Não perca a receita

Matthew Barsalou e Robert Perkin

A vovó de Robert Perkin era famosa em sua família por sua torta de caramelo. Era um alimento básico do jantar de Ação de Graças, desde que alguém pudesse se lembrar disso.

Mas, ninguém jamais pensou exatamente como ela fazia ou o que aconteceria se ela parasse de fazer isso. Eventualmente, a vovó Perkin faleceu, assim como a sua receita amada. A irmã de Robert sempre tentou recriar a receita, mas sem sucesso.

Esta história familiar ilustra um problema que, infelizmente, é muito comum em um ambiente produtivo. Por algum motivo, um processo que funcionou bem durante anos começa a falhar e ninguém consegue descobrir o porquê. De repente, a receita está perdida.

Muitas vezes, isso acontece quando um empregado de produção de longa data sai da organização e toma sua receita especial, ou método, que quase sempre não é documentado.

A maneira superior de fazer de um empregado é chamada de habilidade. Um funcionário que sabe de experiência arquivar um componente crítico em um sistema que está sendo montado, por exemplo, tem uma habilidade. Outros funcionários não sabem que a peça deve ser arquivada porque a ação nunca foi documentada, resultando em sucata para funcionários sem a habilidade. (1)

Para resolver este problema, a habilidade deve ser identificada e documentada. Mas, em primeiro lugar, o investigador da análise da causa raiz deve descobrir qual a diferença entre os funcionários que potencialmente podem resultar em uma habilidade.

Um bom primeiro passo em uma investigação é graficar os dados e procurar recursos expressivos (2). Os recursos expressivos destacam-se e podem estar relacionados à causa, mas garantem uma investigação mais aprofundada porque muitas vezes eles fornecem pistas durante uma análise de causa raiz. A Figura 1 mostra um gráfico de execução da sucata total de um processo de fabricação. Há bons dias e dias ruins, mas nada se destaca.

A estratificação pode fornecer informações adicionais sobre os dados (3) e deve ser usada quando os dados consistem em um agregado de múltiplas fontes. O gráfico na Figura 1 consiste na sucata total de quatro funcionários. O gráfico na Figura 2 mostra os mesmos dados estratificados por empregado. A estratificação mostra que Charles tem uma taxa de sucata significativamente menor que as demais. Então, o que Charles está fazendo diferente?

Para ajudar a identificar a habilidade, pode ser necessário observar todos os quatro funcionários e criar um fluxograma de processo de cada movimento que eles fazem durante a operação de montagem. Após a descoberta, o procedimento deve ser revisado.

A documentação deve ser específica e acionável ao nível do operador, caso contrário, o conhecimento pode ser perdido quando o empregado com a habilidade já não está por perto para fornecer orientação. Depois que a habilidade é encontrada e documentada, documentar formalmente a “receita” para garantir um sucesso consistente. Agora, me passe essa torta.

Referências

(1) Frank M. Gryna, Quality Planning and Analysis: From Product Development Through Use, fourth edition, McGraw-Hill, 2001.

(2) Jeroen de Mast and Albert Trip, “Quality-Improvement Projects”, Journal of Quality Technology, Vol. 39, No.4, 2007, pp. 301-311.

(3) Kaoru Ishikawa, Guide to Quality Control, second edition, Asian Productivity Organization, 1991.

Matthew Barsalou atua em estatística do problema Master Black Belt na BorgWarner Turbo Systems Engineering GmbH em Kirchheimbolanden, na Alemanha. Possui mestrado em administração e engenharia de empresas na Wilhelm Büchner Hochschule em Darmstadt, Alemanha, e mestrado em estudos liberais na Fort Hays State University em Hays, KS. Barsalou é um membro sênior da ASQ e possui várias certificações. Robert Perkin é gerente sênior de resolução de problemas de engenharia e métodos estatísticos na BorgWarner Turbo Systems. Perkin possui mestrado em gerenciamento de tecnologia e de engenharia na Universidade de Washington em St. Louis. Ele é um Black Six Sigma Master Black Belt certificado para soluções mais inteligentes.

Fonte: Quality Progress/2017 October

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

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As regras do compliance para os presentes de final de ano

Normas comentadas

NBR 14039 – COMENTADA de 05/2005Instalações elétricas de média tensão de 1,0 kV a 36,2 kV – Versão comentada.

Nr. de Páginas: 87

NBR 5410 – COMENTADA de 09/2004Instalações elétricas de baixa tensão – Versão comentada.

Nr. de Páginas: 209

Antonio Carlos Hencsey

A troca de presentes e entretenimento pode fortalecer as relações comerciais, mas por outro lado o envio de regalos e divertimentos, como jantares e idas a shows ou peças teatrais, podem criar, ou aparentar, influências inadequadas no ambiente de trabalho. Todo cuidado é pouco ao receber mimos do parceiro ou fornecedor, uma prática muito comum que ocorre agora, principalmente, durante as festas de fim de ano. Tudo porque o recebimento de gratificações tem grades chances de ser visto como propinas, capazes de manchar a reputação e destoar as disposições do código de normas e condutas éticas da companhia.

É importante ressaltar que itens promocionais de baixo valor, tais como canetas, calendários, blocos de anotações ou outros brindes menores, que normalmente possuem a logomarca da empresa, não se encaixam na categoria de gratificação indevida. Aqui é falado de presentes de alto valor, que superam as cifras de 150 reais e que podem influenciar a objetividade do presenteado quando for tomar uma decisão comercial.

Alguns cuidados podem (e devem) ser tomados para que as empresas sigam suas regras de ética e compliance sem apresentar grosseria no momento do recebimento do presente em face ao período de festividades.

– Reforce com todos os colaboradores as políticas de oferta e recebimento de gratificações estabelecidas pela sua empresa. Delimite um preço para os presentes a serem recebidos. Por exemplo, itens acima de R$ 100 já são considerados fora do padrão de item promocional de baixo valor.

– Proponha conversas sobre o porquê da oferta de presentes. Faça reflexões com a equipe a fim de identificar qual a motivação de quem presenteia. Interesse comercial ou apenas um ato de agradecimento por mais um ano de parceria?

– Deixe claro que mesmo que o profissional acredite ser isento ou não influenciável pelo recebimento de alguma gratificação, somos seres humanos. Não existe neutralidade total nas relações interpessoais. Sempre algum viés ou vínculo é estabelecido com esta ação.

– Sabemos que a alta direção, em alguns casos, recebe presentes como forma de reforçar vínculos estratégicos para a organização, mas estes também devem seguir as políticas estabelecidas. Lembre-se: o exemplo vem de cima. Ao receberem os presentes é preciso, de forma explicita, que seja cumprido os procedimentos padrão, deixando clara a importância que esta prática tem para a empresa.

– Valorize os profissionais que agirem da forma certa. As pessoas podem sentir que estão perdendo algo ao negarem um presente ou entregarem o item para a área responsável. Demonstre ao colaborador a importância de cumprir as normas éticas da organização e fortaleça a conduta do funcionário para as outras pessoas da empresa.

Antonio Carlos Hencsey é líder de prática de ética & compliance da Protiviti.