A governança de dados em tecnologia da informação (TI)

Sobre a governança de dados é importante fornecer orientação para uma comunidade mais ampla, incluindo: gerentes executivos, empresas externas ou especialistas técnicos, como especialistas em direito ou contabilidade, associações de retalhistas ou industriais ou organismos profissionais, provedores de serviços internos e externos (incluindo consultores), e auditores.

A NBR ISO/IEC 38505-1 de 01/2020 – Tecnologia da Informação — Governança da TI – Parte 1: Aplicação da ABNT NBR ISO/IEC 38500 à governança de dados fornece princípios orientadores para os membros de estruturas de governança de organizações (que podem incluir proprietários, diretores, parceiros, gerentes executivos ou similares) sobre o uso eficaz, eficiente e aceitável de dados em suas organizações, por meio de: aplicação dos princípios e modelo de governança da NBR ISO/IEC 38500 à governança de dados, asseguramento às partes interessadas de que, se os princípios e práticas propostas por este documento forem seguidos, eles podem confiar na governança de dados da organização, informação e orientação às estruturas de governança sobre o uso e proteção de dados em sua organização, e estabelecimento de um vocabulário para a governança de dados.

Este documento também pode fornecer orientação para uma comunidade mais ampla, incluindo: gerentes executivos, empresas externas ou especialistas técnicos, como especialistas em direito ou contabilidade, associações de retalhistas ou industriais ou organismos profissionais, provedores de serviços internos e externos (incluindo consultores), e auditores. Embora este documento analise a governança de dados e o seu uso em uma organização, a orientação sobre o arranjo de implementação para a governança efetiva da TI em geral é encontrada na ISO/IEC TS 38501. Os construtos na ISO/IEC TS 38501 podem ajudar a identificar os fatores internos e externos relacionados à governança da TI e ajudar a determinar os resultados benéficos e identificar evidências de sucesso.

Este documento se aplica à governança do uso atual e futuro dos dados que são criados, coletados, armazenados ou controlados por sistemas de TI, e afeta os processos de gestão e as decisões relacionadas aos dados. Este documento define a governança de dados como um subconjunto ou domínio da governança da TI, que em si é um subconjunto ou domínio organizacional ou, no caso de uma corporação, governança corporativa. Este documento é aplicável a todas as organizações, incluindo empresas públicas e privadas, entidades governamentais e organizações sem fins lucrativos. Este documento é aplicável às organizações de todos os tamanhos, das menores às maiores, independentemente da extensão e da sua dependência dos dados.

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Quais são os princípios, modelo e aspectos para uma boa governança de dados?

Como pode ser descrita a atividade armazenar?

Como pode ser descrita a atividade distribuir?

Quais as orientações para a governança de dados ‒ princípios?

O objetivo deste documento é fornecer princípios, definições e um modelo para as estruturas de governança usarem ao avaliar, dirigir e monitorar o manuseio e o uso de dados em suas organizações. Este documento é uma norma orientativa de alto nível, com base em princípios. Além de fornecer uma ampla orientação sobre a função da estrutura de governança, incentiva as organizações a usarem normas apropriadas para sustentar a sua governança de dados.

Todas as organizações usam dados e a maior parte desses dados é armazenada eletronicamente nos sistemas de TI. Com o advento da computação em nuvem, a realização do potencial da internet das coisas e o uso crescente de análises de big data, os dados estão se tornando mais fáceis de gerar, coletar, armazenar e extrair para obter informações úteis. Essa enxurrada de dados traz uma necessidade urgente e responsabilidade para as estruturas de governança assegurarem que oportunidades valiosas sejam aproveitadas e que dados confidenciais estejam seguros e protegidos.

Este documento foi preparado para fornecer diretrizes aos membros das estruturas de governança para aplicar uma abordagem baseada em princípios à governança de dados, de modo a aumentar o valor dos dados e, ao mesmo tempo, diminuir os riscos associados a esses dados.

A NBR ISO/IEC 38500 fornece princípios e modelos para as estruturas de governança das organizações orientarem o uso atual e planejarem o uso futuro da tecnologia da informação (TI), e é para esse fim que esse documento se aplica. Assim como na NBR ISO/IEC 38500, este documento é dirigido principalmente à estrutura de governança de uma organização e será aplicado igualmente, independentemente do tamanho da organização ou de sua indústria ou setor.

A governança é distinta da gestão e, portanto, há a preocupação em avaliar, dirigir e monitorar o uso de dados, em vez da mecânica de armazenar, recuperar ou gerenciar os dados. Dito isto, um entendimento de algumas técnicas e técnicas de gerenciamento de dados é descrito para enunciar as possíveis estratégias e políticas que podem ser direcionadas pela estrutura de governança.

A boa governança de dados auxilia as estruturas de governança para assegurar que o uso de dados em toda a organização contribua positivamente com o desempenho da organização por meio de: inovação em serviços, mercados e negócios; implementação e operação apropriadas dos ativos de dados; clareza de responsabilidade e responsabilização pela proteção e pelo potencial para agregar valor; e minimização de consequências adversas ou não intencionais. Convém que as organizações com boa governança de dados sejam: organizações confiáveis para os proprietários de dados e usuários de dados fazerem transações; capazes de fornecer dados confiáveis para compartilhamento; protetoras da propriedade intelectual e outros valores derivados dos dados; organizações com políticas e práticas para dissuadir hackers e atividades fraudulentas; preparadas para minimizar o impacto das violações de dados; cientes de quando e como os dados podem ser reutilizados; capazes de demonstrar boas práticas no manuseio dos dados.

Este documento estabelece princípios para o uso eficaz, eficiente e aceitável de dados. As estruturas de governança, ao assegurar que suas organizações sigam esses princípios, serão auxiliadas na gestão de riscos e no incentivo à exploração de oportunidades decorrentes do manuseio seguro e da interpretação precisa da qualidade dos dados. A boa governança dos dados também ajuda as estruturas de governança a garantirem a conformidade com as obrigações (regulatórias, legislativas, contratuais) referentes ao uso e tratamento aceitáveis dos dados.

Este documento estabelece um modelo para a governança de dados. O risco de as estruturas de governança não cumprirem suas obrigações é mitigado, dando a devida atenção ao modelo, aplicando adequadamente os princípios. A provisão inadequada da governança de dados pode expor uma organização a vários riscos, incluindo: penalidades pelo descumprimento da legislação, especialmente legislação relacionada às medidas de privacidade exigidas; perda de confidencialidade dos dados da empresa, por exemplo, receitas ou especificações de projeto; perda de confiança das partes interessadas, incluindo parceiros comerciais, clientes e público; incapacidade de realizar funções organizacionais críticas devido à falta de dados confiáveis ou pertinentes para os negócios; aumento da concorrência por meio do uso estratégico de dados pelos concorrentes.

As estruturas de governança podem ser responsabilizadas por: violações de privacidade, spam, saúde e segurança, legislação e regulamentos de manutenção de registros; não conformidade com normas obrigatórias relativas à segurança e responsabilidade social; questões relacionadas aos direitos de propriedade intelectual. Os membros da estrutura de governança são responsáveis pela governança dos dados e são responsáveis pelo uso eficaz, eficiente e aceitável dos dados pela organização.

A autoridade, a responsabilidade e a responsabilização da estrutura de governança pelo uso efetivo, eficiente e aceitável de dados surgem de sua responsabilidade geral pela governança da organização e de suas obrigações com as partes interessadas externas, incluindo os reguladores. O foco principal do papel da estrutura de governança de dados é assegurar que a organização obtenha valor dos investimentos em dados e TI associado, enquanto gerencia os riscos e leva em consideração as restrições.

Além disso, convém que a estrutura de governança assegure que haja um entendimento claro de quais dados estão sendo usados pela organização e com que finalidade, e que exista um sistema de gestão eficaz para assegurar que as obrigações, como proteção de dados, privacidade e respeito para propriedade intelectual, possam ser cumpridas. Convém que a estrutura de governança estabeleça mecanismos de supervisão para a governança de dados que sejam apropriados ao nível de dependência do negócio em relação aos dados.

Convém que a estrutura de governança tenha uma compreensão clara da importância dos dados para as estratégias de negócios da organização, bem como o potencial risco estratégico para a organização do uso destes dados. Convém que o nível de atenção que uma estrutura de governança dá aos dados seja baseado nestes fatores. Convém que a estrutura de governança assegure que seus membros e mecanismos de governança associados (como auditoria, gestão de riscos e comitês relacionados), bem como gerentes, tenham o conhecimento e a compreensão necessários sobre a importância dos dados.

A estrutura de governança pode estabelecer um subcomitê para ajudar a estrutura de governança a supervisionar o uso de dados da organização do ponto de vista estratégico. A necessidade de um subcomitê depende da importância dos dados para a organização e seu tamanho. Convém que a estrutura de governança assegure que um framework apropriado de governança seja estabelecido para a governança e gestão dos dados.

Convém que a estrutura de governança monitore a eficácia dos mecanismos de governança e gestão dos dados, requerendo processos como auditorias e avaliações independentes para obter a garantia de que a governança seja eficaz. Os aspectos específicos da governança de dados que são introduzidos neste documento são os descritos a seguir.

– Valor: os dados são a matéria-prima para o conhecimento útil. Alguns dados podem não ser muito valiosos, enquanto outros dados são extremamente valiosos para a organização. No entanto, este valor não é conhecido até que seja usado pela organização e, portanto, todos os dados são de interesse da estrutura de governança, que, em última análise, é responsável por eles. O termo valor, neste caso, também inclui a qualidade e a quantidade dos dados, sua atualidade, o contexto (que é o dado em si) e o custo de seu armazenamento, manutenção, uso e descarte.

– Risco: diferentes classes de dados trazem diferentes níveis de risco, e convém que a estrutura de governança entenda os riscos dos dados e como direcionar os gerentes para gerenciar esses riscos. Os riscos não se manifestam apenas em violações de dados, mas também no mau uso dos dados, bem como nos riscos competitivos envolvidos em não utilizar adequadamente os dados.

– Restrições: A maioria dos dados vem com restrições em seu uso. Algumas delas são impostas externamente à organização por meio de legislação, regulamentação ou obrigações contratuais, e incluem questões de privacidade, direitos autorais, interesses comerciais e assim por diante. Outras restrições sobre os dados incluem obrigações éticas ou sociais ou políticas organizacionais que restringem o uso dos dados. Estratégias e políticas são requeridas para explicar estas restrições em qualquer uso dos dados pela organização.

Os dados e o seu uso pelas organizações estão se tornando cada vez mais importantes para todas as organizações e suas partes interessadas. Ao aplicar os princípios, modelos e aspectos específicos da governança de dados descritos neste documento, convém que as estruturas de governança sejam capazes de realizar ações que maximizem seus investimentos em uso de dados, gerenciem os riscos envolvidos e forneçam boa governança para a sua organização.

A figura acima mostra as áreas de responsabilização de dados dentro de uma organização. Os elementos do mapa são descritos abaixo. Para qualquer organização e para qualquer tipo de negócio, o mapa identifica os tópicos que são de interesse sob uma perspectiva de governança. Embora os processos e implementações reais sejam de responsabilidade do gerenciamento, as linhas indicam tanto o fluxo de dados quanto o mecanismo de bloqueio, onde é necessário assegurar que as políticas e estratégias de governança estejam implementadas e que as responsabilizações sejam atendidas.

Os aspectos específicos de dados da governança no contexto destas responsabilizações são discutidos em mais detalhes na Seção 9. O foco deste documento é a governança dos dados, e convém que não seja confundido com a gestão de dados. Considerando que a estrutura de governança está preocupada com a aplicação dos princípios de governança, conforme descrito na Seção 7, o campo da gestão de dados tem métodos bem definidos para o processamento dos dados, bem como mecanismos para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade desses dados. Um exemplo de ciclo de vida de gestão de dados é mostrado na figura abaixo

A atividade coletar inclui o processo de aquisição, coleta e criação de dados, aprendendo com decisões anteriores tomadas e contextos adicionais extraídos de outros conjuntos de dados (internos ou externos). Os dados existem em muitas formas e podem ser criados e coletados para uso pela organização de várias maneiras diferentes, incluindo os seguintes aspectos descritos a seguir.

— Entrada de dados: a entrada de dados é obtida usando aplicativos dentro da organização [por exemplo, em um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ou aplicativo de e-mail] ou externamente por meio de um site, aplicativo móvel ou aplicativo similar.

— Transações de outros sistemas: a entrada de dados ou a atualização feita em outros sistemas pode fluir para o sistema da organização por meio do EDI (Electronic Data Interchange) ou outros processos de interface.

— Sensores: uma quantidade crescente de dados é ingerida na organização por meio de sistemas de máquinas, como sensores. Os sensores abrangem uma ampla variedade de dispositivos de aquisição de dados, incluindo registros de sites, fontes de mídias sociais e dispositivos de internet das coisas os quais incluem dispositivos do dia a dia, desde simples sensores de temperatura até TV, carros, semáforos e edifícios. Os dados dos sensores também podem incluir sinais potencialmente urgentes, como alertas e alarmes.

— Novo contexto: os dados dos relatórios podem ser combinados com outros dados para fornecer informações adicionais, que , por sua vez, retornam à organização. Em muitos casos, estes dados adicionais fornecem um novo contexto aos dados originais e podem precisar ser tratados de maneira diferente dos dados originais. Novos dados contextuais podem vir de decisões que podem dar relevância ou valor aos dados existentes.

— Assinatura: os dados podem se tornar disponíveis para a organização por meio de uma assinatura de um feed de dados ou de um armazenamento de dados virtual.

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