Comunicação interna e externa: os erros mais comuns cometidos pelas empresas

comunicaçãoUm diagnóstico da comunicação interna e externa na empresa pode garantir um bom retorno financeiro. Garantir uma comunicação interna e externa eficiente, eficaz e adequada é um dos maiores problemas da administração empresarial. Por isso ajuda a saber quais são os erros mais comuns e como resolvê-los.

Um deles é a dependência do e-mail. Escondendo-se atrás do e-mail, as pessoas têm causado há muito tempo litígios desnecessários. Mas em uma cultura que se baseia em formas de comunicação eletrônica, pode parecer revolucionário sugerir recorrer a tais métodos ultrapassados ​​como telefone ou reuniões face a face.

A chave é ajudar os funcionários a perceber que o e-mail é uma ferramenta valiosa e bastante crítico para a forma como as pessoas se comunicam nas empresas e na vida, mas não pode substituir outros métodos de comunicação e deve ser utilizado de forma adequada. É especialmente importante reconhecer que o e-mail, às vezes, não pode ser lido imediatamente, ou seja, não deve ser usado para algo inesperado e urgente.

Assim, deve-se trabalhar com os empregados para identificar os momentos em que impede a comunicação eficaz com o e-mail. Por exemplo, quando uma há uma questão complexa pode resultar em decisão complicadas o e-mail pode ser susceptível de conduzir a mal-entendidos e recriminações inevitáveis.

Quando os gerentes são simplesmente “copiados com e-mails sobre questões controversas”, sem explicação prévia, não acontecem os resultados esperados. Quando os e-mails contêm texto longo, seria mais adequado um documento compartilhado para referência. Saber os porquês da má comunicação vai ajudar os funcionários a reconhecer as melhores práticas e usá-las em seu e-mail no dia a dia.

Outro problema está relacionado com a transparência da informação pessoal. Por exemplo, a honestidade sobre o desempenho do pessoal é essencial na prevenção de rumores que podem levar à baixa moral, a conflitos e, em casos extremos, a perda de emprego. Por isso, é importante que os líderes empresariais realizem sessões regulares de briefing com os empregados para comunicar o desempenho financeiro e outras informações críticas para os negócios. Isso não demonstra confiança nos empregados, como também coloca uma ênfase sobre a importância dos empregados.

O importante é trabalhar com os empregados para incentivar uma maior clareza na comunicação, e isso é essencial para fazer as fofocas internas menos parte integrante da cultura empresarial. Porém, isso não significa que a as fofocas internas irão ser removidas completamente, mas deve-se tentar deixar claro que se deve selecionar palavras com base em como eles são úteis para o público, dizendo o que se quer dizer da melhor forma possível.

Fundamental que a comunicação seja breve, que gera um impacto muito maior do que documentos extensos com apresentações inúteis. Evite incluir informações que obscurecem em vez de ajudar no entendimento.

Brevidade é essencial para uma comunicação eficaz. Os funcionários experimentam pressões internas que geram demandas consideráveis ​​em seu tempo, de modo que os documentos internos sejam o mais simples possível, o que significa que eles vão ser lidos e entendidos. Isso se aplica a todos: deve-se pedir às pessoas tornar as informações fáceis de ler, incluindo os elementos essenciais e evitando uma linguagem que pode ser confusa.

Como o excesso de e-mail, igualmente uma dependência de reuniões pode ser prejudicial para a comunicação. Enquanto as reuniões são um meio inestimável de melhorar a comunicação, elas só são úteis quando bem conduzida.

Por esta razão, é útil ter em mente o seguinte: o que você quer alcançar com a reunião? E isso não significa escrever longas listas de objetivos, pois para se obter resultados deve-se delimitar o seu tempo (no máximo 30 minutos), mantendo-se a agenda.

Fornecer informações adequadas: certifique-se de dar participantes muita antecedência e dizer quando, onde e qual é a agenda. Isso ajuda a todos para preparar os materiais adequados e considerar os pontos a serem discutidos – a garantia de um resultado mais produtivo.

Pode parecer simplista, mas fazer cumprir as boas maneiras podem fazer um mundo de diferença para a maneira que as pessoas se comunicam. Considere que, em sua forma mais extrema, a má educação pode ser interpretada como assédio moral – levando a indisciplinas, queixas e, em alguns casos, a ação legal.

Compreensivelmente, a alteração de um aspecto tão fundamental do comportamento humano pode parecer uma tarefa intransponível. No entanto, alguns medidas relativamente simples, tais como sistemas de incentivos que incidem sobre a importância de tratar os colegas com a mesma cortesia que normalmente é concedido aos clientes, podem ser extremamente úteis na atenuação nos ruídos da comunicação interna.

Outra dificuldades se relaciona com o uso errado da tecnologia, que pode prejudicar gravemente a maneira como as pessoas se comunicam. Muitas vezes, a partir de centros de partilha de documentos e os sites básicos de intranet, a maioria das empresas usam a tecnologia para melhorar a comunicação interna. No entanto o uso da tecnologia pela tecnologia, sem aplicação ou formação adequada, pouco fará para resolver problemas de comunicação.

Por exemplo, os sistemas de RH online podem ser extremamente valiosos para melhorar a comunicação entre RH, gerentes e funcionários. No entanto, sem uma análise cuidadosa dos recursos necessários e de uma implementação em fase dos processos, os sistemas podem em breve se tornar redundante – acarretando um grande custo para a empresa.

Já a comunicação empresarial externa é qualquer informação a empresa distribui ao público, quer sobre o próprio ou os seus produtos e serviços organização. Um plano de comunicação bem pensada não só define o público-alvo, mas também se concentra em como alcançá-la de forma eficaz.

Não adianta contratar uma assessoria externa sem a sua integração ao plano de comunicação externa, já que o objetivo das comunicações externas são promover a empresa e aumentar a sua receita, pois as comunicações externas são uma parte importante de um plano de marketing global.

A comunicação externa é qualquer esforço comunicativo especificamente para pessoas e organizações que operam fora do negócio. Apesar de as comunicações internas são especificamente para empregados e administradores, comunicações externas se concentrar em divulgação de notícias e informações sobre a empresa para os interessados ​​público, clientes e da empresa. Exemplos comuns de comunicações de negócios externos incluem mala direta, registros financeiros, comunicados de imprensa e boletins informativos.

Embora muitas empresas se concentram em vendas como uma medida de sucesso do negócio, a percepção pública é muito importante para a organização. As comunicações externas são uma maneira de moldar e definir a imagem de uma corporação para a comunidade, clientes e potenciais investidores. Comunicações externas, tais como boletins de notícias, histórias de mídia e press releases deixam o público saber sobre o local de trabalho da empresa, esforços filantrópicos e ambientais e outras atividades relacionadas com a imagem, os quais servem para fortalecer os esforços de relações públicas de uma empresa.

Enquanto os métodos de impressão tradicionais de comunicações ainda são comuns, a tecnologia moderna mudou a face das comunicações externas e a internet se tornou um recurso valioso para alcançar novos clientes. As empresas precisam criam sites dinâmicos para que as pessoas saibam sobre os próximos produtos e serviços. As mídias sociais, como Facebook e blogs, são uma maneira fácil de alcançar o alvo e são um meio eficaz em termos de custos de promoção.

No entanto, como essa tecnologia é interativa e compartilhável, há também a possibilidade de se tornar um problema, principalmente com pessoas irresponsáveis que cuidam do processo. A internet responsável é solução, desde que os benefícios superem os riscos, pois a tecnologia é de longo alcance e permite que a empresa possa se comunicar com o público de todo o mundo.

Apesar de as comunicações de negócios externos parecerem como uma forma eficaz de chegar ao público, não é sem desafios. A impressão pública de uma organização pode definir o sucesso ou fracasso da empresa no longo prazo. Uma citação equivocada, ou um boletim mal formulado não só vai arruinar um plano de comunicações externas, mas também tem o potencial de afetar a receita corporativa. Portanto, os responsáveis ​​pela comunicação externa da empresa precisam estar conscientes da imagem da empresa, estando integrados aos programas de qualidade e de gestão da empresa.

Quer fazer um diagnóstico da comunicação interna e externa da sua empresa: ligue (11) 99105-5304 ou envie um e-mail para hayrton@uol.com.br

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Planejamento estratégico

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Toda empresa nasce em razão de atender uma necessidade de um cliente ou mercado. Ela tem, ou deveria ter, esse objetivo claro. Para atingi-lo é necessário uma estratégia, ou seja, planejar como chegar até ele. Essa definição básica de planejamento estratégico é dada por Amauri Nóbrega, consultor executivo e especialista em estratégia e finanças. “80% das empresas não chegam ao terceiro ano de vida e, uma das grandes razões, é não planejar os seus passos para atingir o objetivo desejado”, justifica.

Segundo Kaplan e Norton, são cinco os princípios que norteiam uma execução estratégica de sucesso. São eles: mobilizar, traduzir, alinhar, motivar e gerenciar, ou seja, mobilizar toda a empresa para que o objetivo traçado seja o de todos, traduzir de forma clara para que todos saibam para onde vão e o que devem fazer para chegar lá, alinhar todos em um mesmo pensamento e desejo, motivá-los a buscar esse objetivo e gerenciar ao longo do caminho para verificar se estão todos no caminho certo.

A explicação é a parte teórica de um bom planejamento, mas é preciso tirá-lo do papel para se alcançar bons resultados. “Fazer um planejamento estratégico é, de certo forma, fácil, a parte difícil está em executá-lo. Já presenciei empresas que sabem fazer um planejamento estratégico, mas não sabem tirá-lo do papel”, comenta Amauri Nóbrega.

Um modo simples de verificar se uma empresa conseguiu tirar seu planejamento do papel é avaliar a sua proposta de valor. Se em uma transação com essa empresa não for possível perceber a entrega da proposta de valor é sinal de que ela não está conseguindo executar adequadamente sua proposta.

Amauri Nóbrega é cauteloso ao comentar sobre a aplicação de uma ideia em prática. “É necessário colocá-la no papel, criar alguns protótipos, testar, testar e testar, antes de ganhar escala”, explica. Para ele, esse processo economiza tempo e investimentos. “Esses passos têm que ser bem trabalhados com indicadores e metas intermediárias para avaliar o sucesso”, diz. Com essas coordenadas, a empresa consegue crescer de forma orgânica e sustentável e, junto com ela, os seus colaboradores.

O especialista em estratégia considera que, uma das maiores vantagens da execução do planejamento estratégico, é a perpetuidade conquistada pela empresa. No entanto, ele ressalta que um bom planejamento se modifica conforme o ambiente onde o negócio está inserido. “A empresa tem que olhar para o seu planejamento, para o mercado, para seus produtos ou serviços e saber a hora certa de fazer ajustes ou mudança de curso”, salienta.