A delegação de tarefas e o follow up

Sistema Target GEDWeb

O sistema Target GEDWeb irá agregar inúmeros benefícios para a empresa, pois todos os colaboradores, departamentos e fábricas no Brasil e no mundo terão acesso on-line às Normas Técnicas em suas últimas edições, válidas em auditorias do sistema de Gestão da Qualidade, gerando economia e tranqüilidade no dia a dia na busca de informações técnicas.

Acesse o Link abaixo e confira os benefícios e as funcionalidades que o Target GEDWeb pode oferecer para a sua empresa.

http://www.target.com.br/portal/html/gedweb/Template_Boletim_GedWeb.htm

Alípio Silva Pereira

Delegar as tarefas é algo que toda pessoa em posição de direção, chefia, supervisão ou coordenação precisa aprender a fazer. Algumas pessoas têm grandes dificuldades em delegar tarefas, tentando concentrar em si mesmas todas elas (geralmente por achar que a responsabilidade é sua). Além disso, delegar exige um investimento inicial de tempo para explicar ao subordinado as tarefas que ele deve realizar, para deixar claras as expectativas em relação ao trabalho, para treiná-lo e dar-lhe suporte, se for o caso. Muitas vezes uma tarefa delegada não é executada a contento não por falha do subordinado, mas sim da pessoa que delegou, que não explicou exatamente o que deveria ser feito, de que maneira, em que prazos, etc.

Delegar é uma arte. Como já mencionado, não se deve delegar apenas tarefas desagradáveis, mas também tarefas estimulantes e que tragam satisfação. Seja qual for, porém, a natureza da tarefa delegada, tão difícil quanto delegar, ou talvez mais difícil ainda, é, tendo delegado, manter um esquema eficiente de acompanhamento ou follow up das tarefas delegadas. Sem um follow up efetivo torna-se muito difícil verificar se elas estão sendo executadas adequadamente.

A melhor sugestão que conheço para o problema é a seguinte. Numa gaveta de arquivo ao seu alcance, preferivelmente em sua própria mesa de trabalho, coloque 43 pastas. Como alternativa use duas pastas sanfona, uma de 31 e uma de 12 divisões. Identifique as pastas ou as divisões com os números 1 a 31 (para os dias do mês) e com os nomes dos doze meses. As pastas ou as divisões com os números dos dias serão usadas para follow-ups do mês em curso, as pastas ou divisões com os nomes dos meses para follow-ups dos meses subsequentes.

Isso feito, toda vez que você delegar uma tarefa a alguém, registre numa folha de memorando (você pode até fazer uma folha padrão e xerocopiar ou duplicar) a tarefa, a pessoa, e a data em que você quer fazer um acompanhamento ou para a qual você solicitou retorno. Arquive essa folha na pasta ou divisão do dia correspondente a essa data, se é no mês em curso, ou na pasta ou divisão do mês correspondente a essa data, se é em mês subsequente.

No final de cada dia você verifica a pasta do dia seguinte, e caso haja alguma ação a tomar (telefonema, reunião, etc.), agende-a para o dia seguinte. No último dia do mês, pegue a pasta do mês seguinte e separe o seu material, arquivando-o nas pastas dos dias do mês. Desta forma você pode  se manter sempre em dia sobre o andamento das tarefas que delegou.

Porém, por mais que você racionalize suas atividades e delegue tarefas, será sempre necessário reduzir o número de coisas que você faz, eliminando tarefas. Elimine, primeiro, aquelas que não são nem importantes nem urgentes; depois, na medida do possível, as que parecem urgentes, mas não são importantes. É incrível o número de coisas que fazemos simplesmente por hábito, sem jamais questioná-las.

Por exemplo, para o excesso de papéis, é que muitas pessoas têm um apego muito grande aos seus papéis. Colecionam todo e qualquer papel que lhe caia sobre a mesa. Pegam cópia de tudo (às vezes mais de uma cópia) e guardam tudo, com a ideia de que aquilo um dia poderá ser útil. Se você é assim, vai precisar se reeducar drasticamente.

Aqui vão três princípios que podem ajudá-lo. Não guarde cópia de nenhum papel que você possa localizar facilmente na biblioteca ou nos arquivos gerais da empresa. Se um dia você realmente precisar do papel, saberá onde encontrá-lo. Só guarde aquilo que não estará disponível facilmente em outro local e que você tenha certeza de que poderá precisar. Se tiver a menor dúvida quanto à utilidade, jogue fora. Examine, uma vez por mês, os papéis que você guardou fora de arquivo e jogue fora os que já caducaram ou aqueles que você entrementes concluiu que não vai usar.

Alípio Silva Pereira é consultor organizacional da Leme Consultoria e Crescer Group – apereira@crescergroup.comqualipio@gmail.com

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