Como definir os elementos consistentes dos metadados

O propósito deste modelo é permitir a descrição padronizada de documentos de arquivo e entidades contextuais críticas para documentos de arquivo, fornecer uma compreensão comum dos pontos fixos de agregação para permitir a interoperabilidade de documentos de arquivo e informações relevantes para documentos de arquivo entre sistemas organizacionais e permitir reutilização e padronização de metadados para gerenciar documentos de arquivo ao longo do tempo, espaço e entre aplicações.

A NBR ISO 23081-2 de 04/2020 – Informação e documentação — Gerenciamento de metadados para documentos de arquivo – Parte 2: Problemas conceituais e implementação estabelece um modelo para definir os elementos de metadados consistentes com os princípios e as considerações de implementação descritos na NBR ISO 23081-1. O propósito deste modelo é permitir a descrição padronizada de documentos de arquivo e entidades contextuais críticas para documentos de arquivo, fornecer uma compreensão comum dos pontos fixos de agregação para permitir a interoperabilidade de documentos de arquivo e informações relevantes para documentos de arquivo entre sistemas organizacionais e permitir reutilização e padronização de metadados para gerenciar documentos de arquivo ao longo do tempo, espaço e entre aplicações. Ela também identifica alguns dos pontos de decisão críticos que precisam ser abordados e documentados para permitir a implementação de metadados para gerenciar documentos de arquivo. Ela visa identificar os problemas que precisam ser abordados na implementação de metadados para gerenciamento de documentos de arquivo, identificar e explicar as várias opções para abordar as questões, e identificar vários caminhos para tomar decisões e escolher opções na implementação de metadados para gerenciar documentos de arquivo.

Acesse algumas dúvidas relacionadas a essa norma GRATUITAMENTE no Target Genius Respostas Diretas:

Quais as relações entre entidades nos metadados?

Quais são os conceitos relativos à implementação de metadados?

Por que os metadados podem ser herdados de um agregado superior para um inferior?

Qual o modelo de metadados para gerenciar documentos de arquivo?

A série NBR ISO 23081 descreve metadados para documentos de arquivo. Esta parte 2 concentra-se no modelo de definição de elementos de metadados para gestão de documentos de arquivo, e fornece uma declaração genérica de elementos de metadados, sejam estes físicos, analógicos ou digitais, de acordo com os princípios da NBR ISO 23081-1. Ela fornece uma fundamentação sólida dos metadados para gerenciar documentos de arquivo em organizações, modelos conceituais de metadados e um conjunto de elementos de alto nível de metadados genéricos, adequados para qualquer ambiente de documentos de arquivo.

Abrange, por exemplo, implementações atuais de gestão de documentos de arquivo ou arquivísticas. Ela define os tipos genéricos de metadados, tanto para entidades de documentos de arquivo quanto para outras entidades que precisam ser gerenciadas para documentar e entender o contexto dos documentos de arquivos. Esta parte 2 também identifica, para entidades-chave, um número mínimo de camadas de agregação fixas que são necessárias para fins de interoperabilidade. Os modelos e os tipos de metadados genéricos delineados nesta parte são principalmente focados na entidade documentos de arquivo.

No entanto, eles também são relevantes para as outras entidades. Não estabelece um conjunto específico de elementos de metadados. Em vez disso, ela identifica tipos genéricos de metadados que são necessários para cumprir os requisitos para gerenciar documentos de arquivo. Essa abordagem fornece às organizações a flexibilidade para selecionar metadados específicos para atender aos requisitos de seus negócios e gerenciar seus documentos de arquivo enquanto eles são necessários.

Ela fornece diagramas para determinar os elementos de metadados que podem ser definidos em uma implementação específica e os que podem ser aplicados a cada agregação das entidades definidas. Ela reconhece que essas entidades podem existir em diferentes camadas de agregação. Ela define tipos de metadados genéricos que podem ser aplicados em todas as camadas de agregação, ao mesmo tempo em que alerta aos implementadores para elementos de metadados que só podem ser aplicados em camadas de agregação específicas.

A implementação de metadados para gerenciar documentos de arquivo usando parâmetros organizacionais e de sistema envolve uma série de escolhas, que são determinadas pelas conjunturas da organização, pelos sistemas instalados e pelos requisitos para gerenciar documentos de arquivo. Com base nos princípios da NBR ISO 23081-1, esta parte 2 fornece explicações adicionais sobre os conceitos subjacentes de esquemas de metadados para gerenciar documentos de arquivo, oferece orientações práticas para o desenvolvimento e construção desses esquemas do ponto de vista organizacional e, finalmente, aborda questões relacionadas à implementação e ao gerenciamento de metadados ao longo do tempo.

Destina-se a arquivistas (ou pessoas atribuídas dentro de uma organização para gerenciar documentos de arquivo em qualquer ambiente) responsáveis pela definição de metadados para gerenciar documentos de arquivo em qualquer camada de agregação em um sistema de negócios ou software de documentos de arquivo dedicado, sistemas/analistas de negócio responsáveis pela identificação de metadados para gerenciar documentos de arquivo em sistemas de negócio, arquivistas ou analistas de sistemas que abordam os requisitos de interoperabilidade do sistema envolvendo documentos de arquivo, e fabricante de software, como fornecedores de aplicativos que apoiam e permitem a definição, captura e gestão de metadados ao longo do tempo. As organizações precisam de sistemas de informação que capturem e gerenciem informações contextuais adequadas para auxiliar o uso, compreensão, gerenciamento e acesso a documentos de arquivo ao longo do tempo.

Esta informação é crítica para assegurar autenticidade, confiabilidade, integridade, usabilidade e qualidades probatórias de documentos de arquivo. Coletivamente, essa informação é conhecida como metadados para gerenciamento de documentos de arquivo. Os metadados para gerenciar documentos de arquivo podem ser usados para uma variedade de propósitos dentro de uma organização, apoiando, identificando, autenticando, descrevendo, localizando e gerenciando seus recursos de forma sistemática e consistente para atender às necessidades de negócio, responsabilidade e requisitos societários das organizações.

O software de documentos de arquivo e os sistemas de negócio com funcionalidade de gerenciamento de registros gerenciam documentos de arquivo, capturando e gerenciando os seus metadados e o contexto de sua produção e uso. Os documentos de arquivo, particularmente sob a forma de transações eletrônicas, podem existir fora do software de documentos de arquivo formais, muitas vezes sendo produzidos em sistemas de negócio que atendem a fins específicos (por exemplo, sistemas de licenciamento).

Os documentos de arquivo são usados e compreendidos por pessoas que possuem ou têm acesso a conhecimentos suficientes sobre os processos que estão sendo realizados ou por pessoas que estão envolvidas na transação dos documentos de arquivo gerados e seu contexto imediato. Tais documentos de arquivo nem sempre são robustos, por razões que incluem as ligações contextuais que podem não ser escritas e depender da memória individual e do grupo.

Essa confiança no entendimento contextual não escrito não é confiável; algumas pessoas têm acesso a mais conhecimento do que outras; ao longo do tempo, a usabilidade dos documentos de arquivo será comprometida pelo movimento do pessoal e pela diminuição da memória corporativa. Os documentos de arquivo muitas vezes não possuem informações explícitas necessárias para identificar os componentes de uma transação fora do contexto de negócio específico e, portanto, são difíceis de intercambiar com outros sistemas de negócio relacionados aos fins de interoperabilidade.

Os processos de gestão necessários para assegurar a sustentabilidade dos documentos de arquivo ao longo do tempo, que eles requerem, geralmente não são uma característica de tais sistemas. Existem limites práticos para a quantidade de informações contextuais que podem ser explicitadas e capturadas em um determinado sistema na forma de metadados. O contexto é infinito, enquanto um único sistema de informação possui limites finitos. Outras informações contextuais sempre existirão fora dos limites de qualquer sistema. Um único sistema de software de documentos de arquivo precisa capturar o máximo de metadados que forem considerados úteis para que o sistema e seus usuários interpretem e gerenciem os documentos de arquivo pelo tempo que forem necessários no sistema e para permitir a migração daqueles documentos de arquivo requeridos fora do sistema.

Os bons esquemas de metadados são dinâmicos e podem incluir metadados adicionais para gerenciar documentos de arquivo conforme necessário ao longo do tempo. Muitos metadados para gerenciar documentos de arquivo podem ser obtidos de outros sistemas de informação. Para que eles sejam úteis em um sistema de gerenciamento de documentos de arquivo, eles precisam ser estruturados e organizados de forma padronizada.

Os metadados padronizados são um pré-requisito essencial para a interoperabilidade do sistema de informação dentro e entre organizações. Os metadados para gerenciar documentos de arquivo não só descrevem seus atributos, de forma a permitir seu gerenciamento e uso/reutilização, mas também documentam as relações entre os documentos de arquivo e os agentes que os definem e os usam, além dos eventos ou circunstâncias em que os documentos de arquivo são produzidos e utilizados. Os metadados apoiam a busca de informações e a manutenção de sua autenticidade.

As organizações precisam produzir documentos de arquivo de suas transações e mantê-los enquanto forem necessários. Isso pode ser feito somente se os sistemas de negócio das organizações capturarem metadados de documentos de arquivo de acordo com os requisitos organizacionais para gerenciá-los. O quanto melhor um sistema gerencia documentos de arquivo é em grande parte dependente das funcionalidades de metadados do sistema. As relações entre os sistemas de negócio e os sistemas de softwares específicos de documentos de arquivo estão sujeitas às decisões nas implementações, conforme descrito na Seção 11.

A interoperabilidade refere-se à capacidade de dois ou mais sistemas automatizados de trocar informações e reconhecer, processar e usar essas informações com sucesso. Os sistemas interoperáveis precisam ser capazes de funcionar simultaneamente em níveis técnicos, semânticos e sintáticos. Os metadados padronizados são um pré-requisito essencial para a interoperabilidade do sistema de informação.

Os metadados padronizados para gerenciar documentos de arquivo ajudam a permitir a interoperabilidade da seguinte maneira: entre sistemas de negócio dentro de uma organização (por exemplo, entre os sistemas que apoiam um processo de negócio e aqueles que oferecem apoio a outros processos de negócio em toda a organização); entre sistemas de negócio que produzem documentos de arquivo e software de documentos de arquivo que os administram como documentos de arquivo; entre sistemas de negócio durante a migração de um sistema; entre várias organizações envolvidas na condução de processos de negócio (por exemplo, em uma cadeia de gerenciamento ou transações de comércio eletrônico); entre organizações para uma variedade de outros propósitos do negócio (por exemplo, na realização de transações compartilhadas ou transferência de documentos de arquivo para um terceiro); ao longo do tempo entre os sistemas de negócio que produzem documentos de arquivo e sistemas arquivísticos que os preservam. Ao apoiar a interoperabilidade, os metadados para gerenciar documentos de arquivo permitem a descoberta de recursos em sistemas de negócio, bem como em software de documentos de arquivo.

Os esquemas de metadados podem ser adaptados aos requisitos organizacionais para mitigação dos riscos. As organizações especificarão elementos que devem estar presentes para que os documentos de arquivo sejam confiáveis, autênticos e íntegros. Outros elementos serão opcionais, para inclusão, a critério das subunidades de organizações, ou para sistemas de negócio específicos dentro das organizações.

Ao considerar estratégias de implementação de metadados, recomenda-se que as organizações identifiquem os riscos que existem, considerem o grau de risco envolvido e garantam que a estratégia de implementação: forneça acesso aos sistemas de negócio críticos ao longo do tempo, satisfaça os requisitos legais de autenticidade e confiabilidade, e seja sustentável a partir de uma perspectiva de recursos ao longo do tempo. Os metadados estruturados para gerenciamento de documentos de arquivo, em combinação com boas funcionalidades de sistemas de busca, apoiam o acesso e a recuperação de documentos de arquivo em toda a organização. Isso maximiza a capacidade das pessoas de encontrar documentos de arquivo relevantes de forma rápida e fácil, quando precisam.

Além disso, os metadados de documentos de arquivo estruturados permitem que as informações sejam recuperadas no contexto do negócio, aumentando assim a compreensão e a confiabilidade das informações recuperadas para reutilização. Um investimento inicial, relativamente pequeno, em bons metadados, pode melhorar a qualidade e reduzir os custos de recuperação de informações para a organização. Os metadados para gerenciar documentos de arquivo podem ser usados para reduzir o risco de uso não autorizado. Metadados são necessários para especificar se o acesso aos documentos de arquivo é restrito.

Recomenda-se que somente aqueles com autorização apropriada tenham acesso aos documentos de arquivo. Convém que quaisquer instâncias de acesso sejam documentadas como metadados. Os metadados de controle de acesso são vitais para assegurar os interesses legais e de negócio da organização. Eles asseguram o gerenciamento adequado da confidencialidade e privacidade de informações pessoais e outras restrições de uso e segurança identificadas nos documentos de arquivo de uma organização.

Com a mudança da estrutura, função ou processo de trabalho de uma organização, ocorre uma alteração nas responsabilidades para as atividades do negócio. A implementação de metadados de documentos de arquivo padronizados e estruturados ajudam a identificar os documentos de arquivo apropriados para serem movidos em todos os sistemas e limites organizacionais. Esses metadados padronizados também ajudam a extrair documentos de arquivo de um sistema e importá-los para outros sistemas, preservando a ligação contextual, independentemente de qualquer sistema de negócio particular.

Os documentos de arquivo digitais dependem de metadados para sua existência, gestão e uso futuro. As características dos documentos de arquivo (ISO 15489-1:2001, 7.2), em todos os formatos, são definidas nos metadados dos documentos de arquivo. Assegurar a preservação dos documentos de arquivo, incluindo seus metadados, em formato eletrônico, exige conformidade com padrões de metadados estáveis, estruturados e bem definidos, para sua sustentabilidade em atualizações ou mudanças de software. A preservação dos documentos de arquivo digitais, enquanto eles são necessários, pode envolver uma série de estratégias (ver Seção 11), mas todas as estratégias dependem da existência de metadados padronizados para gerenciar documentos de arquivo.

Muitas das informações necessárias para documentar e descrever os documentos de arquivo e seu contexto em sistemas arquivísticos podem ser obtidas a partir dos metadados em software de documentos de arquivo. Recomenda-se que esta interligação seja tão perfeita quanto possível. Capturar metadados para gerenciar documentos de arquivo de acordo com um esquema padronizado torna esse processo mais fácil de implementar.

Conforme indicado na ISO 23081-1:2006, Seção 6, recomenda-se que estratégias de metadados sejam tratadas como parte integrante, ou explicitamente relacionada, a uma estratégia mais ampla de gerenciamento de informações e documentos de arquivo da organização. A este respeito, convém que seja elaborada uma política clara relacionada aos metadados, seja como uma área de política autônoma separada, ligada ao modelo de políticas de documentos de arquivo existente ou mesmo como uma parte integrante e distinta das políticas de documentos de arquivo organizacionais existentes.

Em ambos os casos, recomenda-se que as organizações identifiquem e atribuam funções e responsabilidades, incluindo responsabilidades para assegurar a qualidade de metadados; identifiquem os requisitos de confiabilidade, acessibilidade, recuperação, manutenção e segurança de metadados; selecionem padrões ou esquema de metadados aplicáveis; identifiquem e estabeleçam regras para a aplicação de esquemas de codificação de metadados (vocabulários controlados, esquemas de sintaxe); determinem normas técnicas a serem utilizadas na implementação; identifiquem como a política de metadados para gerenciar documentos de arquivo se relaciona a outras políticas ou esquemas de metadados que estão em uso na organização; identifiquem critérios e metodologias de avaliação para determinar a conformidade e a eficácia da política; desenvolvam estratégias de monitoramento e avaliação para acompanhar a política; determinem como a política será mantida atualizada, de acordo com as atividades do negócio.

Recomenda-se que qualquer política permita diferentes níveis de implementação. Convém identificar o nível e a forma a serem alcançados. Recomenda-se que uma política também identifique as áreas mais críticas e requeira atenção especial em relação às estratégias de implementação de metadados, como sustentabilidade, acessibilidade, identificação de documentos de arquivo vitais, preservação e análise de risco.

Em conformidade com o modelo estabelecido de funções e responsabilidades para os documentos de arquivo (ver ISO 15489-1:2001, 6.3), recomenda-se que a responsabilidade pelo desenvolvimento, implementação e manutenção de modelos de metadados para gerenciamento de documento de arquivo seja atribuída aos arquivistas, em associação com outros funcionários da organização, como da área de tecnologia da informação ou profissionais da área jurídica, conforme apropriado. Esta responsabilidade inclui analisar as necessidades da organização de metadados para gerenciar documentos de arquivo baseados nos requisitos do negócio; monitorar e analisar a evolução da organização em relação aos metadados, em particular os requisitos para o gerenciamento dos documentos de arquivo; assegurar que os esquemas de metadados para gerenciamento de documentos de arquivo sejam desenvolvidos de acordo com as melhores práticas e com as normas aplicáveis da indústria; desenvolver o modelo de metadados para gerenciar documentos de arquivo, incluindo o esquema de metadados, e as normas organizacionais relacionados e as regras para utilizar o modelo; identificar ou desenvolver esquemas de codificação de metadados apropriados, refinamentos de elementos e qualificadores, por exemplo, plano de classificação; manter o esquema de metadados atualizado e alinhado com as necessidades do negócio; gerenciar o esquema de metadados também como um documento de arquivo; manter a qualidade geral dos metadados definidos por máquina e por seres humanos, particularmente no que se refere à sua precisão, integridade, autenticidade, usabilidade e confiabilidade; coordenar as questões de implementação entre os documentos de arquivo e o pessoal de tecnologia da informação; realizar a coordenação com os proprietários dos sistemas de negócio para assegurar a integração dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo, conforme apropriado; realizar a coordenação com autoridades/processos arquivísticos para assegurar a interoperabilidade entre o software de documentos de arquivo e os ambientes de arquivamento de documentos de arquivo que possuem valor permanente; elaborar um programa e rotina de treinamento dos agentes sobre o uso e a aplicação do esquema de metadados; comunicar sobre o esquema de metadados dentro da organização.

Os sistemas desenvolvidos para gerenciar documentos de arquivo requerem metadados que apoiam processos de arquivos ou mesmo de gerenciamento de documentos de arquivo. Um dos principais usos dos metadados é representar entidades a partir do ambiente de negócio no sistema de negócio. As entidades apoiam a perspectiva dos documentos de arquivo para entender o ambiente de negócio, mas eles não são em si mesmos objetos sempre tangíveis.

A figura abaixo especifica o modelo conceitual de entidade e apoia qualquer número de entidades, mas de particular importância são as seguintes: os próprios documentos de arquivo sejam um documento individual ou agregações de documentos de arquivo (conhecidos como entidades de registro); as pessoas ou estruturas de organização no ambiente de negócio (conhecidas como entidades agente); transações de negócio (conhecidas como entidades de negócio); as regras que regem a transação e documentação de negócio (conhecidas como entidades competentes).

Não se espera que todas as implementações desta parte da NBR ISO 23081 implementem diretamente todas as classes de entidades descritas. Tais decisões dependerão da capacidade de assegurar ligações contínuas descritas entre as várias classes de entidades. As incertezas sobre a persistência podem levar a implementações centradas em documentos de arquivo, onde metadados sobre outras classes de entidades são trazidos explicitamente para dentro dos limites da própria classe de documento de arquivo.

Tais implementações achatam o modelo de entidade e incluem a informação sobre as classes faltantes de entidades dentro de outras entidades. Por exemplo, uma implementação que não contenha classes de agentes, determinações ou de negócio pode incluir as informações necessárias para a implementação da classe de documento de arquivo.

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão /  Alterar )

Google photo

Está a comentar usando a sua conta Google Terminar Sessão /  Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão /  Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão /  Alterar )

Connecting to %s

%d bloggers like this: