NBR ISO 19011:2012

auditoriaJá está pronta para ser publicada a nova norma NBR ISO 19011:2012 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão. Essa norma foi publicada pela ISO em novembro de 2011, ou seja, a a nova versão da ISO 19011- Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão. A nova norma teve como origem as normas ISO 10011-1/2/3 do Comitê da qualidade e as normas ISO 14010/ISO 14011/ISO 14012 do Comitê do meio ambiente. A norma auxiliará as organizações a otimizar a integração de seus sistemas de gestão, permitindo uma auditoria única dos seus sistemas, otimizando custos, reduzindo a duplicação de esforços e minimizando os impactos nas atividades das áreas e processos que estão sendo auditadas.

Segundo o coordenador do ABNT/CB 25 no projeto da ISO 19011, Leonam Reis, o escopo da nova NBR ISO 19011:2012 expandiu a sua aplicação para refletir a situação atual das múltiplas normas de sistemas de gestão existentes nas organizações. “O anexo A, informativo, apresenta diretrizes e exemplos ilustrativos de conhecimentos e habilidades de auditores de disciplinas específicas em gestão na segurança do transporte,em gestão do meio ambiente, em gestão da qualidade,em gestão de registros, em gestão da segurança da informação e em gestão da segurança e saúde ocupacional. O anexo B apresenta diretrizes adicionais para o planejamento e realização de auditorias”, explica ele.

Para o gerente da Petrobras e superintendente do ABNT/CB 25, Renato Pedroso Lee, foram muitas as melhorias implementadas. “Entre elas, posso destacar: o escopo foi ampliado de auditoria de sistemas de gestão da qualidade e meio ambiente para auditoria de sistemas de gestão de qualquer natureza; -a relação entre a ISO 19011 e a ISO/IEC 17021 foi esclarecida; foi introduzido o conceito de risco para auditar sistemas de gestão, tanto o risco do processo de auditoria em não atingir os seus objetivos, como a possibilidade da auditoria interferir nos processos e atividades da organização auditada; as Cláusulas 5,6 e 7 da versão de 2002, foram reorganizadas; as informações adicionais foram incluídas em um novo anexo B, resultando na remoção das caixas de textos; o processo de avaliação e de determinação de competência da equipe de auditoria tornou-se mais rígido; o uso de tecnologia para realizar auditoria remota é permitido, como por exemplo, conduzir entrevistas remotamente e analisar criticamente os registros de forma remota”.

Terceirizando as auditorias internas

Consultoria e serviços associados em normas técnicas
A globalização está exigindo das empresas a busca de informações de normas técnicas de várias nações e/ou blocos que, agora, fazem parte do comércio mundial, como por exemplo, a China. Dessa forma, a Target sabe onde buscar, importar, disponibilizar um acesso seguro e monitorar as atualizações de normas técnicas. Por meio de pesquisas realizadas por uma equipe de profissionais qualificados, juntamente com principais organismos normativos do mundo, com rapidez e eficiência nos resultados que o mercado exige. Também é feito um gerenciamento com a informação sobre o status das normas de seu acervo e sobre qualquer alteração, revisão ou publicação de novas normas de seu interesse por meio de emissão de relatórios. A partir daí, você decide se vai ou não atualizar suas normas. No caso da solicitação de uma tradução, é feita também a formatação de normas técnicas internacionais e estrangeiras, realizadas por especialistas de cada setor envolvido. Clique para mais informações.

Andreia Gonçalves

O papel das auditorias internas é a promoção da melhoria continua do sistema de gestão de uma Organização. Se fossem enxergadas sob esta ótica estas se tornariam uma poderosa ferramenta de gestão empresarial, porém a realidade é bem diferente! Poucas empresas têm conseguido tirar o proveito adequado das auditorias internas. Por que isso ocorre? Há mais de uma década estive à frente de Sistemas de Gestão e exponho aqui alguns fatores que gostaria de compartilhar com você, leitor.

  1. Despreparo dos auditores: quando uma pessoa é indicada a compor o grupo de auditor, logo após o treinamento já passa atuar como tal, pois a empresa precisa realizar as auditorias, a fim de atender uma exigência da norma.
  2. As organizações estão cada vez mais enxutas: as empresas estão focadas a cortarem os excessos. Isso leva-nos às seguintes situações: dificuldade em disponibilizar pessoas para realizarem as auditorias internas já que durante o tempo em que esta pessoa atuará como auditor não haverá quem possa cobri-la em suas atividades rotineiras; dificuldade em assegurar a imparcialidade dos auditores, uma vez que a quantidade de pessoas com o título de auditor é pequena. Auditores não podem auditar seu próprio trabalho conforme prevê a norma; e perda do sentido da auditoria já que ela é conduzida sempre pelas mesmas pessoas, o que acaba gerando um sentimento, tanto pelo lado do auditor como do auditado, de incapacidade de agregar valor.
  3. Familiaridade excessiva com os processos, o que fará com que o auditor se concentre apenas nas falhas que já lhe são comuns, em vez de adotar uma visão macro do sistema com o fim de contribuir para um melhor desempenho da Organização e não somente corrigir erros individuais.
  4. Amostragem inadequada. Em função das atividades atribuídas por sua ocupação principal, a pessoa com o título de auditor interno terá dificuldade de cumprir a carga horária de um cronograma de auditoria elaborado adequadamente. Um cronograma de auditoria com carga horária insuficiente também será uma realidade, pois quem o elaborou levou em consideração a disponibilidade das pessoas que atuarão como auditoras.

Poderiam ser citados aqui muitos outros fatores que contribuem para que as auditorias internas não cumpram o papel para o qual elas foram criadas tornando-se apenas um evento obrigatório, com a finalidade exclusiva de ser apresentado durante as auditorias externas. Porém, o objetivo deste artigo é fazer com que as empresas realmente consigam tirar todo o proveito que uma auditoria interna deveria proporcionar. Qual a fórmula, então, para que as auditorias internas passem a ser vistas como um evento importante a ponto de fazer com que os gestores, em vez de repudiarem-na passem a solicitá-la voluntariamente e com frequência mais adequada? Bem, isto só será uma realidade a partir do momento em que este tipo de auditoria alicerçar o trabalho dos gestores, fornecendo-lhes informações que contribuirão, não só para o aumento da qualidade, mas também da produtividade do processo que está sob sua supervisão.

Durante todos esses anos na coordenação de Sistemas de Gestão, eu fazia como a grande maioria e realizava as auditorias internas utilizando um grupo de colaboradores da própria empresa, mas a partir do momento em que optei por terceirizar este serviço, tudo mudou e eu comecei a ver o quanto as auditorias somavam nos processos. Percebi, também o quanto eu, como responsável pelo sistema de gestão sentia-me mais tranquila durante as auditorias realizadas, tanto por clientes, quanto pela certificadora contratada pela empresa onde eu trabalhava. Caro leitor, eu não estou desmerecendo o trabalho dos auditores internos, mas estou te dizendo que a grande jogada é a terceirização. Terceirize este serviço!

Auditores com sólida experiência conseguem detectar erros que realmente estão inseridos no contexto do sistema e que, portanto são relevantes e merecem tratamento, além de poderem contribuir de modo mais eficaz para que a Organização utilize os resultados das auditorias na introdução de melhorias. Quando se terceiriza uma auditoria interna, repassando-a para um profissional que além de capacitado tem vasta experiência, as chances de surpresas desagradáveis durante as auditorias da certificadora, sejam elas de certificação ou de manutenção, diminuem consideravelmente. E mais, não é preciso deixar seus auditores internos de lado. Selecione aqueles que realmente gostam do exercício de auditar (você vai descobrir que muitos não estão ali de forma voluntária) e os coloque para realizar as auditorias juntamente com o auditor terceirizado. Você só tem a ganhar!

Andreia Gonçalves, é atuante na área de gestão da qualidade desde o ano 2000. Possui formação superior em normalização e qualidade industrial pelo CEFET-MG – imprensa@tecerlideranca.com.br

O que diz a norma ISO 9001 sobre o assunto?

No item 8.2.2 Auditoria interna, está escrito que a organização deve executar auditorias internas a intervalos planejados para determinar se o sistema de gestão da qualidade

a) está conforme com as disposições planejadas (ver 7.11, com os requisitos desta Norma e com os requisitos do sistema de gestão da qualidade estabelecidos pela organização, e
b) esta mantido e implementado eficazmente.

Um programa de auditoria deve ser planejado, levando em consideração a situação e a importância dos processose áreas a serem auditadas, bem como os resultados de auditorias anteriores. Os critérios da auditoria, escopo, frequencia e métodos devem ser definidos. A seleção dos auditores e a execução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria. 0s auditores não devem auditar o seu próprio trabalho. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir as responsabilidades e os requisitos para planejamento e execução de auditorias, estabelecimento de registros e relato de resultados. Registros das auditorias e seus resultados devem ser mantidos (ver 4.2.4).

A administração responsável pela área que está sendo auditada deve assegurar que quaisquer correções e ações corretivas necessárias sejarn executadas, em tempo hábil, para eliminar não-conformidades detectadas e suas causas. As atividades de acompanhamento devem incluir a verificação das ações executadas e o relato dos resultados de verificação (ver 8.5.2).
NOTA Ver ABNT NBR ISO 1901 1 para orientação

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Dez tópicos que foram alterados na norma VDA 6.3

Coletânea de normas para transportes
No Brasil o modal rodoviário enfrenta diversos problemas estruturais, dos quais destacamos: excessivo número de empresas no setor, o que provoca acirramento da competição e perda no poder de barganha junto aos clientes; comoditização do produto transporte; má conservação das estradas; roubo de cargas; idade da frota dos caminhões; carga tributária alta; pouca carga de retorno; altos tempos de espera para carga e descarga. Assim, partir de amplo e profundo estudo realizado com instituições que discutem os aspectos técnicos e jurídicos da regulamentação do setor de transporte, foram identificadas e selecionadas, entre mais de 15.000 informações tecnológicas, cerca de 700 documentos normativos críticos, obrigatórios e indispensáveis para o dia a dia desse setor. Clique para mais informações.

Sergio Canossa, palestrante e consultor da Sercan Treinamento e Consultoria – sercan@sercan-consultoria.com.brhttp://br.linkedin.com/in/canossa

A norma de auditoria de processos VDA 6.3 foi publicada em 1998 em sua primeira edição. Passados 12 anos, em 2010, foi amplamente revisada e futuramente deverá ser integrada aos requisitos específicos de diversas empresas alemãs. Com a repercussão da publicação na Alemanha começa agora a chegar ao Brasil informações das alterações. Em função de questionamentos que temos recebido adquirimos uma cópia oficial para estudo e, assim poder compreender as mudanças que se efetivaram. Você irá conhecer, neste artigo, dentre as várias alterações que identificamos, dez (10) tópicos que resumem o que é a nova versão desta norma, amplamente utilizada para atender ao requisito de auditoria de processos – 8.2.2.2 da ISO TS 16949:2009. Você poderá comparar estas informações com o seu conhecimento da revisão anterior da VDA 6.3 e associar a sua experiência com a aplicação da ISO TS 16949:2009 e, observar o quanto a linguagem se aproximou do dia-a-dia das organizações que fazem uso deste importante instrumento de avaliação. Vejamos:

1- Revisada a pontuação na tabela de classificação

A tabela de pontuação anteriormente classificava as avaliações em A, AB, B e C. Na revisão 2010 passa a ser classificado em A, B e C. Uma empresa avaliada com nota inferior a 80% é classificada como “Não capaz”; aquela que obtêm nota entre 80 e 90% passa a ser classificada como “Capaz condicional” e, nota superior a 90% é classificada como “Capaz”. Esta classificação difere ligeiramente daquela adotada pela VW, por exemplo, no manual Fórmula Concreta, cuja nota A é para avaliação superior a 92%. O relevante é que o critério de classificação passou por uma padronização, o que permite comparação entre as inúmeras companhias que adaptaram o modelo de avaliação. Assim, o resultado de uma avaliação por uma empresa poderia ser aceito por outra, sem maiores dificuldades.

Por outro lado, as notas atribuídas a cada questão se mantêm inalteradas. Os valores continuam 10 (para requisitos cumpridos na íntegra), 8, 6, 4 e 0 (para requisitos não atendidos). Muitos profissionais têm certa dificuldade em definir as notas em cada situação e, explicitamente não há alteração neste quesito. O que difere, como verá adiante, são os critérios propostos para avaliar cada uma das questões.

2- O check-list agora compreende todo o ciclo de desenvolvimento do produto / processo

Na revisão de 1998 o questionário era dividido em Parte A – que compreendia o planejamento e realização do produto e processo e, Parte B – produção em série. As partes A e B tinham 6 grupos e 4 sub-grupos de requisitos. Na revisão 2010 há 7 grupos que passam por todo o ciclo de desenvolvimento do produto / processo. Estes grupos transitam pela análise de potencial, planejamento do produto e processo e, análise do processo / produção. A etapa P6 – Análise de Processo / Produção foi dividida em 6 elementos cujos requisitos abrangem a idéia do Diagrama de Tartaruga. Um 7º elemento – Transporte / manuseio – é obtido a partir de questões dos 6 outros elementos.

3 . Incluída a Análise de Potencial

Uma novidade na revisão 2010. Não existia este tipo de avaliação na revisão anterior, ainda que algumas montadoras tivessem estabelecido seus respectivos modelos. Considerando o ciclo de desenvolvimento do produto / processo citado no tópico 2, a Análise de Potencial é o P1 – o primeiro grupo de requisitos que compreende questões extraídas dos elementos P2 a P7. A classificação adota o princípio do farol – verde, amarelo e vermelho. Empresas são aprovadas se nenhuma questão for avaliada com vermelho e, no máximo 7 forem avaliadas com amarelo. Se houver ao menos uma (1) questão com vermelho, e mínimo de 15 questões com amarelo, a empresa será reprovada. A classificação amarela será dada na condição máxima de 14 questões em amarelo e nenhuma em vermelho. O questionário traz indicação de quais são as perguntas para a análise de potencial.

4. Auditoria na fase de desenvolvimento do produto / processo e na fase de produção em série

Mantendo similaridade com as partes A e B da revisão 1998, a nova revisão adota nos requisitos P2 a P7 desde o planejamento até a produção regular. O requisito P2 – Gerenciamento do Projeto – traz requisitos novos cuja orientação é a gestão das atividades, recursos e o plano de qualidade. Os requisitos de P2 não existiam na parte A da revisão 1998. O requisito P3 – Planejamento do Desenvolvimento do Produto / Processo envolve os antigos requisitos M1 e M3 da parte A. A estes requisitos foram acrescidas informações sobre terceirização de peças e serviços, uma prática freqüente nos dias atuais. As questões podem ser aplicadas de forma combinada ou separada considerando o porte da empresa.

O requisito P4 – Realização do desenvolvimento do produto / processo envolve os antigos requisitos M2 e M4. Também podem ser aplicados de forma combinada ou separada conforme o porte da empresa. Ao tópico P4 foram acrescidas questões que envolvem infra-estrutura, plano de controle, terceirização e, a transferência do projeto para a produção em série.

O requisito P5 – Gerenciamento de Fornecedores equivale ao M5 da revisão 1998. No entanto, agora há somente 7 perguntas ao invés de 9. Foram excluídas informações de produtos fornecidos pelos clientes e o armazenamento de sobras do processo que retornam ao estoque. Por outro lado são também tratadas as metas acordadas com os fornecedores, aprovação e liberação de peças e serviços terceirizados e o armazenamento das peças recebidas no estoque.

O requisito P6 – Análise do Processo /Produção está dividido em 6 elementos e na versão 1998 eram 4 sub-elementos no grupo M6. Agora são 26 perguntas, antes eram 23. As perguntas são estruturadas com base no conceito do Diagrama de Tartaruga. As perguntas de M6 foram distribuídas nesta forma de avaliar. As perguntas referentes ao transporte / manuseio são avaliadas com base nos outros elementos – o questionário indica quais são estas perguntas.

O requisito P7 – Suporte e Satisfação do Cliente – reúne as questões que eram de M7 com conteúdo adaptado e acrescido questão sobre a análise de peças defeituosas. Este requisito traz o foco no cliente – na ISO TS 16949:2009 referenciado no requisito 5.2. Lembrando que foco no cliente é a principal trilha na auditoria da ISO TS e, um dos motivos para se realizar uma auditoria de processos.

5. Revisado o critério de qualificação dos auditores

As exigências de qualificação dos auditores tiveram significativa revisão. Traz agora a qualificação de auditores internos e a de auditores externos (avaliação de fornecedores). Nos dois grupos de requisitos são exigidos conhecimentos de requisitos técnicos e experiência profissional. Essencialmente espera-se bons conhecimentos de gestão da qualidade, conhecimentos de requisitos de produtos e processos e, treinamento em VDA 6.3. Para avaliadores de fornecedores é exigido certificação em sistemas da qualidade. Quanto a experiência profissional, para auditores internos é requerido 3 anos de experiência em indústria – especialmente industria automotiva – e, auditores externos, a exigência é de 5 anos. Deste período, 1 ano para auditores internos e 2 anos para auditores externos na gestão de qualidade e/ou processos.

6. Adicionado novas questões

Com o conceito do ciclo de desenvolvimento do produto / processo, aliado aos conceitos da ISO TS 16949:2009 (lembre-se: em 1998 não existia a ISO TS e a ISO 9001 estava na versão 1994) algumas questões foram adaptadas e outras acrescidas dentro do conceito atual de trabalho da indústria automotiva. Alguns temas adicionados foram indicados no tópico 4.

7. Estrutura das questões utilizadas

Uma nova concepção de apresentação das questões foi introduzida. As questões são apresentadas em tabelas obedecendo à seguinte estrutura:

  1. Divisão por elementos do processo ou grupos de acordo com a seqüência de P1 até P7.
  2. Indicação das questões – descrição do assunto a ser tratado. Nas questões de P6 – são divididas através dos elementos com base no Diagrama de Tartaruga.
  3. Descrição em 3 colunas contendo: requisitos mínimos e relevantes; exemplos possíveis dos requisitos para atender; referência com a documentação aplicável (diretamente com as publicações da VDA)

8. Interpretação das questões

Todas as questões utilizadas de P2 a P7 passaram por atualização. O texto proposto como requisito mínimo e os possíveis exemplos de atendimento estão compatíveis com a prática adotada nas empresas e seus processos. A linguagem adotada é compatível com a ISO TS e, embora não referencie os manuais das Core Tools há indicação das metodologias. E, quando há publicação equivalente da VDA ela é indicada.

9. Fatores de Processo como critérios de avaliação

O capítulo que traz uma visão geral das questões da nova VDA 6.3 estabelece uma interessante tabela em que as questões são apresentadas por grupos (P2 a P7), indicadas quais são elegíveis para a análise de potencial (P1), as questões de P6 que são elegíveis ao elemento 7 (transporte e manuseio). No entanto, a maior novidade é a indicação de quatro fatores de processo aplicáveis a cada uma das questões. São eles: PR – Responsáveis pelo Processo – a identificação de uma pessoa responsável pelo processo que está sendo avaliado; TO – Objetivos e Metas – o processo deve ser orientado para objetivos considerando requisitos dos clientes; CO – Comunicação – documentação e inter-relações estabelecidas. Tais informações devem ser comunicadas imediatamente e de forma abrangente às pessoas necessárias; RI – Análise de Riscos – riscos identificados e ações que devem ser tomadas. Entende-se que o processo deve ser monitorado, analisado e melhorado. As siglas destes quatro fatores são do manual em inglês.

10. Abordagem pelo Diagrama de Tartaruga

Amplamente adotado na definição dos processos do sistema da qualidade na ISO TS 16949:2009, a abordagem utilizando o Diagrama de Tartaruga é a proposta para avaliar os processos produtivos. Mantendo a mesma linha de raciocínio é identificado o processo (exemplo, P5 – Gerenciamento de Fornecedores), suas entradas e saídas considerando o ciclo de desenvolvimento do processo e produto. Assim as entradas são saídas dos processos anteriores. Questões para avaliar recursos de material, recursos de pessoal, monitoramento da efetividade do processo e documentação de trabalho são requeridas. A visão do processo sob este paradigma é incentivada na preparação da auditoria.

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Apostila :: Ferramentas da Qualidade

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Auditor interno sem prática

Coletânea de normas

Em formato digital, facilitam a consulta e o controle das normas técnicas sobre gestão da qualidade e gestão ambiental nas organizações.  

 
Normas para a gestão da qualidade

 

Normas para a gestão ambiental

 

Já assisti a alguns cursos de formação de auditor interno de qualidade como convidado. Alguns deles foram bom tanto na parte teórica como na prática. Mas em outros a coisa ficou complicada. As  pessoas saíram como entraram no curso: sem noção do que faz um auditor interno da qualidade. Também participei de algumas auditorias da qualidade tanto como acompanhante como auditado.

O que notei é que algumas  pessoas usam o poder da auditoria interna como uma forma de exercer poder sobre alguns chefes de departamento de que não gostam. Isso não é uma auditoria, mas sim uma forma de distribuir não conformidades nos departamentos dos chefes detestáveis. Em resumo, um auditor deve adotar algumas posturas: insistir com os auditados que respondam por si próprios; deixar os outros falarem, falando o mínimo possível; não permitir que o auditado imponha o ritmo da auditoria; reformular perguntas confusas, até que sejam claramente entendidas; e saber dizer obrigado. Uma auditoria interna deve evitar surpresas; buscar objetividade; conseguir dados reais; operar com bases éticas e de confiança; atacar os problemas e não as pessoas; motivar as pessoas das áreas auditadas para a melhoria; vetar o uso do resultado das auditorias como base para ações punitivas; e avaliar a adequação conforme as normas do programa da qualidade.

Igualmente, um auditor interno não deve fazer perguntas que possam ser respondidas com um sim ou não, usar as palavras: como, onde, quando, por que, quem. Se houver recusa do auditado, ele pode estar sendo obstrutivo ou tentando testá-lo. O auditor deve persisistir, permanecendo com uma postura educada, pois fica mais difícil para as pessoas serem obstrutivas. É importante manter a pessoa falando quando ela está passando as informações. O auditor precisa ter atenção, mantendo o contato olho no olho, demonstrando interesse. Deve escrever as suas após a pessoa ter terminado de falar. Não deve confiar na memória, pois ela pode deixar o auditor na  na mão, principalmente em relação aos detalhes. O auditor necessita ter cuidado para não se envolver em discussões. Se a pessoa que está sendo auditada se alterar, controle-se mude de assunto e mais tarde volte ao problema.

Quando se adotam os princípios da qualidade na auditoria interna, busca-se uma mudança na filosofia de trabalho e consequentemente uma alteração na metodologia aplicada. Como resultado disso surge uma maior transparência perante os clientes. Dessa forma, a empresa pode mostrar que a auditoria interna tem um foco na gestão, baseado na parceria com os seus clientes, além de apresentar o modelo de gerenciamento de desenvolvimento de recursos humanos, da rotina e das oportunidades de melhorias, contribuindo para a consecução das metas da empresa.

O propósito de uma auditoria interna é avaliart as operações da empresa, com uma visão sistêmica e integradora das diversas funções, de forma a garantir a qualidade e confiabilidade do sistema de gestão. Seu enfoque é estar em conformidade entre as ações de nível estratégico, tático e operacional; consecução dos objetivos, metas e planos da empresa; eficiência na obtenção e uso dos recursos financeiros, materiais e humanos; organização interna e procedimentos; adequação e cumprimento das normas; cumprimento da legislação; e prevenção de erros, desperdícios e fraudes. Na verdade, a ideia central é transformar a auditoria interna em consultoria permanente, fomentando a produção de utilidades requeridas pelos gerentes, sendo um importante núcleo de formação de talentos, habilitando os auditores para novos desafios e missões na empresa.

A metodologia de trabalho inclui: um plano de atividades; trabalho de campo e seu resultado através do relatório de auditoria; acompanhamento das regularizações dos pontos levantados; após toda esta metodologia de trabalho com o estabelecimento de metas e acompanhamento, passa a contribuir de forma efetiva na sistematização dos processos através das ferramentas da qualidade. Assim, a estruturação de uma equipe multidisciplinar e devidamente capacitada é condição para a eficiência e eficácia dos trabalhos, uma vez que as avaliações dependem da correta decodificação de percepções sobre diferentes assuntos, no que se refere as pessoas, a logística, aos controles, ao processo de gestão administrativa, entre outros.

Muitas vezes, as empresas enviam para os cursos de formação de auditores internos pessoas que não possuem um conhecimento mínimo de sistemas de gestão e até mesmo dos seus requisitos. Isso dificulta a absorção dos conhecimentos pela pessoas durante o curso. Poucas empresas têm investido corretamente na formação de seus auditores e, posteriormente, reclamam de sua atuação.

Um bom auditor interno passa a conhecer os diversos processos e suas interações, melhorando com isto sua interação e desempenho no próprio ambiente de trabalho. Outro fator relevante é a abordagem dada pelas áreas auditadas aos resultados das auditorias internas. Quando uma área (ou processo) sofre uma não conformidades durante as auditorias, é provável que nela comece a ser gerado medo. Assim, as oportunidades de melhoria detectadas são tratadas com rejeição e suas causas fundamentais não são corretamente identificadas.

Importante é entender melhor o papel das auditorias internas como uma ferramenta de medição dos processos da organização e, consequentemente, de apoio à gestão empresarial. Quando isto ocorrer, os gestores passarão a solicitar auditorias com frequência mais adequada, a requisitar auditores mais experientes e a utilizar os resultados das auditorias na introdução de melhorias. Poucas empresas e gestores têm compreendido este desafio e tirado o proveito adequado das auditorias internas.

Enfim, um bom auditor interno deve demonstrar algumas competências, como conhecer bem os conceitos e a terminologia da ISO 9000:2005; conhcer os oito Princípios de Gestão da Qualidade; ter um entendimento geral da ISO 9004:2010; familiaridade com a ISO 19011; conhecimento dos requisitos da ISO 9001:2008; habilidade na comunicação; habilidade na análise de informações; habilidade na organização do tempo; maturidade e profissionalismo em sua conduta; habilidade no relacionamento com os outros.

Competência dos auditores internos

  Auditor Auditor Líder
Educação Nível médio Nível médio
Experiência 5 anos 5 anos
Experiência de trabalho na área da qualidade 2 anos 2 anos
Treinamento em auditoria 40 horas de treinamento 40 horas de treinamento
Experiência de auditoria 4 auditorias completas e 20 dias como auditor em treinamento 3 auditorias completas e 15 dias sob a supervisão de um auditor líder

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Corrigir ou prevenir? Uma dúvida cruel na gestão empresarial

Coletânea de normas de qualidade e de meio ambiente

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Na própria definição das duas ações, podem ser distinguidas as diferenças. Uma ação corretiva é a atitude tomada para corrigir não conformidades identificadas e evitar que ocorram novamente. Já uma ação preventiva é uma atitude tomada para prevenir a ocorrência de possíveis não conformidades. Num outro texto em https://qualidadeonline.wordpress.com/2010/08/02/acoes-corretivas-e-preventivas-mais-eficazes/ mostrei que a incidência de ações corretivas e ações preventivas podem não funcionar. Uma correta metodologia passa pela identificação do problema, determinação da causa raiz, o estabelecimento das ações corretivas e preventivas e a verificação de sua eficácia, devendo-se documentar e divulgar os resultados.

Alguns especialistas defendem o uso do controle interno, que é um instrumento essencial ao processo de gestão, e pode fornecer aos gestores informações precisas, com a finalidade de alocar recursos físicos, financeiros e humanos nas diversas divisões do ambiente de trabalho, para que sejam controlados na execução das operações. A qualidade das informações geradas, no decorrer das atividades, depende da eficácia e da estrutura do sistema de controle interno desenvolvido. Um sistema de controle interno pode ser descrito como o conjunto de processos, funções, procedimentos e atribuições relacionados com a estrutura material e de recursos humanos, que é concebido para o alcance dos objetivos traçados pela organização, e serve de apoio estratégico para a avaliação contínua das atividades desenvolvidas, evidenciando a mitigação dos possíveis riscos inerentes e desvios que se apresentam no ambiente organizacional.

Para Sinval Daffre, membro do Comitê de Manufatura da SAE Brasil, o contexto da concorrência global torna urgente e imprescindível à indústria assegurar o desempenho funcional consistente de seus produtos, componentes e peças. “A isso chamamos robustez, um conceito básico a qualquer atividade manufatureira, que se torna um desafio olímpico e de alta complexidade considerando-se o universo de milhares de peças, componentes e sistemas utilizados, além dos milhões de clientes em todo o mundo, indivíduos que usam seus carros por até dez anos nas mais variadas condições dirigibilidade e de fatores de ruído. Que o diga o volume crescente de recalls de que se tem notícia não apenas no Brasil, onde a indústria automotiva cresce em ritmo acelerado e vem batendo sucessivos recordes de produção, mas em mercados desenvolvidos em estagnação e marcas de reconhecida qualidade em todo o mundo. Nós aqui passamos do 12º lugar em produção de veículos em 2007 para o 5º lugar em 2009, e a expectativa é que esse ritmo seja mantido em 2010. Esse cenário conduz naturalmente à adoção das inevitáveis e necessárias ações corretivas (recalls), que estão sendo tomadas, mas aponta para a necessidade de ações preventivas”.

Ele cita que, em uma indústria verticalizada, como a automobilística, a prevenção deve começar na relação montadora/fornecedor, com estabelecimento de padrões e requisitos claros para uma manufatura robusta, imprescindível ao desenvolvimento de capacidades que evitem falhas na produção em ambos os segmentos. São muitas e variadas as estratégias para a excelência operacional no setor da mobilidade, que iniciou uma verdadeira revolução qualitativa e quantitativa desde os anos 1980. Cada uma delas desenvolvida e adaptada a situações específicas, mas conceitual e universalmente aplicáveis a quaisquer processos produtivos.

“Algumas dessas estratégias passam por ferramentas, como Engenharia Estatística Aplicada à Resolução de Problemas, adotada pela General Motors do Brasil, que é voltada para a análise e detecção de causas raízes de interferências que causam impacto negativo nos resultados da empresa, partindo do efeito para a causa. Também trabalham na redução do número de tentativas e erros que ocorrem durante a fase de concepção dos projetos arquitetônicos, como as Metodologias de Projeto de Manufatura Axiomático, implantadas pela Bosch, que dispensam soluções inferiores e contribuem para a verificação das interdependências entre as diversas partes do projeto e a sua consistência. A aplicação sistemática e abrangente do Design for Manucfaturing and Assembly (DFMA) pela Embraer no projeto de manufatura e montagem de suas aeronaves, que se apóia em ferramentas de computação e seleção de novas tecnologias, já produz a redução significativa dos ciclos de fabricação e montagem de seus produtos, com significativas melhorias de produtividade e qualidade”.

Ele argumenta que os métodos preventivos para uma manufatura robusta enfocam problemas potenciais decorrentes de variabilidade funcional. A idéia central da engenharia robusta não é outra senão a de minimizar essa a variabilidade por meio de uma função robusta, para que os sintomas de mau-funcionamento não se manifestem mais tarde. “É bom que se diga que, como quase toda experimentação, ainda que baseada em técnicas e conceitos universalmente aceitos, a taxa de sucesso da engenharia robusta depende de vários fatores, como o conceito inicial do projeto, o critério escolhido para as medições, quantos e quais serão os fatores de controle selecionados, em quais condições são variados esses tais fatores, quais as condições de ruído usadas no experimento, entre outros. Assim mesmo, os saltos qualitativos têm sido consideráveis. E todo mundo sabe: qualidade final jamais se alcança, mas sempre se persegue”, complementa.

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Como se tornar um auditor de sistemas de gestão certificado

Livros sobre auditoria

As auditorias são importantes ferramentas de gestão para monitorar e verificar a eficácia da implementação da política da qualidade, ambiental, saúde e segurança ocupacional e responsabilidade corporativa de uma organização. Auditorias também são uma parte essencial das atividades de avaliação da conformidade, tais como certificação/registro externo e avaliação e acompanhamento da cadeia de fornecedores. Clique para mais informações

Nesse site já foi publicado um texto sobre o assunto em https://qualidadeonline.wordpress.com/2010/02/25/registro-de-auditores-certificados-rac/    O Registro de Auditores Certificados está sendo coordenado pela Associação Brasileira de Ensaios Não Destrutivos e Inspeção (Abendi). Em primeiro lugar, a pessoa interessada deverá fazer um curso de formação de auditor reconhecidos pela ABENDI/RAC. Esses são avaliados para que possam treinar os profissionais adequadamente a fim de buscar a certificação e o desenvolvimento profissional e o reconhecimento do curso visa a garantir a qualidade da informação fornecida, uma vez que a estrutura, o material e os instrutores são avaliados por profissionais independentes e de competência reconhecida. Para saber quais os cursos reconhecidos clique no link http://www.rac.org.br/cursos.html

Um candidato que tenha interesse em se certificar, ou um auditor certificado que tenha interesse em manter sua certificação ou promover o seu nível de certificação, solicita ao RAC o envio do material necessário, que consiste de uma Instrução Técnica e do Dossiê do Candidato à Certificação como Auditor de Sistema de Gestão, disponível no link http://www.e-erp.com.br/Ftp/EMPRESA_238%2f902231569FM-126%20Rev3.doc  Após preencher o FM-126, e anexar as comprovações necessárias, o candidato, ou auditor certificado, formaliza a sua solicitação, enviando os documentos ao RAC. Será, então, realizada uma avaliação preliminar para verificar o conteúdo e a veracidade das informações fornecidas pelo candidato, ou auditor certificado. Depois de concluída a avaliação preliminar, o candidato deve pagar o valor para certificação no nível desejado conforme especificado no link http://www.e-erp.com.br/Ftp/EMPRESA_238%2f504872073FMP-048.pdf

Após a confirmação do pagamento, toda a documentação será submetida a uma avaliação técnica, que será conduzida por dois avaliadores técnicos com larga experiência na área da qualidade e em auditorias. O avaliador técnico, de posse dos documentos relativos à solicitação, recomenda a certificação inicial, recertificação ou promoção de nível de auditor. A avaliação técnica é conduzida de forma independente por cada um dos avaliadores. Baseado na avaliação técnica e em toda documentação envolvida, é emitido o parecer ao Bureau de Certificação. Esse, de posse dos documentos relativos à solicitação e da recomendação dos dois avaliadores técnicos, aprova a certificação inicial, recertificação ou promoção de nível de auditor. Essa aprovação deve ser realizada por, no mínimo, dois membros do Bureau de Certificação.

E quais os benefícios desse tipo de certificação. Segundo a Abendi, reconhecimento como profissional que tem formação e atua como auditor de sistema de gestão; o auditor certificado pelo RAC terá seus dados inseridos em um Banco de Dados e na Home Page do Abendi/RAC; o auditor certificado pelo RAC será informado sobre as modificações nos critérios pertinentes à certificação, por correio eletrônico ou outro meio.

A certificação conferida ao auditor é uma ratificação da sua capacidade para realizar auditorias, de acordo com o seu nível de certificação. Os níveis de auditores certificados pelo RAC são os seguintes: auditor líder, auditor, auditor aspirante e auditor interno. Para o escopo de auditor ambiental, não se aplicam as solicitações de auditor interno e aspirante. A qualquer tempo, um auditor certificado pode solicitar sua promoção de nível ao RAC, desde que possa comprovar o atendimento aos requisitos para a certificação inicial no nível almejado.

A sequência natural de níveis de auditor certificado pelo RAC segue a seguinte regra: o auditor que tenha feito o Curso de Formação de Auditor Interno somente poderá ser certificado como auditor interno; o auditor que tenha feito o Curso de Formação de Auditor Líder credenciado pelo Abendi/RAC poderá solicitar a sua promoção de nível para auditor ou auditor líder, caso seja certificado como auditor aspirante, e para auditor líder, caso seja certificado como auditor. Mais informações no link http://www.e-erp.com.br/Ftp/EMPRESA_238%2f612860400IT-162%20a.pdf

As normas de sistema de gestão da qualidade aceitas pelo RAC para a comprovação da experiência em auditorias:

– NBR ISO 9001:2000 e 2008;

– NBR 15100:2004;

– NBR ISO/IEC 17025:2005;

– NBR ISO/IEC 17020:2006;

– NBR ISO/IEC 17021:2007;

– NBR ISO/IEC 17024:2004;

– ABNT ISO/IEC Guia 65, de 1997;

– QS 9000, 3ª Edição (até 15/12/2003);

– ABNT ISO/TS 16949:2004;

– Norma do PBQP-H Itens e Requisitos do Sistema de Qualificação de Empresas de Serviços e Obras – Construtoras SIQ – Construtoras – Subsetor de Edifícios, aprovada pela Comissão Nacional em 23 de março de 2001: para os níveis A e B;

– Critérios de Excelência de Prêmios Oficiais (PNQ e prêmios estaduais);

– Instrução Normativa No. 51 do Ministério da Agricultura, Pecuária e do Abastecimento, de agosto de 2002;

– ABNT ISO TS 29001:2005 e 2008;

– API Q1 7th ou 8th Edition;

– ABNT NBR 14919:2002;

– ABNT NBR 15075:2004;

– ABNT NBR 15419:2006;

– ISO 13485:2003.

Site: http://www.rac.org.br/

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Auditoria ambiental: uma ferramenta para melhorar o desempenho ambiental das empresas

Selo para produtos da sociobiodiversidade

Está em andamento a elaboração de um selo para produtos da sociobiodiversidade, O selo, que vai garantir que os produtos seguiram critérios ambientais e sociais, tem o objetivo de aumentar o diálogo entre extrativistas e o setor empresarial e é parte das metas para 2010 do Plano Nacional de Promoção das Cadeias de Produtos da Sociobiodiversidade – PNPSB. Clique para ler mais e conheça as normas relacionadas com o assunto.
Considerada como uma ferramenta que permite às empresas atingir e manter a eficácia da gestão ambiental por meio de um plano de ação completo e abrangente, a auditoria ambiental consegue apontar tanto as deficiências existentes como as futuras, prevenindo gastos mais elevados no futuro. O importante é identificar o seu objeto, ou seja, detectar as vulnerabilidades ambientais, não só no âmbito da conformidade ambiental, mas considerando também riscos, imagem e sustentabilidade. Isso se dá através de observação qualitativa em campo, levantamento de documentos, reuniões com equipe e elaboração de diagnóstico conclusivo da auditoria ambiental baseado nestas informações.

A auditoria ambiental pode ser classificada em:

  • Dos impactos ambientais – permite que seja feita uma avaliação dos impactos ambientais no ar, água, solo e comunidade de uma determinada unidade industrial ou de um determinado processo com objetivo de fornecer subsídios para ações de controle da poluição, visando à minimização destes impactos.
  • Dos riscos ambientais – possibilita uma avaliação dos riscos ambientais reais ou potenciais de uma fábrica ou de um processo industrial especifico.
  • Da legislação ambiental – em que é feita uma avaliação da situação ambiental de uma determinada fábrica ou organização em relação ao cumprimento da legislação vigente.
  • De gestão ambiental – é uma avaliação sistemática para determinar se o sistema da gestão ambiental e o desempenho ambiental de uma empresa estão de acordo com sua política ambiental, e se o sistema está efetivamente implantado e adequado para atender aos objetivos ambientais da organização.

Uma correta auditoria ambiental melhora o controle da poluição nas empresas; verifica as condições da empresa em relação à legislação ambiental; permite uma substituição parcial do governo na fiscalização ambiental; avalia os riscos existentes e da vulnerabilidade da empresa, assim como identificação dos riscos antecipadamente; prioriza as atividades e os investimentos para o controle ambiental; verifica a condição ambiental de unidades a serem adquiridas e avaliação de alternativas de crescimento; reduz gastos desnecessários, favorecendo ações econômicas e eficazes, reduzindo desperdícios; melhora o relacionamento empresa-governo e vice-versa; atende à legislação de forma sistemática e consistente, com resposta imediata às novas exigências legais; fornece uma terceira visão do problema ambiental, ou seja, a visão do auditor; dá maior credibilidade e maior flexibilidade nas exigências da fiscalização; protege e melhora a imagem da empresa junto à comunidade.

E quais são as etapas para uma correta auditoria ambiental?

  • Fixação dos objetivos da auditoria – A alta direção deve definir o que espera da auditoria.
  • Formação da equipe auditora.
  • Planejamento dos trabalhos: atividades a serem executadas: áreas a serem verificadas; pessoas envolvidas; pessoas a serem ouvidas; e cronograma de execução.
  • Revisão da pré-inspeção: briefing para a equipe auditora; coleta e revisão de informações já existentes; e legislação aplicável.
  • Preparar o checklist para inspeção.
  • Visita as instalações.
  • Solicitação de informações adicionais.
  • Analise e conclusões preliminares.
  • Discussão.
  • Elaboração do relatório final.

Segundo a NBR ISO 19011 (2002), a auditoria é um processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos. Logo, pode-se conceituar a auditoria ambiental como um conjunto de atividades organizadas para verificação e avaliação da relação entre a produção e meio ambiente. É uma ferramenta que permite, a partir dos resultados de seus exames, a administração o uso de medidas corretivas para problemas ambientais eventualmente detectados. A grande vantagem das auditorias ambientais é que permitem que as empresas tenham maior cuidado com o processo de produção, identificando áreas de risco, apontando vantagens e desvantagens e encorajando melhorias continuas. Neste sentido as auditorias induzem ao uso de tecnologias limpas, a utilização prudente dos recursos disponíveis (matéria-prima), lixo industrial e a identificação de perigos e riscos potenciais, ou seja, buscar uma harmonização entre natureza e meio ambiente.

Importante dizer que a auditoria ambiental pauta-se no princípio da prevenção, pois tem o escopo de verificar a viabilidade e continuidade das atividades econômicas, bem como analisar se há passivos ambientais. Dessa forma, torna-se um instrumento indispensável à concretização do princípio da prevenção, pois oferece às companhias ambientalmente impactantes e à coletividade informações confiáveis para cessar, prevenir e corrigir de forma continua danos ambientais causados por suas atividades.

O que fica claro é que as organizações necessitam ter planejamento e metas a serem alcançadas, que devem ser buscadas de maneira racional para que o meio ambiente não acabe degradado. A auditoria além de verificar todos os aspectos legais, vai também checar se os planos estão sendo cumpridos, propondo medidas corretivas, quando necessário.

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Livros sobre auditoria ambiental

Com diversas experiências em auditoria ambiental, como uma referência para todos os profissionais que atuam na área. Clique para obter mais informações.

Fraudes empresariais

Dicas Qualidade Online

Já que eu gosto de andar por esse mundo de deuses e cozinhar, a partir de agora o site vai editar textos dando dicas para os internautas que visitam São Paulo para cursos ou férias e mesmo para aqueles que moram na cidade. Comida, passeios, receitas, etc. …tudo visando uma melhor qualidade de vida.

Culinária alemã diferente. Com uma panificadora própria, onde são fabricados pães diariamente, o restaurante Lukullus German Cuisine & Bread explora o lado mais leve dos pratos alemães, além de uma linha vegetariana, com sopa cremosa de pêra com brócolis e farofa de nozes. Entre os pratos principais, o crepe de massa integral é recheado de ragu de cogumelos ao molho de tomate e tofu. O cardápio tem salsichão grelhado, servido com purê de mandioquinha e vinagrete. Ou seja, o cardápio não apresenta o einsbein, o kassler e o chucrute como únicas alternativas para uma refeição ao estilo germânico, ainda que esses pratos estejam disponíveis. Além disso, fugindo à tradição, não tem chopp e a torta de maça é péssima. Pratos honestos sem grandes emoções. Rua Alexandre Dumas, 1541 – Chácara Santo Antonio – São Paulo – SP – (11) 5181-1692.

Os custos gerados pelas fraudes empresariais representam uma ameaça para a estabilidade financeira e imagem das empresas em diversos setores. Com o intuito de preservação de seu patrimônio, elas têm buscado meios mais eficazes para analisar esse risco e de prevenir, detectar e investigar esse problema. Assim, os processos de tratamento e análise, prevenção e detecção de fraudes tanto internas quanto externas, são necessários tanto para evitar, antecipar os riscos de fraudes ou constatar a sua existência em operações internas e/ou externas.

Os administradores devem implementar diversas medidas para reduzir o risco de ocorrência de fraudes: segregação de função; rodízio de profissionais, de cargos ou de funções; normas de procedimentos; realização de pesquisa sobre a vida profissional e os antecedentes criminais dos candidatos ao quadro de funcionários da empresa; auditoria interna para estabelecer procedimentos mínimos de controle capazes de identificar e coordenar serviços de inteligência a fim de coibir a prática de fraudes; elaboração de código de conduta profissional, abrangendo o que a empresa e os gestores entendem por comportamento ético e ainda canais para denúncias anônimas.

A alta direção tem a responsabilidade de implementar e manter os controles internos atualizados. Os auditores verificam se a organização estabeleceu objetivos realísticos, metas e código de conduta, nos quais devem constar as atividades não permitidas e as conseqüências oriundas da violação. O procedimento usado com mais freqüência na prevenção das fraudes é a auditoria operacional e o menos usado é a análise digital.

No mundo digital ficam muitos rastros que o mundo presencial não detecta. Não é possível apagar todas as evidências, sempre fica algum resíduo. Em caso de fraude na empresa, se o fraudador utilizou o computador para qualquer movimentação ou troca de informação, ainda que ele apague tudo, tudo é recuperável. Pode haver alguma dificuldade em mensagens criptografadas, porque os dados serão recuperados, mas nem sempre é possível decifrar o código criptográfico. Portanto, a prevenção dessa ocorrência se torna mais importante que a detecção.

Estudos feitos nos últimos anos no Brasil e no mundo revelam que o número de fraudes empresariais tem aumentado consideravelmente e a tendência é que esses casos continuem a se multiplicar no futuro. A falta de treinamento adequado e de profissionais especializados em prevenção, detecção e investigação de fraudes é um dos principais fatores para esse crescimento, segundo o coordenador didático e professor do curso de pós-graduação sobre fraudes empresariais da Fundação Instituto de Administração (FIA), Mário Sérgio Ribeiro.

Para o professor, o principal aspecto dessa questão consiste na falta adequada de controles internos e a implementação de processos e controles de combate à fraude. Entre esses processos, uma exclusiva Gestão de Riscos de Combate à Fraude. “Recente levantamento feito pela consultoria KPMG com mais de mil companhias revela que 64% das organizações estão preocupadas com seus controles internos de combate a fraude; e mais, 93% dos entrevistados identificam a melhoria dos controles internos como a principal medida para evitar atos fraudulentos e logo atrás, a terceira medida citada é o treinamento de funcionários, com 50% das indicações. É um dado que alerta para a falta de preparo para se lidar com isso. Em média, pode demorar dois anos para se detectar uma fraude, um tempo muito precioso e que pode gerar grandes perdas financeiras e operacionais para a empresa vitimada”, comenta.

“A maioria das grandes empresas está investindo em segurança da informação e ferramentas para prevenir, detectar e investigar as fraudes corporativas, em sua grande maioria, por colaboradores internos. Porém, é necessário que quem opera estes mecanismos seja profundo conhecedor dessas técnicas. Já para as pequenas e médias empresas o problema é ainda maior, pois muitas não possuem processos, controles e ferramenta de combate às fraudes. O profissional que dominar esses processos e controles será destaque no mercado”, complementa Ribeiro.

A detecção das fraudes é feita por meio dos controles internos e da auditoria interna. Isso, porém, não justifica a realização de auditorias exclusivamente em casos de suspeitas de fraudes. É o caso típico de tratar os sintomas, permanecendo ativos todos os elementos causadores dos prejuízos e que, cedo ou tarde, poderão se repetir.

As fraudes são erros intencionais, mas não são os únicos eventos indesejáveis e que podem comprometer os objetivos empresariais. Os erros fortuitos, por desconhecimento, imperícia (por falha na seleção ou treinamento inadequado ou insuficiente), falhas de equipamentos e/ou de sistemas são comuns e os prejuízos causados são importantes e comprometem o desempenho empresarial.

As compras de matérias-primas mal feitas, com fornecedores que não honram prazos e especificações de produtos; a falta de adequada política de análise e concessão de crédito a clientes; a existência de pagamentos indevidos, tudo isso são riscos dos negócios e podem gerar perdas para a organização, Atuando preventivamente e em consonância com os sistemas de controles internos, a auditoria interna torna possível ainda vislumbrar e alavancar as oportunidades de ganhos e melhorias nos processos, com otimização de resultados, redução de custos, alternativas de fornecimento e de novos mercados.

Uma empresa que tenha os seus processos adequadamente delineados, pessoal capacitado e treinado e que não seja surpreendida por eventos indesejáveis, pode concentrar esforços em suas atividades principais, em conquistar novos mercados, melhorar seus produtos e processos produtivos, e reduzir custos, alcançando maior nível de competitividade. O relacionamento com terceiros, clientes, fornecedores, instituições financeiras, governo acaba facilitado na medida em que a empresa é reconhecida pela excelência em sua gestão sistêmica.

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E-book: os caminhos eficazes para uma auditoria da qualidade ISO 9001:2008

O gerente de qualidade, Rogério Zanão Giglioti, escreveu esse livro onde procurou abordar como um auditor de qualidade pode ser eficiente e eficaz. Publico abaixo um trecho da publicação.

Quando efetuar uma auditoria? Um Sistema da Qualidade de uma empresa é um programa de atividades introduzido pela Direção, seja por iniciativa própria ou como resultado da pressão dos seus clientes. Em qualquer destes casos, a Direção deverá ter à disposição um mecanismo para determinar a efetividade do seu sistema atual e identificar áreas que necessitem ações corretivas ou melhorias. Este mecanismo é a auditoria.

Motivos para realização de auditorias Internas

  • Obter fatos para suportar decisões gerencias
  • Mudanças estruturais da empresa
  • Evoluções tecnológicas
  • Adaptação do Sistema de Gestão da Qualidade
  • Levantar oportunidades de melhoria
  • Informações tendenciosas sobre a empresa
  • Avaliar situação e capacidade dos processos, produtos e equipamentos
  • Levantar necessidade de treinamento

Como minimizar o custo negativo nas auditorias internas

  • Os auditores e o auditor líder não devem ter nenhuma responsabilidade direta na execução das atividades/áreas submetidas a auditoria, bem como, nenhuma pessoa possuindo responsabilidade direta na execução da atividade/área submetida a auditoria, pode influenciar na escolha da equipe de auditoria.
  • Estabelecer o relatório de auditoria e difundi-lo pelos níveis hierárquico previstos no procedimento escrito.

Metodologia da auditoria da qualidade

Planejamento

As auditorias devem ser planejadas e implementadas de forma a assegurar a abrangência de todos os elementos das diretrizes de garantia da qualidade fixadas. Seguir determinações da Norma Aplicável.

Programação das Auditorias

  • Indicação do escopo (padrão de fundamentação normativo)
  • Requisitos
  • Composição da Equipe Auditora
  • Auditor Líder
  • Atividades a serem Auditadas
  • Setores a serem Auditados
  • Documentos Aplicáveis
  • Data
  • Duração
  • Lista de Verificação

Organização da Equipe Auditora

  • Independência aos setores a auditar
  • O auditor deve ter autoridade suficiente para realizar uma auditoria significativa e efetiva
  • Deve ser indicado um auditor líder.

Critérios para seleção de auditores

  • Independência
  • Treinamento
  • Habilidade especifica na área envolvida
  • Habilidade na comunicação oral e escrita
  • Capacidade para exame da documentação de referência.

Se preparar para auditoria

  • Estudo da documentação pertinente (procedimentos, especificações, normas, instruções e relatórios anteriores).
  • Reunião entre a equipe de auditoria
  • Divisão de tarefas de acordo com as habilidades especifica dos auditores
  • Definição dos objetivos da auditoria
  • Providencias administrativas, aplicável em externas (hospedagem + transporte)

Notificação da auditoria

O setor auditado seve ser notificado sobre auditoria com razoável antecedência, que deve ser, formalmente, por escrito, e incluir informações, tais como os objetivos e a programação da auditoria, os nomes dos auditores e do auditor líder. Obs: Sistemática aplicável tanto para auditoria externa de 3º parte como para interna, já para auditorias de 2º não é necessária esta formalidade.

Execução da Auditoria Externa 2º e 3º parte.

  • Reunião inicial
  • Aplicação da auditoria
  • Reunião de fechamento, expondo uma descrição sucinta do resultado da auditoria, com indicação das conclusões, com ênfase para as deficiências detectadas.

Terminologia

 Auditor – Pessoa qualificada para planejar e conduzir uma auditoria.

 Qualificação do Auditor Interno

  • Formação 2º grau
  • Formação complementar especifica
  • Participado de no mínimo a duas auditorias de acompanhamento
  • Qualificações pessoais

 Seu Perfil

  • Bom senso
  • Liderança
  • Habilidade para investigar
  • Honestidade
  • Postura
  • Independência de idéias
  • Persistência
  • Capacidade de comunicação oral e escrita
  • Capacidade de decisão
  • Habilidade de criticar construtivamente
  • Capacidade para analise dos problemas e identificação de soluções
  • Sempre seguro do assunto
  • Objetividade e determinação
  • Pontual
  • Amigo

 Auditor Líder

Pessoa designada para conduzir uma auditoria.

 Seu Perfil

  • Ter participado, após aprovado como auditor, de no mínimo três auditorias completas (desde de a preparação ate o relatório)
  • Possuir aptidão para comunicação oral e escrita
  • Possuir espírito de liderança para orientar uma equipe de auditoria

 Manutenção da qualificação

  • Manter atualização de seus conhecimentos
  • Se submeter à formação complementar quando necessário
  • Praticar auditorias

 Comunicação Durante a auditoria

 Princípios de Comunicação

Comunicação é o processo e as diferentes formas deste, que os homens utilizam para receber e transmitir idéias, impressões e imagens. Etimologicamente significa “comum” e para que isso aconteça o fator decisivo é a compreensão.

Obs: evite tomar ações que você acha que é, deve ter certeza do que vai relatar, seja objetivo, relate evidencia para que não haja duvidas quanto ao entendimento da não conformidade, evite o futuro questionamento do auditado.

 O Emissor e o Receptor

Durante uma auditoria, o Auditor deve lembrar que os papeis “emissor e receptor” alternam-se porque o processo de comunicação deve ser uma via de mão dupla.

Dicas:

  • Faça o auditado dizer como ele realiza o produto, procure pegar ganchos para fazer mais perguntas.
  • Não se envolva emocionalmente
  • Ouça fatos e não idéias do auditado
  • Tome nota de tudo que é relevante
  • Não deixe o auditado fugir do assunto
  • Se o auditado fizer objeções, transforme as objeções em questão e devolva a ele em forma de pergunta.
  • Evite cair em termos técnicos, mantenha o seu foco
  • Não deixe o auditado conduzir a auditoria
  • Se perceber nervosismo por parte do auditado, quebre o gelo, fale de futebol, ou qualquer outro assunto para relaxar, faça com que ele relaxe!
  • Teste o conhecimento do auditado, exemplo; Perguntas do tipo técnico, – Você trabalha com a maquina a 20ºC, mas se usar 30ºC…Pode?
  • Nunca a duvida, pergunte de novo
  • Fique quieto, faça gestos no intuito de demonstrar que PS não esta certo, tente fazer o auditado dizer:

– Está errado mas vamos corrigir!

 Os sete amigos do auditor (5W + 1H + 1S)

  • Como? (How)
  • O que? (What)
  • Quando? (When)
  • Onde? (Where)
  • Quem? (Who)
  • Por que? (Why)
  • Mostre-me a evidencia objetiva (Show me)

 Esta seqüência pode auxiliar na obtenção de respostas quando o auditado estiver utilizando respostas do tipo “sim ou não”. Exemplo: Se o auditor começar a encadear perguntas do tipo:  Os documentos obsoletos retidos por motivos legais e/ou preservação de conhecimento são adequadamente identificados?

Neste caso o auditor simplesmente leu a norma na forma interrogativa e vai receber como resposta um “sim ou não” que não contribuirá para a analise do sistema. Agora. Utilizando o 5W+1H e 1S.

– Qual é a tratativa para os documentos obsoletos?

Dependendo da postura do auditor, o encadeamento pode continuar e o auditor conseguirá as respostas e evidencias necessárias e suficiente para sua análise.

– Porque é feita essa tratativa?

– Quando deve ser feita essa tratativa?

– Onde são executadas essas tratativa?

Quem é (são) o (s) responsável (is)?

– Como é determinada essa tratativa?

– Mostre-me a evidencia objetiva!

Desta maneira todo controle da ISO 9001 foi auditado.

 Obrigações do Auditor

 O Auditor não deve:

  • Idéias ou opiniões preconcebidas
  • Fazer comparações com outros setores ou empresas
  • Em hipótese nenhuma, entrar em discussão com o auditado.
  • Interferir na execução das atividades
  • Relacionar pessoas com a deficiência
  • Se demonstrar impaciente ou aborrecido ao longo da auditoria

 O auditor deve:

  • Manter a ordem e seguir a metodologia estabelecida
  • Ser flexível quando necessário
  • Saber jogar com os fatos a antipatia, a apatia, a simpatia e a empatia
  • Conhecer os objetivos, controles e padrões.
  • Conhecer o escopo (alcance da auditoria)
  • Conhecer os fatos e efeitos
  • Estar atualizado
  • Demonstrar confiança na sua missão e abertura do espírito
  • Agradecer a hospitalidade e a assistência recebida no setor
  • Explicar ao auditado que não foi apontado só fatos negativos e sim os positivos
  • Fornecer um resumo das observações de forma impessoal, precisa e direta
  • Permitir o beneficio da duvida ao auditado
  • Apresentar o relatório ao responsável pela equipe auditora com observações e recomendações em linguagem clara, direta e precisa.

 Obrigações do auditado

  • Colaborar para o bom andamento da execução da auditoria
  • Manter-se isento de discriminação ou receios indevidos
  • Prestar as explicações que lhe forem solicitadas
  • Não entrar em assuntos que forcem uma apresentação de atividades ou documentos reservados de sua Organização, ou não ligados a auditoria
  • Saber ouvir, ou seja, não se adiantar, ter certeza da validade de solicitações feitas pelo auditor, e antes de tomar qualquer ação, solicitar imediatamente as explicações necessárias.

 Problemas causados pelo auditor

  • Objetivo da auditoria mal definido ou mal entendido
  • Auditoria mal preparada em termos de conteúdo e desenvolvimento ao longo do tempo
  • Capacitação inadequada de auditores
  • Ausência inadequada de auditores
  • Ausência de follow-up após a auditoria
  • Insuficiência de tempo para a condução da auditoria

 Problemas causados pelos auditados

  • Postergação de datas
  • Retardamento do inicio da auditoria
  • Longo discurso de boas vindas
  • Alegação de ausência de pessoas envolvidas
  • Longas explicações
  • Desvio de atenção para atividades, documentos ou pessoas que atendam os requisitos especificados
  • Almoço de longa duração
  • Tratamento ríspido com intuito de intimidar os auditores
  • Colocação em duvida da competência do auditor, entre outros.

 E-book: os caminhos eficazes para uma auditoria da qualidade iso 9001:2008

 · História da família ISO 9000 e seus conceitos

· O que é necessário saber para ser um auditor da qualidade

· Perguntas mais frequentes sobre a ISO 9000

· Aprenda a criar procedimentos

· Explicações detalhadas de cada requisito da NBR ISO 9001:2008

· Formulários aplicáveis em gestão de qualidade

Autor: Rogério Zanão Giglioti

Para comprar: http://www.qualistore.com.br/produto.asp?codigo=3964

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Como finalizar uma auditoria de gestão?

CURSO AO VIVO PELA INTERNET

Formação de Auditores Internos de Sistemas Integrados de Gestão (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde, Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social)

Este curso apresenta os detalhes sobre os requisitos das normas de gestão da qualidade, ambiental, de saúde, segurança do trabalho e responsabilidade social, relacionando-os com os requisitos específicos dos Sistemas de Gestão implantados (Normas NBR ISO 9001:2008, NBR ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e SA 8000:2008).

De 12/08/2010 a 30/09/2010

R$ 175,78 mensais (*)

(10 parcelas)

(*) Valor por participante

Para se inscrever: http://www.target.com.br/portal_new/Home.aspx?pp=1&c=686

Uma leitora gostaria de informações de como ela, como auditora, deve finalizar seu trabalho de auditoria na instalação de uma empresa? A execução da auditoria consiste, basicamente, na verificação da conformidade do sistema de gestão através da coleta de informações, observações de fatos e avaliação de documentos e registros que permitam ao auditor inferir, com base na amostra de documentos, registros e outras informações analisadas, a respeito da efetividade do sistema de gestão avaliado. Independente da área, escopo, objetivo ou critério de auditoria, deve-se ter em mente que um sistema de gestão existe para, na sua essência, fazer com que a política do sistema de gestão seja atingida.  Assim, ao conduzir a auditoria de conformidade, deve:

  • Coletar evidências através da análise de documentos e registros, observações de atividades, ensaios, testes, processos e outras fontes de informações disponíveis. Muitas destas informações são disponibilizadas ao auditor através de entrevistas com o auditado. Utilizar, mas não se restringir, à lista de verificação preparada.
  • Entrevistar o profissional que tenha bom conhecimento sobre o objeto da auditoria, que pode variar desde um diretor até um supervisor de linha ou um operador de empilhadeira. Nem sempre o responsável pela área detém todas as informações necessárias.
  • Amostrar de maneira aleatória os registros que deseja avaliar. A quantidade de registros deve ficar a critério do auditor, enfatizando-se o caráter amostral da auditoria. Se vários registros são avaliados e não há problemas, pode-se ter um indício da conformidade do sistema. Caso contrário, podem ser solicitados mais registros. Existem planos de inspeção especialmente confeccionados para a utilização em auditorias. No entanto, o volume de amostras é muito grande, o que tornaria a auditoria impraticável.
  • Anotar as informações, referências ou indícios de não conformidades na lista de verificação ou outro documento de trabalho aplicável. Deve-se ter especial atenção para que as informações anotadas sejam suficientes para a confecção de um relatório claro e objetivo.
  • Relatar ao auditado uma eventual não conformidade no momento em que a mesma for evidenciada, de modo a obter o consenso a respeito do problema identificado. O auditor, dentre de suas responsabilidades, tem o dever de verificar a conformidade do sistema de gestão e relatar eventuais não conformidades identificadas, mas o dever de executar a ação corretiva é do auditado. Caso contrário, o auditor perde a sua independência e a auditoria transforma-se em consultoria.
  • Interferir o mínimo possível nas atividades do auditado. Caso seja necessário se dirigir a uma pessoa ou atividade que não estiver prevista no escopo da auditoria, mas for importante para avaliar a efetividade do sistema de gestão, deve-se pedir o consentimento do auditado ou do guia de auditoria.
  • Gerenciar o tempo da auditoria, de modo a cumprir todas as atividades previstas dentro do programado. Se houver necessidade de uma investigação adicional, conduzi-las dentro do tempo disponível. Caso contrário, acordar com o auditado uma nova auditoria ou um horário extra ao decorrer do dia. O auditor nunca deve se atrasar. Se ocorrerem atrasos, que não seja por problemas com o auditor, a menos, é claro, em casos excepcionais, tais como imprevistos de saúde. Para a reunião de abertura, chegar sempre com certa antecedência, mas não exagerar de modo a não prejudicar os arranjos finais do auditado.

Por fim, a reunião de encerramento que deve ser coordenada e conduzida pelo líder da equipe da auditoria, que possui a palavra inicial, passando-a para os outros auditores e o auditado quando pertinente. A reunião de encerramento apenas confirma as constatações consolidadas durante a execução da auditoria. Deve ser rápida e objetiva. Devem participam desta reunião, no mínimo, o grupo auditor, os guias de auditoria e os responsáveis pelas áreas auditadas. Sempre que possível, o representante da administração e a alta administração também devem participar, principalmente se a auditoria interna for a todas as áreas da empresa.

Deve-se tentar manter nesta reunião os mesmos participantes da reunião de abertura. Se estiverem presentes outras pessoas, estas devem ter conhecimento do processo de auditoria e dos resultados obtidos ao longo de sua execução. Caso contrário, a reunião de encerramento torna-se longa e repetitiva, pois surgem muitas perguntas do pessoal que não conhece todos os fatos. 

Antes deste evento, os auditores podem realizar uma rápida reunião entre o grupo de modo a acordar o resultado final da avaliação e definir os pontos a serem comentados na reunião. Esta rápida reunião é coordenada também pelo líder de equipe da auditoria. Esta reunião inclui:

  • Apresentação dos auditores e auditados, principalmente para o caso da presença de pessoas que não participaram da reunião de abertura. Nas auditorias internas, muitas vezes as pessoas já se conhecem e esta apresentação pode ser omitida.
  • Agradecimentos ao auditado pelo apoio e tempo destinado durante a execução da auditoria.
  • Confirmação das áreas, escopo, objetivo e padrões especificados que foram utilizados na auditoria.
  • Confirmação da agenda final da auditoria, descrevendo as áreas, auditores e horário envolvidos.
  • Apresentação das não conformidades mais preocupantes, de modo resumido e objetivo. Também os pontos positivos identificados devem ser ressaltados.
  • Entrega dos relatórios individuais de não conformidade e relatório final de modo a acordar com o auditado o prazo para a definição das ações a serem tomadas e datas para a sua implementação e verificação da efetividade das ações.
  • Esclarecimentos de eventuais dúvidas por parte do auditado, quanto aos relatórios entregues, não conformidades constatadas e outros assuntos.

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