A prática do 5 S em seu computador

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Ainda são poucas as empresas e pessoas que praticam o 5 S nos meios eletrônicos e a conseqüência é o acúmulo desenfreado de memória dos computadores e servidores e a própria perda de tempo na localização de um arquivo. Algumas organizações, por meio de seu departamento de informática, tem limitado e memória da caixa de correios eletrônicos e a exclusão de arquivos não manuseados depois de um tempo. O problema é a necessidade da flexibilização para diversas situações que estas regras não se enquadram. Além do mais, a prática do 5S nos computadores não pode se limitar apenas à eliminação de arquivos obsoletos, mas deve se estender à organização dos arquivos. Para estas duas vantagens, a prática dependerá mais uma vez de uma mudança comportamental e não apenas de regras oriundas de um determinado departamento.

Segundo o consultor Haroldo Ribeiro (pdca@pdaca.combr), para que uma pessoa ou empresa tenha sucesso na prática do 5 S nos computadores, deve primeiramente entender o mecanismo da mudança comportamental proposta pela metodologia do 5S. “A iniciação do 5 S pelos Sensos de Utilização, Ordenação e Limpeza (os três primeiros S) é devida ao fato de que a internalização de um novo hábito se torna mais fácil quando as pessoas utilizam o máximo de seus sentidos naturais após receberem determinadas informações. O processo de separar as coisas materiais necessárias das desnecessária, ordenar as coisas materiais de acordo com suas características e freqüência de uso e manter a limpeza material no dia-a-dia, leva as pessoas a concretizarem na sua mente uma nova prática de uma maneira mais rápida e mais perene. Ou seja, a transformação das atitudes ocorre inicialmente em um nível fora de abstrações. A partir da consolidação destes três primeiros S, as pessoas estão preparadas para trabalhar aspectos mais abstratos. Daí porque o Senso de Asseio e o Senso de Autodisciplina só conseguem sucesso efetivo após as pessoas já praticarem com naturalidade os Senso de Utilização (ter apenas o necessário), O Senso de Ordenação (um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar) e o Senso de Limpeza (manter o ambiente limpo no diaa dia). É em conjunto ou mesmo após a consolidação destes dois últimos S que há uma probabilidade maior de sucesso na aplicação do 5S nos computadores. Isto significa que, quando pessoas e empresas precipitam esta implantação, dificilmente terão sucesso em sua continuidade”.

Segundo Ribeiro, a solução é consolidar os três primeiros S, implantar e consolidar os dois últimos S para depois, e somente depois, implantar o 5 S nos computadores. “Tentativas diferentes desta seqüência só terão sucesso para um número limitadíssimo de pessoas ou por um período muito curto de tempo, muitas vezes sustentados por determinações da área de Tecnologia e Informação”.

As recomendações do consultor para a implantação do 5S nos computadores:

  • Programar o Dia D do computador – Da mesma forma que foi feito um dia D para a limpeza e o descarte das coisas materiais obsoletas na implantação do 5 S, programa-se o 5 S do computador elegendo um dia para a empresa ou cada departamento fazer uma limpeza em seus computadores. Esta atividade consiste em excluir arquivos obsoletos; gravar em CD´s arquivos de fotos e apresentações pesadas; renomear arquivos e diretórios que estão com denominações confusas; ordenar arquivos em no máximo três níveis de diretórios. Estas atividades se estendem à caixa de correio eletrônico. Para tanto, algumas dicas: Além de liderar todo o processo de comunicação, a área de Tecnologia e Informação faz um backup de todos os arquivos de rede para evitar perdas irreparáveis e fotografa a memória ocupada por cada departamento antes do Dia D. Cada departamento elege facilitadores para fazer a limpeza dos diretórios compartilhados (uso exclusivo do departamento) e do diretório do departamento que está no drive público (consultado por toda a empresa). Após a limpeza dos diretórios compartilhados e do público, a prioridade é para aqueles de uso exclusivo de cada pessoa. Isto inclui a caixa de correio a qual normalmente é indevidamente entendida como sendo um espaço de uso pessoal. Isto porque os usuários, pelo fato de acessarem com uma senha, acreditam que a empresa não deve monitorar as mensagens ali presentes. Eles esquecem que grande parte deste conteúdo refere-se à sua rotina. Logo, devem estar devidamente ordenadas para que sejam localizadas facilmente por possíveis substitutos. Da mesma forma que as pessoas costumam ter gavetas e até armários para a guarda de objetos pessoais, elas podem criar uma subpasta na sua caixa de correio eletrônico para o arquivamento de documentos puramente pessoais.
  • Divulgar o Resultado do Dia D – Também da mesma forma que no Lançamento do 5S foram divulgados os volumes de materiais descartados, a área de Tecnologia e Informação deve informar de maneira ilustrativa o volume de memória liberada por cada departamento, em valores absolutos e em valores relativos. Não é interessante que estes números sejam utilizados para premiar ou destacar determinada área, já que eles não obrigatoriamente representam o nível de esforço e de organização dos departamentos.
  • Divulgar as técnicas para a prática do 5 S nos computadores – O gestor do 5 S, em conjunto com a área de Tecnologia e Informação, deve divulgar de maneira gradual e com ilustrações, regras e dicas para a otimização do uso dos computadores, tais como:
  • Evitar deixar para o dia seguinte a resposta para as mensagens recebidas.
  • Dar um destino efetivo no primeiro contato com a mensagem. Lembrar que este é o momento mais adequado para o usuário tratá-la.
  • Não acumular mensagens em caixas de entrada.
  • Esvaziar as pastas de itens excluídos e limpar periodicamente a pasta de itens enviados.
  • Não passar correntes.
  • Não enviar cópias desnecessariamente, apenas para se cobrir ou mostrar trabalho para os chefes.
  • Não arquivar, em dois lugares, documentos e anexos recebidos.
  • Dar uma denominação mais familiar para os anexos recebidos e que necessitam ser arquivados fora da caixa de correio.
  • Criticar o emitente quando receber mensagens desnecessárias e carregadas de figuras em que nada acrescentam.
  • Criar um link para que o destinatário da mensagem possa acessar a outro documento sem necessidade de anexá-lo.
  • Não guardar arquivos desnecessariamente.
  • Procurar salvar fotos e apresentações pesadas em CD´s ou pendrives.
  • Estabelecer um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.
  • Retirar da caixa de entrada arquivos obsoletos e aqueles que podem ser arquivados em outras pastas, na rede ou na CPU.
  • Auditar os computadores – Incluir os computadores nas auditorias de 5 S. Esta atividade é feita com uma apresentação do auditado dos diretórios compartilhados e do público sob responsabilidade do departamento. Posteriormente é auditada, por amostragem, uma ou duas pessoas da área para apresentar os Diretórios sob sua responsabilidade e a sua caixa de correio eletrônico. O auditor, assim como já ocorre nas auditorias das áreas, utiliza as possíveis regras da empresa e/ou do departamento, além do bom senso aplicado a cada S, para verificar o nível do 5 S, registrando as oportunidades de melhorias e destacando os pontos fortes.
  • Melhorar continuamente as práticas de 5S – Assim como ocorre com a prática do 5 S nos ambientes físicos, as áreas recebem no relatório das auditorias as oportunidades de melhorias, elaboram e executam o plano de ação. Entre as auditorias, o facilitador de 5 S da área inclui nas auto-avaliações os ambientes eletrônicos. O gestor do 5 S e a área de Tecnologia e Informação devem continuar divulgando resultados e dicas para motivar as pessoas a manterem a limpeza e a organização de seus computadores no dia a dia.

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