DMAIC: definir, mensurar, analisar, melhorar e controlar

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Cristiano Bertulucci Silveira

O DMAIC (sigla para os termos Define, Measure, Analyse, Improve e Control) é um método que  faz parte do conjunto de práticas do Seis Sigma e tem como meta melhorar um processo existente na empresa. Um projeto DMAIC é efetivo também para o aumento da produtividade, redução de custos, melhoria em processos administrativos e outras. Confira neste artigo como ele funciona.

Definição

O “D” (Definir) no processo DMAIC foca na seleção de projetos de alto impacto e na compreensão de quais métricas irão refletir o sucesso do projeto. Nesta etapa do DMAIC são definidos os problemas (ou oportunidades de melhoria como alguns preferem denominar) vinculados a processos. Aqui são definidas as metas e o escopo do projeto com clareza. É muito importante levantar os problemas de forma quantitativa. A utilização de KPIs será utilizada em todo processo do DMAIC. Sendo assim, na definição é preciso definir quais são os problemas do processo a ser estudado, entender seu propósito e o que é esperado dele informando também qual a melhoria de KPI é esperada .

As metas quantitativas devem estar relacionadas com a solução do problema e geralmente recebe uma atribuição em porcentagem (Ex.: 3 % no aumento da produção ) e um tempo determinado (Ex.: 3 meses). A fase de Definição é baseada em cinco etapas

  • 1 – Formação da equipe do projeto;
  • 2- Documentação dos processos de negócio do cliente;
  • 3- Briefing do projeto;
  • 4- Desenho de um mapa SIPOC;
  • 5 – Finalização da fase de definição;
Formação da equipe do projeto

É interessante formar equipes multidisciplinares composta por pessoas que pertencem a áreas diferentes ou mesmo fazem parte de diferentes partes do processo. Desta forma, o grupo pode oferecer diferentes perspectivas diante de um mesmo problema. É válido também a contratação de consultorias especializadas, uma vez que estas poderão ter maior imparcialidade no levantamento de problemas e ainda terão o olhar menos “viciado” sobre o processo.

Documentação dos processos de negócio do cliente

O “cliente” é o objeto envolvido no projeto, pode ser um cliente interno (departamento da empresa) ou um cliente externo (fornecedores ou o cliente final). É importante na documentação especificar qual o tipo de cliente está sendo tratado e quais são suas necessidades.

Briefing do Projeto

O Briefing é o documento que identifica o projeto. Nele será apresentado quais são as problemáticas, justificativas, orçamento, prazos e objetivos do projeto. Também estará especificado neste documento a equipe que estará envolvida no projeto. O briefing norteará as ações e decisões que serão tomadas no projeto.

Desenhar um mapa SIPOC

“SIPOC” ( ou Supplier, Input, Process, Output, Customer”) é um mapa de alto nível do processo relacionado ao problema em análise. Esta ferramenta permitirá ver todas as inter-relações dentro do processo e será utilizada posteriormente no projeto para mostrar os processos que estão sendo alterados e melhorados.

Fechamento da fase de definição

Ao final, a equipe do projeto terá documentado os clientes envolvidos, o que eles precisam, quais as restrições do projeto e os desafios que serão enfrentados. Deve-se então elaborar uma carta do projeto, contendo todas as informações resumidamente para que esta ser revista e atualizada com a equipe de liderança.

Seja cauteloso no levamento das informações

É importante frisar que é preciso ser meticuloso no levantamento das informações que abrange desde o desenvolvimento do Briefing do Projeto até o desenho do SIPOC. Isto é importante para evitar surpresas no final e consequentemente atrasos e problemas no projeto.

Medição

A medição trata da documentação do processo atual, validando como ele é medido e estabelecendo uma linha base com relação a performance. Algumas ferramentas importantes neste processo são os gráficos de tendência,  pareto, fluxogramas e ferramentas de medição de capabilidade do processo. Enquanto que na definição foram estabelecidos os KPIs do projeto, nesta fase do DMAIC serão analisadas as metas e as variáveis que implicam nos resultados esperados. Você pode separar esta fase em 4 etapas:

  • Plano para coletar de dados;
  • Coleta de dados;
  • Análise dos dados;
  • Análise de modos de falhas e efeitos.
Plano para coleta de dados

Devido a grande quantidade de dados que podem ser coletados durante os processos, torna-se necessário fazer um plano para a coleta de dados. No plano é preciso identificar as fontes de entrada, o processo e as saídas. Basicamente, tem-se que as saídas são influenciadas pelas entradas e portanto, como é desejado que a saída seja modificada, deve-se atuar nas entradas. Neste sentido, é fundamental medir as entradas. Lembre-se que para controlar, primeiramente é preciso medir.

Veja abaixo algumas medidas de eficiência comumente utilizadas:

  • tempo do processo;
  • taxa de defeito;
  • taxa de rejeição;
  • custo de produção.

O plano visa também a coleta de dados em diferentes períodos do dia. Isto pode ser necessário para que haja uma boa medição.

Coleta de dados

Na coleta dos dados há uma maior aproximação do processo. Este é um momento em que a equipe envolvida no projeto pode entender com maior profundidade o processo. É muito importante que a coleta de dados seja confiável e que os informações reflitam o que de fato ocorre, pois é utilizando esta base de dados que os próximos passos serão desenvolvidos.

Análise dos dados

Todas as entradas devem ser levantadas com base em uma análise do processo. Uma vez definidas as entradas que impactam diretamente nas saídas, é preciso priorizar.

Análise de modos de falhas e efeitos

A análise FMEA (Failure Modes, Effects Analysis) tem como objetivo identificar potenciais modos de falha de um produto ou processo de forma a avaliar o risco associado a estes modos de falhas, para que sejam classificados em termos de importância e então receber ações corretivas com o intuito de diminuir a incidência de falhas.

Analisar

Na fase de medição, foram levantadas as principais entradas do processo e as causas e efeitos. Nesta fase são realizados cruzamentos estatísticos para determinar se há relações de causas e efeitos. Ela está dividida em 5 etapas de análise:

  • Análise de Causa raiz
  • Análise de Processo
  • Análise de Dados
  • Análise de Recurso
  • Análise de Comunicação
  • Conclusão
Análise de Causa Raiz

Esta análise visa identificar as origens dos defeitos. Para isso, geralmente é realizado um Brainstorm sobre as possíveis causas e posteriormente é efetuada uma redução de hipóteses através de rodadas de discussão. Para encerrar esta fase, é efetuado testes para apurar se as causas levantadas são verdadeiras.

Análise dos Processos

Nesta fase os processos são analisados procurando estabelecer e até comparar a eficiência de diferentes processos. Para isso, um mapa detalhado do processo é criado e a análise neste mapa deve ser feita de forma a visualizar onde é possível aplicar melhorias. Há uma sobreposição de função na análise de causa raiz e nas análise de processo. Todavia, geralmente a análise de causa raiz é focada nas origens dos problemas e a análise dos processos está focada em encontrar problemas no fluxo de produção.

Análise de Dados

Esta é uma fase de análise, validação e verificação de padrões dos dados. A validação dos dados é necessária para verificar se ocorreu algum erro na coleta dos dados e horários, locais e métodos de coletas são repassados. A verificação de padrões nos dados é realizada para levantar a existência de correlações estatísticas entres os processos.

Análise de Recursos

Para um fluxo produtivo consistente é necessário recursos, desde a matéria-prima do fornecedor até o número de racks e empilhadeiras existentes na infraestrutura. A análise de recursos tem como objetivo levantar quais componentes faltam no processo para viabilizá-lo.

Análise de comunicação

A análise da comunicação tem como objetivo levantar falhas e problemas no processo causados por falha na comunicação, seja naquela apresentada ao cliente ou a cadeia de informações geradas dentro do processo.

Conclusão

É necessário documentar todas as análises efetuadas. Os defeitos levantados devem ser apresentados e uma análise sobre suas consequências relatadas.

Melhoria

Nesta fase será aplicada as melhorias nas causas dos problemas. Para isso, é importante trabalhar próximo das pessoas que estão no desenvolvimento do produto e processos.

Na fase de Melhoria o documento mais importante a ser elaborado pela equipe é o Plano de Ação. Nele devem constar, no mínimo :
a) Ação a ser tomada (com base nas fontes de variação identificadas durante a fase de
Análise);
b) Responsável por cada ação;
c) Data prevista de implementação;
d) Data de emissão do documento e data de revisão;
e) Se possível, um indicador de acompanhamento da ação.

Uma boa recomendação é o uso da ferramenta conhecida como 5W2H. Possivelmente muitas soluções serão apresentadas e algumas serão testadas. As etapas deste processo são:

  • Levantamento de possíveis soluções;
  • Implantação das soluções;
  • Avaliação de eficiência;
Levantamento de possíveis soluções

Nesta etapa convoca-se a equipe e faz-se com ela uma sessão de brainstorm para listar as possíveis soluções. Depois é realizado uma triagem nas soluções mais pertinentes e por final documenta-se o plano de ação.

Implantação das soluções

Considere envolver e treinar todas as pessoas envolvidas na resolução do problema. Toda a implantação deve ser monitorada para não impactar no cronograma do projeto.

Analisar a Eficiência da Solução

Utilizar as KPIs levantadas no começo do processo para analisar se o processo está eficiente.

Controlar

Na fase final do DMAIC as melhorias no processo serão avaliadas e deverá ser verificado se as melhorias estão ocorrendo como previstas e se os resultados são contínuos. Esta fase tem vários objetivos e a equipe do projeto deverá:

Documentar as mudanças

É preciso documentar a mudanças ocorridas. Neste momento é reavaliado todo o mapa de melhorias definido anteriormente e o que antes era proposta, agora é a implantação real. Devem ser documentados desde novos procedimentos no uso de máquinas até mesmo novas programações de manutenção.

Monitoramento Contínuo

Uma rotina de monitoramento deve ser estabelecida para que o projeto seja acompanhado, para assim garantir que o alcance da meta seja mantido ao longo do tempo. Uma ferramenta que pode ser usada neste momento é o Controle Estatístico de Processo. Com esta ferramenta é possível analisar e acompanhar variações na produção.

É importante mostrar como fazer o monitoramento para todos os envolvidos na operação e posteriormente documentar todo o procedimento e os responsáveis pelo acompanhamento no dia-a-dia.

Conclusão do projeto

Ao final é necessário apresentar o projeto desenvolvido para o gerente de produção ou para o responsável pelo processo. Este relatório final deve incluir uma análise do próprio processo, identificar se o problema foi corrigido, o custo do projeto e se o cronograma será cumprido.

Controle de um projeto DMAIC por meio de softwares

São vários os softwares que podem ser utilizados aplicando o DMAIC. Podemos utilizar desde softwares de documentação, quanto softwares para análise estatísticas, controle de cronograma e coleta de dados. Segue abaixo alguns deles:

Análise Estatística

Para realizar correlações e análises estatísticas, o Minitab é sem dúvida uma das melhores ferramentas. Com ele é possível obter todos os cálculos estatísticos com utilização de funções básica e avançadas.

Controle de cronogramas. ações e recursos

Para o acompanhamento do cronograma, o MS-Project da Microsoft é uma excelente ferramenta. Com ele é possível planejar as atividades pertinentes do projeto e controlar as fases do projeto, monitorando desde os prazos e responsáveis quanto os custos envolvidos na execução das ações.

Coleta de Dados

A automatização de coleta de dados é um desafio e uma necessidade cada vez mais frequente. Sabemos que a coleta de informações realizada de forma manual pode implicar em erros humanos. Para evitar este tipo de problema, a coleta automática pode ser uma boa alternativa. Um exemplo de automatização de coleta de dados na indústria é a utilização de sensores e equipamentos para coleta de informações de máquina parada, tempo de parada, refugo de produtos, etc. Com isto, softwares de coleta de informações, registro e geração de relatórios tornam-se uma excelente ferramente e são cada dia mais utilizados.

Cristiano Bertulucci Silveira é engenheiro eletricista pela Unesp com MBA em Gestão de Projetos pela FVG e certificado pelo PMI. Atuou em gestão de ativos e gestão de projetos em grandes empresas como CBA-Votorantim Metais, Siemens e Votorantim Cimentos. Atualmente é diretor de projetos da Citisystems – cristiano@citisystems.com.br – Skype: cristianociti

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Controlar e manter o seu acervo de normas técnicas e de documentos internos e externos sempre atualizados e disponíveis para compartilhamento entre todos os usuários é hoje um grande desafio em diversas organizações por envolver a dedicação e o esforço de vários profissionais. As Normas de Sistemas da Qualidade – série ISO 9000, são rigorosas quanto aos critérios de controle, atualização e disponibilização de documentos corporativos aos seus usuários. Tanto os documentos de origem interna como externa, devem ser controlados para evitar a utilização de informações não-válidas e/ou obsoletas, cujo uso pode trazer sérios problemas aos sistemas, produtos e negócios da empresa. É por isso que a Target Engenharia e Consultoria desenvolveu Sistemas que gerenciam e controlam estes documentos de forma rápida, ágil e segura, facilitando o acesso à informação e ajudando os seus clientes a garantirem suas certificações.

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imóvelLeonardo Theon de Moraes

A vontade e a pressa em adquirir um imóvel faz com que muitas pessoas deixem de lado uma análise cuidadosa dos documentos e das informações necessárias para que a negociação se concretize e que o comprador não assuma, pela compra do imóvel, nenhuma obrigação garantida por aquele bem. O recomendado nestes casos é contar com a orientação de um advogado, que poderá avaliar se os itens essenciais do negócio não apresentam controvérsias, evitando problemas e surpresas futuras.

Além da análise de documentos e informações, determinados itens são essenciais no contrato de compra e venda, entre eles estão as cláusulas que incluem as características do imóvel, o preço e a forma de pagamento, a forma de cálculo da correção monetária (quando for o caso), a incidência de juros, o índice e o período de sua aplicabilidade, as penalidades na hipótese de inadimplência e atraso no pagamento, o prazo de entrega do imóvel e as demais obrigações assumidas pelas partes.

Neste sentido, para que alguém se torne efetivamente e juridicamente proprietário de um imóvel, é preciso iniciar o processo com a lavratura da escritura pública e depois encaminhar este documento ao Cartório de Registro de Imóveis onde o imóvel estiver registrado. De acordo com a legislação civil, se não houver o registro da escritura pública junto à matrícula do imóvel, o contrato de compra e venda é considerado inexistente, ou seja, se isso não for providenciado, o imóvel ainda é de propriedade do vendedor. Cumpre nos ressaltar que a falta dos requisitos exigidos por lei cumulam na nulidade do negócio, expondo o promitente comprador a uma série de riscos como a “dupla venda”, no caso do imóvel ser vendido a uma terceira pessoa, que consegue o registro da escritura pública antes mesmo do primeiro comprador, dentre outros.

A realização do contrato de “promessa de compra e venda” ou “compromisso de compra e venda”, tem se tornado muito frequente, mas trata-se de um contrato não oficial que, na realidade, só existe e gera obrigações entre as partes. Em geral, ele carrega consigo determinada situação que não se enquadra nas questões legais, como por exemplo, um financiamento irregular. Este tipo de contrato poderá conter uma cláusula de arrependimento, por isso não garante qualquer segurança ao possível comprador e há diversos riscos para os compradores desavisados, envolvendo desde a má-fé do suposto vendedor, a morte do proprietário, até a constrição judicial do bem alienado.

Outro detalhe a ficar atento está em relação aos possíveis débitos existentes em nome do antigo dono do imóvel, isto porque, caso ele tenha problemas na justiça e o imóvel seja penhorado, o novo dono pode ter que assumir as responsabilidades. Mesmo que constatada a boa-fé de quem adquiriu o imóvel, o Poder Judiciário poderá anular o negócio de compra e venda, restando apenas que o comprador busque indenização por perdas e danos em uma ação própria.

Há informações que, obrigatoriamente, deverão ser levantadas antes da expectativa da compra. Há alguns pontos de destaque que devem  ser verificados pelo futuro comprador:

  • Analisar minuciosamente a documentação apresentada pelo vendedor, referente ao imóvel;
  • Examinar a certidão de matrícula do imóvel atualizada, obtida junto ao Cartório de Registro de Imóveis;
  • Fazer uma busca de eventuais pendências junto à Prefeitura competente;
  • Obter todos os dados possíveis do vendedor, principalmente, certidão de distribuição de ações e de regularidade fiscal;
  • Analisar as condições do condomínio, se existentes, a fim de evitar a responsabilidade por cobrança pré-existente;
  • Requerer dos cartórios onde o imóvel está registrado uma certidão de protesto em nome dos seus proprietários.

Leonardo Theon de Moraes é advogado em uma das principais bancas de advocacia do país – Felsberg e Associados, e membro da Associação dos Advogados de São Paulo. Mais informações: www.theondemoraes.com