O 5S ainda é tratado pela maioria das empresas como um Programa de Ordem e Limpeza, cujo objetivo é mais o estético que o funcional. Muitas vezes ele é priorizado para demonstrar aos altos escalões e aos clientes que a empresa é “organizada”, quando na verdade o 5S deveria ser praticado como atividades básicas para obtenção de resultados de performance. Em todos os 9 livros escritos pelo Consultor Haroldo Ribeiro, o primeiro autor brasileiro sobre 5S, o foco tem sido apresentar uma metodologia para que a empresa forme a cultura do 5S ao longo do tempo. Isto só é possível através de um plano de continuidade após a implantação do Programa motivado por resultados para a empresa e para seus colaboradores. A tabela 1 apresenta de maneira resumida estes resultados.
Não há como uma empresa implantar qualquer sistema de gestão sem ter o 5S como uma base física e comportamental. As empresas que implantam Qualidade Total, Lean Manufacturing, TPM, WCM ou sistemas próprios, não têm alternativas diferentes do 5S para que todas as outras ferramentas sejam utilizadas na sua essência. Porém, a grande maioria diminui a sua prioridade com o 5S após obter os primeiros resultados, que são mais impactantes e poucos sólidos. O resultado é que o nível do 5S nas empresas fica alternando ao longo dos anos, com diversos “Dias D” e repetidas tentativas de implantação ou revitalização. A estatística atual é que apenas 20% das empresas continuam com o Programa 5S ativo três anos após a sua implantação. Somente 2% conseguem implementá-lo de maneira sistemática. Algumas, sem entender a metodologia de implantação e os fatores e sucesso e de fracasso, partem para alternativas “milagrosas” como aumentar, tais como: cada vez mais o fortalecimento das auditorias; promoção de auditorias surpresas; revisão dos critérios de avaliação; criação de outra sigla para o Programa; aumento da quantidade de “S” (6S, 7S, 8S, 9S e até 10S).
Na prática, o 5S só fará parte da cultura de uma empresa quando o número 1 e cada nível hierárquico, perceberem que a prática promove benefícios concretos. Resultados estéticos são insuficientes para motivá-los a manter os esforços pessoais e financeiros por tanto tempo.
Os 5S japoneses |
Significados do 5S |
Resultados para a Empresa |
Resultados para os Colaboradores |
SEIRI |
Senso de Utilização |
|
|
SEITON |
Senso de Ordenação |
|
|
SEISO |
Senso de Limpeza |
|
|
SEIKETSU |
Senso de Saúde, Higiene e Padronização |
|
|
SHITSUKE |
Senso de Autodisciplina |
|
|
Tabela 1 – Principais resultados do 5S para a empresa e para os colaboradores
A tabela 2 apresenta uma estatística levantada entre 1995 e 2006 entre empresas de médio e grande portes no Brasil (90% da amostra), Argentina, Chile, Venezuela, Costa Rica e Bolívia, na implantação do 5S.
Informações |
Principais resultados estatísticos |
Comentários |
Iniciativa da Implantação |
|
|
Foco da Implantação |
80% – Associação do 5S com outras ferramentas gerenciais |
Ranking
|
Tentativa de implantação |
|
Não foi levantado o tempo de cada implantação, pois na maioria o 5S ficou estagnado (não obrigatoriamente deixou de existir) |
Motivo da Repetição (2 ou 3 vezes) |
|
Outros motivos* (ranking)
|
Padrão de 5S atingido |
|
|
Resultados |
95% – Não calculam efeitos do 5S nos resultados de indicadores de performance* |
*As empresas informaram que é alto o nível de complexidade para isolar os efeitos do 5S das outras ferramentas gerenciais. As empresas que informaram que fazem o cálculo (5%), não precisaram a fórmula A maioria infromou que, apesar de não fazer o cálculo, reconhecem os efeitos |
Premiação |
|
No cruzamento de informações não há inter-relação entre a existência de Premiação e o Sucesso do 5S |
Reconhecimento |
|
*Outros (ranking)
|
Tabela 2 – Alguns dados estatísticos sobre o 5S em algumas empresas amostradas
Inicialmente é bom analisar de que forma as lideranças da empresa são envolvidas para a implantação do 5S. Normalmente o nível de informação e a estratégia utilizada são inadequados. O que realmente é o 5S? Qual a metodologia de implantação? Qual a relação de seus benefícios com os indicadores de performance? Qual o papel de cada nível de liderança para a condução do 5S em seus vários estágios? As respostas à estas questões não são devidamente apresentadas no inicio e até mesmo ao logo da implantação. Desta forma, fica injustamente sob responsabilidade do Comitê e dos Auditores de 5S a incumbência de conduzir o 5S nos ambientes de trabalho. Delegar responsabilidades para estruturas paralelas à estrutura orgânica da empresa tem sido a “armadilha” dos diversos processos participativos. De maneira resumida, seguem as respostas para os problemas citados acima:
Qual a visão que as Lideranças têm do 5S?
A tabela 3 apresenta de maneira resumida a visão da maioria das lideranças e a visão que seria a recomendada.
Nível de Lideranças |
Visão Superficial |
Visão proposta |
Direção e Gerências |
|
|
Média Gerência |
|
|
Tabela 3 – Comparação entre a visão normal das lideranças e a visão ideal para o 5S
Qual a metodologia de implantação do 5S?
Dentre as várias metodologias utilizadas pelas empresas a que tem apresentado melhores resultados segue a seqüência abaixo:
- Sensibilização das Pessoas Estratégicas
- Formação e Capacitação de Gestor e Comitê de 5S
- Elaboração do plano de implantação com ações de Treinamentos, Divulgação, padronização e auditorias
- Treinamentos de todos os níveis e pessoas, dando ênfase aos 3 primeiros “S”
- Realização do Dia D (Descarte)
- Mapeamento de áreas e responsáveis
- Capacitação de Auditores
- Auditorias de 3S em área mapeada (bimestral ou trimestral)
- Elaboração de Planos de Ação de cada área
- Execução das atividades previstas
- Repetição das atividades de 8 a 10 até que o padrão de 3S atinja 90%
- Treinamentos de todos os níveis e pessoas, dando ênfase aos 2 últimos “S”
- Auditorias de 5S em área mapeada (trimestral)
- Elaboração de Planos de Ação de cada área
- Execução das atividades previstas
- Repetição das atividades de 13 a 15 até que o padrão de 5S atinja 90%
- Auditorias de 5S em área mapeada (semestral)
- Repetição das atividades de 14 e 15
Qual a relação dos benefícios do 5S com os indicadores de performance?
A tabela 4 apresenta o nível de relação entre os benefícios do 5S e alguns indicadores utilizados por várias empresas para gerenciar os seus processos (X – Forte Relação ; O – Boa relação).
Benefícios do 5S |
Custos |
Otimização do Tempo |
Segurança |
Qualidade |
Confiabilidade dos equipamentos |
Certificações |
Redução do Desperdício |
X |
X |
ISO 14001 |
|||
Organização dos recursos |
O |
X |
X |
X |
Todas |
|
Limpeza com postura de Inspeção |
X |
X |
O |
X |
Todas |
|
Higiene e Saúde |
X |
X |
O |
OSHAS/ISO 18001 |
||
Autodisciplina |
X |
X |
X |
X |
X |
Todas |
Tabela 4 – Principais relações entre benefícios de 5S e Indicadores de Performance
Além disto, o 5S é uma base física e comportamental para a Qualidade Total, o TPM, Lean Manufacturing e diversas ferramentas e filosofias gerenciais (Six Sigma, CCQ, CEP, Kaizen, Análise do Valor, etc.).
Qual o papel das lideranças com o 5S?
Este papel depende do nível hierárquico que cada liderança ocupa. À medida que baixamos o nível de hierarquia o tempo dedicado é maior e as atividades passam de um nível de verificação para um nível de controle. A tabela 5 apresenta as principais atividades.
Nível de Hierarquia |
Atividade |
Freqüência/Tempo |
Direção |
1. Reunião com Gestor para análise dos resultados das auditorias 2. Plant-Tour com Gestor e Gerente da área escolhida (aproveitar com Visitas focadas em Segurança – “Safe-tour”) |
1.Trimestral/1 hora 2. Depende da freqüência da visita de Segurança e do tamanho da área |
Gerentes |
|
|
Média Gerência |
|
|
Tabela 5 – Atividades, freqüência e tempo que cada nível de liderança poderia dedicar ao 5S
O exemplo das lideranças na prática do 5S no dia-a-dia em seu próprio posto de trabalho é o ponto de partida e o fator essencial para “contagiar” positivamente a sua equipe. Postos de trabalhos desorganizados; excesso de documentos sobre as mesas; documentos obsoletos; impontualidade em reuniões; uso inadequado de e-mails; arquivos eletrônicos desorganizados; atitudes inseguras; falta de uma postura pró-ativa; problemas de comunicação com sua equipe e com seus pares; e outras condutas incompatíveis com o papel de líder, ainda são situações corriqueiras e que merecem ser auto-controladas sob o risco de perda de credibilidade.
Para concluir, as lideranças têm que entender que já não há mais tempo para ficarem “re-implantando” o 5S. Como todas as mudanças necessárias para a sobrevivência da empresa passam obrigatoriamente por transformações culturais, e o 5S é o método mais eficiente e reconhecido para que isto ocorra nos ambientes de trabalho, as freqüentes retomadas de 5S desgastam e frustram as pessoas que são convidadas repetitivamente para treinamentos, palestras, Dia da Grande Limpeza e Descarte, etc. Se tem que se implantar o 5S que se implante definitivamente e que seja dada pelas Lideranças a prioridade que merece, pois os resultados efetivos só ocorrerão com a continuidade de propósito a médio e longo prazos (3 a 6 anos).
PDCA – Consultoria em Qualidade
Telefone: (11) 42271761 – Fax: (11) 42271356
Loja Virtual: www.pdca.com.br/loja
E-mail: pdca@terra.com.br
Siga o blog no TWITTER
Mais notícias, artigos e informações sobre qualidade, meio ambiente, normalização e metrologia.
Linkedin: http://br.linkedin.com/pub/hayrton-prado/2/740/27a
Facebook: http://www.facebook.com/#!/hayrton.prado
Filed under: 5 S, Metodologia | Tagged: 5 S, Metodologia | Leave a comment »