Quando e como transferir a administração a outra pessoa

SOLUÇÕES PARA A GESTÃO DE ACERVOS

Controlar e manter o seu acervo de normas técnicas e de documentos internos e externos sempre atualizados e disponíveis para compartilhamento entre todos os usuários é hoje um grande desafio em diversas organizações por envolver a dedicação e o esforço de vários profissionais.

As Normas de Sistemas da Qualidade – série ISO 9000, são rigorosas quanto aos critérios de controle, atualização e disponibilização de documentos corporativos aos seus usuários. Tanto os documentos de origem interna como externa, devem ser controlados para evitar a utilização de informações não-válidas e/ou obsoletas, cujo uso pode trazer sérios problemas aos sistemas, produtos e negócios da empresa.

É por isso que a Target Engenharia e Consultoria desenvolveu Sistemas que gerenciam e controlam estes documentos de forma rápida, ágil e segura, facilitando o acesso à informação e ajudando os seus clientes a garantirem suas certificações.

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O Target GEDWeb – Gerenciador Eletrônico de Documentos via Web da Target – é o único Portal Corporativo no mercado que possibilita o gerenciamento de grandes acervos…

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Vagner Miranda

Os desafios que o administrador de uma empresa enfrenta são muitos e alguns são específicos e comuns em empreendimentos de pequeno e até de médio porte. Nelas, é normal que o próprio dono atue como o principal administrador, já que foi ele quem criou, desenvolveu os processos e conhece melhor o negócio – o que acaba provocando seu envolvimento com o planejamento, estruturação, organização, avaliação da performance e até execução das atividades.

Por muitas vezes as circunstâncias existentes criam a necessidade do dono do negócio manter-se como o administrador da empresa, mesmo que esse não seja seu forte, que ele não goste de desempenhar a função e não seja o mais interessante para o negócio. Para poder se dedicar ao que tem vocação e que normalmente é a maior causa do sucesso da empresa, é preciso muita perspicácia do proprietário para que desde cedo se preocupe em criar as condições que permitirão que ele transfira a administração da empresa para um terceiro, tendo a certeza que terá como manter o controle das ações.

Tomar a decisão de transferir o comando da empresa é um passo muito importante e existe a forma certa e o momento ideal para ser praticada. A transmissão do comando deve ser feita de forma plena, o que corresponde a delegar não apenas responsabilidade, mas também autoridade ao novo administrador que irá passar a gerir a empresa à sua maneira, porém perseguindo os objetivos traçados com o dono do negócio.

O momento de se fazer isso é quando tudo o que for impactado de alguma forma pela mudança estiver devidamente preparado e adequado para a nova situação. As pessoas, incluindo o novo e o antigo administrador, são os que mais precisam estar preparados para essa mudança, sob vários aspectos. O principal deles está relacionado com a necessidade de respeito às regras de conduta que vão garantir a legitimidade a todas as decisões tomadas na empresa nesse novo cenário.

Deixando preparadas as pessoas diretamente envolvidas na transição, o mais importante passa a ser a criação dos mecanismos de controle interno que darão ao dono da empresa a convicção que ele continuará tendo o domínio da situação. A implantação e utilização de bons controles internos é um dos meios que pode contribuir significativamente para que a transferência do comando da empresa ocorra dentro de um ambiente seguro.

Ter bons controles internos funcionando é importante para empresas de todos os tamanhos e em todas as fases de sua existência. Entretanto, quando se fale em controle, logo se pensa na existência de variados tipos de mecanismos voltados para garantir que as metas sejam atingidas, que o patrimônio fique protegido e que o custo e a dificuldade de implementação, manutenção e respeito a eles são fatores impeditivos. Nem tanto.

O administrador de qualquer tipo e tamanho de empresa precisa compreender que os relatórios produzidos a partir do sistema de contabilidade, que legalmente deve ser mantida funcionando pela empresa, podem funcionar bem como instrumentos de controles interno. Os relatórios gerados pela contabilidade permitem controlar as contas bancárias, acompanhando a entrada e saída de dinheiro e os estoques, permitindo saber se o valor investido está adequado. Tem-se também um controle das contas pagar e a receber, analisando os prazos e datas de pagamentos e recebimentos. Além disso, a contabilidade acompanha o pagamento de salários, impostos, empréstimos, receitas e despesas, dentre outras funções.

Uma vez percebida a utilidade da contabilidade como instrumento de controle interno há mais um motivo para os donos e administradores das empresas insistirem e investirem na manutenção de um sistema de contabilidade que funcione e disponibilize informações em tempo hábil. Delegar a administração a outra pessoa pode significar também mais tempo para fazer a empresa crescer e prosperar. Vale a pena investir.

Vagner Miranda Rocha é administrador de empresas e sócio da VSW Soluções Empresariais.

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Copa 2014: a importância das placas de sinalização e da boa recepção

CURSOS TÉCNICOS PELA INTERNET

A Target preparou um programa especial de cursos pela Internet, contemplando as últimas tendências do mercado. Com o objetivo de facilitar a participação daqueles que possuem uma agenda de compromissos complexa, a Target criou a opção para que o cliente possa assistir aos cursos através da transmissão pela Internet. Fique atento aos cursos que estão disponíveis. Clique aqui e veja um exemplo de como funciona o recurso. Garanta a seu desenvolvimento profissional adquirindo os cursos pela Internet da Target. Acesse o link https://www.target.com.br/produtossolucoes/cursos/gravados.aspx

Orlando Oda

A Copa do Mundo 2014 é um mega evento esportivo. Apesar de sua grandiosidade, no fundo é como qualquer evento corporativo, cujos objetivos são atrair, divulgar, vender, reter e fidelizar os clientes.

Uma coisa é trazer as pessoas ao evento, outra é conquistá-las para que retornem no futuro ou que recomendem para os outros. Inicialmente o objetivo é atrair o maior número de pessoas. O segundo é gerar uma receita no próprio evento ou futuramente.  O terceiro e o mais importante é conquistar as pessoas para gerar mais negócios no futuro.

Para atingir o objetivo final é necessário causar uma boa impressão para que as pessoas lembrem sempre da marca, produto ou serviço. Mesmo nos eventos comerciais, tipo show musical, há uma grande preocupação com a recepção, identificação, sinalização e acomodação.  Por quê? Devido ao custo da aquisição de um cliente. Sai muito mais barato vender a alguém que já é cliente.

A comissão organizadora tinha uma verba inicial de 2,5 bilhões para acomodar as pessoas em 12 arenas, total de 677,9 mil assentos. A verba flexível já está em 8 bilhões e fala-se em 10,5 bilhões (4,2 vezes a verba inicial). O custo por assento de R$11,8 mil é o dobro que os concorrentes (África do Sul e Alemanha) gastaram. Uma das mais caras do mundo, tudo para causar uma boa impressão.

Para justificar a verba tão generosa, a diretoria comercial fez as projeções. Estimativa trazer 600 mil estrangeiros, o dobro da África do Sul. Total de 3,6 milhões, somados aos 3 milhões nacionais. Serão injetados 25,2 bilhões na economia, 6,8 bilhões pelos estrangeiros e R$18,3 bilhões pelos brasileiros. Toda justificativa é por conta do efeito multiplicador dos gastos, de modo que quanto maior o gasto, maior é o efeito multiplicador. É um gênio!

Mas como estão os demais departamentos: saúde, educação, segurança? Alguém disse, vamos focar na Copa do Mundo porque dá mais voto na Assembleia. Que faremos se faltar dinheiro? Não esquenta não, é só aumentar o preço (impostos). Tem muita gente suspirando como eu: “Ah se tivesse uma empresa ou emprego assim…”.

A questão toda é se vamos mesmo atingir o objetivo principal: conquistar as pessoas para gerar mais negócios no futuro e para que façam boas recomendações aos amigos. Digo isso, baseado no simples fato de notar a ausência de placa de identificação e sinalização adequada aos estrangeiros.

Estive há pouco tempo no Japão. Uma das coisas que me chamou a atenção é o quanto estão preparados para receber um estrangeiro. E olha que a Olimpíada lá será em 2020. Nos aeroportos e estações ferroviárias as placas de identificação são em “Kanjis”, o alfabeto japonês, mas sempre existem placas em letras romanas quando for nome de localidade, sinalização ou de segurança.

No guichê de informação turística, a atendente se comunica em inglês. Tem em mãos um mapa turístico das ruas da cidade, tabela de ônibus e metrô com horário e até do Shinkansen (trem bala).  Antes de entregar o mapa, faz o traçado mais curto com a caneta e diz quanto tempo vai levar para chegar ao local. Há uma preocupação exagerada com o tempo, tudo lá é cronometrado.

A atenção ao turista vai muito além do guichê de informações. Por exemplo, em Kyoto e Nara, que são dos locais mais procurados pelos turistas, ao descer do Shinkansen pode-se ver guias turísticas voluntárias que falam inglês para auxiliar e acompanhar gratuitamente. Não dê gorjeta porque ficará ofendida.

Fui a uma cidadezinha no interior da ilha de Hokkaido, 200 km da capital Sapporo, mais de 1.300 km de Tókyo. Não tem guichê de informação turística. Quase tudo fechado no inverno por causa da neve. Só uma agência de correio local para pedir a informação. Espanto: tinha um mapa da cidade e, além disso, o atendente me levou de carro até o local só porque disse que vinha do Brasil para conhecer a cidade.

Toda vez que vou a um local desconhecido ou desembarco em um aeroporto, a primeira coisa que procuro é uma placa de sinalização. Se encontro, fico aliviado. Sinto segurança como se estivesse sendo recebido por alguém. Quando não encontro começa a preocupação. É a primeira impressão que fica, portanto, geralmente não recomendo e não dou boa referência aos amigos.

O objetivo de um evento é sempre causar boa impressão. É fundamental se preocupar com os pequenos detalhes. Como é bom ser bem recebido, ser bem tratado. Como é bom ver identificações e sinalizações, demonstrando a preocupação com um visitante. Se 10% dos 3,6 milhões retornarem nas Olimpíadas de 2016 serão 360 mil pessoas. Sairá muito mais barato vender para quem já é cliente.

Orlando Oda é administrador de empresas, mestrado em administração financeira pela FGV e presidente do Grupo AfixCode.

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