Software de gestão melhora o sistema de documentação da Aperam

Normas comentadas

Fácil de utilizar, com explicações úteis e necessárias, ilustrações com tabelas e figuras, e comentários pertinentes, feitos por profissionais especializados, que participaram diretamente do desenvolvimento da norma técnica em questão, a versão comentada das normas é um grande diferencial para quem deseja obter o máximo dos requisitos e diretrizes da norma de forma rápida, ágil e econômica.

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aperamA Aperam foi criada a partir do desmembramento da divisão de Inox do grupo ArcelorMittal, em janeiro deste ano. É um player global em aços inoxidáveis, elétricos e especiais, com vendas em mais de 30 países e 11.000 empregados. Possui 30 escritórios de vendas em todo o mundo com suporte ao cliente e 19 Centros de Serviços, incluindo 10 plantas e instalações de transformação (incluindo Tubos). O negócio é organizado em três divisões: Aços Inoxidáveis & Elétricos; Serviços & Soluções; Ligados & Especiais (Specialties). Com sede mundial em Luxemburgo, a Aperam tem uma capacidade global para produzir 2,5 milhões de toneladas de aço bruto por ano, sendo 1,7 milhão de produtos acabados. No Brasil, é líder em nichos de alto valor agregado – ligados e especiais. A Aperam conta ainda com uma rede altamente integrada de distribuição, processamento e serviços e uma capacidade única de produzir aços inoxidáveis e especiais, usando biomassa (carvão vegetal) de forma competitiva. Sua rede industrial com seis plantas está concentrada no Brasil, Bélgica e França.

A planta industrial brasileira – agora rebatizada de Aperam South America – completou 67 anos de existência no Brasil em 2011, tendo sua origem na então Acesita. Trata-se da única produtora integrada de aços planos inoxidáveis e elétricos da América Latina. Líder no mercado brasileiro, com participação superior a 70%, a companhia também produz aços ao carbono especiais e exporta sua linha de produtos para cerca de 50 países. No Brasil, sua usina, localizada na cidade de Timóteo (MG), no Vale do Aço, a 200 km de Belo Horizonte, tem capacidade de produção de 860 mil toneladas anuais de aço líquido. Conta com 2,4 mil empregados e tem expertise exclusiva para produção de aços GNO (grão não orientado) e GO (grão orientado) para hidrelétricas e linha branca. Somente em 2011, a companhia concluiu investimentos de US$ 120 milhões em dois projetos operacionais: o uso de gás natural em substituição ao gás liquefeito de petróleo (GLP) e a a conversão do alto-forno 2, responsável por dois terços da produção, para a utilização de carvão vegetal. Nele, foram investidos cerca de US$ 95 milhões.

Para controlar toda a documentação do sistema de gestão do seu processo produtivo, a empresa utilizava o software DocNIX for Lotus Notes – Módulo Gestão de Documentos, do Grupo Multidata, que apóia a gestão da documentação em toda a empresa, sendo possível ao gestor organizar por área emitente e por núcleo de documentação. Com a ferramenta, era feito o gerenciamento visual da situação dos procedimentos, apresentando os documentos de referência, realizando o controle de mais de 3.000 procedimentos, 883 registros da Qualidade vigentes e similar quantidade de formulários vigentes, além de emitir relatórios e gráficos gerenciais. Conforme revela a assistente técnica da Gerência da Melhoria Contínua e Qualidade, Márcia Miranda de Assis, depois de algum tempo de uso dessa versão do software, a Aperam optou pela migração para o DocNIX Blue, nova versão do software DocNIX em plataforma Java com banco de dados. A decisão pela migração partiu de um alinhamento tecnológico idealizado pela área de Tecnologia da Informação da Aperam em abandonar a suíte do Lotus Domino, que hospedava o sistema DocNIX Notes e, em contrapartida, o usuário já clamava por uma funcionalidade mais próxima da modernidade dos sistemas atuais. “A versão do nosso sistema estava defasada, pois era uma das primeiras versões do DocNIX. Partimos então, para o ambiente web com a nova versão do software o DocNIX Blue, módulo Gestão de Documentos (MaxDOC) e estamos com uma ferramenta excelente para os nossos propósitos”, acrescenta.

Inicialmente, o sistema DocNIX foi adquirido para eliminar a geração de cópias controladas de procedimentos corporativos e, consequentemente, a eliminação de cópias obsoletas no local de trabalho. Os procedimentos corporativos são elaborados pelos processos transversais e, geralmente, são aplicáveis aos demais processos. Para que toda a informação necessária à execução dos processos alcançasse a todos, era necessário gerar mais de 80 cópias controladas dos procedimentos e carimbar todas as páginas com os dizeres Cópia Controlada – Reprodução Proibida. Além do enorme trabalho e controle, raramente conseguíamos recuperar todas as cópias distribuídas e sempre ficava uma cópia perdida para ser apresentada indevidamente em auditorias internas e externas, gerando não conformidades. Dessa forma, o uso do docNix contribuiu significativamente para a modernização e simplificação do processo de geração e controle dos documentos da empresa. “Podemos citar que tivemos economia em reprodução de cópias de procedimentos, eliminação de papel e de mão de obra que era necessária para gerar e manter os arquivos da documentação. Além disso, sob o foco da TI, conseguimos a redução dos custos com a manutenção das licenças do Lotus Notes e este projeto, foi o pontapé inicial dado pela área de Tecnologia da informação para a eliminação do ambiente Lotus Domino”, explica.

Em consequência, com a migração as expectativas da empresa foram atingidas, pois está com um sistema mais ágil, com alta disponibilidade e com a flexibilidade do acesso via web. “Contando sempre com o apoio da área de Tecnologia da Informação, nossa equipe da área de Qualidade, sempre vislumbrou a melhoria contínua do processo, por meio de mais facilidade no acesso, opções de controle e gerenciamento, simplicidade e interatividade no manuseio. Todas as expectativas foram atingidas. As dúvidas existentes são sanadas pela equipe de Suporte ao Cliente da Multidata e quando identificamos algum ponto de melhoria, esse é encaminhado à equipe de Desenvolvimento para análise. De forma direta, o projeto atingiu aproximadamente 900 empregados, que são os editores, revisores, aprovadores e os auditores internos, porém, indiretamente, todo o efetivo da empresa foi beneficiado e hoje, do presidente ao operador podem acessar ou disponibilizar procedimentos no sistema”, complementa Márcia.

Jose Augusto Rodrigues da Silva, arquiteto de Negócios de TI da Aperam, ressalta ainda que a Multidata realizou a migração de 8.660 procedimentos, o que foi uma operação complexa, devida ao alto nível de detalhes encontrados nos documentos. “Não registramos reclamações de nossos usuários finais em relação à perda de dados por problemas na migração. O cronograma estabelecido foi cumprido satisfatoriamente. O sistema docNIX for Notes passou por um período de congelamento necessário para a migração de todos os procedimentos e para a preparação da nova estrutura de TI para o ambiente web, realizado pela equipe de Tecnologia da Informação da Aperam. A Multidata nos apoiou no treinamento e na operação assistida após à implantação. Essa parceria é importante e sabemos disto, pois estamos juntos há 14 anos. A Multidata é uma grande parceira, esteve sempre presente antes, durante e após a liberação do sistema”, assegura José Augusto.

Márcia Miranda conta que a aceitação por parte dos usuários do docNIX Blue foi muito boa, já que o sistema é muito prático, amigável e provê acesso muito tranquilo para quem o acessa. “Quando alguém tenta reclamar sobre o funcionamento do sistema, informando que o mesmo não está permitindo acesso, logo falo: esse sistema não tem variação… ou você tem permissão ou não tem. Na maioria das vezes, o usuário está tentando acessar uma opção que ele ainda não tem permissão de acesso ou alguma variável em sua estação de trabalho foi modificada. Isso demonstra que o sistema possui uma estrutura robusta de segurança. Importante dizer que foram muitos os benefícios percebidos. O sistema, da forma que foi concebido, permite que vários usuários de todas as plantas fabris da Aperam possam utilizá-lo. Além disso, o sistema permite a cada planta da empresa, ter uma estrutura de documentos baseados no mesmo servidor. Podemos listar outros benefícios como a reorganização dos documentos (procedimentos, registros e formulários) quando houver mudança na estrutura organizacional da empresa”.

A assistente técnica conta, ainda, que hoje apenas houve uma alteração em relação à área emitente, processo e o autor, sem que haja a necessidade de obsoletá-lo e, automaticamente, o documento se enquadra na nova estrutura desejada. “Outros benefícios notados foram o acompanhamento dos procedimentos vencidos ou a vencer – esta funcionalidade que utiliza o farol auxilia na visualização e na gestão do controle de documentos, pois o emitente é notificado sempre que o procedimento se enquadra nos padrões de alerta do sistema; o aumento da segurança – atualmente o novo sistema aumentou a segurança para o controle dos documentos e melhorou o controle de acesso dos usuários, estando o ambiente integrado com o diretório da rede corporativa; a edição e visualização dos procedimentos – com o novo sistema a edição passou a ser realizada via editor de texto MS Word, o que facilitou muito o nosso dia a dia, como também, a visualização por meio do adobe, que trouxe mais segurança; a interligação de Informações – o novo sistema trouxe uma facilidade para interligar todos os documentos de referência do procedimento (registro, formulário e outros anexos); e o fluxo de aprovação – workflow permite a elaboração, revisão, aprovação e todas as etapas da gestão dos documentos no ambiente corporativo, trazendo organização para o processo”, diz.

Ela ressalta que a migração ocorreu às vésperas de uma auditoria externa, o que significou assumir riscos e alguma margem de erros. “Apesar disso, conforme o padrão da empresa, num projeto como esse deve ser estabelecido um controle de experiência – procedimento transitório que define as diretrizes necessárias para garantir os controles requeridos, nesse caso, o controle dos documentos da empresa. Antes do congelamento do sistema DocNIX, os empregados envolvidos foram capacitados nesse novo procedimento que permitia a geração e controle dos documentos em outra mídia e, mesmo tendo duas formas de trabalhar a empresa estava em conformidade. Por este motivo, a auditoria externa transcorreu com tranquilidade e nenhum problema foi detectado com relação a geração e controle de documentos”.

Por fim, a assistente informa que houve mais desafios solucionados com a agilidade de atendimento das equipes técnicas da Multidata em ação conjunta com a TI da Aperam, como a organização das telas de visualização dos documentos, o cadastro dos usuários por atribuição de acesso, as tabelas administrativas e o próprio treinamento dos usuários. “As equipes de TI da Aperam e da Multidata trabalharam com uma boa sintonia, que permitiu o desenvolvimento do projeto de forma harmoniosa e profissional. Igualmente, ocorreu uma experiência de relacionamento com os colaboradores da Aperam de unidades localizadas fora do Brasil (como Bélgica, Luxemburgo e França) no processo de auditoria externa, o que trouxe um ganho a partir da gestão do Sistema de Gestão Integrado da Aperam, usando o software DocNIX Blue. Essa colaboração da equipe Aperam gerou elogios à ferramenta docNix Blue utilizada naquele processo. Isso ficou evidenciado na Auditoria de Segurança realizada em abril de 2011, por representantes do Grupo da Aperam vindos da Europa, quando foi feito um diagnóstico da implementação da OHSAS 18001 e obtivemos nota máxima nos itens 4.4.5 – Controle de Documentos e 4.5.4 Controle de Registros devido à facilidade para acessar os documentos quando requeridos e a segurança para elaboração, revisão e geração das cópias controladas dos procedimentos”, arremata Márcia Miranda.

Segundo o diretor da Multidata, Adalberto de Queiroz, ao optar pelo uso do sistema DocNix Blue, os clientes têm obtido rapidamente vários benefícios práticos para o seu dia a dia como gestores de Sistemas de Gestão Integrada, desde a questão documental, passando pela gestão das auditorias, das não conformidades, registros, etc. “No entanto, o mais importante para nós, como fornecedores de software, é estar atento às demandas e apoiar nossos clientes com dedicação e profissionalismo para que eles tenham tranquilidade, do ponto de vista da tecnologia, e assim possam dedicarem-se mais aos seus negócios”, finaliza Queiroz.

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