Procedimentos que pegam e os que não pegam

NORMAS COMENTADAS

Fácil de utilizar, com explicações úteis e necessárias, ilustrações com tabelas e figuras, e comentários pertinentes, feitos por profissionais especializados, que participaram diretamente do desenvolvimento da norma técnica em questão, a versão comentada das normas é um grande diferencial para quem deseja obter o máximo dos requisitos e diretrizes da norma de forma rápida, ágil e econômica.

R$ 706,20

R$ 605,00

R$ 349,36

procedimentosAlgumas pessoas estão falando e escrevendo sobre a norma ISO 9001:2015. Que coisa! Isso é uma grande bobagem na opinião de uma pessoa que escreve há muitos anos sobre qualidade. No Brasil, a versão de 2008 ainda é muito mal implementada. Veja que interessante: assisti uma cena esses dias bastante didática sobre a ISO 9001. Estava em uma empresa na sala do Representante da Direção (RD) e coordenador da implementação do programa de qualidade, quando entrou um funcionário e disparou que ele não iria conseguir fazer uma determinada função conforme estava escrito no procedimento e o que ele deveria fazer. O RD rapidamente respondeu que se essa era a realidade não se poderia fazer nada e o negócio era fazer o que tem que ser feito, ainda que não exatamente como está no escrito no procedimento, deu para entender. O funcionário saiu da sala e eu sai dalí com a nítida sensação de que aquela empresa não tinha um programa de qualidade, pois um dos seus pilares, a documentação, estava morta. Isso parece aquela história no Brasil de leis que pegam e as que não pegam.

Enfim, o manual de procedimentos é a sistematização de todos os procedimentos operacionais de uma organização e essa coletânea é de responsabilidade da diretoria ou pessoa por ela designada e deverá estar completa, atualizada e revisada por pessoa capaz. As organizações, numa visão mais ampla de atividade, tornaram a padronização de seus serviços e produtos como ponto primordial para conquista de novos clientes e sua perpetuação no mercado. O procedimento operacional, seja técnico ou gerencial, é a base para garantia da padronização de todas as tarefas e assim garantirem a seus usuários um serviço ou produto livre de variações indesejáveis na sua qualidade final.

Segundo o dicionário, procedimento (s.m): conduta; comportamento, maneira de agir: ter procedimento correto. Direito: forma estabelecida pela lei para se encaminharem as causas em juízo. Dessa fornma, a padronização de processos nasceu logo após a revolução industrial com o início da mecanização dos processos industriais, saindo assim da forma artesanal predominante até o momento. No início do século houve um exemplo claro da busca pela padronização diante da produção dos carros da Ford, onde a linha de produção só fabricava carros da cor preta. Acontece que esta forma de padronização tem seu foco no processo, é claro que para a administração da indústria automobilística a idéia de se produzir carros de apenas uma cor é vista com bons olhos. Porém, para o usuário, a falta de opções não seria de sua satisfação.

Como hoje, vive-se num mercado extremamente competitivo, a satisfação e a qualidade andam juntas e não há mais espaços para produtos padronizados sem a satisfação de seus clientes. Com isso, há atualmente uma padronização de produtos e serviços com foco no cliente, seus interesses e desejos de satisfação têm caráter prioritário. Não se deve mumificar uma organização para dentro, de forma a cortar sua capacidade de interagir com seus clientes e captar suas necessidades e desejos. Assim, transcrever as tarefas rotineiras que todos executam mecanicamente para uma folha de papel nem sempre é uma tarefa fácil, talvez seja um pouco cansativa, mas devem ser tomados alguns cuidados.

Nunca copie procedimentos de livros ou de outras organizações, pois existem particularidades que só uma empresa tem e isso é de fácil percepção por parte da coordenação ou ainda por ação de auditores, nem tão experientes. A pessoa que executa a tarefa é quem deve escrever o procedimento, ele é o dono do processo. Existe ainda um caráter psicológico que faz com que o funcionário se sinta parte integrante do Sistema da Qualidade e que as diretrizes desse sistema não sejam uma imposição da alta administração. O funcionário deve estar familiarizado com fatores que influenciam seu processo de trabalho, aplicação e interpretação de seus controles internos e externos, e a manutenção e a operação de equipamentos de sua área. Ou seja, este funcionário tem que ser treinado, habilitado e qualificado para a execução de sua tarefa.

Sendo assim, escreva o que você faz e faça o que está escrito. Devem ser feitas constantes análises críticas (pelo menos uma vez por ano) sobre a aplicabilidade dos procedimentos e se eles ainda estão sendo seguidos. A linguagem utilizada no procedimento deverá estar em consonância com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, devendo ser dada a preferência para uma linguagem simples e objetiva. O seu conteúdo, assim como sua aplicação, deverá ter o completo entendimento e familiarização por parte dos funcionários que tenham participação direta e/ou indireta na qualidade final daquele trabalho. Normalmente a ingerência de supervisores, coordenadores e diretores neste ponto é uma das causa de ineficiência na implantação de um Sistema da Qualidade.

No item 4.2 Requisitos de documentacão

4.2.1 Generalidades

A documentação do sistema de gestão da qualidade deve incluir

a) declarações documentadas de uma política da qualidade e dos objetivos da qualidade,

b) um manual da qualidade,

c) procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma, e

d) documentos, incluindo registros, determinados pela organização como necessários para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos.

NOTA 1 Onde o termo “procedimento documentado” aparecer nesta Norma, significa que o procedimento é estabelecido, documentado, impiementado e mantido, Um único documento pode cobrir os requisitos para um ou mais procedimentos. Um requisito para um procedimento documentado pode ser coberto por mais de um documento.

NOTA2 A abrangência da documentação do sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido

a) ao porte da organização e ao tipo de atividades,

b) a complexidade dos processos e suas interadões, e

c) a competência do pessoal

NOTA 3 A documentação pode estar em qualquer forma ou tipo de meio de comunicação.

4.2.2 Manual da qualidade

A organização deve estabelecer e manter um manual da qualidade que inclua

a) o escopo do sistema de gestão da qualidade, incluindo detalhes e justificativas para quaisquer exclusões (ver 1.29,

b) os procedimentos documentados estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade, ou referência a eles, e

c) uma descrição da interação entre os processos do sistema de gestão da qualidade,

4.2.3 Controle de documentos

Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados, Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4.

Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para

a) aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão,

b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos,

c) assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas,

d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso,

e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis,

f) assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização como necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade sejam identificados e que sua distribuição seja controlada, e

g) evitar o uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito.

Siga o blog no TWITTER

Mais notícias, artigos e informações sobre qualidade, meio ambiente, normalização e metrologia.

Linkedin: http://br.linkedin.com/pub/hayrton-prado/2/740/27a

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão /  Alterar )

Google photo

Está a comentar usando a sua conta Google Terminar Sessão /  Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão /  Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão /  Alterar )

Connecting to %s

%d bloggers like this: