
Um projeto (project) pode ser definido como um esforço temporário para alcançar um ou mais objetivos definidos, a garantia do projeto (project assurance) são as ações planejadas e sistemáticas necessárias para prover confiança à organização patrocinadora e ao patrocinador do projeto, sendo provável que um projeto atinja seus objetivos e a governança de projeto (project governance) envolve os princípios, as políticas e os procedimentos pelos quais um projeto é autorizado e direcionado para cumprir os objetivos acordados. Dessa forma, o gerenciamento de projetos (project management) são as atividades coordenadas para dirigir e controlar o cumprimento dos objetivos acordados. A gestão da informação e documentação é permitir que informações pertinentes e confiáveis (física e digital) estejam à disposição dos que realizam trabalhos e tomam decisões.
O gerenciamento de informações e documentação compreende a coleta, armazenamento, análise, distribuição e manutenção seguros e oportunos de informações exatas necessárias para atividades como planejamento, realização e auditoria de trabalho, e apoio às lições aprendidas e gestão do conhecimento. A informação e a documentação devem estar disponíveis e acessíveis para a referência histórica.
Assim, as atividades devem incluir o estabelecimento de um sistema para receber, armazenar e identificar com segurança as informações e a documentação, que precisam ser gerenciadas e acessíveis. As informações relacionadas ao projeto e o gerenciamento de documentos podem precisar ser realizados de acordo com as políticas de gerenciamento e retenção de informações da organização.
Já o objetivo das aquisições é obter produtos e serviços adquiridos como parte da contratação de recursos para o trabalho que sejam de qualidade apropriada, representem uma boa relação custo-benefício e possam ser entregues, quando necessário, dentro de um nível de risco aceitável. aquisição seja planejada para usar processos de aquisições organizacionais, se houver, em linha com a estratégia de aquisições do projeto. A gestão de aquisições deve ser integrada ao planejamento.
A aquisição requer conhecimento das leis e práticas pertinentes e muitas vezes é realizada por especialistas fora da organização do projeto, como um especialista em aquisições dentro da organização patrocinadora. Uma estratégia de aquisições deve ser definida, levando em consideração: as decisões de fazer ou adquirir do projeto; as práticas de entrega; o tipo de acordos juridicamente vinculativos; e o processo de aquisição a ser usado. Os membros da equipe que adquirem bens e serviços devem identificar os critérios de aquisição aplicáveis a serem usados e os processos para facilitar a aquisição dos produtos e serviços exigidos de fontes externas.
Os requisitos de aquisições devem ser validados com o gerente do projeto ou a pessoa designada, a partir do qual convém que as informações de aquisições e as especificações do contrato sejam desenvolvidas e definidas. Os fornecedores devem ser selecionados com base nas informações obtidas durante as atividades de identificação e seleção de fornecedores, e verificados.
Uma avaliação da oferta de cada fornecedor deve ser realizada de acordo com os critérios de avaliação declarados e o desempenho do fornecedor deve ser reavaliado ao longo do projeto de acordo com os requisitos do contrato. A administração de contratos deve envolver a gestão das relações de aquisições, monitorando o desempenho do contrato, gerenciando alterações e correções contratuais, lidando com reclamações e rescisão de contratos.
Deve, também, permitir que o desempenho das partes contratadas atenda aos requisitos do projeto de acordo com os termos do acordo legal e incluir a coleta de dados de desempenho do fornecedor e manutenção de registros detalhados. Por isso, em uma empresa, é fundamental entender as lições aprendidas é aproveitar a experiência, evitar a repetição de erros e disseminar práticas aprimoradas para beneficiar as equipes de projetos atuais e futuras.
As lições podem resultar de questões que ocorreram durante o projeto e da maneira como cada questão foi resolvida, bem como a maneira como cada risco foi gerenciado. As lições também podem resultar de análises críticas e auditorias de qualidade.
As atividades devem incluir a identificação, a documentação e a disseminação de lições ao longo da duração do projeto. Essas lições devem ser disseminadas e usadas ao longo do projeto e, quando aplicável, incluídas na base de conhecimento da organização, para serem compartilhadas e usadas para promover a melhoria de desempenho do projeto atual e futuro. Se uma organização usar um processo ou método de gerenciamento de projeto definido, as lições de um projeto individual devem ser comunicadas aos proprietários do processo ou método, para que o processo possa ser aprimorado para beneficiar outros usuários.
A NBR ISO 21502 de 12/2021 – Gerenciamento de projetos, programas e portfólios — Orientação sobre gerenciamento de projetosfornece diretrizes para gerenciamento de projetos. Ele é aplicável a qualquer organização, incluindo pública, privada e beneficente, bem como a qualquer tipo de projeto, independentemente do objetivo, abordagens de entrega, modelo de ciclo de vida utilizado, complexidade, tamanho, custo ou duração. A abordagem de entrega pode ser qualquer método ou processo adequado aos tipos de saídas, como preditivo, incremental, iterativa, adaptativa ou híbrida, incluindo abordagens ágeis.
Este documento fornece descrições de alto nível de práticas que funcionam bem e produzem bons resultados no contexto do gerenciamento de projetos. Este documento não fornece orientação sobre o gerenciamento de programas ou portfólios. Os tópicos relacionados ao gerenciamento geral são abordados apenas no contexto do gerenciamento de projetos.
Este documento fornece orientação sobre os conceitos e as práticas de gerenciamento de projetos que são importantes e têm um impacto na entrega bem-sucedida de um projeto. O público-alvo deste documento inclui, mas não está limitado, a gestão executiva e sênior, para fornecer uma melhor compreensão do gerenciamento de projetos e para auxiliá-los a dar apoio e orientação adequados aos gerentes de projeto e às pessoas que trabalham em projetos; pessoas envolvidas na governança, direção, garantia, auditoria e gerenciamento de projetos, como patrocinadores de projetos, comitê diretor de projetos, auditores e gerentes de projetos; gerentes de projeto e membros da equipe do projeto, para ter uma base comum sobre a qual entender, conduzir, comparar, avaliar e comunicar as práticas utilizadas em seu projeto; desenvolvedores de normas, processos e métodos de gerenciamento de projetos nacionais ou organizacionais.
Além disso, este documento também pode ser útil para pessoas envolvidas no apoio à governança, direção e gerenciamento de portfólios e programas; a equipes de projetos, escritórios de programas e projetos ou estruturas organizacionais semelhantes; ao estudo acadêmico de gerenciamento de projetos, programas e portfólios; às funções relacionadas com o gerenciamento de projetos, como finanças, contabilidade, gestão de recursos humanos, aquisições e jurídico.
A figura abaixo ilustra um contexto e ambiente dentro dos quais um projeto pode existir. Um projeto pode ser autônomo ou parte de um programa ou portfólio e pode cruzar fronteiras dentro de uma organização e entre organizações. Convém que a estratégia organizacional seja utilizada para identificar, documentar e avaliar oportunidades, ameaças, pontos fracos e pontos fortes, que podem ajudar a formular ações futuras.
As oportunidades e as ameaças selecionadas podem ser examinadas mais detalhadamente e justificadas em um business case. Um business case pode resultar em um ou mais projetos sendo iniciados. Espera-se que as saídas dos projetos produzam resultados, que convém que tragam benefícios para as organizações patrocinadoras, bem como para as partes interessadas internas ou externas.

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As organizações empreendem trabalho para atingir objetivos específicos. Geralmente, este trabalho pode ser categorizado como operações ou projetos. As operações e os projetos diferem. Os projetos são temporários e focados em reter ou agregar valor ou capacidade para uma organização patrocinadora, parte interessada ou cliente. As operações são realizadas por meio de atividades contínuas e podem estar focadas na manutenção da organização, como por meio da entrega de produtos e serviços repetíveis.
O objetivo de um projeto pode ser cumprido por uma combinação de entregas, saídas, resultados e benefícios, dependendo do contexto do projeto e da direção fornecida pela governança. Convém que o objetivo de um projeto contribua para os resultados e a obtenção dos benefícios para as partes interessadas, incluindo a organização patrocinadora, outras partes interessadas internas e externas da organização, clientes e suas partes interessadas.
Embora muitos projetos tenham recursos semelhantes, cada projeto é único. As diferenças entre os projetos podem ocorrer em fatores como, mas não se limitando os objetivos; o contexto; os resultados desejados; as saídas fornecidas; as partes interessadas impactadas; os recursos utilizados; a complexidade; as restrições; os processos ou métodos usados. O gerenciamento de projetos integra as práticas incluídas neste documento para direcionar, iniciar, planejar, monitorar, controlar e encerrar o projeto, gerenciar os recursos atribuídos ao projeto e motivar as pessoas envolvidas no projeto para atingir os objetivos do projeto.
O gerenciamento de projetos deve ser realizado por meio de um conjunto de processos e métodos convenientemente projetados como um sistema e que inclua as práticas necessárias para um projeto específico, conforme descrito neste documento. O contexto de um projeto pode impactar o seu desempenho e a sua probabilidade de sucesso. Convém que a equipe do projeto considere fatores dentro e fora da organização.
Os fatores internos à organização, como estratégia, tecnologia, maturidade geral e de gerenciamento de projetos, disponibilidade de recursos, cultura e estrutura organizacional, podem ter um impacto no sucesso de um projeto. Existe uma relação entre um projeto e seu contexto, que convém que seja considerada na adequação da abordagem de gerenciamento de projetos, desenvolvendo o business case, conduzindo estudos de viabilidade e projetando a transição para operações e clientes, quando aplicável.
Os fatores externos à organização podem incluir, mas não estão limitados, os fatores socioeconômicos, geográficos, políticos, regulamentares, tecnológicos e ecológicos. Estes fatores podem ter um impacto no projeto, impondo requisitos ou restrições, ou introduzindo riscos que afetem o projeto.
Embora estes fatores estejam frequentemente além do poder ou da capacidade do patrocinador ou gerente do projeto de controlar ou influenciar, convém que estes fatores ainda sejam considerados e planejados ao dirigir, justificar, iniciar, planejar, monitorar, controlar e encerrar o projeto. As organizações frequentemente estabelecem sua estratégia geral com base em sua visão, missão, valores, políticas e fatores internos e externos à organização.
Os projetos podem ser um meio para atingir os objetivos estratégicos. Convém que as saídas e os resultados potenciais sejam considerados ao identificar as oportunidades e as ameaças organizacionais. A criação de valor a partir da realização de projetos é ilustrada na figura abaixo. O valor positivo é criado quando os benefícios proporcionados pelo projeto excedem o investimento de recursos. O valor criado pode ser tangível ou intangível.

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Os projetos podem ser realizados a partir de duas perspectivas: pelo cliente ou organização patrocinadora: a organização possui os requisitos e pode realizar o trabalho ou contratar parte ou todo o trabalho para uma organização fornecedora; pela organização fornecedora ou contratada: a organização fornece, como principal ou parte de seu negócio, um serviço ou produto para outras organizações. Exemplos de um serviço ou produto entregue por um fornecedor ou contratada, como um projeto para receita, podem incluir a construção de estradas, aeroportos, ferrovias e sistemas de tecnologia da informação.
Na maioria dos casos, o escopo do projeto do fornecedor é uma parte do escopo do projeto do cliente. Convém que cada parte de um contrato cuide de seus interesses organizacionais no projeto e tenha sua justificativa para realizar o projeto. O relacionamento cliente-fornecedor pode ser confuso, pois, para alguns projetos, esse relacionamento pode ser tanto interorganizacional quanto intraorganizacional.
Nestes casos, o papel do fornecedor é realizado em parte por um contratante externo ou fornecedor para um cliente que é de outro departamento ou seção da mesma organização. Por exemplo, o departamento de tecnologia da informação de uma organização pode realizar uma atualização de software, usando recursos contratados ou parceiros para o departamento de manufatura.
Nessas situações, os papéis do fornecedor-cliente podem ser multidimensionais. Convém que as partes do contrato determinem: como convém que a governança do projeto opere em ambos os lados e por meio de um limite contratual; a estrutura da equipe de gerenciamento de projetos da organização; as pessoas apropriadas para estarem envolvidas no projeto; as práticas de trabalho a serem adotadas em relação ao ciclo de vida do projeto, conforme necessário para a entrega.
Os resultados e saídas do projeto devem ser alcançados dentro de um conjunto identificado de restrições, como, mas não limitado: a duração ou data-alvo para a conclusão do projeto; a disponibilidade de financiamento organizacional; ao orçamento aprovado e alocado; à disponibilidade dos recursos do projeto, como pessoas com habilidades adequadas, instalações, equipamentos, materiais, infraestrutura, ferramentas e outros recursos exigidos para realizar as atividades do projeto relacionadas com os requisitos do projeto; aos fatores relacionados à saúde e segurança do pessoal; à segurança; a um nível de risco aceitável; ao potencial impactos social, ambiental e ecológico do projeto e suas saídas; às leis, regras e outros requisitos governamentais; e aos padrões mínimos de qualidade.
As restrições são frequentemente inter-relacionadas, de modo que uma mudança em uma restrição pode afetar uma ou mais das outras restrições. Por esta razão, convém que o efeito destas restrições seja compreendido, equilibrado e analisado periodicamente. Convém buscar um acordo entre as principais partes interessadas do projeto, especialmente os tomadores de decisão, sobre as restrições do projeto e sua prioridade relativa para formar uma base sólida para decisões e ações subsequentes destinadas a promover o sucesso.
Filed under: administração, auditoria, avaliação de negócios, gestão da qualidade, gestão de projetos, normalização, planejamento estratégico | Leave a comment »