, desejada, ideal. O cliente é quem deve definir.

• Compare com a situação real encontrada e atual.

• Divulgue os indicadores.

• Descubra as causas da diferença.

• Identifique as soluções que eliminem estas causas.

• Forme uma equipe que fará a melhoria, estabeleça um cronograma e um método de ação.

• Melhore seu processo.

• Confirme que o problema foi solucionado.

• Revise os procedimentos documentados.

• Treine todo o pessoal no novo método.

• Estabeleça os controles necessários.

Para que o sistema de medição sirva de impulso para a melhoria, ele deve ser compreendido e aceito pelos usuários do sistema. Uma maneira de aumentar a compreensão e aceitação é envolver os usuários no seu desenvolvimento. A medição serve como feedback para permitir que as pessoas saibam como estão seu desempenho. Desta forma, a medição é um componente importante do processo de motivação.

Os indicadores existem para serem avaliados. Ações corretivas devem ser tomadas para atingir as metas. Recomendações devem ser feitas para atingir novos padrões. O uso dos indicadores pode também ser otimizado por uma análise crítica e atualização; redução do ciclo de tempo desde a coleta de dados até a análise crítica e implementação das ações corretivas/recomendações; acesso dos indicadores a todos que dele necessitam; integração dos dados com o planos de melhoria.

Tenha cuidado pois a medição é ameaçadora: as pessoas em geral não temem a medição, elas até gostam do feedback. O que elas temem é o mau uso dos dados gerados. Medição não é só controle. É a constatação da implantação de melhorias. Exatidão da medição: nem sempre a precisão é essencial. É melhor ter alguma medição, mesmo não tão precisa, do que não ter nenhuma. Enfoque em um único indicador: o piloto não dirige o avião olhando para apenas um instrumento. Ênfase excessiva na produtividade da mão de obra. Medidas subjetivas não são confiáveis: medição não objetiva não significa medição não confiável. Os padrões funcionam como teto para o desempenho.

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Os indicadores de desempenho são elementos chave num programa de gestão da qualidade, cuja função é evidenciar a necessidade de ações de melhoria e verificar se as ações implementadas estão produzindo os efeitos desejados, bem como as suas tendências. Indicadores de desempenho são números, resultados de dois ou mais fatores e que nos mostram, de forma inequívoca, como andam as coisas na empresa. Como exemplo, um indicador da eficácia de vendas, pode ser a resultante do número de propostas pelos pedidos realmente fechados. Ou a relação entre o numero de funcionários da loja pela vendas mensais. E que tal comparar o resultado de diferentes lojas comparando a metragem quadrada delas pelas vendas, ou ainda, em uma indústria, a relação de compras do mês sobre o faturamento.

SUMÁRIO

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