Qualificando e avaliando os seus fornecedores

BS 10012:2009: uma especificação para um sistema de gestão de informações pessoais

Publicada pela British Standard, a BS 10012:2009 é usada para a proteção de dados e é uma especificação para um sistema de gestão da informação pessoal. Ela foi desenvolvida para estabelecer as melhores práticas e o cumprimento das legislações para a proteção de dados, sendo o primeiro padrão para a gestão de informações pessoais. Clique para mais informações.

No texto anterior (https://qualidadeonline.wordpress.com/2011/05/26/auditoria-em-fornecedores-por-que-nao-qualificar-os-seus-fornecedores/), descrevi o que a norma ISO 9001 especifica em relação à aquisição de produtos e serviços. Outra norma que, igualmente, tem itens específicos quanto a isso é a ABNT ISO/TS 16949:2010. Alguns requisitos dessa norma são os mesmos da ISO 9001, já que ela tem os requisitos particulares para sua aplicação em organizações de produção automotiva e peças de reposição pertinentes. No item 7,4 Aquisição:

7.4.1 Processo de aquisição

NBR ISO 9001- Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos

7.4.1 Processo de aquisição

A organização deve assegurar que o produto adquirido está conforme com os requisitos especificados de aquisição. O tipo e a extensão do controle aplicados ao fornecedor e ao produto adquirido devem depender do efeito do produto adquirido na realização subsequente do produto ou no produto final. A organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade de fornecer produto de acordo com os requisitos da organização. Critérios para seleção, avaliação e reavaliação devem ser estabelecidos. Devem ser mantidos registros dos resultados das avaliações e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação (ver 4.2.4).

NOTA 1 Os produtos adquiridos acima incluem todos os produtos e serviços que afetam os requisitos do cliente, tais como submontagem, sequenciamento, seleção, retrabalho e serviços de calibração.

NOTA 2 Quando existirem fusões, aquisições ou afiliações relacionadas aos fornecedores, convém que a organização verifique a continuidade do sistema de gestão da qualidade do fornecedor e sua eficacia.

7.4.1 .1 Conformidade à legislação e regulamentação

Todos os produtos e materiais adquiridos usados no produto devem satisfazer os requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis.

7.4.1.2 Desenvolvimento do sistema de gestá o da qualidade do fornecedor

A organização deve realizar o desenvolvimento do sistema de gestá o da qualidade do fornecedor

tendo como meta a conformidade do fornecedor com esta Especificação Técnica. A conformidade com a NBR ISO 9001 :2008 é o primeiro passo para o atingimento dessa meta.

NOTA A priorização os fornecedores para desenvolvimento depende, por exemplo, do desempenho da qualidade do fornecedor e da importância do produto fornecido.

A menos que especificado de outra maneira pelo cliente, os fornecedores da organização devem

possuir certificação de terceira parte conforme ABNT NBR ISO 9001 :2008 por um organismo de certificação

de terceira parte acreditado.

7.4.1.3 Fontes aprovadas pelo cliente

Onde especificado pelo contrato (por exemplo, desenho de engenharia do cliente, especificação),

a organização deve adquirir produtos, materiais ou serviços de fontes aprovadas. O uso de fontes designadas pelo cliente, incluindo fornecedores de ferramental e dispositivos de controle, não isenta a organização da responsabilidade de assegurar a qualidade dos produtos adquiridos.

7.4.2 Informações de aquisição

ABNT NBR ISO 9001 :2008, Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos

Informações de aquisição

As informações de aquisição devem descrever o produto a ser adquirido e incluir, onde apropriado, a) requisitos para a aprovação de produto, procedimentos, processos e equipamento,

b) requisitos para a qualificação de pessoal, e

c) requisitos do sistema de gestão da qualidade.

A organização deve assegurar a adequação dos requisitos de aquisição especificados antes da sua comunicação ao fornecedor.

7.4.3 Verificação do produto adquirido

ABNT NBR ISO 9001 :2008, Sistemas de gestão da qualidade — Requisitos
7.4.3 Verificação do produto adquirido

A organização deve estabelecer e implementar a inspeção ou outras atividades necessárias para assegurar que o produto adquirido atenda aos requisitos de aquisição especificados. Quando a organização ou seu cliente pretender executar a verificação nas instalações do fornecedor, a organização deve declarar, nas informações de aquisição, as providências de verificação pretendidas e o método de liberação de produto.

7.4.3.1 Qualidade do produto recebido

A organização deve ter um processo para assegurar a qualidade do produto adquirido (ver 7.4.31,

usando um ou mais dos seguintes métodos:

– recebimento e avaliação de dados estatísticos pela organizar;-o;

– inspeção de recebimento elou ensaio, tal como amostragem baseada no desempenho do

fornecedor;

– avaliações ou auditorias de segunda ou terceira parte nas plantas do fornecedor, quando em conjunto

com registros da conformidade aceitável com os requisitos do produto fornecido;

– avaliação da peça por um laboratório designado;

– outro método acordado com o cliente.

7.4.3.2 Monitoramento do fornecedor

O desempenho do fornecedor deve ser monitorado por meio dos seguintes indicadores

– conformidade com os requisitos do produto entregue;- interrupções no cliente, incluindo retornos de campo;

– desempenho na programação de entrega (incluindo incidentes de fretes especiais);

– notificações do cliente sobre situações especiais relacionadas as questões de qualidade ou entrega.

A organização deve incentivar o fornecedor a monitorar o desempenho de seus processos de manufatura.

Importante é que as empresas saibam as diferenças entre fornecedores de produtos (tangíveis) e serviços (intangíveis). As particularidades relacionadas aos produtos são: podem ser medidos, ser armazenados, são fabricados antes da utilização e são verificados e/ou inspecionados antes da entrega. Muitas vezes, não há contato com o usuário. Ou o contato é menor ou é proporcionado por outra empresa, um subfornecedor. Por exemplo, no cado das montadoras de carros.

Quanto aos serviços, não pode ser medido ou é medido de forma limitada. Não pode ser armazenado e são “fabricados” no ato da entrega. Não são verificados/inspecionados antes da entrega e têm grande contato com o cliente final.

Outro item a ser levado em consideração, é a análise de risco dos fornecedores. Isso deverá ser feito para cada um do fornecedor, já que o tipo e a extensão do controle que será aplicado depende do grau de risco ao qual a organização está exposta por esse fornecedor. Quanto custa um dia de produção parada? A contaminação do processo? A imagem da organização abalada? Quanto custam as viagens para as visitas e auditorias; auditorias em processos;inspeções em produtos; e recursos humanos internos envolvidos.

Assim, o grau de risco depende de alguns fatores como: redução da produção; localização do fornecedor; associação de imagem; corresponsabilidade; influência no processo; influência no produto; e redução de produção. No caso da redução da produção, pode ser ocasionada por falta de uma matéria prima que afetará toda a linha de montagem. Na falta de um recurso na prestação de serviço, como exemplo a manutenção de uma máquina ou equipamento afetará também a produtividade. Deve-se ter atenção o fornecedor único, o fornecedor em cadeia Just in Time.

Quanto à localização do fornecedor, se torna menos oneroso gerenciar fornecedores próximos a organização contratante. Como exemplo, a tendência na área automotiva de possuir locais em conjunto com os parceiros. Uma atenção especial para o fornecedor no exterior.

O fator associação de imagem ser relaciona quando uma falha do fornecedor prejudica a imagem da organização contratante, podendo ou não chegar aos veículos de comunicação. Por exemplo, uma transportadora de produtos químicos que sofre acidente e causa danos à toda uma população e vem a tona para qual empresa era feito o transporte.

Já em relação à corresponsabilidade, seria o não atendimento a requisitos legais pelo fornecedor que podem causar impacto direto no produto final da organização contratante. Como exemplo pode ser citado um fabricante de embalagens médicas que fornece lote contaminado para a industria farmacêutica implicando que ela deve recolher o produto do mercado.

A influência na processo ocorre com os materiais utilizados no processo produtivo que podem afetar a produtividade. Exemplo: fornecimento de produto no limite superior de especificação para viscosidade pode acarretar uma produtividade menor na operação de agitação do processo de um cliente.

O fator influência nos produtos ou serviços se relaciona com o fornecimento de produtos ou serviços que podem afetar diretamente a característica do produto ou serviço final. Exemplo: um fornecedor de sistema de telefonia interrompe fornecimento de ligações em uma empresa de telemarketing.

No próximo texto a ser editado vamos dar o passo a passo para a implantação de um sistema de qualificação e avaliação de fornecedores. Acompanhe o blog!

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Normalização: otimizando a qualidade de produtos e serviços

Maurício Ferraz de Paiva

Fundada em 1940, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é o órgão responsável pela normalização técnica no país, fornecendo a base necessária ao desenvolvimento tecnológico. Em 14 de outubro de 1946, delegados provenientes de 25 países, dentre eles o Brasil, se reuniram para discutir a criação de uma organização internacional, que tinha como propósito facilitar a coordenação internacional e harmonização de normas industriais, que terminou levando a criação da International Organization for Standardization (ISO). A data deste encontro marcou o Dia Internacional da Normalização.

Historicamente, pode-se dizer que a primeira fase da normalização ocorreu por volta de 1900 até os anos 80 e concentrou seus esforços na criação de normas que visavam à especificação e à definição de produtos industriais, agrícolas, etc.. Nessa fase, as normas incluíam itens como formas e tamanhos de barras de aço, perfis e dimensões de parafusos, porcas, mancais e inúmeras outras peças. Portanto, nesse período, a maior atenção da normalização voltava-se para a padronização de peças utilizadas na construção de máquinas e equipamentos.

Atualmente, as normas, além dos produtos em si, abrangem um universo bem maior de temas. Esses temas, chamados de teóricos, tratam de questões relativas a terminologias, glossários de termos técnicos, símbolos, regulamentos de segurança, entre outros. O aparecimento de normas específicas para temas dessa natureza é que caracterizou a segunda fase da normalização. Tanto no campo industrial quanto na relação entre fabricantes e consumidores, a normalização passou a cumprir alguns objetivos relacionados à simplificação; comunicação; economia global; segurança, saúde e proteção da vida; e proteção do consumidor e dos interesses da sociedade.

O trabalho de normalização é necessário e importante para garantir que qualquer pessoa envolvida dentro do processo, em qualquer das etapas, consiga obter o mesmo resultado de outra pessoa dentro do mesmo processo. Na prática, a normalização é uma forma de reduzir o desvio padrão dos processos, aumentando a eficiência da capacidade produtiva. Não se pode parar com este imenso e contínuo processo de melhoria, que traz cada vez produtos melhores e de baixo custo para a população.

A Revolução Industrial, no século XVIII, também teve seu papel relevante, pois marcou o declínio do trabalho artesanal e o aumento da especialização e da padronização, de modo a favorecer a produção seriada em massa. Assim, a partir do momento em que o homem entra na era industrial e inicia a produção em massa, surge uma grande variedade de formas e tamanhos desse produto e de seus componentes. Devido ao grande número de variáveis para o setor produtivo controlar, os custos dos produtos geralmente eram elevados.

Por volta de 1839, o inglês Joseph Whitworth realizou um importante estudo, com o propósito de padronizar os perfis das roscas de fixação. Com a introdução da padronização, todos os elementos que compõem uma rosca: o passo, os raios, a altura e os ângulos do filete passaram a seguir os padrões estabelecidos por Whitworth. Além de reduzir a variedade de passos e ângulos e facilitar os processos de fabricação e controle, a padronização das roscas criou uma linguagem comum entre fabricantes e consumidores. Essa padronização logo se tornou conhecida na Inglaterra, sendo adotada, também, por indústrias de outros países.

E como se elabora um documento normativo? Antes disso, é preciso que seja definida a necessidade de existência da norma e que problemas poderão ser evitados com essa norma? Depois, definir os principais pontos para a sua criação, isto é, levantar a prática atual; fazer fluxograma do processo; e descrever quem usa, quem faz, o que usa, o que faz, para quem faz e como faz as atividades do processo. Alguns pontos importantes na elaboração de um documento normativo: apresentar uma linguagem simples e objetiva, e ser elaborada de forma participativa através do consenso e da responsabilidade.

Na formatação se define o padrão visual e sua estruturação de apresentação na empresa, através de uma norma básica para elaboração e formatação – “Norma das Normas”, que pode ser ou não nos padrões da Diretiva 3, estabelecida pela ABNT. Nessa norma das normas devem ser estabelecidas as regras de numeração, aprovação, revisão e distribuição. Deve-se verificar se a norma proposta não fere algum dispositivo já existente em vigor na estrutura vigente, se está de acordo com a política global da empresa e se não cria conflito de autoridade. Esta verificação limita-se à analise dos aspectos formais, não entrando no mérito do conteúdo da atividade que está sendo normalizada.

A sua formatação deve constar de: Identificação; Sumário; Texto dividido em seções; e Informações complementares. A identificação pode ser de cabeçalho e rodapé. A identificação de cabeçalho consta de: logotipo da Empresa; título da norma; numeração de ordem; número da versão/revisão; e cancelamento. A identificação de rodapé consta de: elaborado por; aprovado por; data de vigência; e número da página.

O Sumário é o resumo de todos os itens constantes da norma. No Texto deve constar: objetivo; campo de aplicação; referências normativas; definições; diretrizes; procedimentos; e anexos. O objetivo, campo de aplicação e as diretrizes são obrigatórios sempre numa norma. O objetivo descreve a finalidade básica da norma. Geralmente começa com verbo no infinitivo. O campo de aplicação, refere-se a abrangência do assunto normalizado. Pode-se ter uma ou mais áreas da organização, de acordo com a abordagem sobre o tema normalizado. As referências normativas são leituras complementares de documentos que aprofundam os conhecimentos sobre o assunto tratado. As definições são explicações complementares que auxiliam no entendimento de palavras ou expressões utilizadas no texto da norma.

As siglas e abreviaturas são utilizadas para definir siglas ou abreviaturas escritas ao longo do texto da norma, sem que haja necessidade de repetir o extenso da sigla após sua identificação. As diretrizes são orientações necessárias para o pleno entendimento e operacionalização do assunto normalizado. Os procedimentos descrevem passo a passo cada uma das etapas referentes a operacionalização do assunto normalizado. Para descrição de procedimentos, utiliza-se normalmente, o verbo no tempo presente e na terceira pessoa do singular. Os anexos são documentos, formulários, instruções de preenchimento, mapas, desenhos, plantas, que auxiliam no entendimento do assunto.

Enfim, as normas técnicas são uma fonte de tecnologia, manutenção de qualidade e otimização de processos que asseguram que a produção de sua empresa esteja competitiva e adequada aos padrões nacionais e internacionais. Ela dá apoio tecnológico às normas de gerenciamento de processos e produtos que por sua vez, garantem a qualidade, permanente do produto ou serviço, também dá apoio tecnológico às normas de operação dirigidas ao operador que executa as atividades repetitivas.

Mauricio Ferraz de Paiva é engenheiro eletricista, especialista em desenvolvimento em sistemas, presidente do Instituto Tecnológico de Estudos para a Normalização e Avaliação de Conformidade (Itenac) e presidente da Target Engenharia e Consultoria – mauricio.paiva@target.com.br

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