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Os procedimentos operacionais normativos (Instruções de trabalho) podem aliviar a perda da cultura organizacional.

Mitchell Joe

Um estudo recente constatou que a perda de experiência empresarial – devido à aposentadoria e falta de pessoal qualificado, entre outras coisas – é uma das dez principais preocupações da indústria automobilística. (1) Os principais problemas referem-se “à capacidade de evitar repetir os erros do passado, a capacidade de implementar a eficiência operacional e a capacidade de desenvolver novos talentos”. (2)

O estudo também indicou, “[Mais de] três quartos dos inquiridos classificam suas organizações como muito moderadamente capaz de reter e transferir conhecimento.” (3) Enquanto “[mais de] um terço dos inquiridos [fabricantes originais de Original Equipment Manufacturer (OEM)] descreveram a si mesmos como sendo pouco capaz ou incapaz da preservação e transferência de conhecimento”. (4)

Esta pesquisa é alarmante para a indústria automobilística, mas a perda de experiência no mercado de trabalho é uma preocupação para todos os setores e organizações. Uma técnica que pode ajudar as organizações a minimizar os efeitos da perda da experiência é o procedimento operacional normativo (standard operating procedure- SOP). Estes SOP são uma parte integrante de um sistema de gestão da qualidade (SGQ) e um SOP devidamente preparado pode minimiza a perda de conhecimento crítico do negócio devido às mudanças de pessoal.

Evitando os erros repetidos

Também conhecidos como instruções de trabalho ou instruções dos operadores, os SOP servem como guias de referência para os funcionários através de instruções de trabalho para fornecer resultados consistentes e de qualidade de dados em toda a organização. Por exemplo, o pessoal que trabalha em um laboratório aplicado as normas técnicas e as instruções de trabalho para cada teste. Em contrapartida, um SOP específico da organização pode ser usado em conjunto com as normas técnicas da indústria para garantir a conformidade com as especificações de fabricação os requisitos organizacionais ou governamentais.

Além disso, os SOP ajudam a evitar as dificuldades apresentadas pela falta de experiência reduzindo a probabilidade de erros durante a incorporação do pessoal. A contratação de novos funcionários requer horas de treinamento no local de trabalho e é um investimento significativo do negócio. Então, quando se está treinando novos funcionários, e não apenas mostrando-lhes como fazer o trabalho; deve-se apontar o SOP para eles e verificar se eles sabem onde encontrar o documento para referência futura. Assim, quando o pessoal mais experiente não estiver disponível, o novo funcionário pode se referir aos SOP para uma orientação sobre uma tarefa específica.

Eficiência operacional

Os SOP são fundamentais para a produção eficiente de produtos e serviços de alta qualidade e ao menor custo possível. De acordo com o Certified Quality Engineer’s Handbook, os SOP “reduzem a variação do tempo de ciclo e produzem um produto ou serviço melhor, mais consistente, e também podem simplificar as atividades de fluxo mais adiante”. (5)

Tenho observado, por exemplo, uma redução de 30% no produto rejeitado, uma vez implementado um SOP para testes metalúrgicos. Os operadores já tinham usado diferentes escalas e métodos de preparação de amostras de dureza, mas a introdução de um SOP resultou em uma prática de um trabalho normalizado. (6) Após a implementação, experimentamos uma variação insignificante nos resultados do teste e uma operação de negócio mais eficiente.

Devido às mudanças exigidas pelos avanços tecnológicos ou pelo sistema de demanda do cliente, pode ser necessário rever periodicamente os SOP para promover a melhoria contínua e aumentar a eficiência operacional. Embora as organizações não possam parar a remoção de um bom funcionário, um bom SOP pode atenuar a perda de conhecimento crítico para o negócio e beneficiar qualquer organização que está competindo no mercado global de hoje.

Referências

(1) Deloitte Consulting e Automative Industry Action Group, “2020 Relatório de Qualidade Automotiva”, 19 de abril de 2016, http://tinyurl.com/autoquality2020 .

(2) Ibid.

(3) Ibid.

(4) Ibid.

(5) Connie M. Borror, Certified Quality Engineer Handbook, third edition, ASQ Quality Press, 2009.

(6) Ibid.

Joe Mitchell é diretor de operações e tecnologia da Miller Company, Diehl Metall em Meriden, Connecticut, e obteve seu MBA pela Universidade de Lawrence Technological em Southfield, Michigan. Mitchell é membro da ASQ e tem certificação ASQ como engenheiro de qualidade.

Fonte: Quality Progress/2016 October

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho