A importância da Gestão por Processos

SOLUÇÕES PARA A GESTÃO DE ACERVOS

Controlar e manter o seu acervo de normas técnicas e de documentos internos e externos sempre atualizados e disponíveis para compartilhamento entre todos os usuários é hoje um grande desafio em diversas organizações por envolver a dedicação e o esforço de vários profissionais. As Normas de Sistemas da Qualidade – série ISO 9000, são rigorosas quanto aos critérios de controle, atualização e disponibilização de documentos corporativos aos seus usuários. Tanto os documentos de origem interna como externa, devem ser controlados para evitar a utilização de informações não-válidas e/ou obsoletas, cujo uso pode trazer sérios problemas aos sistemas, produtos e negócios da empresa. É por isso que a Target Engenharia e Consultoria desenvolveu Sistemas que gerenciam e controlam estes documentos de forma rápida, ágil e segura, facilitando o acesso à informação e ajudando os seus clientes a garantirem suas certificações.

 Target GEDWeb
O Target GEDWeb – Gerenciador Eletrônico de Documentos via Web da Target – é o único Portal Corporativo no mercado que possibilita o gerenciamento de grandes acervos…

 Target CENWin 6.0
O Target CENWin 6.0 automatiza totalmente a gestão do acervo de Normas Técnicas e facilita o acesso às normas com rapidez e agilidade…

Laís V. Zanchin Massaia

A tão falada e pouco aplicada Gestão por Processos pode auxiliar o desempenho das organizações em diversas etapas de seu desenvolvimento. Embora tenha evoluído o número de empresas que aplicam este método, ainda falta o entendimento e a devida utilização de seus benefícios para a geração de vantagens competitivas. O objetivo deste texto é de forma simples explicar alguns conceitos da Gestão por Processos em suas determinadas fases. A Gestão por Processos nada mais é que uma forma de gerenciarmos as atividades da rotina. Os negócios acontecem, porque o mercado existe e nele temos várias empresas de diferentes segmentos e abrangências.

No desenho acima, percebe-se que o mercado vem acima de tudo e que as empresas recebem entradas que podem ser informações ou matérias – primas e estas são transformadas, após a transformação são entregues os serviços ou produtos para o cliente final que espera qualidade. Para que todo este macroprocesso ocorra de forma adequada é necessário um acompanhamento contínuo de todas as etapas e uma eficaz Gestão dos Processos de transformação. É necessário que a empresa tenha estabelecida a sua visão de futuro e que conheça os processos que realmente agregam valor, ou seja, aqueles que fazem o negócio da organização (core business), e então que estes principais processos estejam totalmente alinhados às estratégias organizacionais, pois é muito importante ressaltar que os processos são os responsáveis pela execução da estratégia. Na etapa de transformação seria ideal a aplicação da Gestão por Processos (figura abaixo)

Mapeamento: É a coleta de dados e informações sobre os processos. É importante fazer entrevistas com todos os envolvidos no processo.

Modelagem: É o desenho do fluxo dos processos, que podem ser feitos em diferentes notações e ferramentas.

Oportunidade de melhoria: É permitido através das etapas anteriores a análise e a verificação de gargalos para a aplicação de melhorias significantes.

Implantação / padronização: É a hora de colocar tudo no papel, descrever como o processo deve ser executado. A padronização é muito importante, pois qualquer colaborador com as competências exigidas para a atividade poderá exercer o processo. O POP (Procedimento Operacional Padrão) é um modelo muito utilizado pelas organizações para padronização.

Monitoramento: Após todas as aplicações, é necessário acompanhar e monitorar o desempenho do processo e isso pode ser feito através da identificação de indicadores de desempenho dos processos para mensurar o alcance dos resultados esperados.

Observa-se que são cinco etapas simples, porém que merecem um monitoramento e comprometimento de todos os envolvidos. Deve- se desdobrar essa gestão por toda a organização, pois são as pessoas que executam os processos, sendo os principais responsáveis pelos resultados atingidos. A Gestão por Processos não é apenas o mapeamento e a modelagem, as demais etapas citadas acima são fundamentais para a obtenção de vantagens competitivas. Pode-se concluir a real importância da Gestão por Processos: Tudo que se executa deve ser bem conhecido e entendido por todos, pois assim sempre será possível um melhor desempenho. Melhores desempenhos são a garantia de bons resultados. Entenda mais e aplique já a Gestão por Processos, pois ela oferece algumas vantagens: facilidade e agilidade na execução dos processos, implementação de melhorias, eficiência, alcance da visão corporativa, e produtos e serviços de qualidade.

Laís V. Zanchin Massaia é estudante de administração de empresas, profissional na área de planejamento estratégico e avaliadora do PGQP em 2010 – laiszanchin@hotmail.com; lais.gestaodaqualidade@hotmail.com

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