Em foco a ISO 9001:2015

Faça da FMEA uma parte da sua resposta aos requisitos de risco especificados na ISO 9001:2015.

Jim Breneman, Dan Burrows e Mark Durivage

Provavelmente a mudança mais significativa na ISO 9001: 2015 (sistemas de gerenciamento de qualidade) foi a introdução dos requisitos que dizem respeito à integração do pensamento baseado em risco como parte do sistema de gerenciamento de qualidade (quality management system- QMS) nos processos de tomada de decisão.

Embora os conceitos de gerenciamento de riscos não sejam novos para a ISO 9001, as versões anteriores foram mais reacionárias e principalmente focadas na detecção após o fato, análise de causas raiz, ações corretivas e prevenção da reincidência da falha. A ISO 9001:2015 enfatiza considerar o risco como prevenção e ter uma abordagem sólida para abordar o risco no planejamento, gerenciamento e acionamento de ações.

A análise dos modos de falha e seus efeitos (failure mode and effects analysis – FMEA) pode ser efetivamente aplicada para atender aos requisitos baseados em risco. Note, no entanto, que a FMEA é apenas uma das muitas ferramentas que podem ser usadas para enfrentar o risco.

Definições e antecedentes

Existem várias normas da ISO que fornecem orientação e estabelecem a implementação, a manutenção e a sustentabilidade de um QMS efetivo e robusto, independentemente do tipo ou tamanho de uma organização ou dos produtos e serviços que ela fornece. De fato, o QMS baseado na ISO 9001:2015 precisa demonstrar a capacidade da organização em fornecer consistentemente produtos e serviços que atendam aos requisitos legais e regulamentares aplicáveis que visam melhorar a satisfação do cliente por meio da aplicação efetiva do sistema, incluindo os processos de melhoria do sistema e a garantia de conformidade com o cliente e os requisitos legais e regulamentares aplicáveis. (1)

A ISO 9004:2009 – Gerenciando o sucesso sustentado de uma organização é uma abordagem de gerenciamento de qualidade, pois a Cláusula 9.3.5 – Riscos fornece a seguinte orientação: “A organização deve avaliar os riscos relacionados às atividades planejadas de inovação, incluindo a consideração do impacto potencial sobre a organização de mudanças e preparar ações preventivas para mitigar esses riscos, incluindo planos de contingência, quando necessário”. (2)

A ISO 9000:2015 – Sistemas de gestão da qualidade – fundamentos e vocabulário define o risco como o efeito da incerteza. A ISO 9001: 2015 explica ainda mais o conceito de pensamento baseado em risco. O pensamento baseado em risco permite que uma organização determine os fatores que podem fazer com que seus processos e seu QMS se desviem dos resultados planejados, para implementar controles preventivos para minimizar os efeitos negativos e aproveitar ao máximo as oportunidades à medida que elas surgem. Na verdade, a palavra “risco” é mencionada 50 vezes na norma – o que demonstra o significado e a importância do termo.

Integrados nos dez elementos da norma (Figura 1) estão os requisitos para abordar, planejar e promover o pensamento baseado em risco em toda a organização, bem como verificar a eficácia das ações tomadas para enfrentar os riscos.

A Tabela 1 lista as cláusulas relevantes que abordam especificamente o risco na ISO 9001: 2015.

Apresentando a FMEA

Então, existe uma abordagem de gerenciamento de riscos que é conhecida e provada ser efetiva que muitos praticantes de qualidade já estão cientes? A resposta é sim: a FMEA, que inclui avaliar os possíveis modos de falha e seus efeitos sobre os resultados. A técnica separa metodicamente a análise de produtos e processos complexos em etapas gerenciáveis. A redução de risco pode ser usada para eliminar, conter, reduzir ou controlar as falhas e os riscos. Esta ferramenta é uma das mais fundamentais utilizadas na prática de confiabilidade e pode ser aplicada prontamente ao QMS para identificar e gerenciar os riscos.

As áreas de uso potencial para a FMEA são priorizar os riscos e monitorar a eficácia das atividades de controle de risco. Pode ser aplicado às necessidades dos usuários, produtos (projeto e fabricação), processos (qualidade e serviço), equipamentos e instalações. Pode até ser usado para analisar uma operação de fabricação e seu efeito em um produto ou processo. A FMEA identifica os elementos e as operações no sistema que podem se tornar vulneráveis a riscos. O resultado ou os resultados da FMEA podem ser usados como base para o projeto ou análise posterior e podem orientar os planos de implantação e controle de recursos.

A FMEA também pode ajudar a: identificar e abordar os modos de falha ou possíveis modos de falha e riscos antecipados; iniciar, conduzir e rastrear as ações; projetar os problemas desde o início; gerenciar e transmitir as informações de risco necessárias em toda a organização e processos; e manter o que é aprendido para ser aplicado novamente nos esforços futuros.

Existem basicamente três tipos de FMEA e sua aplicação encerra o ciclo do pensamento baseado em risco para a execução real do gerenciamento de riscos:

– Usuário (u) FMEA – usado para satisfazer a norma ISO 9001: 2015, Cláusula 8.2 – Requisitos para produtos e serviços.

– Projeto (d) FMEA – usado para satisfazer a norma ISO 9001: 2015, Cláusula 8.3 – Concepção e desenvolvimento de produtos e serviços.

– Processo (p) FMEA – usado para satisfazer a norma ISO 9001: 2015, Cláusula 8.5 – Concepção e desenvolvimento de produtos e serviços.

A FMEA também ajuda a quantificar e priorizar o risco usando pontuações de criticidade/gravidade, ocorrência e detecção que, quando são multiplicadas, produzem o número de prioridade de risco (risk priority number – RPN).

– A criticidade gravidade é uma medida da gravidade das possíveis consequências de um perigo.

– A probabilidade de ocorrência é a de uma causa ocorrer e induzir as consequências prejudiciais do perigo associado.

– A detecção é a probabilidade de que o controle (projeto, em processo e inspeção, alerta/aviso) elimine, mitigue ou encontre o defeito.

Multiplicar a criticidade/gravidade pela probabilidade de ocorrência pela probabilidade de detecção produz a RPN. A saída de RPN de uma FMEA é uma pontuação de risco relativo para cada modo de falha, que é usado para classificar os modos de falha em uma base de risco relativo.

A Tabela 2 é um exemplo de um esquema de classificação FMEA usando uma escala de cinco pontos por uma questão de simplicidade. Muitas organizações usam uma escala de dez pontos, que pode gerar mais dados estatísticos. A escala de dez pontos, no entanto, pode ser mais difícil de aplicar.

Queremos reforçar esses diferentes valores de criticidade/gravidade, ocorrência, detecção e a aceitabilidade de risco resultante que devem ser usados com base no limiar de determinação de aceitação de risco de uma organização, na prática do segmento em que atua, nos documentos de orientação e nos requisitos regulamentares.

Os RPNs são usados para avaliar o risco. Para calcular o RPN, uma equipe deve avaliar a gravidade de cada efeito de falha, avaliar a probabilidade de ocorrência para cada causa de falha e avaliar a probabilidade de detecção para cada causa de falha. Depois que isso for concluído, a equipe pode calcular o RPN multiplicando as três avaliações: RPN = gravidade x ocorrência x detecção.

Por exemplo, um pFMEA foi desenvolvido para um novo produto. Uma certa característica tem uma severidade de quatro, uma probabilidade de ocorrência de três e uma probabilidade de detecção de três. O RPN é calculado como: RPN = 4 x 3 x 3 = 36.

Conforme mostrado na Tabela 3, um RPN de 36 é considerado indesejável. A gravidade e a probabilidade de ocorrência, no entanto, também devem ser avaliadas para essa característica. A Tabela 4 indica quando há uma gravidade de quatro com uma probabilidade de ocorrência de três, o risco é considerado inaceitável.

Como o resultado é considerado inaceitável, foi decidido desenvolver uma solução para reduzir a criticidade das características do produto. A característica então tem uma severidade de três, uma probabilidade de ocorrência de três e uma probabilidade de detecção de três.

RPN = 3 x 3 x 3 = 27.

De acordo com a Tabela 3, um RPN de 27 é considerado tolerável. A gravidade e a probabilidade de ocorrência, no entanto, também devem ser avaliadas para essa característica. A Tabela 4 indica quando há uma gravidade de três com uma probabilidade de ocorrência de três, o risco é considerado tão baixo quanto razoavelmente possível (ALARP).

A Tabela 5 mostra como se pode reduzir a detecção de três a dois, sendo possível fazer uma redução de 33% no RPN, o que nos leva de um nível de risco inaceitável para um nível de risco tolerável. Outra consideração é avaliar a criticidade e a probabilidade de ocorrência. A Tabela 4 fornece um exemplo de requisitos de criticidade e ação de ocorrência.

Aplicando a FMEA

Muitas organizações projetam produtos que têm um impacto direto na segurança. Os departamentos de engenharia são especialmente focados na identificação e eliminação de preocupações de segurança para reduzir ou prevenir danos aos usuários. A Tabela 6 é uma porção de um exemplo de FMEA referente à segurança como parte de um projeto de projeto.

A Tabela 6 também mostra as três causas potenciais de falha – soldas impróprias, materiais impróprios e erro de projeto – e todas possuem RPN indesejáveis. Por exemplo, vamos nos concentrar na primeira causa potencial de falha: soldas impróprias.

O RPN inicial foi calculado em 36, o que, de acordo com a Tabela 3, é indesejável. A equipe de engenharia provou várias opções. A equipe decidiu que o melhor método para reduzir o RPN foi aumentar a probabilidade de detecção. Ao usar uma inspeção de raios-X das soldas, o valor de detecção foi reduzido para dois, trazendo o RPN para 24, o que, de acordo com a Tabela 3, é tolerável.

A equipe de engenharia reduziu totalmente o risco? Não, porque a criticidade/gravidade é de quatro e a probabilidade de ocorrência é de três. A Tabela 4 indica que o risco é inaceitável. Como a criticidade/gravidade não pode ser reduzida, a equipe de engenharia deve encontrar uma maneira de reduzir a probabilidade de ocorrência.

Para reduzir a probabilidade de ocorrência, a equipe decidiu substituir o processo de soldagem manual por um processo de soldagem robótica. Os resultados disso reduziram o RPN para 16, o que a Tabela 3 indica como tolerável. Os requisitos de criticidade e ação de ocorrência listados na Tabela 4 também foram satisfeitos. Com uma criticidade/gravidade de quatro e probabilidade de ocorrência como duas, o risco agora é considerado tão baixo quanto razoavelmente possível – ALARP (as low as reasonably possible).

Deve ser evidente a partir do exemplo de que o poder da FMEA provém de indivíduos que trabalham em equipes proativas na redução ou, em última análise, em eliminar o risco. O processo FMEA pode ser usado para atender a norma ISO 9001:2015, Cláusula 8.2 – Requisitos para produtos e serviços (uFMEA), Cláusula 8.3 – Concepção e desenvolvimento de produtos e serviços (dFMEA) e Cláusula 8.5 – Produção e prestação de serviços (pFMEA). As informações derivadas da FMEA podem ser usadas para dirigir as atividades de inspeção, qualificação de fornecedor, reclamações de ação corretiva e preventiva, critica de não conformidade e muitas outras atividades.

Referências

(1) International Organization for Standardization (ISO), ISO 9001:2015—Quality management systems.

(2) ISO, ISO 9004:2009—Managing for the sustained success of an organization—a quality management approach.

Bibliografia

Breneman, Jim E., USAF Weibull Handbook, United Technologies Corp. and Pratt & Whitney Aircraft Group Government Products Division, 1983.

Durivage, Mark A., The Certified Pharmaceutical GMP Professional Handbook, second edition, ASQ Quality Press, 2016.

Jim Breneman se aposentou como mentor da ACE e gerente de excelência técnica em engenharia da Pratt & Whitney, uma divisão da United Technologies. Breneman é membro sênior da ASQ, também é da SAE especialista em confiabilidade e um membro da American Statistical Association e da Society of Reliability Engineers. Ele possui mestrado em matemática aplicada pela North Carolina State University em Raleigh; Dan Burrows possui mais de 25 anos de experiência em confiabilidade, qualidade, Six Sigma e melhoria contínua em sistemas aeroespaciais, eletrônicos, eletromecânicos, equipamentos pesados e sistemas de produção. Ele é membro da ASQ sênior e é engenheiro certificado pela ASQ, Six Sigma Black Belt e gerente de qualidade/excelência organizacional. Burrows também é conselheiro regional da Divisão de Confiabilidade e Risco da ASQ e membro da Society of Reliability Engineers e do Institute of Electrical and Electronics Engineers Reliability Society. Ele possui um MBA da Dallas Baptist University; e Mark Durivage é gerente da Quality Systems Compliance LLC em Lambertville, MI. Ele ganhou o mestrado em gestão de qualidade pela Eastern Michigan University em Ypsilanti. Ele é da ASQ e possui várias certificações ASQ, incluindo auditor de qualidade, auditor biomédico, análise de risco e auditor de ponto de controle crítico, profissionais farmacêuticos de boas práticas de fabricação, Six Sigma Black Belt e gerente de qualidade/excelência organizacional. Durivage também criou e editou diversos livros da ASQ Quality Press.

Fonte: Quality Progress/2017 October

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

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Falar em compras sustentáveis no Brasil é uma piada

Antes da sustentabilidade, a preocupação tem que ser com a qualidade, metrologia e normalização que ainda se encontram no país em um patamar bem aquém dos outros países.

Hayrton Rodrigues do Prado Filho, jornalista profissional registrado no Ministério do Trabalho e Previdência Social sob o nº 12.113 e no Sindicato dos Jornalistas Profissionais do Estado de São Paulo sob o nº 6.008

Muito louvável a iniciativa da Confederação Nacional da Indústria (CNI) em discutir as compras sustentáveis. A associação aponta que a legislação brasileira prevê uma série de dispositivos para o tema da sustentabilidade. O art. 170 da Constituição que dispõe sobre a ordem econômica, fundada na valorização do trabalho humano e na livre iniciativa, estabelece que esta tem por fim assegurar a todos uma existência digna, conforme os ditames da justiça social, observados dentre os seus princípios a defesa do meio ambiente, inclusive mediante tratamento diferenciado conforme o impacto ambiental dos produtos e serviços e de seus processos de elaboração e prestação” (inciso VI).

Em âmbito infraconstitucional, a Lei Geral das Licitações, Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada em 2010, passou a prever em seu artigo 3º que a licitação se destina a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

A Lei Complementar, Lei 123, de 14 de dezembro de 2006, estabelece normas gerais relativas ao tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte. Prevê em seu art. 1º que toda nova obrigação deve contemplar tratamento diferenciado, favorecido e simplificado para as microempresas e empresas de pequeno porte. O Decreto 7.746/2012 que regulamentou o artigo 3º da Lei 8.666/93, estabeleceu critérios, práticas e diretrizes para a promoção do desenvolvimento nacional sustentável nas contratações realizadas pela administração pública federal, e instituiu a Comissão Interministerial de Sustentabilidade na Administração Pública (CISAP).

Em seu artigo 4º, o decreto aponta como diretrizes de sustentabilidade: menor impacto sobre recursos naturais como flora, fauna, ar, solo e água; preferência para materiais, tecnologias e matérias-primas de origem local; maior eficiência na utilização de recursos naturais como água e energia; maior geração de empregos, preferencialmente com mão de obra local; maior vida útil e menor custo de manutenção do bem e da obra; uso de inovações que reduzam a pressão sobre recursos naturais; e origem ambientalmente regular dos recursos naturais utilizados nos bens, serviços e obras.

Contudo, antes disso, a preocupação tem que ser com a qualidade, metrologia e normalização que ainda se encontram no país em um patamar bem aquém dos outros países. Começando pelo Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços, já que seu titular está sendo acusado de estar envolvido em receber dinheiro de propina.

A competitividade brasileira começa exatamente no ministro, passa pelo Inmetro que também não vive um bom momento em todo o país: http://epoca.globo.com/politica/expresso/noticia/2017/10/mpf-em-goias-denuncia-ex-chefe-da-fiscalizacao-do-inmetro-e-mais-quatro.html

https://g1.globo.com/rio-de-janeiro/noticia/cgu-investiga-denuncias-de-irregularidades-na-administracao-do-inmetro-no-rj.ghtml

Além disso, a instituição, que cuida da qualidade e da metrologia do país, não publica um regulamento técnico faz tempo. Seria mais fácil a diretoria do Inmetro lutar pela normalização técnica obrigatória nas relações de consumo, principalmente no caso de saúde, meio ambiente e segurança, obedecendo os princípios constitucionais.

Já a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) erra ao defender o direito autoral e a marca da ABNT das normas técnicas, pois o Estado brasileiro, por meio de seus poderes, reconheceu, nos últimos anos, a importância da democratização do acesso às NBR. O poder judiciário, em 2014, tanto na esfera federal como na estadual, criou jurisprudências por Acórdãos de segundo grau, esclarecendo que as normas técnicas são de domínio público e estão expressamente excluídas da proteção autoral e as marcas apostas nas normas não podem ser argumentos para impedir a sua disseminação. Isso é querer transformar informações de caráter público em negócio privado, o que não é bom para o país em termos de competitividade.

O pior de tudo: havia no país mais ou menos 9.716 normas técnicas vigentes em 2001. Em 2017, existem aproximadamente 8.387 normas vigentes, uma queda de mais de 13% em seu número. A participação nas Comissões vem diminuindo drasticamente, pois há muita desconfiança por parte dos profissionais que dedicam seus trabalhos gratuitamente à normalização brasileira.

Quanto à ISO 20400:2017, é um guia que fornece orientações para organizações, independentemente da sua atividade ou tamanho, na integração da sustentabilidade dentro da aquisição, conforme descrito na ISO 26000. É destinado a partes interessadas envolvidas ou afetadas por decisões e processos de aquisição. Ela deve ser traduzida e publicada no Brasil e eu não sei como vai ser feito isso na comissão, com ou sem participação da sociedade para consenso.

Em resumo, o guia descreve que toda organização provoca impactos ambientais, sociais e econômicos. A aquisição é um instrumento poderoso para as organizações que desejam se comportar de forma responsável e contribuir para o desenvolvimento sustentável e para a consecução dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas. Ao integrar a sustentabilidade nas políticas e práticas de compras, incluindo cadeias de suprimentos, as organizações podem gerenciar riscos (incluindo oportunidades) para o desenvolvimento ambiental, social e econômico sustentável.

A oferta sustentável representa uma oportunidade para proporcionar mais valor à organização, melhorando a produtividade, avaliando o valor e o desempenho, possibilitando a comunicação entre compradores, fornecedores e todas as partes interessadas e incentivando a inovação. O documento ajuda as organizações a cumprir suas responsabilidades de sustentabilidade, fornecendo uma compreensão de: o que é a aquisição sustentável; quais os impactos e considerações de sustentabilidade em todos os diferentes aspectos da atividade de compras em relação à política; estratégia; organização; processo; e como implementar aquisições sustentáveis. Veja abaixo um esquema do conteúdo da ISO 20400.

O guia é aplicável a qualquer organização, pública ou privada, independentemente do tamanho e da localização. Pretende-se ser entendido por qualquer participante envolvido ou afetado por decisões e processos de aquisição.

A implementação deste documento leva em consideração o contexto particular e as características de cada organização, ampliando a aplicação dos conceitos de acordo com o tamanho da organização. A adoção deste documento por grandes organizações promove oportunidades para organizações pequenas e médias em suas cadeias de suprimentos.

A Cláusula 4 fornece uma visão geral da aquisição sustentável. Descreve os princípios e os principais temas da aquisição sustentável e examina por que as organizações realizam aquisições sustentáveis. Considera-se importante a gestão de riscos (incluindo oportunidades), abordando impactos adversos de sustentabilidade através da devida diligência, estabelecendo prioridades, exercendo influência positiva e evitando a cumplicidade.

A Cláusula 5 fornece orientações sobre como as considerações de sustentabilidade são integradas a um nível estratégico dentro das práticas de compras de uma organização, para assegurar que a intenção, a direção e as principais prioridades de sustentabilidade da organização sejam alcançadas. Destina-se a auxiliar a alta administração na definição de uma política e estratégia de compras sustentáveis.

A Cláusula 6 descreve as condições organizacionais e as técnicas de gestão necessárias para implementar e melhorar continuamente a aquisição sustentável. A organização garante que essas condições e práticas estão em vigor para auxiliar as pessoas responsáveis pela aquisição de bens ou serviços a integrar considerações de sustentabilidade no processo de aquisição.

A Cláusula 7 aborda o processo de aquisição e destina-se a pessoas que são responsáveis pela aquisição real em sua organização. Também é de interesse para as funções associadas, pois descreve como as considerações de sustentabilidade estão integradas nos processos de aquisição existentes.

Enfim, antes de se falar em sustentabilidade, o país precisa focar na qualidade, na metrologia e na normalização para obter produtos e serviços mais competitivos e investir muito no treinamento e na educação de sua mão de obra. Aí, sim, buscar a sustentabilidade dos processos produtivos e ter acesso aos mercados internacionais, e também buscar o desenvolvimento de novas tecnologias.

Hayrton Rodrigues do Prado Filho é jornalista profissional, editor da revista digital Banas Qualidade e editor do blog https://qualidadeonline.wordpress.com/hayrton@hayrtonprado.jor.br

O perfil de textura

A textura é o conjunto de propriedades mecânicas, geométricas e de superfície de um produto, detectáveis pelos receptores mecânicos e tácteis e, eventualmente pelos receptores visuais e auditivos. A textura é uma característica importantíssima na avaliação da qualidade de um produto, sendo determinante na aceitabilidade do consumidor. A análise de textura, portanto, constitui o estudo científico através do uso de recursos instrumentais e de metodologias específicas com o objetivo de avaliar as propriedades mecânicas, geométricas e de superfície de produtos diversos.

Os métodos de perfil sensorial são procedimentos formais usados para avaliar de forma reprodutível os atributos separados de uma amostra e, em seguida, realizar a pontuação da sua intensidade em uma escala adequada. Os métodos podem ser utilizados para avaliar o odor, sabor, aparência e textura, separadamente ou em combinação.

Como uma consequência da natureza única da textura, os métodos foram desenvolvidos especificamente para o perfil de textura. As avaliações devem ser realizadas em um ambiente de teste que esteja em conformidade com a ISO 8589. Os materiais devem ser selecionados pelo supervisor do teste, de acordo com a natureza do produto, o número de amostras, etc., os quais não podem afetar de maneira alguma os resultados do teste.

A NBR ISO 11036 de 08/2017 – Análise sensorial – Metodologia – Perfil de textura descreve a metodologia de desenvolvimento do perfil de textura de produtos alimentícios (sólidos, semissólidos, líquidos) ou de produtos não alimentícios (por exemplo, cosméticos). Esta norma é, na prática, mais orientada à criação de perfis de textura de produtos alimentícios sólidos. Outros trabalhos serão realizados para tratar de forma mais detalhada a textura de bebidas e de produtos não alimentícios.

Este método é apenas uma abordagem para análise do perfil de textura sensorial, observando-se que existem outros métodos. Ele descreve várias etapas do processo para gerar uma descrição completa dos atributos de textura de um produto.

Este método pode ser usado para: pré-seleção e treinamento dos avaliadores; orientação dos avaliadores para o desenvolvimento de definições e técnicas de avaliação das características de textura; caracterização dos atributos de textura de um produto para estabelecer um perfil-padrão deste, a fim de discernir quaisquer alterações posteriores; melhoria dos produtos atuais e desenvolvimento de novos produtos; estudo dos vários fatores que podem afetar os atributos de textura de um produto; estes fatores podem ser, por exemplo uma mudança no processo, tempo, temperatura, ingredientes, embalagens ou estudo de vida útil e condições de armazenamento; comparação de um produto com outro produto similar para determinar a natureza e a intensidade das diferenças na textura; correlação das medidas sensoriais com as instrumentais e/ou físicas.

Se o equipamento calibrado, corresponder às necessidades do teste, ele deve ser usado. O conceito do perfil de textura baseia-se nos mesmos elementos do perfil de sabor. Portanto, o perfil pode incluir os seguintes componentes, dependendo do tipo de produto (alimentício ou não alimentício): atributos perceptíveis de textura, ou seja mecânicos, geométricos e outros; intensidade, isto é, o grau em que o atributo é percebido; ordem em que os atributos são percebidos, a qual pode ser descrita como  antes/ou sem mastigação: todos os atributos geométricos, umidade e gordura percebidos visualmente ou pelo toque (pele/mão, lábios); primeira mordida/gole: todos os atributos mecânicos e geométricos, bem como os atributos de gordura e umidade percebidos na boca; fase de mastigação: atributos percebidos pelos receptores táteis na boca durante a mastigação e/ou absorção; fase residual: mudanças que ocorrem durante a mastigação e/ou absorção, como a taxa e o tipo de fragmentação; deglutição: facilidade de engolir e descrição de qualquer resíduo remanescente na boca.

A textura é composta por diferentes propriedades, uma vez que a avaliação sensorial da textura é um processo dinâmico. Os atributos de textura podem ser agrupados em três classes principais de acordo com o grau em que cada um está presente e com a ordem em que eles acontecem. Os atributos de textura manifestam-se pela reação de um alimento para a sua redução. Eles são medidos por: cinestesia, que inclui as sensações de posição, movimento e tensão das partes do corpo, percebida através dos nervos e órgãos nos músculos, tendões e articulações; ou somestesia, que inclui as sensações de pressão (toque) e dor percebida por receptores localizados na pele e lábios, incluindo a mucosa oral, língua e membrana periodontal.

Os atributos mecânicos para produtos alimentícios semissólidos e sólidos podem ser divididos em cinco parâmetros primários e quatro parâmetros secundários (ver tabela abaixo). As definições de nomenclatura popular estão na ISO 5492.

Clique na tabela para uma melhor visualização

Como parâmetros primários, deve-se levar em conta a dureza: principais adjetivos usados incluem macio, firme e duro; coesividade: principais adjetivos usados incluem fraturabilidade (esmigalhado, crocante, quebradiço, esfarelento); mastigabilidade (tenro, borrachento, rijo); gomosidade (esfarelento, farinhento, pastoso, gomoso); viscosidade: principais adjetivos usados incluem fluido, ralo, viscoso; elasticidade: principais adjetivos incluem plástico, maleável, elástico, flexível; adesividade: principais adjetivos incluem pegajoso, grudento, aderente.

Os quatro primeiros parâmetros estão relacionados a forças de atração agindo entre as partículas de alimentos e se opondo à desintegração, enquanto que a adesividade está mais relacionada com as propriedades de superfície. Três parâmetros secundários adicionais foram identificados, a fim de fazer a caracterização tão significativa quanto possível para quem está habituado à terminologia popular e, ao mesmo tempo, mantendo-a de acordo com os princípios reológicos básicos.

Às vezes é mais conveniente avaliar qualquer característica sensorial na forma mais simples, por exemplo avaliar a firmeza, coesividade e elasticidade como atributos separados. Às vezes, com alguns produtos, é mais conveniente avaliar ou julgar um conceito ou fase como “mastigabilidade geral” e, em seguida, diretamente sob este conceito avaliar os seus componentes.

Como parâmetros secundários, leva-se em conta a fraturabilidade (fragilidade): relacionado aos parâmetros primários de dureza e coesividade; em produtos frágeis, a coesividade é baixa e a dureza pode variar de baixa a alta; mastigabilidade: relacionada aos parâmetros primários de dureza, coesividade e elasticidade; número de mastigadas; gomosidade: relacionado aos parâmetros primários de dureza e coesividade em alimentos semissólidos nos quais a dureza é baixa. Nem todas as escalas são igualmente apropriadas para descrever os alimentos.

Para alimentos líquidos, como bebidas, é necessária uma análise mais profunda que a obtida somente pelo parâmetro de viscosidade na análise-padrão do perfil de textura. O Anexo B propõe uma classificação dos termos relativos à análise sensorial de bebidas. Um estudo da textura de líquidos será realizado no futuro.

Para obter o máximo benefício do uso de escalas em um treinamento, para cada atributo deve ser definido o procedimento para avaliar o parâmetro específico que deve ser cuidadosamente explicado e padronizado entre os avaliadores. Três ou quatro amostras com diferentes intensidades para cada escala devem ser apresentadas a cada avaliador. Recomenda-se que um procedimento sensorial sempre acompanhe a definição do atributo de textura.

Os atributos geométricos são percebidos pelos receptores táteis localizados na pele (principalmente na língua), boca e garganta. Esses atributos também são diferenciados pela aparência dos produtos, sejam alimentos ou não. A granulosidade é um atributo geométrico de textura relacionado à percepção do tamanho, forma e quantidade de partículas em um produto.

Atributos relativos ao tamanho e forma das partículas podem ser demonstrados por produtos de referência do mesmo modo que os atributos mecânicos. Por exemplo, termos como liso, pulverulento (pó de giz), arenoso, granuloso, perolado, granulado, grosso e grumoso compreendem uma escala crescente de tamanho de partícula. A conformação é um atributo geométrico de textura relativo à percepção da forma e orientação de partículas de um produto. Atributos relativos à orientação de partículas representam estruturas altamente organizadas.

Diferentes termos correspondem a um determinado número de conformações. Por exemplo: “fibroso” refere-se a partículas longas ou filamentos orientados na mesma direção (por exemplo, aipo); “celular” refere-se a uma estrutura altamente organizada, composta por partículas esféricas ou ovais, que consistem em paredes finas ao redor de líquido ou gás (por exemplo, polpa de laranja, clara em neve); “cristalino” refere-se a partículas angulares, simétricas, tridimensionais (por exemplo açúcar granulado cristal); “aerado expandido” refere-se a células externas rígidas ou firmes, preenchidas com grandes, e muitas vezes desiguais, bolsas de ar (por exemplo, flocos de arroz, biscoito de polvilho); “aerado mousse/suflê” refere-se a células relativamente pequenas, preenchidas com ar e cercadas (normalmente, mas nem sempre) por paredes celulares suaves (por exemplo, marshmallows, merengues, espuma de poliuretano).

Atributos geométricos não servem para limites de escalas e, embora escalas e referências tenham sido desenvolvidas, referências das escalas de intensidade não foram publicadas. A avaliação é qualitativa e quantitativa quanto ao tipo e quantidade presentes. Os outros atributos (teor de umidade e de gordura) referem-se às qualidades de percepção bucal ou na pele, relacionados ao teor de umidade e de gordura de um produto pelos receptores táteis, e também podem estar relacionados com as propriedades lubrificantes do produto.

Recomenda-se que o atributo dinâmico de derretimento seja percebido no contato com a pele ou na boca (na presença de calor), onde a ideia de tempo/intensidade está relacionada ao tempo necessário para uma mudança de estado e a percepção na boca de diferentes texturas (por exemplo, deixar derreter simplesmente, sem mastigar, um pedaço de manteiga gelada ou um cubo de gelo colocado na boca). Os termos devem ser estabelecidos para descrever a textura de qualquer produto.

Tradicionalmente, isto é realizado fazendo com que um painel avalie várias amostras representativas da completa gama de variações de textura para um produto específico de interesse. Isto é útil para dar aos avaliadores uma ampla gama de termos, com definições claras e concisas, no início da sessão, para garantir que o maior número de atributos unidimensionais possíveis seja utilizado.

Os avaliadores, então, listam todos os termos que são aplicáveis para uma ou todas as amostras. Estes são, em seguida, discutidos sob a supervisão de um líder do painel e uma lista consensual de termos e definições é compilada. Recomenda-se que os seguintes pontos sejam considerados: se os termos incluem todas as características relevantes ao produto previstas no método básico; se algum dos termos têm o mesmo significado e podem ser combinados ou eliminados; se cada membro do painel concorda com a utilização de cada termo e sua definição.

Com base na classificação dos atributos de textura, escalas-padrão foram desenvolvidas para fornecer um método quantitativo específico para avaliação dos atributos mecânicos de textura. Essas escalas são somente ilustrativas do conceito básico da utilização de produtos de referência conhecidos para quantificar a intensidade de cada atributo sensorial de textura. Essas escalas refletem a faixa das intensidades dos atributos mecânicos que normalmente são encontrados nos gêneros alimentícios para a construção do perfil.

Elas podem ser adotadas sem modificação, ou outros produtos de referência podem ser selecionados de acordo com a disponibilidade local, hábitos alimentares, etc. Essas escalas, como apresentadas, são adequadas para treinamento. No entanto, elas não podem ser usadas para avaliar perfis de todos os produtos sem alguma adaptação.

Por exemplo, quando se avaliam produtos que são muito macios (por exemplo, variações de formulações de cream cheese), nessa ocasião a extremidade mais baixa da escala de dureza terá que ser expandida e outras porções excluídas. Portanto, qualquer parte das escalas pode ser expandida para permitir maior precisão na classificação de produtos semelhantes.

As escalas descritas oferecem uma base para avaliação quantitativa de textura e os valores obtidos resultam no “perfil de textura”. As escalas estão apresentadas no Anexo A. As escalas para coesividade e elasticidade são as sugeridas por Munoz e não fazem parte das escalas originalmente desenvolvidas por Szczesniak e Brands (ver Anexo C). A razão para isso é que nenhum conjunto adequado de produtos de referência foi desenvolvido para representar a variação de intensidades de coesividade.

A intenção de estabelecer escalas de produtos de referência é ressaltar a possibilidade de construir escalas de intensidade de atributos sensoriais de textura e selecionar alimentos bem conhecidos como exemplos de intensidades específicas desses atributos. É um método utilizado para treinar avaliadores a usar a mesma escala e avaliar o mesmo conceito sensorial, e também para falar a mesma linguagem.

Recomenda-se observar que: alguns alimentos podem não estar disponíveis em algumas partes do mundo; mesmo dentro de um país, alguns alimentos podem se tornar indisponíveis com o tempo; a intensidade dos atributos de textura de alguns alimentos pode variar devido ao uso de diferentes matérias-primas, ou diferença nos processos de fabricação. Sob essas condições, recomenda-se a seleção de outros produtos para preencher as escalas.

Cada escala deve abranger a faixa total da intensidade do atributo de textura encontrado nos produtos alimentícios. Recomenda-se que os produtos de referência selecionados idealmente incluam exemplos específicos para cada ponto da escala; possuam a intensidade desejada do atributo de textura, e esse atributo não pode ser ofuscado por outros atributos de textura; estejam prontamente disponíveis; tenham uma qualidade constante; sejam produtos, geralmente, familiares ou de marcas bem conhecidas; requeiram manipulação mínima para o preparo do produto para a avaliação; e sofram alteração mínima nos atributos de textura em pequenas variações de temperatura ou no armazenamento a curto prazo.

Recomenda-se evitar ao máximo itens especiais ou preparações laboratoriais. Recomenda-se selecionar produtos comerciais bem conhecidos por sua pequena variabilidade. Recomenda-se selecionar produtos comerciais exclusivamente com base na intensidade desejada, na intensidade particular do atributo e na reprodutibilidade de lote a lote, além de evitar frutas frescas e vegetais, quando possível, porque a textura varia muito de acordo com a variedade, grau de maturação e outros fatores.

Recomenda-se evitar itens que requeiram cozimento. Produtos de referência devem ser padronizados quanto ao tamanho, formato, temperatura e forma de apresentação (isto é, descascados, cortados, ralados/triturados). Os atributos de textura de alguns alimentos dependem da umidade do ambiente em que eles são armazenados (por exemplo, biscoitos, batata chips).

Nesses casos pode ser necessário controlar a umidade ambiente em que tais alimentos são testados e condicionar as amostras antes do teste, de modo que elas estejam em equilíbrio com estas condições. Os utensílios e recipientes usados pelos avaliadores também devem ser padronizados.

A qualidade da gasolina no Brasil, segundo a Agência Nacional do Petróleo (ANP)

No primeiro semestre do ano de 2017, a ANP diz que manteve a sua linha de atuação intensiva, procurando identificar e coibir as irregularidades existentes no mercado. Houve ajustes que apontaram para a simplificação e racionalização das normas do setor econômico, no sentido de orientar a ação administrativa de modo a contribuir com a retomada do desenvolvimento econômico da indústria do petróleo, gás natural e biocombustíveis.

O planejamento das ações de fiscalização foi pautado na análise do perfil da região a ser fiscalizada. Esse perfil é determinado por fatores como: indicativo de não conformidade apurado no Programa de Monitoramento da Qualidade dos Combustíveis (PMQC); dados do Programa de Levantamento de Preços; estudos internos sobre o mercado de combustíveis e a movimentação dos produtos comercializados, denúncias recebidas pelo Centro de Relações com o Consumidor (CRC); e demandas de outros órgãos de fiscalização.

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A figura acima apresenta o quantitativo de ações de fiscalização realizadas no 1º semestre de 2017, divididas por região geográfica, o que permite visualizar de forma clara a abrangência das ações. Para informações mais detalhadas sobre cada região (e seus estados), os números de ações de fiscalização e de autos de infração, de interdição e de apreensão lavrados apresenta-se a tabela abaixo.

A ANP ressalta que o abastecimento nacional é composto atualmente por cerca de 120.000 agentes econômicos, divididos em mais de uma dezena de segmentos, de acordo com as atividades econômicas exercidas. As revendas de combustíveis automotivos e as de GLP são as mais numerosas, e consequentemente apresentam o maior quantitativo de ações de fiscalização, de autos de infração e de interdição.

A tabela a seguir apresenta a distribuição das ações de fiscalização por segmento, assim como o número de autos de infração, de interdição e de apreensão lavrados no primeiro semestre de 2017. Os segmentos que apresentaram reduzido número de ações de fiscalização foram classificados como “demais”, compreendendo os importadores de óleo lubrificante, os distribuidores de asfalto e os consumidores industriais de solvente, por exemplo.

O agente de fiscalização, ao constatar o não atendimento à legislação em vigor, verifica a necessidade de, entre outras medidas, lavrar auto de infração, em que deverão constar todas as irregularidades encontradas durante a ação que lhe deram causa. Dessa forma, um auto de infração poderá ser motivado, concomitantemente, por várias irregularidades. O gráfico abaixo apresenta as principais motivações, verificadas no 1º semestre de 2017, em termos percentuais.

Como demonstrado no gráfico acima, “comercializar ou armazenar produto não conforme com a especificação” figura entre as principais motivações para os autos de infração. Em relação a essa infração, cabe aqui ressaltar que o valor percentual de autos de infração por qualidade não guarda relação com o “índice de não conformidade de combustíveis” determinado pelo PMQC.

Isso acontece porque o PMQC realiza uma seleção aleatória dos postos que terão combustível coletado para garantir a precisão estatística na mensuração da não conformidade. Já as ações de fiscalização não são realizadas de forma aleatória e se baseia, entre outras fontes, nos resultados verificados pelos PMQC.

Isso garante uma maior assertividade, permitindo que a ANP atue nos agentes econômicos que realmente estejam comercializando combustíveis adulterados. Desta forma, a proporção de autos de infração motivados por não conformidade não é um indicativo da qualidade dos combustíveis comercializados em determinado estado.

Importante: quando o consumidor suspeitar de um posto de gasolina, deve denunciar o posto à ANP pelo telefone 0800 970 0267 ou pela internet no Fale Conosco (http://www.anp.gov.br/wwwanp/fale-conosco). A ligação é gratuita e pode ser anônima. Para registrar a denúncia, é necessário informar o CNPJ do posto. Quanto mais informação houver, melhor – ajuda informar também a razão social, o endereço e o nome da distribuidora que forneceu os produtos ao posto. Por isso, é importante ter a nota fiscal. Além disso, o denunciante deve descrever o ocorrido. A fiscalização do posto pode não ocorrer logo após a denúncia, ou a adulteração pode não ser comprovada quando ocorrer a fiscalização. Mas isso não torna inúteis as denúncias, pois elas ajudam a ANP a direcionar as ações de fiscalização em todo o Brasil – somadas aos dados coletados pelo Programa de Monitoramento da Qualidade dos Combustíveis e às informações repassadas por Procons, Ministério Público.

ISO Survey 2016

Um total de 1.643.529 certificados válidos foram relatados na Pesquisa ISO Survey 2016 em comparação com 1.520.368 no ano anterior, ou seja, um aumento de 8%. Na pesquisa desse ano, foram adicionadas duas novas normas de sistema de gestão à pesquisa: a ISO 39001: 2012- Sistemas de gerenciamento de segurança rodoviária (RTS – Requisitos com orientação para uso e a ISO 28000: 2007 – Especificação para sistemas de gerenciamento de segurança para a cadeia de suprimentos, após as recomendações de especialistas internacionais de acreditação e certificação que foram consultados anualmente. Isso fez com que o total de normas pesquisadas subisse para 11.

O ISO Survey 2016 mostra um panorama anual do número de certificados válidos para as normas do sistema de gerenciamento ISO em todo o mundo. Para compilar as informações nesta pesquisa, foram contatados os organismos de certificação credenciados e solicitadas as informações sobre o número de certificados válidos até 31 de dezembro de 2016.

Deve-se ressaltar que a ISO em si não executa a certificação e, portanto, não emite certificados. Isso resulta na visão geral mais abrangente das certificações para essas normas atualmente disponíveis, apesar das flutuações no número de certificados de ano para ano devido a diferenças no número de organismos de certificação participantes e ao número de certificados que eles relatam. Um resumo dos resultados de 2016 é mostrado no quadro abaixo.

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A ISO destacou que a pesquisa desse ano adicionou duas novas normas de gestão: a ISO 39001:2012 Road traffic safety (RTS) management systems – Requirements with guidance for use e a ISO 28000:2007 Specification for security management systems for the supply chain. Igualmente, foram comunicados 1.644.357 certificados válidos (dos 11 padrões abrangidos pela pesquisa), em comparação com 1.520.368 no ano anterior, ou seja, um aumento de 8%.

Um total de 1.106.356 certificados válidos foram reportados para a ISO 9001 (incluindo 80.596 emitidos para a versão 2015), um aumento de 7% em relação ao ano passado. Um total de 346.189 certificados válidos foram reportados para a ISO 14001 (incluindo 23.167 emitidos para a versão 2015), aumentando 8% em relação ao ano passado.

Também, um total de 20.216 certificados válidos foram reportados para ISO 50001 para gerenciamento de energia (69% a mais do que no ano passado) e 4.537 certificados válidos foram reportados para a ISO 20000-1 para serviço em gestão de tecnologia da informação (63% a mais em relação ao ano passado). O forte crescimento observado para estas normas pode ser porque elas são relativamente novas no mercado.

Quanto à ISO/IEC 27001 houve um crescimento anual de 20% ou 33.290 certificados em todo o mundo, enquanto a ISO 13485 para dispositivos médicos e a ISO/TS 16949 para o setor automotivo cresceu 13% e 7%, respectivamente.

Colocando o carro à frente dos bois

“…aprender lendo, fazendo treinamentos e na universidade levará você e sua organização apenas a uma ilusão de conhecimento. Embora ler e aprender com os outros seja importante, nenhum aprendizado é melhor do que aquele obtido pela ação.” (Jeffrey Pfeffer e Robert Sutton no livro The Knowing-doing gap)

Claudemir Oribe

Muitas empresas valorizam a resolução de problemas como uma forma de melhorar processos, resultados e pessoas. E, de fato, esse número talvez não seja grande o suficiente, dado o volume de oportunidades e a carência de habilidades nessa área. Resolver problemas é, reconhecidamente, uma das atividades mais relevantes no ambiente de trabalho e, também, para o desenvolvimento de competências técnicas e profissionais das pessoas.

Para resolver problemas de forma efetiva, é necessário o conhecimento de métodos e técnicas que potencialize a iniciativa e aumente a probabilidade de gerar resultados. E, para isso, o treinamento normalmente é visto como um meio para alcançar esse estágio. De fato, sem orientações fornecidas por um especialista, dificilmente a equipe de melhoria terá sucesso diante de um problema complexo.

No entanto, há que se admitir que o treinamento por si não é capaz de modificar a realidade, uma vez que a aplicação acontece num outro ambiente, diante de um contexto que pode não favorecer a iniciativa. Além disso, a simples participação num programa de treinamento, não garante seu resultado de aprendizado e nem a colocação em prática, pois muitas questões inerentes ao próprio treinamento podem não contribuir efetivamente.

A questão, portanto, é: é possível resolver problemas sem treinamento adequado? A resposta é: sim, é possível, e talvez isso seja mais efetivo do que receber o treinamento previamente.

Estamos muito acostumados a sequencia de aprendizado e experimentação. Inverter a ordem seria posicionar a experimentação antes da aprendizagem. A grande vantagem disso é que, provavelmente, as pessoas estarão muito mais predispostas a aprender do que aquelas pessoas que não tiveram contato algum com a metodologia envolvida. Eles terão mais dúvidas, irão questionar mais e naturalmente existirão muitas situações para ilustrar o treinamento do que as pessoas sem qualquer experiência anterior.

Existem alguns pressupostos fundamentais que devem existir, para que isso funcione. O primeiro deles é que as pessoas estejam abertas e dispostas a aprender enquanto executam a atividade. Sem abertura, não haverá condições para que o ensinamento seja incorporado.

Evidentemente, é condição sine qua non que essa experiência não aconteça num contexto que envolva riscos e perigos para quem quer que seja, o que não acontece enquanto se discute ou analisa problemas. Uma das condições mais importantes é que, pelo menos um componente do grupo, seja especialista em resolução de problemas, como o MASP, e ferramentas da qualidade. Essa pessoa, que pode ser o coordenador ou não, será aquela com duas missões: a de dirigir o grupo na resolução do problema e também de conduzir os membros ao aprendizado.

Para gerar aprendizado, é preciso ter planificado antecipadamente, o que se pretende aprender durante a resolução de um problema. Isso inclui as etapas do MASP e os passos que compõem cada etapa, o emprego de certa quantidade de ferramentas da qualidade e os comportamentos que uma equipe precisa manter para que o método seja bem empregado e o resultado seja alcançado.

Para aprender, a experiência vivenciada deve ser transformada em conhecimentos, habilidades e atitudes. Por isso, o especialista e o coordenador da equipe devem incorporar a aprendizagem gerada, por meio de observações e reflexões, a cada tarefa relevante finalizada e a cada etapa do processo. Aprender o que deve e o que não deve ser feito será útil, não apenas para os projetos seguintes, mas para o desempenho profissional recorrente. Por isso, indagar as pessoas, registrar o resultado desse questionamento e conduzir as pessoas para sentido e uso correto, formulando e validando regras gerais, é fundamental para que o aprendizado significativo aconteça.

Devido à sua elevada capacidade de absorção, aprender fazendo é muito mais relevante do que aprender numa sala de aula. A vivência age como uma cola, que fixa o conhecimento na mente, impedindo que seja esquecido e fazendo as pessoas se lembrarem daquela experiência como uma das mais marcantes na vida. Conte com o MASP para isso.

Referências

ARGYRIS, Chris: Knowledge for Action: a guide to overcoming barriers to organizational change. San Francisco: Jossey-Bass, 1993.

GARVIN, David A. Aprendizagem em Ação: um guia para transformar sua empresa em uma Learning Organization. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2002.

KOLB, David A. Experiential learning. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall, 1984.

MARQUARDT, Michael J. O Poder da Aprendizagem Pela Ação. Rio de Janeiro: Senac, 2005.

ORIBE, Claudemir Y. Quem Resolve Problemas Aprende? A contribuição do método de análise e solução de problemas para a aprendizagem organizacional. Belo Horizonte, 2008. Dissertação (Mestre em Administração). Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais.

Claudemir Oribe é mestre em administração, consultor e instrutor de MASP, ferramentas da qualidade e gestão de T&D- claudemir@qualypro.com.br

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Como implementar um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA)

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Os sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.

A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem que as organizações obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.

A NBR ISO 30302 de 08/2017 – Informação e documentação – Sistema de gestão de documentos de arquivo – Diretrizes para implementação fornece as diretrizes para a implementação de um SGDA de acordo com a ABNT NBR ISO 30301. Recomenda-se que a norma seja utilizada em conjunto com a NBR ISO 30300 e com a NBR ISO 30301. Esta norma não modifica e/ou reduz os requisitos especificados na NBR ISO 30301. Ela descreve as atividades a serem realizadas ao desenvolver e implementar um SGDA. Recomenda-se que esta norma seja utilizada por uma organização que esteja implementando um SGDA. Ela é aplicável a todos os tipos de organização (por exemplo, organizações comerciais, agências do governo, organizações sem fins lucrativos) de todos os tamanhos.

A NBR ISO 30302 é parte de uma série de normas, sob o título geral Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo: NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Fundamentos e vocabulário; NBR ISO 30301, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Requisitos; NBR ISO 30302, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Diretrizes para implementação.

A NBR ISO 30300 especifica a terminologia da série e normas dos sistemas de gestão de documentos de arquivos (SGDA) e os objetivos e benefícios de um SGDA; a NBR ISO 30301 especifica os requisitos de um SGDA no qual uma organização necessita demonstrar sua habilidade para desenvolver e controlar documentos de arquivo a partir de suas atividades de negócio pelo tempo em que forem necessários; a NBR ISO 30302 provê um guia para a implementação de um SGDA.

O objetivo desta norma é estabelecer um guia prático sobre como implementar um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) dentro de uma organização, de acordo com a NBR ISO 30301. Aborda o que é necessário para estabelecer e manter um SGDA. A implementação de um SGDA é geralmente executada como um projeto. Um SGDA pode ser implementado em organizações com programas ou sistemas de documentos de arquivo existentes para revisar e aperfeiçoar a gestão desses sistemas ou programas, ou em organizações que planejam implementar pela primeira vez uma abordagem sistemática e verificável para produção e controle de documentos de arquivo.

Assume-se que as organizações que decidem implementar um SGDA tenham feito uma avaliação preliminar de seus documentos de arquivo e de seus sistemas de documentos de arquivo existentes e tenham identificado riscos a serem abordados e oportunidades de melhorias. Por exemplo, a decisão de implementar um SGDA pode ser considerada uma medida de redução de riscos, devido à realização de uma mudança importante na plataforma de tecnologia e informação ou à terceirização de processos de negócio identificados como de alto risco.

Alternativamente, o SGDA pode fornecer uma estrutura de gestão padronizada para grandes melhorias, como integrar processos de documentos de arquivo com processos de negócio específicos ou aperfeiçoar o controle e a gestão de documentos de arquivo de transações online ou de uso de mídias sociais em atividade de negócio. O uso destas diretrizes é necessariamente adaptável. Ele depende do tamanho, da natureza e da complexidade da organização e do nível de maturidade do SGDA, caso já exista um implementado.

O contexto e a complexidade de cada organização são únicos e seus requisitos contextuais específicos levarão à implementação do SGDA. Organizações menores perceberão que as atividades descritas na NBR ISO 30302 podem ser simplificadas. Organizações maiores ou complexas perceberão que um sistema de gestão em camadas é necessário para implementar e gerir as atividades desta norma com eficácia.

As suas diretrizes seguem a mesma estrutura da NBR ISO 30301, descrevendo as atividades a serem realizadas para cumprir com os requisitos da NBR ISO 30301 e como documentá-las. A Seção 4 trata de como realizar a análise necessária para implementar um SGDA. A partir desta análise, o escopo do SGDA é definido e a relação entre sua implementação e de outros sistemas de gestão é identificada.

A Seção 5 explica como obter o comprometimento da Alta Administração. O comprometimento é expresso em uma política de documentos de arquivo, com a definição das responsabilidades, planejamento da implementação do SGDA e adoção de objetivos dos documentos de arquivo. A Seção 6 trata do planejamento informado pela análise de risco de alto nível, e da análise contextual (ver Seção 4) e recursos disponíveis (ver Seção 7).

A Seção 7 descreve o apoio necessário para o SGDA, como recursos, competência, treinamento e comunicação, e documentação. A Seção 8 trata da definição ou da revisão e planejamento dos processos de documentos de arquivo a serem implementados. Ela delineia os requisitos contextuais e o escopo (ver Seção 4) e é baseada na política de documentos de arquivo (ver 5.2), análise de riscos (ver 6.1) e recursos necessários (ver 7.1) para cumprir com os objetivos dos documentos de arquivo (ver 6.2) na implementação planejada. A Seção 8 explica que processos e sistemas de documentos de arquivo precisam ser implementados para um SGDA.

As Seções 9 e 10 tratam da avaliação e da melhoria do desempenho com base no planejamento, objetivos e requisitos definidos na NBR ISO 30301. Para a NBR ISO 30301:2016, Seções 4 a 10, esta norma estabelece o seguinte: as atividades necessárias para cumprir com os requisitos da NBR ISO 30301 – podem ser feitas em sequência, ao passo que algumas precisam ser executadas simultaneamente, usando a mesma análise contextual. As informações para as atividades – são o ponto de partida e podem ser resultados de atividades anteriores e os resultados das atividades – os resultados ou os entregáveis mediante o término das atividades.

Esta norma tem o objetivo de ser utilizada pelos responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Ela também pode ajudar a alta administração na tomada de decisão para o estabelecimento, escopo e implementação de sistemas de gestão em suas organizações. Ela é para ser usada por pessoas responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Os conceitos sobre o desenvolvimento dos processos operacionais dos documentos de arquivo são baseados nos princípios estabelecidos pela ISO 15489-1.

Outras normas e relatórios técnicos desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11 são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos, controles e sistemas de documentos de arquivo, e podem ser usados em conjunto com esta norma para a implementação de elementos operacionais detalhados do SGDA. As organizações que já implementaram a ISO 15489-1 podem usar esta norma para desenvolver uma infraestrutura organizacional com o objetivo de gerenciar documentos de arquivo, de acordo com a abordagem sistemática e verificável do SGDA.

Convém que o contexto da organização determine e oriente a implementação e a melhoria do SGDA. Os requisitos desta seção 4 destinam-se a garantir que a organização tenha considerado seu contexto e necessidades como parte da implementação de um SGDA. Esses requisitos são cumpridos ao analisar o contexto da organização. Convém que essa análise seja realizada como primeiro passo da implementação para: identificar fatores internos e externos (ver 4.1), identificar requisitos de negócio, legais e outros (ver 4.2), e definir o escopo do SGDA (ver 4.3) e identificar riscos (ver Seção 6).

Quando o escopo do SGDA for definido pela alta administração, antes da identificação dos fatores e das necessidades de documentos de arquivo, a abrangência da análise contextual está sujeita ao escopo estabelecido. A abordagem desta norma de sistema de gestão, para análise do contexto e identificação dos requisitos, é compatível com o processo analítico (avaliação) proposto pela ISO 15489-1, que também inclui elementos de planejamento (ver Seção 6) e a identificação das necessidades dos documentos de arquivo (ver Seção 8).

As informações contextuais precisam vir de uma fonte confiável, precisa, atualizada e completa. A revisão regular das fontes dessas informações garante a precisão e a confiabilidade da análise contextual.

A parte A.1 do Anexo A fornece exemplos de fontes de informações sobre o contexto interno e externo da organização e exemplos de potenciais partes interessadas. Exemplos de fatores importantes na identificação de como o contexto afeta o SGDA: um mercado competitivo afeta a necessidade de demonstrar processos eficazes, os valores ou as percepções de partes interessadas afetam as decisões da retenção de documentos de arquivo ou as decisões de acesso às informações, a infraestrutura de tecnologia da informação e a arquitetura da informação podem afetar a disponibilidade dos sistemas de documentos de arquivo ou os documentos de arquivo, as habilidades e as competências dentro da organização podem afetar a necessidade de treinamento ou de assistência externa, instrumentos legislativos, políticas, normas e códigos afetam o desenvolvimento de controles e processos de documentos de arquivo, a cultura organizacional pode afetar a conformidade com os requisitos do SGDA, e a complexidade da estrutura da organização, e de seus ambientes de negócio e legislativo, afetará a política, os processos e o controle dos documentos de arquivo (por exemplo, em um ambiente multijurisdicional).

Dependendo da organização, a identificação dos fatores internos e externos pode ser realizada para outros fins, incluindo a implementação de outras normas do sistema de gestão. Nesses casos, uma nova análise pode não ser necessária e uma adaptação será suficiente. A análise contextual é um processo contínuo. Ela informa o estabelecimento e a avaliação sistemática do SGDA (ver Seção 9) e suporta o ciclo de melhoria contínua (ver Seção 10).

A prova documentada de que a análise foi realizada é um requisito da NBR ISO 30301. Exemplos são os seguintes: uma lista de fatores internos e externos a serem levados em consideração; um capítulo em um manual ou plano de projeto para implementar um SGDA. O escopo do SGDA é uma decisão tomada pela Alta Administração, com os limites, as inclusões, as exclusões, as funções e os relacionamentos das partes componentes do SGDA claramente delineados.

O escopo pode ser definido como resultado da análise contextual, levando-se em consideração fatores identificados (ver 4.1) e requisitos (ver 4.2), mas também pode ser definido pela Alta Administração a partir do ponto de partida antes da identificação de fatores e requisitos. O escopo inclui o seguinte: a identificação de quais partes ou funções da organização estão incluídas. Pode ser a organização toda, uma área ou departamento, uma função específica ou processo de negócio ou um grupo deles; a identificação de quais partes ou funções de outras organizações (relacionadas) estão incluídas no relacionamento entre elas; a descrição de como o SGDA se integra com o sistema de gestão geral e com outros sistemas específicos de gestão implementados pela organização (por exemplo, NBR ISO 9000, NBR ISO 14000 e ISO/IEC 27000); identificação de quaisquer processos que afetam o SGDA que são terceirizados e os controles das entidades responsáveis por processos terceirizados.

Uma declaração documentada definindo o escopo do SGDA é um requisito do SGDA. Essa declaração pode ser um único documento ou ser incluída em outro documento do SGDA, como a política de documentos de arquivo (ver 5.2), ou em manuais ou planos de projetos para implementar o SGDA.