Ganhe tempo com um sistema de arquivos de acordo com a lista mestra

NBR 18801: Os requisitos para um sistema de gestão da segurança e saúde no trabalho
A partir de 1 de dezembro de 2011, as empresas que possuem um programa de saúde e segurança no trabalho baseado na OHSAS 18001 podem migrar para a norma NBR 18801, que fornece às organizações os elementos de um Sistema de Gestão em Saúde e Segurança no Trabalho (SST) eficaz que possa ser integrado com outros requisitos de gestão e auxiliar as organizações a alcançar objetivos de SST e econômicos. Esta norma não se destina a ser usada para criar barreiras ou entraves comerciais nem para ampliar ou alterar as obrigações legais de uma organização. Essa norma especifica requisitos para um sistema de Gestão de SST; a fim de permitir a uma organização desenvolver e executar uma política e os objetivos que levam em conta os requisitos legais e informação sobre os riscos de SST. Pretende-se que esta norma seja aplicável a todos os tipos e dimensões de organizações e que considere as diversas circunstâncias geográficas, culturais e sociais. Clique para mais informações.

Alguns outros papéis, que são importantes para seus projetos, devem ser arquivados em pastas dedicadas a cada um dos itens constantes de sua lista mestra, que deverão ser mantidas tão à mão quanto possível. Quando você receber ou ler alguma coisa que é relevante a esses projetos, arquive imediatamente na pasta correspondente: não deixe sobre a mesa. Quando você se lembrar de algo relativo a esses projetos, faça uma anotação e a arquive na pasta correspondente.

Falemos, em primeiro lugar, sobre a correspondência recebida. Todos os dias, ao examinar sua correspondência no horário especialmente dedicado a isso, compenetre-se do princípio de que cada item deverá ter um destino, nada devendo, em princípio, ser colocado em cima da mesa para decisão posterior. Se o item não lhe interessa, jogue-o fora ou mande-o para alguém a quem realmente seja de interesse, com clara indicação de que a pessoa pode jogar o material fora se não o desejar (caso contrário ela poderá devolvê-lo).

Se o item se refere a alguma coisa que deve ser providenciada por um subordinado, remeta-o a ele e faça uma nota para follow up, caso necessário. Se o item se refere a um dos projetos de sua Lista Mestre, e não exige ação imediata, arquive-o na pasta correspondente. Se o item se refere a um projeto já concluído, arquive-o na pasta respectiva, que deve estar, se possível, num arquivo morto, fora de sua sala. Se o item exige uma resposta fácil e curta, elabore-a e despache-a imediatamente.

Em última instância, caso não consiga realmente tomar uma decisão a respeito do item de correspondência, coloque-o na pasta de correspondência do dia seguinte. Mas cuidado: nunca deixe um item na pasta de correspondência por mais de três dias. O ideal é limpá-la diariamente.

Quanto à correspondência expedida, seja sucinto na correspondência interna, usando tanto quanto possível cartas padrão, reservando cartas mais bem elaboradas (o que não quer dizer longas) para destinatários e assuntos que assim o exigirem. Mesmo no caso de uma correspondência externa, se ela se destina apenas a pedir informações sobre um produto, pode ter certeza de que a carta deve ser  atendida, mesmo que seja padrão e não atinja os melhores níveis de qualidade gramatical e estilística.

Procure arquivar toda a correspondência expedida em duas cópias: uma ordenada sequencialmente pela data da correspondência e outra na pasta do projeto a que se refere ou em alguma outra pasta. Dependendo de sua situação de trabalho, você pode optar por abrir pastas para seus superiores, para cada um de seus funcionários, para cada um dos principais departamentos da empresa, etc., para ali guardar a segunda cópia da correspondência interna relativa a eles expedida por você.

Quanto aos relatórios, é incrível o número gerados interna ou externamente que aparecem em uma companhia de porte médio para cima. A maior parte deles não merece ser lido. Infelizmente, para que saibamos se o relatório merece ou não ser lido geralmente temos que lê-lo, ou pelo menos folheá-lo. Poupe tempo lendo o índice, ou lendo a introdução e conclusão. Se não encontrar material de interesse, economize o tempo que seria dedicado a uma leitura detida.

Uma solução saudável para o problema é o chamado Sumário Executivo, que muitas empresas exigem seja juntado aos relatórios, que nada mais é do que um resumo objetivo, de no máximo duas páginas, do conteúdo do relatório. Lendo o sumário, já temos uma ideia razoavelmente clara se devemos ou não investir mais tempo na leitura. Quando você concluir que determinados relatórios que lhe são enviados de rotina não lhe interessam, peça para ser tirado da lista de pessoas a quem o relatório é enviado. Isso poupa tempo e espaço em sua estante ou em seu cesto de lixo e ajuda a outra pessoa a economizar recursos.

Dependendo da sua área de atuação você poderá ter uma quantidade razoável de leituras técnicas (e, talvez, até não técnicas) a fazer. Se você tem uma especialização técnica (digamos que seja engenheiro ou analista de sistemas), mas está atuando em digamos, marketing ou vendas, você poder  ter uma quantidade ainda maior de leituras, pois provavelmente desejará se manter mais ou menos atualizado quanto aos principais desenvolvimentos em sua área de origem e na área em que está atuando. Não é difícil encontrar pessoas que se sentem obrigadas a ler mais de dez revistas técnicas ou profissionais por mês.

Nessa área é preciso tomar uma série de decisões por vezes muito difíceis. Em primeiro lugar, é preciso limitar a quantidade de jornais, revistas e periódicos que você lê. Limite-se às revistas técnicas e profissionais mais importantes e essenciais à sua tarefa. Elimine, tanto quanto possível àquelas leituras que muita gente faz apenas para verificar se há ali alguma coisa interessante. A menos que seu serviço dependa de informações que se alteram dia a dia, um jornal é perfeitamente dispensável (exceto por curiosidade). Se a notícia é de importância, ela permanecerá em noticiário por mais de um dia e atrairá sua atenção. Se sua companhia é relativamente grande, considere a possibilidade de atribuir a algum funcionário que possa chegar mais cedo a tarefa de folhear os jornais, mandar recortar e xerocopiar as notícias que podem ser de interesse para a companhia, para serem distribuídas às pessoas que você achar que precisam lê-las.

Em segundo lugar, é preciso conter um pouco a curiosidade. O ser humano é naturalmente curioso. Muitas pessoas, ao ler uma revista, frequentemente tentam fazê-lo de capa a capa, lendo índices, editoriais, colunas assinadas, artigos de fundo, seções especializadas, resenhas – muitos lendo até mesmo os anúncios (que podem ser úteis caso seu trabalho envolva decisões acerca de compras significativas). Alegam, para justificar seu comportamento, que é preciso se manter bem informado.

Mas essa leitura de capa a capa é perda de tempo. A alegação de que é necessário manter-se bem informado precisa ser analisada com cuidado. É verdade que qualquer profissional hoje precisa estar bem informado. Mas há uma diferença entre estar bem informado e acumular dados acerca de fatos frequentemente triviais e sem importância. Estar bem informado é ter conhecimento das informações necessárias para o bom desempenho de suas funções. E mais do que isso: é saber onde encontrar as informações desejadas, caso você não as tenha à mão. O restante frequentemente pode ser dispensado. O problema é mais qualitativo do que quantitativo.

Em terceiro lugar, procure não dedicar um momento exclusivo em sua agenda ao exame de revistas técnicas. Essa é uma atividade que você pode realizar facilmente em situações não agendadas. Folheie suas revistas, por exemplo, enquanto estiver falando ao telefone ou quando no banheiro, ou então carregue-as consigo para folheá-las enquanto espera ser atendido em escritórios ou consultórios, ou enquanto aguarda em filas. Ou folheie-as enquanto viaja (caso não dirija você mesmo).

Em quarto lugar, encontre ou invente um sistema de assinalar os artigos que são de interesse para uma leitura cuidadosa mais tarde. Algumas pessoas marcam as páginas com clips, dobrando-as, ou inserindo um pedaço de papel. Outros arrancam os artigos ou os xerocopiam, para arquivá-los em pastas de leituras ou dedicadas a vários assuntos de interesse. Qualquer que seja o método certifique-se de que você será capaz de localizar o artigo mais tarde, quando for lê-lo. Poucas coisas são tão exasperantes e produzem tanta perda de tempo como tentar lembrar, e procurar encontrar, onde lemos determinada coisa de que agora temos necessidade. Se você é daqueles que não têm coragem de arrancar as páginas dos artigos de suas revistas e não têm possibilidade de xerocopiar tudo que é de interesse, anote em um caderninho o assunto do artigo e a fonte, para referência posterior.

Em quinto lugar, é preciso ler os artigos de importância. Para tanto, o melhor momento é quando você está trabalhando em um projeto para o qual as informações contidas nos artigos são importantes. É nesse momento que eles provavelmente serão lidos com atenção e cuidado: quando você realmente precisa deles. Certifique-se, portanto, de que o sistema de arquivo que você montou permite localizar com rapidez e eficiência todos os artigos sobre determinado assunto que você marcou como interessantes, quando você tiver necessidade deles.

Alípio Silva Pereira é consultor organizacional da Leme Consultoria e Crescer Group – apereira@crescergroup.comqualipio@gmail.com

Normas comentadas

Confira quais as normas comentadas disponíveis. Elas oferecem mais facilidade para o entendimento e são muito mais fáceis de usar: http://www.target.com.br/portal_new/produtossolucoes/NBR/Comentadas.aspxNBR 14039Instalações elétricas de média tensão de 1,0 kV a 36,2 kV. Possui 140 páginas de comentários

NBR 5410Instalações elétricas de baixa tensão – Comentada – para windows, versão 2004

NBR ISO 9001 – COMENTADASistemas de gestão da qualidade – Requisitos

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