Comunicação empresarial

itamonteEstive ontem na Val-Bags, em Itamonte (MG), o dia todo, fazendo uma palestra sobre comunicação empresarial. A empresa fabrica e comercializa sacolas camisetas, bobinas picotadas e sacos para lixo. Essa unidade foi inaugurada em 2005 e faz parte do grupo Valgroup que atua há mais de 30 anos na transformação e comercialização de produtos plásticos. Sua primeira empresa foi a Valplast, que se localizava em Lorena (SP), e hoje o grupo tem uma capacidade de transformação de mais de 270.000 t de resina/ano e possui unidades fabris em quatro países. A Val-Bags tem certificação ISO 9001 e uma avaliação de conformidade para o seu produto sacola tipo camiseta, concedidos pela ABNT Certificadora.

O grande problema, na maioria das empresas, em relação à comunicação interna, é que ela se baseia em elementos centrais da cultura administrativa que se transformam na percepção de como fazer, com que métodos, de que modo e sob a orientação de quais valores. Considera-se boa à comunicação em uma empresa, quando se define objetivos claros, busca recursos humanos adequados às tarefas a serem executadas, empenha-se na motivação das pessoas, sabe buscar e compartilhar as estratégias mais adequadas para atingir os fins visados e, ainda, avalia e divide resultados. Contudo, para fazer tudo isso não é simples, quando se trata de administrar a comunicação interna. Existem muitas dificuldades, porque implica a gestão de pessoas, de processos e de resultados, o que impõe muitos obstáculos.

Nas grandes empresas, não há muita preocupação com os relacionamentos internos, que têm como complicador o fato de ele não ser composto por grupos homogêneos. Eles dividem-se em vários segmentos com características e objetivos, se não divergentes, no mínimo diferentes. Há grande diversidade de linguagem, de filosofia, de idade, de nível de escolaridade, de competências e de valores. Nessa diversidade residem os muitos entraves de relacionamento entre os níveis ascendente, descendente e horizontal. O modo de planejar e administrar a comunicação interna está diretamente ligado ao poder de ação e de decisão dos gestores para as questões que dizem respeito à comunicação.

Enfim, a capacidade de gestão das dificuldades implica apostar em objetivos não vislumbrados e aproveitar, inclusive, as diferenças. Nessas circunstâncias, a tarefa do gestor não é fácil. Implica romper com isolamento de indivíduos e de grupos, com a desconfiança nos seus propósitos. São grandes as dificuldades na criação de ações que sejam efetivas para os não cumpridores de sua obrigação de se comunicar, em vencer as resistências internas, principalmente dos insatisfeitos que são pessoas que não estão naturalmente desencantados, mas estão irritados, bravos e profundamente ofendidos, no momento em que se entendem preteridos nas decisões que influenciam suas vidas. As empresas estão vivenciando momentos de insatisfação generalizada, em todos os níveis e serviços. Insatisfação com as políticas salariais adotadas, com os critérios de avaliação implantados, com a perda do sentimento de pertença e tantos outros. Exercitar o diálogo e direcioná-lo para o alcance da satisfação com o trabalho, com a convivência interna e com outros anseios são desafios dos gestores no plano interno.

As necessidades e as respostas estão centradas nos níveis hierárquicos inferiores, mas são os dirigentes que habitualmente traçam as políticas e, em realidade, lideram as mudanças. Assim, crê-se que a eficaz gestão dos processos comunicativos internos é possível. Pode-se alcançar uma eficácia com a concessão de determinados acordos, compromissos e consensos, o que pode favorecer, ao menos, um sentimento de compreensão, de aceitação. Hoje, para garantir o sucesso de qualquer empreendimento, cada vez mais, funcionários precisam ser enxergados como sócios do negócio, contribuindo para o crescimento das corporações e compartilhando resultados. Além de produtos e serviços de qualidade e preços justos e competitivos, as corporações têm de apresentar valores éticos. Por isso a necessidade de se preocupar com a comunicação interna dentro da empresa, porque no meio, bem no centro, está o cliente que no fundo paga as contas e os salários. Ou seja, para a comunicação fluir dentro e fora da empresa, precisa haver comprometimento dos funcionários. Sem isso, as coisas se complicam.

PROJETO DE COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA

A comunicação interna e externa precisa ser entendida como um esforço de uma organização para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, em direção aos diferentes públicos internos e externos, e entre os próprios elementos que os integram. Ela não se restringe à chamada comunicação descendente, aquela que flui da direção para os empregados, mas inclui, obrigatoriamente, a comunicação horizontal entre os segmentos do público interno e a comunicação ascendente que estabelece o feedback e instaura uma efetiva comunicação. Nas organizações em que se pratica apenas a comunicação descendente, talvez nem seja apropriado falar em comunicação, porque, como um processo, ela precisa realizar-se nos dois sentidos. Além disso, para ser exteriorizada, ou seja para virar uma comunicação externa, precisa ser alinhada à gestão do conhecimento ou knowledge management que, quando baseada na informação, é um bem dinâmico que possui um valor associado. Toda informação possui um ciclo de vida desde o instante em foi gerada, passando por sua organização, armazenamento, distribuição e utilização, até o instante no qual, eventualmente, perde seu valor e pode ser descartada, quando então se finaliza ciclo. Um fator crítico para o sucesso de empresas é sua habilidade de manipular e utilizar todo artefato de informação disponível.

Há um diferencial de gestão que é alcançado quando os gestores de uma empresa dispõem de mecanismos de acesso a qualquer artefato de informação de maneira contínua e customizada num curto intervalo de tempo, assegurando o uso efetivo de informações pertinentes a web organizacional (sistemas de informação na intranet da organização) e web global. Além disso, a instituição pode prover diferentes níveis de acesso e visibilidade às informações, dependendo das necessidades do usuário e em conformidade com a hierarquia de acesso à informação. Deve ser salientado que a capacidade de compartilhar o entendimento ou consciência, criar conhecimento promovendo a aprendizagem organizacional, e prover suporte à colaboração permite transformar informação em vantagem operacional para empresa num mercado competitivo. Nesse sentido, há uma constante preocupação em transformar dados em informação e conhecimento de modo a promover um entendimento ou consciência geral de qualquer organização.

Não há dúvida nenhuma de que a comunicação interna, no Brasil, tem sido relegada a um segundo plano no planejamento estratégico das empresas, órgãos ou entidades. Isso ocorre porque falta aos empresários e executivos a consciência de que a comunicação transparente, ágil, democrática e participativa é vital para o desenvolvimento e a sobrevivência das organizações. Ao se analisar o assunto da perspectiva das lideranças, há algumas justificativas para os problemas de comunicação: excesso de informação; falta de envolvimento e participação das pessoas; falhas na comunicação; inconsistência das mensagens; pouco de trabalho em equipe; dificuldade em personalizar as mensagens para os diferentes níveis de funcionários; e integração da comunicação no processo de planejamento da empresa. Há que se entender que as mensagens dentro de uma empresa caminham em quatro direções: para baixo, para cima, horizontal e diagonalmente. A comunicação descendente, que viaja para baixo é aquela que parte do superior da empresa para os subordinados – envolve os relatórios administrativos, manuais de políticas e procedimentos, jornais internos, e-news, cartas e circulares, relatórios escritos sobre desempenho, manuais de empregados, etc. O tipo de comunicação mais adequado aos subordinados é aquela que leva mais informações; não apresenta controvérsias e cujo propósito é mais informativo do que persuasivo.

A comunicação ascendente ocorre para cima, do subordinado para o superior. Envolve os memorandos escritos, relatórios, reuniões de equipe, planejadas, conversas informais com o superior, etc. Apresenta propósito informativo e auxilia na tomada de decisão. A horizontal é o envio de informações entre funcionários do mesmo nível organizacional. A diagonal é a transmissão de mensagem de níveis organizacionais mais altos ou mais baixos em diferentes departamentos, demonstrando maior dinamismo no que se refere às decisões da comunicação. Além disso, existem os canais informais de comunicação que representam a rede de comunicação, não oficial que complementa os canais formais: o corredor e os encontros casuais. O primeiro é um meio de transmissão de boatos e até mesmo pode criar problemas. Boatos falsos podem ser prejudiciais à moral e à produtividade da empresa. Reuniões com empregados para discutir o boato é a melhor forma de evitar que eles comprometam a imagem dos funcionários. Os encontros casuais acontecem entre os superiores e empregados, e podem representar um canal de informação eficiente. Além das reuniões formais, muitas informações valiosas podem ser coletadas nesses encontros casuais. Uma diretoria, preocupada com a comunicação interna, pode utilizar desses canais para coletar informações que ajudem na tomada de decisões importantes. Importante é as pessoas entenderem que qualquer tipo de comunicação envolve comunicador, mensagem e destinatário. O processo envolve no mínimo duas pessoas ou grupos: remetente (fonte) e o destino (recebedor),, ou seja, o que envia a documentação e o que recebe. O seu conteúdo é geralmente uma mensagem e o seu objetivo é a compreensão por parte de quem recebe. A comunicação só ocorre quando o destino (quem a recebe) a compreende ou a interpreta. Se a mensagem não chega ao destino à comunicação não acontece.

Enfim, as organizações, de um modo geral, tendem a passar por uma integração cada vez maior de sua equipe de colaboradores e clientes. Nesse sentido pode-se destacar o fato de que as relações estão mais abertas e transparentes, o contato é melhor direcionado, o acesso à informação está mais facilitado, há maior convivência entre pessoas diferentes e a primordial busca constante pela motivação. Todo e qualquer tipo de agregação de valor em produtos e/ou serviços ofertados, passa primeiramente pela estrutura de pessoas que atuam nas organizações, e o que se deseja é transmitir uma boa imagem ao mercado. Os meios utilizados pelas empresas para comunicar eficiência ao público externo (consumidores), aliado ao trabalho do endomarketing é uma das estratégias que visam a potencialização de estímulos dos colaboradores no aumento de seu comprometimento com as atividades que desenvolvem e com o público em geral. E como fazer para que a organização busque transmitir para todos os públicos, sendo eles interno e externo uma imagem de credibilidade, envolvimento e comprometimento, conduzindo estes públicos a ideia de que a empresa está adotando medidas para fortalecer o relacionamento e o crescimento tanto dos colaboradores quanto de seus consumidores?O principal benefício de uma eficiente comunicação interna e externa é o fortalecimento entre ambas e a construção de relacionamentos sólidos, compartilhando os objetivos da empresa e fortalecendo estas relações, visando à satisfação de todos os envolvidos.

FORMA DE ATUAÇÃO

1) DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

Diagnóstico da comunicação que permitirá o levantamento de dados originários da conduta administrativa, o questionamento dos procedimentos em voga e contribui na compreensão, análise e proposição de alternativas de comunicação capazes de alterar os relacionamentos hierárquicos estabelecidos e de transformar as ações e os procedimentos adotados. As estratégias de comunicação estão diretamente ligadas à capacidade de gestão das dificuldades, ao modo de planejar e ao lugar ocupado pela comunicação e seus profissionais nas empresas. Um bom plano de comunicação deve conter a definição do público-alvo a ser atingido, deve deixar bem claro qual o posicionamento da empresa, ou seja, a identidade e a imagem que se pretende passar, além de elaborar formas de firmar a marca perante o mercado. Tudo isso contribui para um melhor entendimento entre o público interno com o externo. Esse processo permitirá o levantamento de dados originários da conduta administrativa, o questionamento dos procedimentos em voga e contribui na compreensão, análise e proposição de alternativas de comunicação capazes de alterar os relacionamentos hierárquicos estabelecidos e de transformar as ações e os procedimentos adotados. As estratégias de comunicação estão diretamente ligadas à capacidade de gestão das dificuldades, ao modo de planejar e ao lugar ocupado pela comunicação e seus profissionais nas empresas. Um bom plano de comunicação deve conter a definição do público-alvo a ser atingido, deve deixar bem claro qual o posicionamento da empresa, ou seja, a identidade e a imagem que se pretende passar, além de elaborar formas de firmar a marca perante o mercado. Tudo isso contribui para o melhor entendimento do público interno como o externo e obter maior aceitação das atividades da organização.

2) PALESTRA IN COMPANY: COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA

Síntese e metodologia

– Os conceitos da comunicação empresarial

– Os ruídos de comunicação

– Casos práticos e soluções

– Apresentação de slides ilustrativos, interação com os participantes, dinamismo e relatos vivenciais do palestrante.

3) RELATÓRIO FINAL

Será entregue, depois de alguns dias e após uma reunião com os responsáveis pela comunicação na empresa, um relatório analisando os pontos fortes e fracos da comunicação da empresa, mostrando como o público interno e externo podem se entender para se obter uma maior aceitação das atividades da organização. Principalmente usando a internet.

CUSTOS PARA A EMPRESA

R$ 2.500,00 (num raio de 200 km da capital de São Paulo)

11) 9105-5304

hayrton@uol.com.br
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2 Respostas

  1. Olá Hayrton! O Pessoal aqui na Val-Bags gostou muito da sua palestra, e o mais importante já conseguimos bons resultados, pois todos estão atentos quanto ao tema comunicação.
    Aproveito para lhe agradecer mais uma vez pela disposição em nos atender, pelos livros brindes, e pelo material que me enviou.
    Abraços,
    Jesiel Vituriano.

    • Caro Jesiel: eu que estou agradecido da forma que fui recebido nessa empresa. Foi um prazer conhecer pessoas tão gentis e simpáticas. Estou sempre às ordens. Abraços.
      Hayrton

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