O modelo 3M (Muda, Mura e Muri) do Sistema Toyota de Produção

NBR ISO 9001 – COMENTADA de 09/2015Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos. Versão comentada.

Nr. de Páginas:32

 

Cristiano Bertulucci Silveira

Muda, Mura e Muri são termos tradicionais da língua japonesa, que geralmente são relacionados pelas pessoas que trabalham com o Sistema Toyota de Produção (STP) como sendo os tipos de desperdícios encontrados em uma organização. Na busca por identificar e eliminar os desperdícios, que é o verdadeiro foco do Kaizen (melhoria contínua), é muito importante compreender estes três termos importantes. Para exemplificar, observe a Figura 1:

Figura 1 – Exemplo de Muda, Mura e Muri

Na Figura 1, podemos observar que em uma situação de Muda, a máquina produz muito menos do que é capaz, gerando desperdício de recursos. Já no Mura, tem-se uma máquina produzindo mais do que o normal (máquina B) enquanto que a outra (máquina A) ainda está produzindo muito menos do que é capaz, gerando então um desnivelamento.

Já na situação de Muri existe uma sobrecarga na máquina, podendo levá-la a uma ocorrência de fadiga ou quebra. A situação ideal como podemos perceber é a situação em que não existe Muda, Mura e Muri de forma a promover uma distribuição uniforme, sem desperdícios ou sobrecargas.

Taiichi Ohno, um engenheiro de produção que iniciou sua carreira no setor automotivo em 1943 e é considerado o pai do sistema Toyota, disse o seguinte: “… A insuficiência de padronização e racionalização cria desperdício (Muda), inconsistência (Mura) e irracionalidade (Muri) em procedimentos de trabalho e horas de trabalho que, eventualmente, levam à produção de produtos defeituosos.” (Sistema Toyota de Produção; Além produção em larga escala por Taichi Ohno). Esta falácia de fato é sistêmica: produção irregular (Mura) conduz ao estresse e sobrecarga (Muri), que geram defeitos e desperdícios(Muda).

Muda

O termo Muda na linguagem japonesa significa qualquer atividade que gere desperdício, que não adicione valor ou que não seja produtiva. Ele reflete a necessidade de reduzir os resíduos com o objetivo de aumentar a rentabilidade.

Em termos gerais, um processo agrega valor através da produção de produtos ou prestação de serviços sendo ambos pagos pelo cliente. Os desperdícios ocorrem quando o processo consome mais recursos do que se é necessário para atender as necessidades do cliente. Por isso, é preciso criar atitudes e ferramentas que colaborem na identificação destes resíduos.

Taiichi Ohno desenvolveu uma lista com os setes tipos de desperdícios do ponto de vista do Lean Manufacturing. Eles servem como um guia para que uma empresa detecte os muras e desenvolva ações de forma a combatê-los.

1 – Defeitos

A forma mais simples de desperdício é a geração de produtos que não atendem a especificação. É fácil perceber como os japoneses se preocupam com produtos defeituosos quando analisamos que os produtos defeituosos são medidos em partes por milhão e geralmente este índice é em torno de 1% nas fábricas com o sistema Lean. É claro que este resultado muito se deve ao desenvolvimento do controle de qualidade e garantia da qualidade, concentrando os esforços em fazer cumprir o processo correto ao invés de fiscalizar os resultados.

2 – Excesso de produção ou Superprodução

O elemento chave do JIT (Just in Time) é produzir somente a quantidade demandada de produtos. Em termos práticos a produção de produtos sem demanda cria estoques intermediários, aumentando os custos de armazenamento e manuseio destes produtos na linha, sem contar que produtos podem ser produzidos e não serem vendidos. O sucesso do JIT somente foi possível devido à reorganização do trabalho e redução drástica do tempo de setup (uma forma eficiente de reduzir desperdícios).

3 – Espera

O tempo quando não utilizado e forma eficiente é um desperdício. A todo momento custos são gerados para manter o aluguel do galpão, os salários dos operadores, a iluminação e energia elétrica que alimenta os equipamentos. Portanto é importante utilizar cada minuto de cada dia de forma produtiva. Caso contrário, desperdícios estarão sendo gerados.

4 – Transporte

O tempo necessário para movimentar produtos está diretamente relacionado a custos. Além da energia necessária (combustível de empilhadeiras ou mesmo o tempo das pessoas), há o custo do inventário na movimentação dos produtos quando partem de uma área para outra. Deve-se dar importância também que quanto maior o tempo de transporte maior será o Lead Time (tempo desde a emissão do pedido até a entrega do produto para o cliente).

5 – Movimentação

O tempo gasto para as pessoas se movimentaram pela planta é considerado um grande desperdício. Porque é necessário o operador ter que dispender tempo ao caminhar para pegar uma ferramenta ou uma peça se ele poderia ter o que é necessário à mão com uma simples modificação do layout da planta ou implantação de ferramentas de housekeeping.

6 – Processamento inapropriado

Trabalhar mais do que precisamos pode ser a forma mais óbvia de desperdício. Um bom exemplo disto na história do Lean diz respeito a uma empresa que realizava acabamentos de superfície em peças que após o acabamento eram transferidas para moedores, quando na verdade esses acabamentos nas superfícies em questão não serviram para nada visto que estavam indo para moedores. Um princípio básico do STP é que seja processado apenas o que é necessário.

7 – Estoque

O estoque esconde vários problemas como: problemas na entrega, falta de previsibilidade de vendas ou falta de confiabilidade nos equipamentos produtivos que acabam por criar estoques intermediários, falta de sincronismo entre as pessoas envolvidas no processo produtivo e custos com armazenamento (transporte, controle e necessidade de espaço).

O termo Mura significa inconsistência e irregularidade. Pode ser definido também como sendo a variação na operação de um processo não causada pelo cliente final. Representa o desnivelamento ou desbalanceamento do trabalho ou máquinas.

Se na empresa onde você trabalha já foi presenciado uma situação em que as pessoas tiveram que trabalhar como “loucos” no período da manhã para atender um pedido e logo no período da tarde houve uma calmaria, com certeza você presenciou um Mura.

As irregularidades e inconsistências podem ser evitadas aplicando-se o conceito do Just in time, pois além dele manter o inventário baixo, nele é estabelecido um rígido controle de produtos de forma a fornecer ao cliente peças no momento certo, na hora certa e na quantidade certa.

O nivelamento da produção, conhecido por Heijunka, assim como o  Kanban também podem ser utilizados para controlar diferentes fases do processo e de subprocessos funcionando como ferramentas importantes para a identificação e eliminação do mura.

O Muri é a sobrecarga causada na organização, equipamentos ou pessoas devido ao Muda e Mura. Traduzindo para o português, significa “irracionalidade, muito difícil, excessos, imoderação”.

O Muri faz com que a máquina ou as pessoas excedam os seus limites naturais. Enquanto que a sobrecarga nas pessoas resulta em problemas de segurança e qualidade, o Muri nas máquinas resulta em aumento de quebras de equipamento e defeitos.

O Muri pode ser evitado através do trabalho padronizado, lembrando que todos os processos podem ser subdivididos ou reduzidos para uma forma mais simples. Quando todos conhecem as rotinas e os procedimentos de trabalho, é possível observar melhorias na qualidade, na redução de custos e na produtividade.

Os 3M podem ser comparados, em uma analogia com o corpo humano, como sendo três vírus mortais que combinados são capazes de resultar desde em anormalidades na saúde da pessoa quanto a completa falência da mesma. Na empresa este cenário não é diferente.

Deve-se sempre tratar com urgência a eliminação do muda, muda e muri em uma organização, fazendo uma análise ampla desde o chão-de-fábrica até o escritório administrativo, de forma a abranger a organização como um todo. Os 3M não escolhem local ou empresa e podem ser observados em organizações públicas ou privadas, pequenas, grandes ou médias. Estes vírus “devoram” recursos em todos os níveis, a todo instante com duração de minutos, dias, semanas e meses.

É preciso desenvolver critérios e principalmente uma cultura permanente nas organizações para que os 3Ms sejam detectados e diagnosticados o quanto antes para que assim possam ser remediados. Este trabalho deve ser constante e acontecer em todos os lugares, nas pequenas células ou grupos de trabalho, de forma a evitar que se torne uma epidemia na organização que elevará os custos de produção e refletirá em danos maiores para a empresa.

Cristiano Bertulucci Silveira é engenheiro eletricista pela Unesp com MBA em Gestão de Projetos pela FVG e certificado pelo PMI. Atuou em gestão de ativos e gestão de projetos em grandes empresas como CBA-Votorantim Metais, Siemens e Votorantim Cimentos. Atualmente é diretor de projetos da Citisystems –cristiano@citisystems.com.br – Skype: cristianociti

Esclarecendo melhor os problemas

O método científico pode ajudar a responder perguntas difíceis na análise de causa raiz.

Matthew Barsalou

O método científico é usado na ciência. No entanto, também é apropriado ao executar uma análise de causa raiz. Usar o método científico pode ajudar a garantir que a verdadeira causa de uma falha seja identificada. Identificar a causa de uma falha é essencial porque as ações corretivas serão ineficazes se não estiverem baseadas na causa raiz do problema.

De acordo com Stephen Tramel, não há um método científico. Há, no entanto, seis etapas que são comumente usadas para testar e avaliar as hipóteses (ver figura abaixo). (1)

clique na figura para uma melhor visualização

A primeira e a última etapa são empíricas: baseiam-se em observações usando sentidos como toque, audição ou visão e, talvez, por meio de dispositivos de medição, como instrumentos calibrados. Observações são feitas e dados coletados durante a primeira etapa.

Em seguida, os dados são analisados. Neste exemplo, uma análise dos dados indica que todas as falhas estão ocorrendo nas peças produzidas no turno da noite. Então, você deve generalizar além dos dados disponíveis para formar uma hipótese. Neste caso, a hipótese é: “somente as peças produzidas durante o turno da noite estão sofrendo falhas.”

A quarta etapa é assumir que a hipótese é verdadeira para determinar a causa do teste. Em seguida, os resultados dos testes são previstos com base no pressuposto de que a hipótese é verdadeira.

A hipótese é testada durante esta etapa final. As peças dos turnos do dia e da noite são completamente inspecionadas por uma semana. Somente as peças do turno da noite devem ter falhas se a hipótese estiver correta. Neste exemplo, se existir um número aproximadamente igual de falhas entre os dois turnos, a hipótese deve ser rejeitada.

George EP Box, Stuart Hunter e William G. Hunter explicam que a indução e a dedução são usadas na formação e avaliação de hipóteses. (2) Para formar uma hipótese, você começa com o que é conhecido, incluindo o que foi observado, e quaisquer teorias e usos conhecidos.

A hipótese deve ser testada. Se falhar o teste, a indução é usada para ir dos resultados a uma teoria que se encaixe nos resultados e uma nova hipótese é formada e testada. (3)

Esse processo pode ser repetido até que uma hipótese seja suficientemente robusta para sobreviver ao teste. Usando o exemplo anterior, você pode fazer a hipótese: “A falha ocorre em uma taxa igual entre os turnos, mas no turno da noite se detectou mais falhas.”

A causa raiz ainda não foi encontrada, mas os investigadores podem agora entender melhor o problema e estão mais perto de encontrar a causa raiz, porque eles não estão mais examinando a inexistente variação entre turnos.

O método científico pode ajudar a responder a perguntas difíceis e também pode levar a novas descobertas. Além de ser útil para pesquisadores e cientistas, o método pode ser aplicado quando se investiga uma falha de qualidade.

Referências

(1) Stephen Tramel, “Explanatory Hypotheses and the Scientific Method,” Ways of Knowing in Comparative Perspective: The WKCP Companion and Anthology, Copley Custom Textbooks, 2006.

(2) George E.P. Box, Stuart Hunter and William G. Hunter, Statistics for Experimenters: An Introduction to Design, Data Analysis and Model Building, second edition, John Wiley & Sons, 2005.

(3) Ibid.

Matthew Barsalou é um solucionador de problemas estatísticos, Master Black Belt (MBB) na BorgWarner Turbo Systems Engineering GmbH em Kirchheimbolanden, Alemanha. Ele tem um mestrado em administração de empresas e engenharia da Wilhem Büchner Hoschschule em Darmstadt, Alemanha, e um mestrado em estudos liberais da Fort Hays State University em Hays, KS. Barsalou é um membro da ASQ e possui várias certificações.

Fonte: Quality Progress/2017 March

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

Dentro da curva

O Target Genius Respostas Diretas é o mais avançado e inovador sistema de perguntas e respostas sobre requisitos de normas técnicas. É, basicamente, um conjunto de perguntas mais comuns sobre determinados assuntos das normas técnicas, acompanhadas das respectivas respostas. Definitivamente, a solução para as dúvidas sobre normas técnicas. Selecione o Comitê Técnico desejado e clique sobre o código ou título para consultar. Acesse o link https://www.target.com.br/produtos/genius-respostas-diretas

8d

Use a metodologia 8D para acompanhar o status das reclamações dos clientes

Matthew Barsalou

A metodologia 8D pode oferecer um relatório de qualidade dos fornecedores para informar o cliente sobre o status das ações relativas à  sua reclamação. Este tipo de relatório é usado frequentemente na indústria automotiva, mas pode e deve ser utilizado em outras indústrias.

A metodologia 8D refere-se às oito disciplinas (ou degraus) que devem ser tomadas na gestão de uma reclamação do cliente. (1) Um relatório 8D é tipicamente criado em qualquer modelo ou gerado por um programa de gestão de reclamações. O layout exato varia de organização para organização.

A parte superior do relatório 8D, no entanto, sempre deve conter informações administrativas úteis. Deve ser atribuído um número ao relatório feito e um nome do assunto descritivo para fins de controle. O número da peça e a descrição da parte que fez as alegações também devem ser listados. Pode ser útil incluir o cliente e bem como os números do fornecedor. Em cada versão, incluem a data em que o pedido foi levantado e a data da última revisão.

Seguindo os detalhes administrativos, o primeiro passo é formar e listar uma equipe interdisciplinar. Um líder de equipe deve ser designado e deve haver um patrocinador disponível para apoiar a equipe. Muitas vezes, o patrocinador será um membro da gerência responsável pela área em que o problema pode ter sido originado. Devem ser designados membros adicionais para a equipe de departamentos potencialmente afetados pelo problema.

O próximo passo é a descrição do problema. Isso pode parecer simples, mas é um passo crítico para investigar adequadamente a questão. A descrição do problema deve relatar a questão como ele é visto pelo cliente, não a organização. Além disso, não se deve esquecer-se de incluir o número de casos relatados.

A análise da causa raiz (root cause analysis – RCA) pode ser mais longa e, se necessário, ela pode continuar em uma segunda página. O resumo da RCA deve fornecer ao cliente confiança de que a causa foi compreendida e verificada. Deve também descrever as ferramentas da qualidade utilizadas para investigar o problema.

No resumo da RCA pode ser usada como prova se a denúncia de um cliente foi rejeitada. A prova de que a parte em questão não é a causa do problema do cliente deve ser detalhada. Simplesmente escrever “queixa rejeitada” não é uma resposta aceitável para uma reclamação do cliente.

A próxima seção deve conter uma descrição das ações corretivas planejadas. Estas ações devem ter como base a causa de raiz e devem ser verificadas para assegurar que vai se corrigir o problema. É também importante assegurar que as ações corretivas não introduzam um novo problema.

A data de implementação prevista deve ser listada junto com o nome da pessoa responsável pela execução das ações. As ações corretivas implementadas são listadas juntamente com a data em que foram feitas.

Depois que o problema foi corrigido, devem ser tomadas medidas para garantir que ele não pode se repetir em outros lugares. Isso abrange os produtos comparáveis ou os processos, bem como os produtos futuros que podem ter o mesmo problema. As ações típicas incluem o modo de atualização de falha e a análise de efeitos para projetos ou processos, bem como a atualização do plano de controle. O passo final na 8D é o de felicitar os membros da equipe por suas contribuições.

Referências

(1) Laurie Rambaud, 8D Structured Problem Solving: A Guide to Creating High Quality 8D Reports, second edition, PHRED Solutions, 2011

Matthew Barsalou é Master Black Belt (MBB) na BorgWarner Turbo Systems Engineering GmbH em Kirchheimbolanden, Alemanha. Ele tem um mestrado em administração de empresas e engenharia na Wilhem Büchner Hoschschule em Darmstadt, na Alemanha, e um mestrado em negócios internacionais e economia política global na Fort Hays State University, em Hays, KS. Membro sênior da ASQ, Barsalou é um técnico com certificação ASQ em qualidade e engenharia, Six Sigma Black Belt, e gerente de qualidade de excelência / organizacional. Ele é um Smarter Solutions certificado Lean Six Sigma MBB, um revisor técnico da QP, editor da Divisão de Estatísticas da Digest e conselheiro da ASQ para a Alemanha.

Fonte: Quality Progress/2016 December

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

A metodologia 8D (nota do tradutor)

A denominada metodologia 8D (oito disciplinas) corresponde a sua facilidade de resolver problemas complexos visando a melhoria contínua de um produto ou de um processo. A metodologia é processada em oito disciplinas e enfatiza a sinergia das pessoas envolvidas. Originalmente foi desenvolvida pelo Ford Motor Company, onde se combinou vários elementos de outras técnicas de resolução de problemas para moldar as oito disciplinas, sendo ela instituída na Ford em 1987 no manual intitulado: Team Oriented Problem Solving (TOPS) (MARCHINI s.d.).

Conforme Marchini [s.d.], a ferramenta 8D classifica-se da seguinte maneira:

– D1. Equipe de abordagem – Estabelecer um pequeno grupo de pessoas com conhecimento, disponibilidade de tempo, autoridade e competência para resolver o problema e implementar ações corretivas. O grupo deverá selecionar um líder de equipe;

– D2. Descrever o problema – Descrever o problema em termos mensuráveis. Especificar de maneira clara e objetiva os problemas que ocorreram tanto internos quando externos da empresa;

– D3. Implementar e verificar a curto prazo as ações corretivas – Definir e implementar as ações intermediárias que irão proporcionar ao cliente a proteção pelas ações defeituosas, não ocasionando a perda significativa do mesmo, até que a ação corretiva permanente é implementada. Verifique com os dados da eficácia dessas ações;

– D4. Definir e verificar as causas – Identificar todas as causas potenciais que poderiam explicar porque ocorreu o problema. Aplicar e testar cada causa potencial contra a descrição do problema e dos dados. Identificar alternativas de ações corretivas para eliminar a causa raiz;

– D5. Verifique as ações corretivas – Confirmar que as ações corretivas aplicadas resolverão o problema para o cliente ou fornecedor e não irão causar efeitos colaterais indesejáveis. Definir outras ações, se necessário, com base na gravidade potencial do problema;

– D6. Implementar as ações corretivas – Definir e implementar as ações corretivas necessárias permanentes para a eliminação total do problema na causa raiz. Escolha os controles para garantir que a causa seja eliminada. Acompanhar os efeitos a longo prazo e implementar controles adicionais, se necessário;

– D7. Prevenir a recorrência – Modificar as especificações, o treinamento de colaboradores, o fluxo de trabalho, melhorar as práticas e procedimentos para prevenir a recorrência deste e de todos os problemas semelhantes;

– D8. Felicitar a equipe – Reconhecer os esforços coletivos da equipe. Divulgue sua realização e compartilhar o conhecimento e aprendizado com toda a equipe envolvida, para auxiliar em possíveis falhas ou erros semelhantes que possam vir ocorrer.

A quem deve a iniciativa pela melhoria

Clicando aqui é possível ter conhecimento dos Projetos de Normas Brasileiras e Mercosul, disponíveis para Consulta Nacional. Selecione o Comitê Técnico desejado e clique sobre o código ou título para consultar e votar.

Várias áreas podem iniciar projetos de melhoria, cada qual com uma contribuição específica. É preciso aproveitar esse potencial e ampliar a origem da iniciativa.

Claudemir Oribe

A resolução sistemática de problemas, como muitas outras atividades organizacionais, não nasce por si só. Talvez as pessoas sejam otimistas demais na eficácia daquilo em que trabalham, e não consideram ter que resolver algum problema. Talvez ainda, não tenham percebido os benefícios dessa atividade no próprio desenvolvimento profissional. Enfim, resolver problemas é algo que precisa ser fomentado e incentivado.

O interessante é que, embora os problemas estejam em todos os lugares, a criação de um movimento para resolvê-los não acontece devido à falta de iniciativa de um patrocinador. Dessa forma, os problemas não são resolvidos mesmo existindo recursos metodológicos poderosos, como é o caso do MASP.

A origem desse movimento pode acontecer de diversas maneiras. No entanto, algumas áreas e funções, talvez não estejam conscientes de que podem ter um papel mais proativo no na melhoria e, consequentemente, no desenvolvimento organizacional. E cada área, tem uma contribuição específica que possibilita um resultado com um viés específico.

A função ou área mais evidente para fomento da melhoria é, sem dúvida, a Gestão da Qualidade. Como normalmente ela conhece os problemas é fácil determinar aquelas que são mais prioritárias. A promoção de melhorias pertence naturalmente a essa área, que tem responsabilidade de designar os alvos de ação, treinar as pessoas e definir as estratégias corretas para cada tipo de problema. Entretanto, ela não é capaz de fazer nada sem apoio da liderança.

A gerência, e mesmo a alta direção, pode também determinar esforços especiais para melhoria, sobretudo para os problemas crônicos, sistêmicos e complexos, que são os alvos típicos do MASP. Quando os líderes conhecem a metodologia que envolve a melhoria da qualidade isso facilita a decisão para que recursos sejam mobilizados com esse propósito. Dessa forma, a decisão gerencial é fundamental, também para incentivar e motivar as pessoas e equipes para vencer os obstáculos.

Ainda que a participação ou, no mínimo, a aprovação da liderança seja fundamental, a iniciativa pela melhoria da qualidade não é exclusiva desse grupo. Na verdade a gestão de custos, normalmente feita pela área de Controladoria, também poderia tomar a iniciativa de provocar mudanças no sentido de reduzir perdas e custos desnecessários. Mesmo que não tenha responsabilidade direta pelos processos, a controladoria pode negociar com a alta liderança, como quem possui acesso direto, para que investimentos em treinamento e dedicação em projetos de resolução de problemas sejam empreendidos.

A visão dos custos de não conformidade pode facilitar a aprovação desses recursos, pois quase sempre eles são ínfimos em relação às enormes perdas provocadas pelos problemas e pela falta de qualidade e produtividade. Dessa forma, a Controladoria pode sugerir, e até conduzir, processos de redução de perdas pois conseguirá de forma muito precisa, auferir os resultados desses trabalhos.

Outra área que poderia provocar reações de melhoria são aquelas relacionadas aos serviços pós-venda. Como todos os problemas avançam pelos processos e acabam inevitavelmente estourando lá, o pós-venda possui informação de sobra, como dados e casos ilustrativos para não apenas ilustrar, mas para motivar uma mobilização que realmente impactam os clientes. Essa talvez seja uma das principais vantagens do pós-venda na proposição de melhorias: trazer a voz do cliente para dentro da empresa e indicar alvos com potencial de aumentar a satisfação.

Como estratégia de desenvolvimento de pessoas, o RH também pode propor e fomentar a criação de times de melhoria, com o propósito maior de aproveitar o potencial humano e criar um ambiente propício à criatividade e inovação. Dessa forma, a questão da melhoria da qualidade se torna até secundária diante do aprendizado e da motivação obtido pela cooperação e pelo uso de ferramentas analíticas de resolução de problemas. As competências serão desenvolvidas continuamente, com potencial de melhorar o desempenho e o comprometimento. Devido á esses motivos, o RH pode e deve ter um papel mais ativo no fomento de projetos de melhoria pelo seu potencial de aumento do capital humano.

Finalmente, resta ainda mais um ator organizacional com potencial de provocar mudanças: os próprios empregados. Infelizmente, temos visto uma postura mais reativa das pessoas no sentido de aprender e se arriscar na tentativa de resolver problemas mais desafiadores. Isso é realmente uma pena, pois as oportunidades existem e são enormes, podendo distinguir aqueles com iniciativas com potencial de obtenção de resultados organizacionais.

Sem dúvida, aqueles que enfrentam essas dificuldades irão se destacar no ambiente e mostrar que são merecedores das melhores oportunidades. Para isso é preciso apenas iniciativa e o resto acontece naturalmente. Pois como afirmou o poeta Victor Hugo, a iniciativa é fazermos o que está certo, sem ser preciso que alguém nos diga para fazermos tal.

Referências

ORIBE, Claudemir Y. Quem Resolve Problemas Aprende? A contribuição do método de análise e solução de problemas para a aprendizagem organizacional. Belo Horizonte, 2008. Dissertação (Mestre em Administração). Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais.

Claudemir Oribe é mestre em administração, consultor e instrutor de MASP, ferramentas da qualidade e gestão de T&D – claudemir@qualypro.com.br

Resposta a situações críticas

Vídeos das palestras

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Assista aos vídeos do Seminário ABQ Qualidade Século XXI – Qualidade no Brasil: Lições a aprender, promovido pela Academia Brasileira de Qualidade (ABQ): http://www.abqualidade.org.br/Eventos/home.php?videos-abq

A ação corretiva eficaz requer uma abordagem rápida e holística.

Tim Kohart

Quando focadas na qualidade e em atingir o zero defeitos, as organizações, por vezes, negligenciam discutir as queixas inevitáveis dos clientes. Poucas coisas são mais agravantes para um cliente do que perder um tempo precioso à espera que um fornecedor responda a um problema. Segue quatro sugestões baseadas em lições que aprendi na minha carreira.

  1. Responda rapidamente – É imperativo responder à reclamação de um cliente rapidamente, imediatamente, se possível. Retornar a mensagem de telefone ou e-mail assim que você recebê-lo e usar isso como uma oportunidade para pedir esclarecimentos ou obter mais informações. Tentar determinar o escopo do problema e quantas partes estão sendo realmente afetadas. Pode-se e deve-se pedir fotos e tentar descobrir quais os lotes do produto estão envolvidos.

A descrição inicial de um cliente de um problema às vezes é enganosa, o que pode levar a sua identificação de causa raiz para o caminho errado. É importante que você faça perguntas de sondagem para garantir que entendeu exatamente o que deu errado.

Mesmo se for descoberto que sua organização não está em falta, a sua vontade de fazer parte da equipe de resolução de problemas vai deixar uma impressão duradoura e positiva ao cliente.

  1. Seja visível – Se possível, deve-se obter rapidamente um representante no local, no local do cliente. Muitos dos nossos clientes estão dentro de uma viagem de duas horas, mas, na economia global de hoje, os clientes muitas vezes podem estar do outro lado do mundo. Nesse caso, ainda existem maneiras de obter representantes para o local do cliente.

Se o cliente é uma grande organização multinacional, a sua organização pode ter uma instalação mais perto de onde ocorreu o problema. Se assim for, o pessoal de suas instalações irmã pode, potencialmente, ser deslocados para resolver ao problema.

Um dos nossos clientes é em outra parte dos Estados Unidos, longe o suficiente para fazer uma rápida resposta no local quase impossível. Temos, no entanto, outra planta muito perto de suas instalações. Eu tento, mais de uma vez, sempre surpreender este cliente por ter um representante da nossa empresa no local para avaliar um problema dentro de uma hora.

Outra estratégia potencial, se acontecer de você ter um grande cliente que é servido por várias plantas a partir de sua organização, é ter um representante no local permanente estacionado nas instalações do cliente.

  1. Conter – Parar o problema que afeta o cliente. Conter todo o material suspeito nas instalações do cliente, em trânsito e em suas instalações. Garantir e manter a contenção até que a ação corretiva esteja no lugar e seja verificada. Se possível, chegar a acordo sobre uma marca distintiva, como um ponto de tinta para identificar facilmente o material contido.

Certifique-se de que o confinamento é realizado adequadamente e mantido e que o produto rejeitado ou suspeito é segregado e colocado em uma área onde ele não pode ser usado para a produção. A recorrência de um problema de qualidade, devido à contenção sendo quebrada ou a incapacidade de distinguir entre material não conforme, é inaceitável.

  1. Corrigir – Deve-se corrigir o problema e tomar medidas para evitar que se repita. Use ferramentas como os cinco porquês e os diagramas de análise de causa e efeito para identificar a causa raiz. Se possível, diminua os potenciais problemas por meio da introdução e remoção de uma causa suspeita.

Depois que a causa raiz é identificada, deve-se adotar medidas eficazes de ação preventiva para garantir que o problema não se repita. Além disso, certifique-se de que ocorram as ações corretivas e preventivas para todos os outros equipamentos e processos que poderiam ser potencialmente afetados pelo problema.

Na minha experiência, muitos problemas continuam a ocorrer porque a etapa da ação preventiva foi negligenciada, ineficaz ou não devidamente divulgada a todas as áreas potenciais.

Deve-se manter o cliente informado sobre o status do processo de ação corretiva e preventiva e tentar ter todas as ações completadas para o encerramento no prazo de 30 dias a contar da notificação do problema.

Apesar de se ter um bom planejamento, os problemas de qualidade ainda podem ocorrer. Usando estas quatro sugestões, pode-se atenuar o problema para o cliente e melhorar a sua reputação como um fornecedor eficaz e valioso. Sob esse prisma, os problemas podem realmente tornar-se oportunidades para encantar os clientes.

Tim Kohart é gerente de engenharia da Tenneco em Napoleon, OH, e professor adjunto de negócios do Defiance College, em Ohio. Kohart detém um mestrado em administração pelo Defiance College, é membro sênior da ASQ, gerente de qualidade com certificação ASQ, auditor e engenheiro.

Fonte: Quality Progress/2016 November

Tradução: Hayrton Rodrigues do Prado Filho

5W2H: um exemplo prático

Cristiano Bertulucci Silveira

Se você é um gerente, supervisor ou líder de equipe, quantas vezes depois de designar tarefas você ficou desapontado com o resultado ou falta dele? Pode até soar ruim o que vou falar, mas antes de culpar as pessoas, comece a refletir sobre o que você pediu e como você designou as tarefas à elas. Você não acha que a maneira como foi passada a tarefa que poderia ser causa raiz da sua decepção? E como encontrar uma maneira eficiente de delegar? Conheça o 5W2H.

O método 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais eficiente que existe atualmente e curiosamente, uma das mais simples e fáceis de utilizar pois o 5W2H nada mais é do que uma um plano de ação estruturado e prático com etapas bem definidas. Em um universo dinâmico e extremamente competitivo nas corporações, as atividades operacionais bem como a comunicação devem ser ágeis, rápidas e livre de erros, pois caso contrário com certeza haverá perdas. E é por este motivo que o 5W2H foi criado, no sentido de assegurar que perdas não ocorram e elucidar por completo todas as possíveis questões que possam surgir na delegação de tarefas.

Em um primeiro momento, parece um nome complicado, mas de fato é exatamente o oposto. Este nome é uma forma de simplificar o que está por trás desta ferramenta que é dividida em sete fases descritas abaixo:

  1. What? O que vai ser feito? Passos e descrição da ação;
  2. Why? Por que vai ser feito? Razão, justificativa;
  3. Where? Onde vai ser feito? Área, local;
  4. When? Quando vai ser feito? Data, prazo;
  5. Who? Quem vai fazer? Quem é o responsável pela ação?
  6. How? Como a ação vai ser feita? Qual o método, processo?
  7. How Much? Quanto vai custar para fazer? Custo envolvido na ação.

Se você observar as perguntas que são feitas em sequência do 1  ao 7, vai notar que 5 começam com W e 2 começam com H e poderá entender o motivo do nome 5W2H. Vejamos abaixo como responder da melhor forma cada pergunta a fim de estruturar um excelente plano de ação.

What (O que) ? – Qual é a atividade que você quer delegar para seu subordinado, pensando tanto no iniciante quanto no mais experiente? Dedique tempo para criar uma sentença clara que faça sentido e seja tão precisa quanto possível na descrição. Lembre-se: Ambiguidade pode ser útil em alguns casos como quando você diz ao seu filho que o cachorrinho sumiu, deixando a entender que ele possa ter fugido ou ter sido atropelado. No entanto, por uma questão de eficiência nos negócios, você não deve permitir qualquer tipo de ambiguidade pois na maioria das vezes ela leva a mal entendidos e decisões ruins; Pouquíssimas pessoas, para não falar nenhuma, consegue ler a sua mente. Portanto, não espere que as pessoas entendam o que você não disse. Explique de forma concisa e completa e adote como premissa que o que não é falado, não é entendido.

Why? (Por que?) – Quando delegar uma atividade considerada “generosa” utilizando a estratégia do 5W2H, não faça uma explanação mínima, mas explique o propósito pelo qual você está pedindo para que a atividade seja executada, pois ela não é óbvia somente pela sua descrição. Quando você diz o porque ou para qual a finalidade, isso adiciona um pouco de motivação se comparado à uma ordem dada sem a explicação do motivo. Além disso, compreender o que e o porque pode ajudar as pessoas a fazerem mais do que o necessário, se cercando de alguns riscos ou efeitos indesejáveis e dando mais foco ao resultado. Sem saber o motivo e o porque, a pessoa não consegue antecipar o que pode acontecer ou pensar no que pode ser feito de melhor na execução da atividade.

Where? (Onde?) – No 5W2H, a resposta para esta pergunta pode ser melhor estruturada juntamente com as respostas para as seguintes: Onde será realizada a tarefa? É um local importante? Precisa utilizar algum EPI (Equipamento de Proteção Individual)? Trata-se de uma atividade onde há a necessidade de enviar algo a alguém? Se sim, para onde? Se for um envio, há a necessidade de alguma identificação no destino? Se for uma área industrial, há a necessidade de comunicar algum setor como a qualidade, manutenção, segurança? Qual o horário permitido para a execução da atividade neste local?

When (Quando?) – Quando a atividade deve ser concluída, qual é a data limite? Dê uma indicação precisa e lembre-se disso, registrando no plano de ação, pois sua equipe vai odiar se você cobrar os resultados antes da data acordada ou você simplesmente esquecer esta data. Se você pretender fazer checagens periódicas como por exemplo uma atividade que demandará 2 meses e você quiser saber o status toda semana, avise a equipe que fará isso pois a pessoas não gostam de controle inesperado, mas podem entender controles periódicos a fim de verificar o progresso.

Who (Quem?) – Quando você aplica o 5W2H, a quem você está delegando a tarefa? Ela é capaz de executar? Ela ou ele possui as habilidades ou o conhecimento necessário para realizar a tarefa? Se a pessoa que você havia pensado inicialmente não estiver disponível, há alguém na equipe que possa fazê-la ou você poderia esperar uma pessoa mais qualificada ficar disponível? Se você acha que um subordinado vai demorar muito tempo ou que ele não seja capaz de realizar a tarefa, hesite em fazer sozinho e pergunte a si mesmo se você fazer esta tarefa é realmente necessário. Pode até ser que você seja capaz de executar a tarefa mais rápido, mas da próxima vez que precisar delegar vai enfrentar este mesmo dilema e estará perdendo a oportunidade de melhorar as habilidades de seus subordinados. Quando falamos em quem fará a tarefa, não podemos esquecer de quem será beneficiado na execução desta. Fale para os subordinados quem serão os mais beneficiados após a execução da tarefa. Todas as pessoas precisam entender o propósito e a quem os esforços são feitos.

How (Como?) – O Como pode ser interpretado de duas formas diferentes:

Se o subordinado for um profissional, você não vai falar pra ele como ele tem que fazer pois isso será uma perda de tempo para você líder ou supervisor e um vexame para ele. As chances são muito maiores de que ele saiba fazer muito melhor do que você e você será melhor compreendido se perguntar a ele como ele pretende proceder com a atividade, exceto se a atividade for básica e simples. As pessoas geralmente não gostam de falar sobre suas habilidades e experiências e se você perguntar, escute dando sua total atenção ou nem pergunte!

Se o subordinado precisar de uma direção e conhecimento, dê a ele um caminho para melhorar suas habilidades de forma que ele seja capaz de executar na próxima vez pois se você não desenvolver sua equipe, tenha em mente que algum dia você não será necessário para a empresa e com certeza, pode até não ser dispensado, mas não será promovido.

How Many (Quanto?) – “Qualquer coisa que pode ou deve ser expresso em números, deve ser expresso em números”. Tempo, recursos, custos, distâncias, peso, temperatura, pressão, enfim… utilize números, pois é difícil interpretar mal os números e mais fácil de avaliar os resultados com base neles.

Como utilizar corretamente o método 5W2H

Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar, você deve considerar um planejamento estratégico prévio a fim de preparar as perguntas para um problema a ser resolvido. Se necessário, faça isso pedindo ajuda aos funcionários, subordinados e outros colaboradores interessados que estejam diretamente ou indiretamente envolvidos. Com o engajamento destas pessoas, é possível realizar um brainstorming por exemplo para que o plano seja o mais eficiente possível. É necessário também ter em mente:

– O espectro de ações deve ser sempre relacionado com a causa dos problemas e não os possíveis efeitos que o causaram. Em outras palavras, devem ser buscadas ações duradouras e não paliativas;

– As soluções implementadas pelo 5W2H devem ser tão objetivas quanto possíveis, evitando efeitos colaterais que demandem novas ações para resolvê-los;

– Nunca se contente com a primeira boa ideia e proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando as opções e escopo de atuação.

Finalmente, você pode ainda ter mais do que sete questões a serem respondidas, mas estas sete são a estrutura chave que você precisa fazer e que ao mesmo tempo são fáceis de lembrar. Estas sete questões são eficientes porque aumentam significativamente as chances de que as coisas certas sejam feitas na primeira ação e isto economiza tempo e não desaponta nem o lado dos gerentes e nem o lado da equipe que gerou o resultado, aumentando a satisfação de todos.

Um exemplo prático

Vamos utilizar um exemplo prático, o mais simples possível para que você possa aplicar o 5W2H no dia a dia. Com certeza você aprendeu lendo este artigo que as ações devem ser precisas a fim de resolver uma causa raiz. Mas para desenvolver ações, temos que primeiro ter o problema. Assim, vou utilizar neste exemplo a ferramenta dos 5 Porquês. Então vamos lá: Primeiramente, temos um problema e precisamos identificar sua causa raiz. O problema no nosso exemplo é: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

Definição do Problema: A lâmpada do retroprojetor queima depois que se liga a chave.

  1. Por que queima a lâmpada? A corrente elétrica excedeu a especificação do projeto;
  2. Por que a corrente elétrica excedeu a especificação do projeto? Houve um pico de corrente;
  3. Por que houve um pico de corrente? O circuito elétrico estava sobrecarregado;
  4. Por que o circuito elétrico estava sobrecarregado? Estava desbalanceado;
  5. Por que estava desbalanceado? Não foi feito estudo de carga.

Causa Raiz: Não foi feito estudo de carga;

Contra-Medida: Realizar um estudo de distribuição de carga.

Bom, agora que temos o problema, a causa raiz e a contra-medida, vamos aplicar o 5W2H:

  1. O que? Realizar um estudo detalhado de distribuição de carga;
  2. Por que? A fim de possibilitar correções nos circuitos e evitar sobrecargas de energia e queima de aparelhos.
  3. Onde? Trafo 1 da Planta;
  4. Quando? O estudo deve ser concluído em até 30 dias;
  5. Quem? João do departamento de manutenção elétrica;
  6. Como? Utilizar multi-medidores de energia na derivação de cada circuito, medindo a tensão, corrente e potência e após realizar o registro em planilha eletrônica padronizada.
  7. Quanto? Esta atividade vai requerer a aquisição de 1 multi-medidor de energia e 20 horas-homem para execução totalizando R$ 4.000,00

Veja abaixo uma planilha modelo que pode ser utilizada para este exemplo:

Clique na figura para uma melhor visualização

5w2h-analise

Na planilha, eu coloco ainda algumas informações importantes, como setor, se foi investigado alguns itens antes de elaborar a ação… enfim, tudo que você achar que seja importante deve colocar e registrar.

Referências

Cristiano Bertulucci Silveira é engenheiro eletricista pela Unesp com MBA em Gestão de Projetos pela FVG e certificado pelo PMI. Atuou em gestão de ativos e gestão de projetos em grandes empresas como CBA-Votorantim Metais, Siemens e Votorantim Cimentos. Atualmente é diretor de projetos da Citisystems –cristiano@citisystems.com.br – Skype: cristianociti

Os dados falam por si. Só que não

Clicando aqui é possível ter conhecimento dos Projetos de Normas Brasileiras e Mercosul, disponíveis para Consulta Nacional. Selecione o Comitê Técnico desejado e clique sobre o código ou título para consultar e votar.

Ser objetivo e eficaz na resolução de problemas significa lidar com dados. Mas cuidado! Eles podem conduzir a erros.

Compreender não consiste em elencar dados. Mas em ver o nexo entre eles e em detectar a estrutura invisível que os suporta. Esta não aparece. Recolhe-se num nível mais profundo. Revela-se através dos fatos. Descer até aí através dos dados e subir novamente para compreender os dados: eis o processo de todo o verdadeiro conhecimento. (Leonardo Boff)

Claudemir Oribe

Há cerca de 30 anos, o mundo assistiu perplexo a um dos maiores fracassos da história do marketing, justamente num dos produtos mais populares e de maior sucesso: o lançamento da nova Coca-Cola. Enfrentando queda nas vendas e a concorrência agressiva de seu maior concorrente, a Coca-Cola decidiu alterar a mítica fórmula do seu produto. Mais de 200 mil consumidores foram pesquisados e os dados mostraram que eles gostavam mais do novo produto do que do original. Diante dos protestos dos consumidores tradicionais, o “New Coke” foi retirado do mercado apenas 79 dias após seu lançamento.

Esse episódio mostra que, embora trabalhar com dados seja mais confiável, não se podem acreditar cegamente neles. A gestão da qualidade tem um princípio fundamental, que é a tomada de decisão baseada em fatos e dados. A objetividade pressupõe o emprego de evidências no processo de análise no lugar da imaginação e subjetividade (1). No entanto, alguns erros podem ser cometidos, deliberadamente ou não, podendo levar uma equipe de melhoria a tomar decisões erradas (2).

Quem mais alertou para esse fato foi Kaoru Ishikawa, um dos mais aclamados estudiosos e autores da área da gestão da qualidade no Japão. Ishikawa recomenda que, sempre que estiver diante de dados, desconfie deles pois eles podem serem falsos, estarem errados ou o fenômeno estudado não pode ser representado por meio de dados (3).

Os dados falsos são aqueles produzidos não para dizer a verdade, mas para expressar aquilo que se deseja ver. A sociedade e as empresas estão repletas de informações que não mostram a realidade, pois ela não pode ser mostrada porque prejudica alguém ou provoca reações negativas. Dados falsos são criados, quase naturalmente, nas empresas que possuem gerentes temperamentais, que repreendem seus subordinados publicamente, ao invés de adotar uma postura mais assertiva. Embora seja condenável manipular informações, essa é uma reação de defesa que pode acontecer nesses casos, sobretudo quando existe, de fato, um erro por detrás deles.

Já os dados errados, eles podem ser provocados por diversos motivos. Se eles forem gerados por um equipamento de medição, ele pode estar descalibrado ou sendo empregado da forma errada, fora das condições adequadas de medição. Além disso, a quantidade de dados e a forma com que a amostra foi colhida pode influenciar um resultado correto, mas mostrando apenas parte da realidade. Coletar medidas de uma peça após a manutenção do equipamento e troca das ferramentas irá mostrar, evidentemente, um resultado altamente satisfatório. Da mesma forma se a satisfação no atendimento for feita apenas sobre o melhor atendente, ou num horário de menor movimento.

Finalmente, existem os fenômenos intangíveis e que contém variáveis preciosas que os números não mostram. O bom gestor, e a equipe de resolução de problemas atenta, usam dados em seu processo de julgamento e tomada de decisão, mas consideram os fatos que eles não mostram. Isso aconteceu com a Coca-Cola, subestimou os laços emocionais dos clientes com o refrigerante tradicional. Felizmente ela aprendeu com esse erro e não se constrange em usar essa experiência como reflexão para melhorar seu desempenho (4).

Os dados falam por si mas, eles podem mentir. Fatos e dados não são evidências isoladas. Elas têm também a função de validar um ao outro, o que normalmente acontece num projeto de melhoria usando o Método de Análise e Solução de Problemas – o MASP.

Claudemir Oribe é mestre em administração, consultor e instrutor de MASP, ferramentas da qualidade e gestão de T&D – claudemir@qualypro.com.br

Referências

IMAI, Masaaki. Kaizen: a estratégia para o sucesso competitivo. São Paulo: IMAM, 1990. p. 41.

ISHIKAWA, Kaoru. TQC-Total Quality Control: estratégia e administração da qualidade. São Paulo: IMC Internacional, 1986. p. 106.

ORIBE, Claudemir Y. Quem Resolve Problemas Aprende? A contribuição do método de análise e solução de problemas para a aprendizagem organizacional. Belo Horizonte, 2008. Dissertação (Mestre em Administração). Programa de Pós-Graduação em Administração da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais.

Estadão – Economia e negócios, Há 30 anos, um erro histórico da Coca-Cola. Disponível em http://economia.estadao.com.br/noticias/geral,ha-30-anos-um-erro-historico-da-coca-cola,1676413. Acesso em: 06 de outubro de 2016.

PIZZINGA, Rodolfo Domenico, Leonardo Boff: pensamentos libertadores. Disponível em http://paxprofundis.org/livros/leonardoboff/leonardoboff.htm. Acesso em: 6 de outubro de 2016.

COCA-COLA COMPANY, The Real Story of New Coke. Disponível em http://www.coca-colacompany.com/stories/coke-lore-new-coke. Acesso em: 6 de outubro de 2016.

Notas

(1) Ishikawa alerta para o fato de que as pessoas incorporam um sentimento de autoconfiança e otimismo enganoso, sobretudo diante da falta de informação, que ele chama de KKD – keiken, kan e dokyo, que significa experiência, sexto sentido e coragem. A simples adoção desse preceito, ou de atitudes semelhantes, atesta a inexistência de recursos adequados. Dados, estatística e percepção devem ser utilizados de forma complementar para uma gestão eficaz e para a “promoção do progresso”. Ver Ishikawa (1986, p. 108).

(2) Masaaki Imai ressalta que “[…] mesmo que existirem dados precisos, eles não terão sentido se não forem usados corretamente. A habilidade com que a empresa reúne e usa os dados pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso”. Ver Imai (1990, p. 41).

(3) Dados podem se mostrar inconsistentes, ambíguos, misturados e até inexistentes, precisando ser gerados de maneira correta e na quantidade mínima necessária, representar com fidelidade a realidade que pretende elucidar e isento de contaminações de qualquer tipo.

(4) A Coca-Cola soube aproveitar desse episódio e saiu fortalecida dele ao descobrir o quão valiosa era sua imagem e sua marca