Sete dicas para administrar melhor o seu tempo

Controlar e manter o seu acervo de normas técnicas e de documentos internos e externos sempre atualizados e disponíveis para compartilhamento entre todos os usuários é hoje um grande desafio em diversas organizações por envolver a dedicação e o esforço de vários profissionais. As Normas de Sistemas da Qualidade – série ISO 9000, são rigorosas quanto aos critérios de controle, atualização e disponibilização de documentos corporativos aos seus usuários. Tanto os documentos de origem interna como externa, devem ser controlados para evitar a utilização de informações não-válidas e/ou obsoletas, cujo uso pode trazer sérios problemas aos sistemas, produtos e negócios da empresa. É por isso que a Target Engenharia e Consultoria desenvolveu Sistemas que gerenciam e controlam estes documentos de forma rápida, ágil e segura, facilitando o acesso à informação e ajudando os seus clientes a garantirem suas certificações.

 Target GEDWeb
O Target GEDWeb – Gerenciador Eletrônico de Documentos via Web da Target – é o único Portal Corporativo no mercado que possibilita o gerenciamento de grandes acervos…

 Target CENWin 6.0
O Target CENWin 6.0 automatiza totalmente a gestão do acervo de Normas Técnicas e facilita o acesso às normas com rapidez e agilidade…

Pedro Gomes

Há pouco tempo, para garantir nossa concentração no ambiente de trabalho e manter a produtividade em alta precisávamos nos preocupar apenas com alguém barulhento na mesa ao lado, ou entrando sem ser convidado em nossa sala. Atualmente, no entanto, nossa atenção é desafiada constantemente com o bombardeio do mundo online, através de dispositivos pessoais como celulares, smartphones, notebooks, e-mails, mensagens instantâneas, entre outros. Por isso, abaixo estão listadas cinco dicas que podem ajudar a melhorar a administração do seu tempo em um ambiente onde todos estão conectados 24 horas por dia, durante os sete dias da semana, no mundo do “agora, agora, agora”.

1. Chegue cedo

Você não vê vantagens na idéia de chegar ao trabalho 30 minutos mais cedo? Pense melhor: abrir mão de 30 minutos de sono pode lhe render 8 horas inteiras com bem menos estresse no escritório. Durante esse tempo “extra” você pode atacar sua caixa de e-mails sem outras distrações e também terá tempo para pensar e responder com calma as mensagens que recebeu durante a noite, conseguindo limpar a caixa de entrada antes que a ofensiva matinal de e-mails recomece. Bônus: você poderá saborear seu cafezinho matinal acompanhado de paz e tranquilidade.

2. Mantenha um planejamento diário

Se o gerenciamento do tempo pode ser ameaçado pelas ferramentas digitais, essa mesma tecnologia pode te ajudar a se manter dentro da programação. Pense além do seu calendário digital: se você tem uma lista de coisas a fazer com mais de 20 itens, planeje quanto tempo cada uma deve levar e adicione essas informações na sua agenda a fim de programá-la para emitir um sinal quando for hora de passar para a próxima tarefa – ou quando for hora de fazer uma pausa 5 minutos para tomar água, café, ir ao banheiro ou conversar com um colega de trabalho. O grande desafio de trabalhar com um planejamento diário é que a maioria das pessoas desiste por acreditar que não funciona. Para que isso não aconteça com você antes de iniciar a sua lista, responda duas perguntas mágicas: 1) Tem que ser hoje? 2) Tem que ser eu? Respeitando rigorosamente essas perguntas, certamente a sua lista será muito eficaz, seu dia muito mais produtivo e você ficará mais disposto a investir energia em suas atividades até que o alarme “diga” que é hora de parar.

3. Saiba dizer não

Dizer não às pessoas é sempre um desafio, seja por receio de ficarmos mal vistos, ou por acharmos que dar conta de mais tarefas é o caminho para o reconhecimento ou até mesmo pela incapacidade de negar algo para as pessoas. Porém, saber dizer não quando realmente necessário é uma habilidade fundamental para se garantir a execução efetiva do seu planejamento diário, evitando as sobrecargas de trabalho que prejudicam o rendimento do funcionário. Em muitos casos, quando uma pessoa não sabe dizer não acaba sobrecarregando-se de tarefas extras e muitas vezes desempenhando atividades que não são diretamente suas, deixando suas próprias prioridades para serem feitas depois do horário. Não desperdice nenhum minuto do seu tempo porque é dele que a vida é feita.

4. Seja presente

Não importa o quanto você queira prestar atenção, reuniões parecem ser feitas para surfar na web. O problema? Você gasta mais tempo depois da reunião tentando acompanhar o conteúdo do que se tivesse apenas se concentrado no que foi dito. Se for possível, desligue seu telefone quando estiver em uma reunião e diga para um assistente ou colega onde você estará e como encontrá-lo caso haja alguma emergência. Se você precisar estar acessível durante a reunião, coloque seu telefone no silencioso e deixe-o no bolso, onde você não ficará tentado a checar os e-mails ou a qualquer outra atividade que distraia a sua atenção.

5. Use o e-mail corretamente

Apesar de ser uma ferramenta de trabalho fundamental nos dias de hoje, o e-mail deve ser usado como parcimônia para que não se transforme em um dos maiores vilões da produtividade. Isto porque muitas pessoas se habituam a resolver tudo por e-mail, e se esquecem de que um simples telefonema, por exemplo, poderia ser infinitamente mais prático para determinadas ocasiões. Por isso, leve sempre em consideração a seguinte regra: se a mensagem que se quer transmitir gerar um diálogo, vale mais a pena utilizar meios dinâmicos como telefone, Skype, MSN, entre outros, que possibilitam uma conversa mais fluida. O e-mail, portanto, deve ser priorizado para mensagens específicas, rápidas ou para transmitir informações simples que não exigirão respostas complexas.

6. Evite procrastinar

Nada é mais eficiente para nos fazer procrastinar do que a internet, particularmente as redes sociais como Facebook ou Twitter. Mas, de acordo com o livro “O poder do hábito”, escrito pelo jornalista da publicação norte-americana The New York Times, Charles Duhigg, podemos diminuir o poder da procrastinação através da produtividade. A chave é reconhecer o motivo que te leva a surfar na web: se você quer apenas arejar a cabeça, encaixar isso na sua programação de atividades (veja em “Mantenha um planejamento diário”) vai ajudá-lo a passar apenas 5 ou 10 minutos em sites de esportes ou de relacionamentos – e não horas inteiras – sem prejudicar seu desempenho.

7. Proteja seu tempo particular

Funcionários que usam smartphones podem sentir que estão acorrentados digitalmente ao escritório. Claro, você pode não conseguir desligar seu dispositivo de trabalho imediatamente quando sair do ambiente de trabalho. No entanto, é razoável que desliguem tais dispositivos durante o jantar ou quando colocam as crianças na cama. Decida em qual horário é importante estar “desplugado” e proteja-o com todas as forças, sendo mais focado e eficiente durante o horário de trabalho. Saber que você terá aquele tempo exclusivamente para você, sua família ou amigos vai te tornar uma pessoa mais tranquila e mais produtiva no seu trabalho.

Pedro Gomes é representante brasileiro da Dale Carnegie.

Consolidar para sobreviver

Telmo Costa

A indústria nacional de software e serviços de Tecnologia da Informação (TI) precisa evoluir para competir com grandes fornecedores estrangeiros que dominam a maior parte do comércio global. A consolidação de mercado, por meio de compras e fusões, pode ser a chave para isso. Enquanto os olhos do mundo se voltam para os países emergentes, o Brasil ainda tem muito para por em ordem dentro de casa, pelo menos no que diz respeito à evolução da indústria de software e serviços de TI. Ao mesmo tempo em que o governo investe em políticas de incentivo, como a desoneração da folha de pagamento, ainda há lacunas a serem preenchidas, como o pouco investimento em políticas bem-sucedidas para inovação – sabe-se, segundo dados de 2008 do Ministério da Ciência e Tecnologia, que o investimento em P&D no país ainda está em 1,13% do PIB, enquanto nos EUA e China, que possuem PIBs muito superiores ao nosso, esse valor chega a 2,68% e 1,49%, respectivamente.

Neste cenário complexo, com deficiências e oportunidades, as empresas brasileiras encontram diversos desafios para conquistar uma fatia do mercado global de software e serviços de TI, que hoje movimenta US$ 1,4 trilhões, com previsão de chegar a mais de US$ 3 trilhões em 2020. Apesar das crescentes exportações, o Brasil ainda precisa amadurecer em aspectos como qualificação profissional e capacidade de entrega, a fim de suportar demandas internacionais altamente exigentes. Para que isso aconteça, ao contrário do que o senso comum prega, a consolidação de mercado mostra-se um caminho cada vez mais atraente para o comércio nacional, que é hoje altamente pulverizado. Em detrimento das alegações de que movimentos de fusões e aquisições são perigosos, pois minam a concorrência sadia, há uma visão mais ampla que deve ser considerada, que é a da rivalidade dos produtores locais com empresas internacionais.

Segundo estudo realizado pela Softex, o Brasil terá 73 mil empresas de software até o fim de 2012, gerando receita líquida de R$ 71,6 bilhões (1,8% do PIB). Em geral o que vemos em um cenário como este são empresas de informática pequenas e sem recursos, concorrendo por um mercado local cada vez mais saturado. Para que haja expansão, é necessário que comecemos a investir em novos horizontes, buscando oportunidades em um mercado global dominado por fornecedores altamente qualificados e com negócios extremamente consistentes. Com isso, a busca por parcerias e alianças, locais e internacionais, além das próprias fusões e aquisições, podem proporcionar diferenciais competitivos fundamentais para que as empresas brasileiras sustentem a concorrência com essas companhias internacionais, possibilitando ao mercado nacional fortalecer-se globalmente. Por isso, o Brasil tem hoje todas as condições de se tornar um competidor estratégico no campo da Tecnologia da Informação, e já temos vários exemplos de empresas nacionais despontando neste sentido. Por meio de estratégias de consolidação bem pensadas, companhias podem aumentar sua capacidade de entrega, além de obter conhecimentos de mercado mais aprofundados. Mas esses são apenas alguns dos frutos resultantes de experiências de consolidação da indústria nacional de software e serviços de TI, e a expectativa é que consigamos obter muito mais disso, evoluindo não só nossos negócios, como também nosso mercado e o próprio país.

Telmo Costa é diretor presidente do Grupo Meta.

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