O que fazer com o excesso de interrupções

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tempo3Alípio Silva Pereira

A solução clássica ao problema da interrupção é o bloqueio, geralmente através de uma secretária competente e enérgica. Essa solução, porém, está ficando difícil de implantar, seja porque as empresas adotam uma política de porta aberta e livre acesso, seja porque adotam sistemas de “pools” de secretárias, exceto para seus executivos mais graduados. Nessas condições, torna-se difícil organizar o acesso ao local de trabalho de modo a diminuir as interrupções.

Diante disso, as alternativas que restam a quem não tem secretária nem pode fechar a porta são as seguintes, que tratam tanto de evitar interrupções como de diminuir seus danos, quando elas ocorrem. Para evitar interrupções, comunique cortesmente aos seus colegas e subordinados que você prefere trabalhar sem interrupções em determinados períodos e peça-lhes que, na medida do possível, respeitem sua privacidade. É preferível que o período seja fixo, todos os dias, durante o seu “horário nobre” (o período em que você é mais produtivo) — digamos das 8:30 às 11:30 h. Coloque-se à disposição deles em outros horários claramente anunciados. Ainda para evitar interrupções, fuja para a biblioteca ou sala de reuniões, caso existam e estejam disponíveis, a fim de trabalhar com sossego. Ou trabalhe em casa, se sua empresa o permitir e sua casa for mais tranqüila do que seu ambiente de trabalho.

E como lidar com as interrupções? Quando, a despeito de suas providências, você for interrompido durante seu horário de privacidade, ou mesmo em outra ocasião em que prefira não sê-lo, diga com franqueza a quem o interrompeu que você está fazendo algo importante e/ou urgente e que passará pela sala dele assim que terminar. Se não for nada importante, ele lhe dirá de pronto. Se for importante, você manterá maior controle sobre o momento de encerrar a conversa estando na sala da outra pessoa do que estando ela em sua sala.

Para o excesso de telefonemas, a solução clássica é o bloqueio, através de uma secretária competente. Caso você não tenha uma secretária própria, fica mais difícil, mas alguma filtragem de seus telefonemas pelo PABX pode ser viável. Se não for, e você tiver que atender seus telefonemas considere a possibilidade de instalar uma secretária eletrônica no seu telefone, caso isso não seja proibido pela empresa. Além disso, há várias medidas que podem ser adotadas para diminuir o problema, tanto em termos de diminuir o número de telefonemas como em termos de diminuir seus danos.

Procure limitar o número de telefonemas, usando ao máximo outras alternativas, como correio eletrônico (caso exista esse sistema em sua empresa). Ao telefone, uma conversa puxa a outra e, quando menos se percebe, se foram 15 minutos. Procure controlar a duração dos telefonemas, interrompendo os mais longos, se for preciso. Alegue que tem outro telefonema para atender, que seu chefe acaba de chamá-lo, ou, em última instância, desligue abruptamente, dando a impressão de que a linha caiu (a culpa vai cair na companhia telefônica, desde que você não faça isso mais de uma vez com a mesma pessoa…).

Quando você receber um telefonema que preferiria não ter atendido, diga que está extremamente ocupado e que chamará de volta assim que se desocupar. Quando você chama, você tem maior controle sobre a duração do telefonema. Se você recebe um telefonema sobre um assunto que poderia ser resolvido por um subordinado, diga que ligará de volta, e mande seu subordinado ligar em seu nome. A outra pessoa receberá o recado de que deve tratar desse assunto com o subordinado, principalmente se for bem atendida. Em situações extremas, em que não puder fugir de um telefonema longo e desinteressante, procure fazer mais alguma coisa ao mesmo tempo: ler uma revista, assinar papéis, atualizar sua agenda, cortar ou lixar as unhas, etc. Assim o tempo que você gastaria para fazer essas coisas compensa um pouco o tempo perdido com o telefonema desgastante.

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