5W2H: um exemplo prático

Cristiano Bertulucci Silveira

Se você é um gerente, supervisor ou líder de equipe, quantas vezes depois de designar tarefas você ficou desapontado com o resultado ou falta dele? Pode até soar ruim o que vou falar, mas antes de culpar as pessoas, comece a refletir sobre o que você pediu e como você designou as tarefas à elas. Você não acha que a maneira como foi passada a tarefa que poderia ser causa raiz da sua decepção? E como encontrar uma maneira eficiente de delegar? Conheça o 5W2H.

O método 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais eficiente que existe atualmente e curiosamente, uma das mais simples e fáceis de utilizar pois o 5W2H nada mais é do que uma um plano de ação estruturado e prático com etapas bem definidas. Em um universo dinâmico e extremamente competitivo nas corporações, as atividades operacionais bem como a comunicação devem ser ágeis, rápidas e livre de erros, pois caso contrário com certeza haverá perdas. E é por este motivo que o 5W2H foi criado, no sentido de assegurar que perdas não ocorram e elucidar por completo todas as possíveis questões que possam surgir na delegação de tarefas.

Em um primeiro momento, parece um nome complicado, mas de fato é exatamente o oposto. Este nome é uma forma de simplificar o que está por trás desta ferramenta que é dividida em sete fases descritas abaixo:

  1. What? O que vai ser feito? Passos e descrição da ação;
  2. Why? Por que vai ser feito? Razão, justificativa;
  3. Where? Onde vai ser feito? Área, local;
  4. When? Quando vai ser feito? Data, prazo;
  5. Who? Quem vai fazer? Quem é o responsável pela ação?
  6. How? Como a ação vai ser feita? Qual o método, processo?
  7. How Much? Quanto vai custar para fazer? Custo envolvido na ação.

Se você observar as perguntas que são feitas em sequência do 1  ao 7, vai notar que 5 começam com W e 2 começam com H e poderá entender o motivo do nome 5W2H. Vejamos abaixo como responder da melhor forma cada pergunta a fim de estruturar um excelente plano de ação.

What (O que) ? – Qual é a atividade que você quer delegar para seu subordinado, pensando tanto no iniciante quanto no mais experiente? Dedique tempo para criar uma sentença clara que faça sentido e seja tão precisa quanto possível na descrição. Lembre-se: Ambiguidade pode ser útil em alguns casos como quando você diz ao seu filho que o cachorrinho sumiu, deixando a entender que ele possa ter fugido ou ter sido atropelado. No entanto, por uma questão de eficiência nos negócios, você não deve permitir qualquer tipo de ambiguidade pois na maioria das vezes ela leva a mal entendidos e decisões ruins; Pouquíssimas pessoas, para não falar nenhuma, consegue ler a sua mente. Portanto, não espere que as pessoas entendam o que você não disse. Explique de forma concisa e completa e adote como premissa que o que não é falado, não é entendido.

Why? (Por que?) – Quando delegar uma atividade considerada “generosa” utilizando a estratégia do 5W2H, não faça uma explanação mínima, mas explique o propósito pelo qual você está pedindo para que a atividade seja executada, pois ela não é óbvia somente pela sua descrição. Quando você diz o porque ou para qual a finalidade, isso adiciona um pouco de motivação se comparado à uma ordem dada sem a explicação do motivo. Além disso, compreender o que e o porque pode ajudar as pessoas a fazerem mais do que o necessário, se cercando de alguns riscos ou efeitos indesejáveis e dando mais foco ao resultado. Sem saber o motivo e o porque, a pessoa não consegue antecipar o que pode acontecer ou pensar no que pode ser feito de melhor na execução da atividade.

Where? (Onde?) – No 5W2H, a resposta para esta pergunta pode ser melhor estruturada juntamente com as respostas para as seguintes: Onde será realizada a tarefa? É um local importante? Precisa utilizar algum EPI (Equipamento de Proteção Individual)? Trata-se de uma atividade onde há a necessidade de enviar algo a alguém? Se sim, para onde? Se for um envio, há a necessidade de alguma identificação no destino? Se for uma área industrial, há a necessidade de comunicar algum setor como a qualidade, manutenção, segurança? Qual o horário permitido para a execução da atividade neste local?

When (Quando?) – Quando a atividade deve ser concluída, qual é a data limite? Dê uma indicação precisa e lembre-se disso, registrando no plano de ação, pois sua equipe vai odiar se você cobrar os resultados antes da data acordada ou você simplesmente esquecer esta data. Se você pretender fazer checagens periódicas como por exemplo uma atividade que demandará 2 meses e você quiser saber o status toda semana, avise a equipe que fará isso pois a pessoas não gostam de controle inesperado, mas podem entender controles periódicos a fim de verificar o progresso.

Who (Quem?) – Quando você aplica o 5W2H, a quem você está delegando a tarefa? Ela é capaz de executar? Ela ou ele possui as habilidades ou o conhecimento necessário para realizar a tarefa? Se a pessoa que você havia pensado inicialmente não estiver disponível, há alguém na equipe que possa fazê-la ou você poderia esperar uma pessoa mais qualificada ficar disponível? Se você acha que um subordinado vai demorar muito tempo ou que ele não seja capaz de realizar a tarefa, hesite em fazer sozinho e pergunte a si mesmo se você fazer esta tarefa é realmente necessário. Pode até ser que você seja capaz de executar a tarefa mais rápido, mas da próxima vez que precisar delegar vai enfrentar este mesmo dilema e estará perdendo a oportunidade de melhorar as habilidades de seus subordinados. Quando falamos em quem fará a tarefa, não podemos esquecer de quem será beneficiado na execução desta. Fale para os subordinados quem serão os mais beneficiados após a execução da tarefa. Todas as pessoas precisam entender o propósito e a quem os esforços são feitos.

How (Como?) – O Como pode ser interpretado de duas formas diferentes:

Se o subordinado for um profissional, você não vai falar pra ele como ele tem que fazer pois isso será uma perda de tempo para você líder ou supervisor e um vexame para ele. As chances são muito maiores de que ele saiba fazer muito melhor do que você e você será melhor compreendido se perguntar a ele como ele pretende proceder com a atividade, exceto se a atividade for básica e simples. As pessoas geralmente não gostam de falar sobre suas habilidades e experiências e se você perguntar, escute dando sua total atenção ou nem pergunte!

Se o subordinado precisar de uma direção e conhecimento, dê a ele um caminho para melhorar suas habilidades de forma que ele seja capaz de executar na próxima vez pois se você não desenvolver sua equipe, tenha em mente que algum dia você não será necessário para a empresa e com certeza, pode até não ser dispensado, mas não será promovido.

How Many (Quanto?) – “Qualquer coisa que pode ou deve ser expresso em números, deve ser expresso em números”. Tempo, recursos, custos, distâncias, peso, temperatura, pressão, enfim… utilize números, pois é difícil interpretar mal os números e mais fácil de avaliar os resultados com base neles.

Como utilizar corretamente o método 5W2H

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar, você deve considerar um planejamento estratégico prévio a fim de preparar as perguntas para um problema a ser resolvido. Se necessário, faça isso pedindo ajuda aos funcionários, subordinados e outros colaboradores interessados que estejam diretamente ou indiretamente envolvidos. Com o engajamento destas pessoas, é possível realizar um brainstorming por exemplo para que o plano seja o mais eficiente possível. É necessário também ter em mente:

– O espectro de ações deve ser sempre relacionado com a causa dos problemas e não os possíveis efeitos que o causaram. Em outras palavras, devem ser buscadas ações duradouras e não paliativas;

– As soluções implementadas pelo 5W2H devem ser tão objetivas quanto possíveis, evitando efeitos colaterais que demandem novas ações para resolvê-los;

– Nunca se contente com a primeira boa ideia e proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando as opções e escopo de atuação.

Finalmente, você pode ainda ter mais do que sete questões a serem respondidas, mas estas sete são a estrutura chave que você precisa fazer e que ao mesmo tempo são fáceis de lembrar. Estas sete questões são eficientes porque aumentam significativamente as chances de que as coisas certas sejam feitas na primeira ação e isto economiza tempo e não desaponta nem o lado dos gerentes e nem o lado da equipe que gerou o resultado, aumentando a satisfação de todos.

Um exemplo prático

Vamos utilizar um exemplo prático, o mais simples possível para que você possa aplicar o 5W2H no dia a dia. Com certeza você aprendeu lendo este artigo que as ações devem ser precisas a fim de resolver uma causa raiz. Mas para desenvolver ações, temos que primeiro ter o problema. Assim, vou utilizar neste exemplo a ferramenta dos 5 Porquês. Então vamos lá: Primeiramente, temos um problema e precisamos identificar sua causa raiz. O problema no nosso exemplo é: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

Definição do Problema: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

  1. Por que queima a lâmpada? A corrente elétrica excedeu a especificação do projeto;
  2. Por que a corrente elétrica excedeu a especificação do projeto? Houve um pico de corrente;
  3. Por que houve um pico de corrente? O circuito elétrico estava sobrecarregado;
  4. Por que o circuito elétrico estava sobrecarregado? Estava desbalanceado;
  5. Por que estava desbalanceado? Não foi feito estudo de carga.

Causa Raiz: Não foi feito estudo de carga;

Contra-Medida: Realizar um estudo de distribuição de carga.

Bom, agora que temos o problema, a causa raiz e a contra-medida, vamos aplicar o 5W2H:

  1. O que? Realizar um estudo detalhado de distribuição de carga;
  2. Por que? A fim de possibilitar correções nos circuitos e evitar sobrecargas de energia e queima de aparelhos.
  3. Onde? Trafo 1 da Planta;
  4. Quando? O estudo deve ser concluído em até 30 dias;
  5. Quem? João do departamento de manutenção elétrica;
  6. Como? Utilizar multi-medidores de energia na derivação de cada circuito, medindo a tensão, corrente e potência e após realizar o registro em planilha eletrônica padronizada.
  7. Quanto? Esta atividade vai requerer a aquisição de 1 multi-medidor de energia e 20 horas-homem para execução totalizando R$ 4.000,00

Veja abaixo uma planilha modelo que pode ser utilizada para este exemplo:

Clique na figura para uma melhor visualização

5w2h-analise

Na planilha, eu coloco ainda algumas informações importantes, como setor, se foi investigado alguns itens antes de elaborar a ação… enfim, tudo que você achar que seja importante deve colocar e registrar.

Referências

Cristiano Bertulucci Silveira é engenheiro eletricista pela Unesp com MBA em Gestão de Projetos pela FVG e certificado pelo PMI. Atuou em gestão de ativos e gestão de projetos em grandes empresas como CBA-Votorantim Metais, Siemens e Votorantim Cimentos. Atualmente é diretor de projetos da Citisystems –cristiano@citisystems.com.br – Skype: cristianociti

Anúncios

Cilindros de aço para extintores devem ser fabricados conforme a NBR 16357

Os extintores de incêndio executam uma função necessária e salvam vidas, mas duas coisas são importantes quando se sua utilização. Os produtos químicos utilizados neles pode causar alguns problemas de saúde e os cilindros de aço, sem costura, usados em sua fabricação precisam estar em conformidade com a norma técnica. Assim, para usar um extintor de incêndio com segurança, deve-se reconhecer os riscos potenciais à saúde dos produtos químicos usados neles e só comprar produtos fabricados em conformidade com a norma.

Mauricio Ferraz de Paiva

O extintor portátil é um aparelho manual, constituído de recipiente e acessório, contendo o agente extintor, destinado a combater princípios de incêndio. Já o sobre rodas também é constituído em um único recipiente com agente extintor para extinção do fogo, porém com capacidade de agente extintor em maior quantidade.

Esses equipamentos são importantes para se efetuar o combate ao incêndio imediato, após a sua detecção, em sua origem, enquanto são pequenos focos. Eles primam pela facilidade de manuseio, de forma a ser utilizados por homens e mulheres, contando unicamente com um treinamento básico. Além disso, os preparativos necessários para o seu manuseio não consomem um tempo significativo, e consequentemente , não inviabilizam sua eficácia em função do crescimento do incêndio.

Podem ser divididos em tipos, de acordo com o agente extintor que utilizam: água, espuma mecânica, pó químico seco, dióxido de carbono e halon (hidrocarboneto halogenado). Esses agentes extintores se destinam a extinção de incêndios de diferentes naturezas. A quantidade e o tipo de extintores portáteis e sobre rodas devem ser dimensionados para cada ocupação em função: da área a ser protegida; das distâncias a serem percorridas para alcançar o extintor; e os riscos a proteger decorrentes da natureza da atividade desenvolvida ou dos equipamentos a proteger.

Tanto os extintores portáteis como os sobre rodas devem possuir selo ou marca de conformidade de órgão competente ou credenciado e ser submetidos a inspeções e manutenções frequentes. Os cilindros usados em sua fabricação devem estar em conformidade com os requisitos da norma técnica.

A NBR16357 de 09/2016 – Cilindro de aço, sem costura, para fabricação de extintores de incêndio portáteis e sobre rodas com carga de até 10 kg de CO2 — Requisitos e métodos de ensaio estabelece os requisitos e os métodos de ensaios para os cilindros de aço, sem costura, para fabricação de extintores de incêndio com carga de até 10 kg de CO2. Aplica-se somente aos cilindros de aço sem costura, normalizados, utilizados para a fabricação de extintores de incêndio.

Acesse algumas perguntas relacionadas a essa norma GRATUITAMENTE no Target Genius Respostas Diretas:

Como deve ser feito o cálculo da tensão e da espessura da parede dos cilindros?

Como deve ser feita a inspeção dos cilindros?

Como devem ser produzidas as extremidades convexas típicas?

Como deve ser feito o cálculo das extremidades de base côncavas?

Ressalte-se que os cilindros devem ser de aço acalmado, de qualidade uniforme. Os tarugos para a fabricação de cilindros por forjamento não podem apresentar bolsas de contração, trincas, segregação excessiva ou outros defeitos comprometedores depois do seccionamento.

Os materiais com dobras, fissuras, escamas ou outros defeitos comprometedores de sua qualidade não podem ser aceitos. Deve ser obrigatória a identificação do material por qualquer método adequado.

As placas e as barras para a fabricação de cilindros forjados devem ser marcadas com o número da corrida e acompanhadas do respectivo certificado de inspeção, fornecido pela usina produtora. Os tubos para cilindros repuxados devem ser também acompanhados do respectivo certificado de qualidade, fornecido pela usina produtora, identificados com cores correspondentes ao tipo de aço e número da corrida, citado no referido certificado.

Os cilindros acabados devem receber um tratamento térmico de normalização antes de serem submetidos aos ensaios. Para cada cilindro com pressão de serviço inferior a 6,2 MPa, a tensão na parede deve ser obrigatoriamente menor ou igual a 164 MPa.

A espessura mínima de parede deve ser de 2,5 mm para qualquer cilindro com diâmetro superior a 130 mm. Para cilindro com pressão de serviço igual ou maior que 6,2 MPa, o valor mínimo de espessura de parede na menor pressão de ensaio especificada deve ser tal que a tensão na parede não possa ultrapassar 392 MPa, para o aço médio manganês e aço-carbono acima de 0,33 % de carbono, e 323 MPa para os demais.

A espessura do fundo do cilindro deve ser no mínimo duas vezes a espessura mínima calculada para as paredes do cilindro. Esta espessura do fundo do cilindro deve ser medida nos pontos de contato com o solo.

A marcação em cada cilindro deve conter referência sobre: pressão de serviço; número desta norma; a expressão “EXT CO2”; tipo de aço e tratamento térmico; processo de fabricação, quando forjado; identificação do cilindro e do fabricante; capacidade de água medida; tara; órgão de inspeção ou inspetor; data do ensaio hidrostático de fabricação.

A marcação da pressão de serviço deve ser feita pela indicação do valor numérico da pressão, em megapascals. Quando forjado, o cilindro deve receber a marcação deste processo com estampagem da letra F após o número desta norma. A marcação de identidade do cilindro deve ser feita pela indicação do número de série de fabricação em seguida à marcação da identidade do fabricante, que pode ser indicada pela sua sigla ou logotipo.

O ensaio de estanqueidade deve ser realizado com gás inerte ou ar comprimido, a uma pressão não inferior à pressão de serviço. Deve ser feito de forma que o gás sob pressão esteja em contato com o fundo do cilindro em uma área de pelo menos 1/16 deste fundo, mas nunca inferior a 9 mm de diâmetro, incluindo o fechamento central do fundo.

O ensaios hidrostático deve ser realizado mediante um dispositivo de camisa de água, ou outro adequado, e o cilindro deve ser submetido gradualmente a uma pressão hidrostática igual ou maior que a pressão de ensaio especificada, conforme NBR 13243. O manômetro utilizado deve ser regularmente aferido e deve permitir a leitura da pressão com uma precisão de pelo menos 1 %.

Para a tração, os dois corpos de prova obtidos devem ser submetidos aos ensaios conforme NBR ISO 6892-1. Os corpos de prova não podem ser achatados, salvo as pontas para encaixe nas garras da máquina, cuja região achatada deve distanciar no mínimo 25 mm da seção reduzida, com exceção dos corpos de prova obtidos. O ensaio de achatamento deve ser realizado entre cutelos, em forma de cunha a 60°, com raio de arredondamento de 12,7 mm.

Mauricio Ferraz de Paiva é engenheiro eletricista, especialista em desenvolvimento em sistemas, presidente do Instituto Tecnológico de Estudos para a Normalização e Avaliação de Conformidade (Itenac) e presidente da Target Engenharia e Consultoria – mauricio.paiva@target.com.br