A gestão dos documentos de arquivo e seus metadados

Deve-se entender a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo.

Pode-se definir os metadados para documentos de arquivo como as informações estruturadas ou semiestruturadas que permitem a produção, gestão e uso de documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios. Já o esquema de metadados plano lógico que mostra as relações entre os elementos de metadados, normalmente por meio do estabelecimento de regras para uso e gestão de metadados, especificamente quanto à semântica, à sintaxe e à opção (nível de obrigação) de valores.

A NBR ISO 23081-1 de 09/2019 – Informação e documentação – Processos de gestão de documentos de arquivo – Metadados para documentos de arquivo – Parte 1: Princípios abrange os princípios que sustentam e regem os metadados de gestão de documentos de arquivo. Estes princípios se aplicam a: documentos de arquivo e seus metadados; todos os processos que os afetam; qualquer sistema em que residam; qualquer organização responsável por sua gestão.

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O que incluem os metadados no momento da captura dos documentos de arquivo?

Para que servem os metadados para o e-business?

O que são os metadados para a gestão de direitos?

Como definir e manter as estruturas para o gerenciamento de metadados?

A NBR ISO 23081 estabelece um modelo para definição, gestão e utilização de metadados na gestão de documentos de arquivo e explica os princípios que os governam. Este documento fornece diretrizes para entendimento, implementação e utilização de metadados no âmbito do modelo da NBR ISO 15489. Aborda a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo.

Estabelece também um modelo para gerenciamento destes metadados. Nesta parte, negócios e atividades de negócios são usados como termos amplos, não restritos à atividade comercial, mas incluindo administração pública, atividades sem fins lucrativos e outras. Esta norma não define um conjunto obrigatório de metadados de gestão de documentos de arquivo a serem implementados, uma vez que estes metadados serão diferentes de acordo com os requisitos organizacionais ou específicos para a jurisdição.

No entanto, avalia os principais conjuntos de metadados existentes, de acordo com os requisitos da NBR ISO 15489. A ISO 23081-2 e a ISO 23081-3 são mais explicativas e fornecem orientações práticas sobre questões de implementação e como avaliar conjuntos de metadados de gestão de documentos de arquivo em relação aos princípios deste documento. A gestão de metadados é uma parte indissociável da gestão de documentos de arquivo, servindo a uma diversidade de funções e propósitos.

No contexto da gestão de documentos de arquivo, os metadados destes documentos são definidos como informação estruturada ou semiestruturada, que permite a produção, a gestão e o uso dos documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios (NBR ISO 15489-1:2018, 3.12). Cada domínio representa uma área de discurso intelectual e de atividade social e/ou organizacional com um grupo distinto ou limitado de pessoas que compartilham certos valores e conhecimentos.

Os metadados para documentos de arquivo podem ser usados para identificar, autenticar e contextualizar os documentos de arquivo, bem como as pessoas, os processos, os sistemas que os produzem, os gerenciam, os mantêm e os utilizam e as políticas que os regem (ver 9.1). Inicialmente, os metadados definem estabelecem o documento de arquivo no seu ponto de captura, inserindo-o em seu contexto de negócios e estabelecendo formas de controle no que tange à sua gestão. Durante a existência dos documentos de arquivo ou seus desdobramentos, novas entradas/camadas de metadados serão adicionadas, em razão de novas aplicações em outros contextos de negócios ou ainda em outros contextos de utilização.

Isso significa que os metadados continuam a se acumular ao longo do tempo. As informações relativas ao contexto da gestão de documentos de arquivo e aos processos de negócio nos quais os documentos de arquivo são usados continuam acumulando-se enquanto estes documentos são gerenciados e usados. O documento de arquivo também pode sofrer mudanças estruturais ou mudanças em sua apresentação. Os metadados podem ser obtidos ou reutilizados por múltiplos sistemas e para múltiplos propósitos.

Os metadados aplicados aos documentos de arquivo durante sua vida ativa também podem continuar a ser aplicados quando deixam de ser requeridos para os fins de negócios atuais, porém são mantidos para pesquisas em andamento ou outras finalidades. Os metadados asseguram a autenticidade, confiabilidade, usabilidade e integridade ao longo do tempo, e permitem a gestão e a compreensão dos objetos de informação, sejam estes físicos, analógicos ou digitais.

Contudo, recomenda-se que os metadados também sejam gerenciados. A gestão de documentos de arquivo sempre envolveu a gestão de metadados. Contudo, o ambiente digital requer uma apresentação diferente dos requisitos e mecanismos tradicionais para identificar, capturar, atribuir e usar metadados. No ambiente digital, os documentos de arquivo confiáveis são aqueles acompanhados de metadados que definem suas características críticas. Estas características devem ser explicitamente documentadas, em vez de serem implícitas, como em alguns processos baseados em papel.

No ambiente digital, é essencial assegurar que a definição e a captura dos metadados de gestão de documentos de arquivo sejam implementadas em sistemas que produzam, administrem e usem documentos de arquivo. Por outro lado, o ambiente digital apresenta novas oportunidades para definir e gerar metadados, e assegurar a captura completa de documentos de arquivo na atualidade.

Estes documentos de arquivo podem ser transações ou suas provas. Metadados sustentam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo: protegendo os documentos de arquivo como prova e assegurando a sua acessibilidade e usabilidade ao longo do tempo; facilitando a capacidade de compreensão dos documentos de arquivo; apoiando e assegurando o valor probatório dos documentos de arquivo; auxiliando na garantia da autenticidade, da confiabilidade e da integridade dos documentos de arquivo; apoiando e gerenciando o acesso, a privacidade e os direitos; apoiando a recuperação eficiente; apoiando o reuso e a reproposição de documentos de arquivo; apoiando as estratégias de interoperabilidade, proporcionando a captura oficial de documentos de arquivo produzidos em diversos ambientes técnicos e de negócios e sua sustentabilidade pelo tempo que for necessário; fornecendo ligações lógicas entre os documentos de arquivo e o contexto de sua produção, mantendo-os de forma estruturada, confiável e significativa; apoiando a identificação do ambiente tecnológico em que os documentos de arquivo digitais foram produzidos ou capturados e a gestão do ambiente tecnológico em que são mantidos, para que os documentos de arquivo autênticos possam ser reproduzidos enquanto forem necessários; apoiando a migração eficiente e bem-sucedida de documentos de arquivo de um ambiente ou plataforma de computador para outro, ou ainda qualquer outra estratégia de preservação.

Convém que as organizações tomem decisões sobre quais dos requisitos de metadados descritos neste documento são necessários em algum ou em todos os sistemas organizacionais. Estas decisões dependerão de: necessidades do negócio; ambiente regulatório; riscos que afetem as operações do negócio. Esta avaliação pode identificar quais tipos de metadados precisam ser aplicados em diferentes áreas da organização, dependendo dos riscos ou necessidades do negócio.

Um dos principais usos dos metadados é a descrição de fontes de informação. Estas fontes de informação podem ser livros, revistas, vídeos, documentos, imagens e artefatos. Também incluem documentos de arquivo transferidos para custódia arquivística. Convém que os metadados identifiquem a fonte de informação e o título, produtor (es), data (s), identificador único, relação com outras fontes (por exemplo, dentro da mesma série) e sua dimensão (por exemplo, tamanho ou comprimento).

Alguns destes elementos de metadados também são usados no contexto de gestão de documentos de arquivo. Eles são semelhantes e podem se sobrepor aos elementos dos metadados inseridos no momento da captura, documentando o conteúdo de um documento de arquivo. No entanto, os metadados descritivos para gestão de documentos de arquivo e para fins de arquivamento geralmente são mais amplos do que os metadados de descrição das fontes de informação e podem incluir outros elementos, como, por exemplo, metadados de contexto.

Há uma forte relação entre o tipo de metadado descrito e a descrição arquivística. As instituições arquivísticas utilizam metadados para descrever os documentos de arquivo, a fim de preservar seu sentido ao longo do tempo, colocá-los em seus contextos administrativos e de gestão de documentos de arquivo e facilitar seu uso e gestão. Portanto, os padrões atuais de descrição de arquivamento, como ISAD/G e ISAAR (CPF), possuem uma extensa sobreposição com metadados de gestão de documentos de arquivo, porque ambos se preocupam em documentar o contexto de negócios e os processos de gestão.

A gestão arquivística, incluindo a descrição arquivística, é uma atividade complementar e contínua para os documentos de arquivo que são identificados como tendo valor arquivístico. A funcionalidade que permita a migração de metadados entre os sistemas de documentos de arquivo organizacionais e os sistemas de controle de arquivo é, portanto, recomendada. O processo de gerenciamento de metadados permanece em andamento pelo tempo que os documentos de arquivo e suas agregações relevantes existirem.

Convém que novos metadados sejam adicionados onde necessário, para manter os documentos de arquivo relevantes, confiáveis e utilizáveis. Convém que isso seja realizado ao longo do tempo e entre domínios, por exemplo, quando as funções de uma organização e as partes relevantes de seu sistema de documentos de arquivo são transferidos para uma outra organização. Isso pode demandar à organização receptora a adaptação de suas estruturas de metadados existentes.

Convém que as organizações definam procedimentos e políticas para documentar estas mudanças. Várias camadas podem ser diferenciadas em um contexto de escopo em constante expansão, dependendo de quão amplamente os documentos de arquivo serão compartilhados e usados. Os documentos de arquivo são gerenciados em sistemas; estes sistemas são gerenciados por organizações e estas organizações fazem parte de um contexto mais amplo (um setor empresarial, um governo, uma nação, o público ou a sociedade).

Convém que, em cada uma destas camadas, os metadados forneçam informações suficientes sobre os documentos de arquivo, para torná-los compreensíveis e acessíveis à comunidade interessada. Os tipos de metadados requeridos para implementação da NBR ISO 15489-1 podem ser divididos nos seguintes componentes (ver figura abaixo): metadados sobre o documento de arquivo em si; metadados sobre as regras de negócio ou políticas e funções; metadados sobre agentes; metadados sobre atividades ou processos de negócio; metadados sobre processos de gestão de documentos de arquivo. Estes tipos de metadados são aplicáveis tanto antes quanto após a produção do documento de arquivo.

Cada componente reflete metadados que são capturados com os documentos de arquivo, consolidando-os em seu contexto de negócio e permitindo que os procedimentos de gestão ocorram (ou seja, metadados no momento da captura de documentos de arquivo) e continuam a ser definidos e capturados (ou seja, metadados processados). Isso vai além da organização de produção do documento de arquivo e convém que seja assegurado por qualquer organização responsável pela gestão de documentos de arquivo ao longo do tempo. Esta categorização tem sido usada como base estrutural para este documento. Um comentário é inserido após cada um dos requisitos de metadados, para indicar de qual seção ou subseção da NBR ISO 15489-1 eles são derivados.

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