
Os metadados para gerenciar documentos de arquivo podem ser usados para uma variedade de propósitos dentro de uma organização, apoiando, identificando, autenticando, descrevendo, localizando e gerenciando seus recursos de forma sistemática e consistente para atender às necessidades de negócio, responsabilidade e requisitos societários das organizações. O software de documentos de arquivo e os sistemas de negócio com funcionalidade de gerenciamento de registros realizam a gestão dos documentos de arquivo, capturando e gerenciando os seus metadados e o contexto de sua produção e uso.
Os documentos de arquivo, particularmente sob a forma de transações eletrônicas, podem existir fora do software de documentos de arquivo formais, muitas vezes sendo produzidos em sistemas de negócio que atendem a fins específicos (por exemplo, sistemas de licenciamento). Os documentos de arquivo são usados e compreendidos por pessoas que possuem ou têm acesso a conhecimentos suficientes sobre os processos que estão sendo realizados ou por pessoas que estão envolvidas na transação dos documentos de arquivo gerados e seu contexto imediato.
Conforme destaca Marcelo Carreira, diretor de marketing da Access, todos os documentos, sejam eletrônicos ou em papel, são essenciais para o funcionamento de qualquer empresa. As informações comerciais são confidenciais e sujeitas à privacidade e confidencialidade. Esses aspectos tornam o gerenciamento de documentos uma tarefa incrivelmente desafiadora. Com o aumento das ameaças à segurança cibernética, o gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se cada vez mais primordial.
“A pandemia fez com que muitas empresas mudassem suas operações comerciais para o on-line. Além de lançar um site e ferramentas interativas, algumas empresas tiveram que suportar outro desafio – converter documentos em papel em formato eletrônico ou digital. As empresas que optam por sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos precisam de uma base que ajude a agilizar fluxos de trabalho e processos críticos, sem contar que podem aumentar a sua eficiência”.
Para ele, os custos da propriedade comercial estão aumentando, assim como as despesas de armazenamento de arquivos e pastas. Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos baseado em software ajuda a economizar espaço considerável ocupado por armários e caixas. O software libera espaço que pode ser usado para outros fins. Existem documentos confidenciais que são melhor protegidos em formato de papel ou como cópias impressas. Estes são mantidos em locais mais baratos, como um armazém ou um cofre.
Além disso, assegura Marcelo, proteger documentos valiosos é fundamental para operações comerciais de todos os tamanhos. Proteger dados confidenciais é vital para salvaguardar os interesses da empresa. O software oferece segurança aprimorada por meio de um melhor controle sobre documentos confidenciais. Além disso, o acesso é controlável no nível da pasta de acordo com indivíduos e grupos, com isso os registros gerenciados dessa maneira são altamente rastreáveis. Pode-se instalar tags e notificações para alertas automatizados.
“Os procedimentos regulatórios e de conformidade são tediosos e complexos para alguns documentos. A não conformidade pode torná-lo responsável por multas ou licenças revogadas. Com essas conformidades em vigor, os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem organização e reduzem a possibilidade de não conformidade. A retenção de registros pode ser automatizada e novos documentos podem ser facilmente classificados e armazenados”, explica.
Pesquisar, localizar e recuperar documentos é demora do, especialmente quando armazenado em formato físico. Dito isso, é evidente que o gerenciamento desses documentos economiza tempo. Dependendo da solução, o sistema ajuda a recuperar arquivos através de palavras-chave ou frases. Além disso, a integração com aplicativos de negócios simplifica o acesso a informações vitais. Mais ainda, com um DMS, os documentos são acessíveis remotamente, desde que haja uma conexão estável com a internet. E isso provou ser benéfico durante a pandemia.
“Tradicionalmente, os sistemas de gerenciamento de documentos implicavam salvar documentos em computadores locais. O sistema de backup compreende compartilhamentos de arquivos não controlados, nos quais o conteúdo não é feito backup adequado. Muitas vezes, descobre-se quando é tarde demais ou quando o conteúdo está extraviado. Os regulamentos exigem que se produza as cópias originais e legíveis desses registros e tenha uma solução de backup robusta”, complementa.
Ele aduz, ainda, que o arquivamento digital de documentos em papel também os impede de incêndios e inundações, entre outros desastres. Um sistema de gerenciamento de documentos garante que os registros sejam rastreáveis usando uma variedade de critérios. Esses recursos de rastreamento ajudam a reduzir as chances de documentos serem perdidos ou arquivados incorretamente ao visualizar e acessar.
“Outra vantagem é que ajudam na colaboração e no compartilhamento; isso é interno e externo. A parceria ocorre usando ambientes baseados na web – intranets – e fluxos de trabalho. A digitalização também ajuda a avaliar a posição do documento, seja nas fases de autoria, revisão ou aprovação. Observe que a colaboração e o compartilhamento podem até acontecer remotamente. Registros capturados de diferentes fontes são acessíveis através de vários locais”.
Outro aspecto é a imagem eletrônica. Esta solução permite o compartilhamento de documentos em redes como e-mail ou internet. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos também oferecem visibilidade aprimorada dos processos e do monitoramento do fluxo de trabalho.
Não é fácil alcançar consistência para conteúdos usando métodos tradicionais. Um desafio é fazer com que todos os membros usem os modelos mais recentes ou os mesmos. Outro é garantir que todas as novas edições e revisões sejam da versão última aprovação em um ambiente de compartilhamento de arquivos. O software garante os recursos de gerenciamento e distribuição de modelos, juntamente com o gerenciamento de revisão de documentos. O sistema também ajuda a automatizar o processo de publicação em PDF para garantir a adesão aos requisitos da ICH.
“Uma vantagem é que oferecem ferramentas que enviam automaticamente os registros através de seus ciclos de vida. Essas ferramentas são profundas e ajudam a resolver gargalos e garantir a geração e o arquivamento oportunos. Essa pontualidade ajuda a melhorar a inspeção e a prontidão para envio. Portanto, procrastinação, atrasos e logística são todos atendidos pelos sistemas eletrônicos”, aponta Marcelo.
Conforme a NBR ISO 23081-2 de 04/2020 – Informação e documentação — Gerenciamento de metadados para documentos de arquivo – Parte 2: Problemas conceituais e implementação, que fornece uma fundamentação sólida dos metadados para gerenciar documentos de arquivo em organizações, modelos conceituais de metadados e um conjunto de elementos de alto nível de metadados genéricos, adequados para qualquer ambiente de documentos de arquivo, todo esse processo abrange, por exemplo, as implementações atuais de gestão de documentos de arquivo ou arquivísticas. Com isso, pode-se definir os tipos genéricos de metadados, tanto para entidades de documentos de arquivo quanto para outras entidades que precisam ser gerenciadas para documentar e entender o contexto dos documentos de arquivos, em momentos específicos, conforme determinado pela aplicação de um conjunto de decisões de avaliação.
Pode ser necessário criar uma representação independente do documento de arquivo e seus metadados. Normalmente, isso é feito codificando os metadados em um formato-padrão de metadados, como XML, usando os elementos definidos do esquema de metadados para gerenciar documentos de arquivo.
Pode ser deliberada a implementação no momento em que todos os metadados são associados a um registro, sendo escritos como um registro independente ou armazenados com o registro ao qual eles se relacionam. Na prática, a escrita de metadados para gerenciar documentos de arquivo pode ocorrer em vários momentos na existência do documento de arquivo. Isso inclui: na captura inicial; na aplicação dos processos de destinação; à medida que ocorrem mudanças nos meios de armazenamento; na evolução ou alteração de sistemas; onde há mudanças na cadeia de custódia; para troca de dados com outros sistemas (por exemplo, busca de informações em toda a organização); à medida que o objeto se move para fora dos limites do software de documentos de arquivo (por exemplo, transferência para armazenamento alternativo).
Sempre que é realizada a definição de metadados independentes do documento de arquivo, o resultado é unir o objeto de documento de arquivo e seus metadados em uma única representação onde os metadados adicionais de processo se acumulam externamente ao objeto capturado. Os processos envolvidos no gerenciamento contínuo de qualquer desses objetos continuarão a ocorrer e a acumular metadados, mas esses metadados permanecerão vinculados e não serão refletidos dentro do objeto de metadados estático independente.
Por exemplo, isso pode ocorrer quando os documentos de arquivo são removidos para a custódia de uma organização externa, como um arquivo. Neste momento, outros processos de gerenciamento e detalhes contextuais podem ser realizados por um sistema de arquivamento independente, em vez do sistema que produziu e/ou gerenciou o documento de arquivo.
Em algumas implementações, esses metadados adicionais podem ser exigidos para serem reescritos para o objeto gravado em momentos designados, conforme definido no processo de avaliação. Os metadados para gerenciamento de documentos de arquivo devem estar sujeitos a decisões de avaliação. Essas decisões de avaliação determinam não apenas quais metadados devem ser capturados sobre os documentos de arquivo, mas quanto tempo os metadados devem ser retidos e quando, em relação aos documentos de arquivo, alguns ou todos eles podem ser destruídos ou gerenciados separadamente para o objeto de documentos de arquivo.
No ambiente eletrônico, as decisões sobre documentos de arquivo e metadados para seu gerenciamento podem ser feitas em um grau de granularidade não possível no mundo do papel. Assim, por exemplo, os metadados de ponto de captura feitos sob medida podem ser destinados a serem usados por conjuntos de documentos de arquivo muito específicos (por exemplo, e-mails). Essa adaptação e seleção de quais elementos de metadados serão apropriadas são em si uma decisão de avaliação.
Para alguns documentos de arquivo, os riscos associados à sua definição, captura e gerenciamento podem não ser significativos, e um conjunto de decisões pragmáticas que limitam os metadados a serem capturados pode ser introduzido. Para outros documentos de arquivo, os riscos podem ser maiores e um conjunto mais completo de metadados deve ser capturado para garantir autenticidade, integridade e confiabilidade.
A capacidade de tomar tais decisões na confecção é dependente de uma compreensão sofisticada das operações organizacionais, funções e documentos de arquivo necessários para apoiar as atividades organizacionais e entendimentos tipicamente realizados na função de avaliação. A avaliação, também, é aplicada na tomada de decisões sobre a preservação de documentos de arquivo digitais. Alguns documentos de arquivo têm períodos de retenção significativos e podem precisar de uma intervenção de preservação ativa diversas vezes ao longo desse período de retenção.
Em cada instância de intervenção para preservação é necessária uma decisão de avaliação sobre os metadados a serem mantidos. Os metadados associados a um documento de arquivo podem eles mesmos estar sujeitos a decisões de avaliação que são separadas (mas vinculadas) das decisões de avaliação dos documentos de arquivo aos quais os metadados se relacionam.
Por exemplo, pode ser considerado desnecessário reter todos os aspectos dos metadados do processo, como o histórico de uso para o período de retenção completo associado ao documento de arquivo. Tais decisões devem ser tomadas com cautela e informadas por entendimentos claros de risco, autenticidade, confiabilidade e requisitos organizacionais para documentos de arquivo.
No entanto, é perfeitamente possível selecionar apenas partes dos metadados para acompanhar um documento de arquivo ao longo do tempo. Os documentos de arquivo e seus metadados são constantemente usados em novos contextos de negócio, incluindo contextos de pesquisa. Todo novo uso adiciona novo significado ao (s) documento de arquivo (s) e, portanto, tem que ser documentado.
Assim, novos metadados serão definidos sobre cada uso, o (s) agente (s) envolvido (s), a atividade de negócio e as circunstâncias de uso. Novos regimes de gerenciamento de documentos de arquivo ocorrerão ao longo do tempo, e eles têm que ser documentados, representando assim diferentes níveis de gestão de documentos de arquivo. Isso pode incluir gestão arquivística para aqueles documentos de arquivo que possuem valor permanente. A atividade de descrição arquivística pode ser considerada uma atividade contínua para a gestão de metadados.
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