NFPA 1600: a continuidade, a emergência e o gerenciamento de crises

Essa norma internacional, editada em 2019 pela National Fire Protection Association (NFPA), estabelece um conjunto comum de critérios para todos os programas de gerenciamento de desastres/emergência e continuidade de negócios. O gerenciamento de emergências e continuidade de negócios compreende muitas entidades diferentes, incluindo o governo em diferentes níveis, como, por exemplo, federal, estadual, municipal, negócios comerciais e indústria, organizações sem fins lucrativos e não governamentais e cidadãos individuais.

A NFPA 1600 – Standard on Continuity, Emergency, and Crisis Management é dedicada a ajudar os usuários a se prepararem para qualquer tipo de crise ou desastre – resultante de eventos naturais, humanos ou tecnológicos. Amplamente utilizado por entidades públicas, sem fins lucrativos, não governamentais e privados em uma base local, regional, nacional, internacional e global, a norma continua a evoluir como um padrão vital para o desenvolvimento, implementação, avaliação e manutenção de desastres/programas de gestão de emergências e continuidade de operações.

O gerenciamento de emergências e continuidade de negócios compreende muitas entidades diferentes, incluindo o governo em diferentes níveis, como, por exemplo, federal, estadual, municipal, negócios comerciais e indústria, organizações sem fins lucrativos e não governamentais e cidadãos individuais. Cada uma dessas entidades tem seu próprio foco, missão e responsabilidades exclusivas, recursos e capacidades variados e princípios e procedimentos operacionais.

Conteúdo da norma

Capítulo 1 Administração

1.1 Escopo

1.2 Objetivo

1.3 Aplicação.

Capítulo 2 Publicações referenciadas

2.1 Geral

2.2 Publicações da NFP

2.3 Outras publicações

2.4 Referências para extratos em seções obrigatórias

Capítulo 3 Definições

3.1 Geral

3.2 Definições oficiais da NFPA

3.3 Definições gerais

Capítulo 4 Gestão do programa

4.1 Liderança e compromisso

4.2 Coordenador do programa

4.3 Objetivos de desempenho

4.4 Comitê do programa

4.5 Administração do programa

4.6 Leis e autoridades

4.7 Finanças e administração

4.8 Gerenciamento de registros

Capítulo 5 Planejamento

5.1 Processo de planejamento e projeto

5.2 Avaliação de risco

5.3 Análise de impacto nos negócios (Business Impact Analysis – BIA)

5.4 Avaliação das necessidades de recursos

Capítulo 6 Implementação

6.1 Requisitos comuns do plano

6.2 Prevenção

6.3 Mitigação

6.4 Gestão de crises

6.5 Comunicação de crise e informação pública

6.6 Aviso, notificações e comunicações

6.7 Procedimentos operacionais

6.8 Gestão de incidente

6.9 Operações de emergência/plano de resposta

6.10 Continuidade e recuperação

6.11 Assistência e suporte a funcionários

Capítulo 7 Execução

7.1 Reconhecimento de incidentes

7.2 Relatórios/notificações iniciais

7.3 Plano de ativação e plano de ação para incidentes

7.4 Ative o sistema de gestão de incidentes

7.5 Gestão e comunicação de incidentes em andamento

7.6 Documentação das informações, decisões e ações sobre incidentes

7.7 Estabilização de incidentes

7.8 Desmobilização de recursos e rescisão

Capítulo 8 Treinamento e educação

8.1 Currículo

8.2 Objetivo do currículo

8.3 Escopo e frequência da instrução

8.4 Treinamento do sistema de gestão de incidentes

8.5 Manutenção de registros

8.6 Requisitos regulamentares e do programa

8.7 Educação pública

Capítulo 9 Exercícios e ensaios

9.1 Avaliação do programa

9.2 Metodologia de exercício e ensaios

9.3 Projeto de exercícios e ensaios

9.4 Avaliação de exercícios e ensaios

9.5 Frequência

Capítulo 10 Manutenção e melhoria do programa

10.1 Revisões do programa

10.2 Ação corretiva

10.3 Melhoria contínua

Anexo A Material explicativo
Anexo B Autoavaliação de conformidade com a NFPA 1600, Edição de 2019

Anexo C Guia de preparação para pequenas empresas

Anexo D Comparações entre a NFPA 1600 e as práticas profissionais da DRII, CSA Z1600 e Diretiva Federal de Continuidade 1 e 2

Anexo E NFPA 1600, Edição de 2019, como MSS

Modelos de maturidade do Anexo F

Anexo G APELL

Anexo H Preparação pessoal e/ou familiar

Anexo I Acesso e necessidades funcionais

Anexo J Mídias sociais na gestão de emergências

Anexo K Comunicações de emergência: alertas e avisos públicos em resposta a desastres

Anexo L Gestão de emergências, interoperabilidade dos dados de continuidade e gestão de crises

Anexo M Referências informativas

Essa norma foi adotada pelo Departamento de Segurança Interna dos EUA como padrão de consenso voluntário para preparação para emergências, e a Comissão Nacional de Ataques Terroristas aos Estados Unidos (Comissão do 11 de setembro) reconheceu a NFPA 1600 como uma norma nacional de preparação. As edições de 2013, 2007 e 2010 da NFPA 1600 foram designadas pelo Department of Homeland Security (DHS) para serem usadas por terceiros credenciados, para avaliar e certificar a conformidade de entidades sob seu Programa de Preparação para o Setor Privado (PS Prep).

As revisões significativas na edição de 2019 refletem as necessidades de todos os tipos de empresas e organizações atualmente. A norma foi reorganizada para melhor alinhamento com o modelo PDCA (Planejar-Verificar-Agir) ou Ciclo de Deming. Foram incluídos novos requisitos para estabelecer e manter recursos de gestão de crises incluindo detalhes críticos sobre responsabilidades e processos atribuídos.

O novo Anexo L, sobre interoperabilidade de dados para gestão de emergências, continuidade e gestão de crises, fornece critérios para avaliar as necessidades e capacidades de sua organização, para ajudá-lo a desenvolver planos para preencher quaisquer lacunas. Várias comparações e anexos atualizados refletem as alterações no corpo principal da norma para facilitar a navegação e a aplicação.

Os cinco pontos de atenção em compliance para 2018

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Jefferson Kiyohara

No contexto de prevenção e combate da corrupção, do assédio e de outras ações antiéticas no ambiente corporativo, destaco os cinco principais pontos de atenção em compliance para as empresas neste ano. A lista contém temas macros, que vão impactar os programas de compliance nas organizações em 2018. O objetivo é alertar executivos e, principalmente, líderes responsáveis por Programas de Compliance, sobre os danos reputacionais e financeiros que estes assuntos podem trazer às companhias se forem negligenciados.

São temas atuais que lidam com questões críticas dentro das empresas como a evolução do combate ao assédio (seja moral ou sexual); o escrutínio regulatório; a consolidação do uso de tecnologias no compliance, e os perigos que residem em eventos de grande movimentação econômica como a Copa do Mundo e a eleição

Abaixo, conheça os cinco pontos de atenção listados para este ano:

1 – Prevenção e combate ao assédio moral e sexual

Uma recente pesquisa da ICTS Outsourcing mostra que quase 30% das denúncias que são recebidas via canal são de práticas abusivas, como o assédio. Isso mostra que é fundamental ter um canal para receber os relatos, bem como um processo sério de apuração e aplicação das sanções cabíveis, além de dar o devido suporte às vítimas. Não basta ter um código de ética proibindo a prática de assédio moral e sexual. É preciso unir forças internamente, por exemplo com o RH, e realizar campanhas de comunicação e treinamento para os colaboradores, agindo de forma preventiva.

2 – Atenção com grandes eventos

Em 2018, vamos ter a Copa do Mundo e as eleições, eventos que ajudam a movimentar a economia e também trazem riscos de compliance para as empresas. Estabeleça regras claras e controles para ações de viagens patrocinadas e eventos, de modo que não ocorram casos que possam ser caracterizados como atos de corrupção ou contrapartidas indevidas. Vale lembrar que no Brasil está proibida a doação por empresas para campanhas políticas. Para evitar que isto não ocorra indevidamente, a empresa deve realizar processos de due diligence em parceiros e fornecedores, além de implantar controles internos para garantir a adequação dos pagamentos realizados.

3 – Regionalização das exigências

Em outubro de 2017, o estado do Rio de Janeiro, com a Lei 7.753, tornou obrigatório que empresas contratadas pelo estado ou suas fundações, a partir de um determinado montante, tenham um programa de compliance. Em fevereiro de 2018, o Distrito Federal, com a lei 6.112, trilhou um caminho similar. Em essência, empresas que participam de licitações públicas e tem a administração pública como cliente, devem estar atentas para estruturar programas de compliance, sob o risco de no futuro próximo não ter condições de atender os requisitos para participar.

4 – Alcance legal além das fronteiras e consolidação das leis anticorrupção na América Latina

Além do Brasil, muitos outros países da América Latina avançaram em termos de legislação anticorrupção em 2017, como o Peru, o México e a Argentina. Em 2018, o ano será de amadurecimento. Empresas brasileiras com operações, parceiros ou representações em países latino-americanos devem ficar atentos para adequar o seu programa de compliance para atender aos novos requisitos.

E a temática não se restringe à questão de corrupção. Em maio de 2018 a GDPR, regulamentação da União Europeia de proteção de dados pessoais e privacidade de cidadãos da comunidade europeia passa a vigorar, e sua aplicação não se restringe às empresas com atuação direta na Europa. Tal cenário demanda a atualização das ações de treinamento e de mapeamento de riscos de compliance.

5 – Ampliação do uso de tecnologias

A tecnologia traz benefícios para a gestão das organizações e não é diferente para os programas de compliance. Auxilia na otimização dos recursos existentes. Ela já se faz presente em muitas empresas no Brasil através de serviços de canal de denúncia e ferramentas de pesquisa reputacional. Em 2017, vimos o fortalecimento dos treinamentos e-learning e do uso de analytics nas auditorias, que devem continuar este ano. Neste ano, a formatação e gestão eletrônica de normativos de compliance e o uso de aplicativos em ações de comunicação e treinamento serão instrumentos que ganharão força no combate a ações antiéticas. Outro ponto a ser destacado é o uso de algoritmos e soluções automatizados nos controles internos.

Jefferson Kiyohara é líder da prática de riscos & compliance da Protiviti.

Ativismo de acionistas previne escândalos como a Lava Jato

Projeto de normas técnicas

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Jefferson Kiyohara

Há poucas semanas, um renomado fundo de pensão noticiou a introdução de padrões de governanças mais rígidos em seus critérios de investimento, incluindo a avaliação se a empresa possui ou não um programa de integridade efetivo. Tal fato ressalta a importância do papel do investidor e do acionista na contribuição direta para o fortalecimento da cultura de compliance no mundo corporativo brasileiro.

O ativismo pode ser positivo para as companhias, mas se adotado com visão de curto prazo, como fogo de palha, poderá ter efeito contrário e trazer riscos e desgastes à imagem da companhia. Tipicamente envolve questões distintas que vão da estratégia financeira, passando por aquisições, fusões e cisões, e também assuntos envoltos em responsabilidade social e ambiental. O ativismo do acionista pode ser um importante passo de fomentação ao compliance, por exemplo, ao incentivar que a organização implemente um Programa Efetivo de Compliance, e que posteriormente o mesmo seja reconhecido – o selo Empresa Pró-Ética e a certificação ISO 37001 são bons exemplos de opções.

Pois bem, pensando no ativismo sob o prisma de promover o compliance, vejo como uma iniciativa positiva trazendo ganhos para o investidor e para a companhia. No caso da empresa, ao adotar um programa de compliance efetivo, a organização mitiga riscos reputacionais e financeiros, reduz a probabilidade de ocorrência de fraudes e crimes monetários como a corrupção. Todas essas medidas ajudam a organização a preservar a sua saúde financeira, seus relacionamentos e seus negócios com os stakeholders, além de atrair e reter talentos sustentados por uma cultura organizacional sólida e ética.

Já para o investidor é um reforço à transparência e perenidade do negócio, e à concretização dos ganhos futuros, trazendo tranquilidade de não ser surpreendido por mídias negativas, sanções ou multas, que podem gerar consequências como perdas financeiras relevantes e danos reputacionais traduzidos pela queda no valor das ações, por exemplo.

Há investidores que buscam o risco e exigem um prêmio por isto. Mas não os riscos associados à possibilidade de crimes financeiros como a corrupção, o suborno e lavagem de dinheiro. Um investidor pode sim ser surpreendido por perdas substanciais em organizações que tinham um modelo de negócio promissor e sólido, assim como histórico de resultados financeiros positivos, porém sem a preocupação com a cultura ética e o compliance da sua marca. A existência de um programa de compliance efetivo atrairá investidores, independentemente do apetite ao risco de cada um deles.

E mesmo tendo um fator de atratividade sob os olhos do investidor, o Programa de Compliance maduro não é realidade na maioria das empresas brasileiras. Por isso, o ativismo de investidores e acionistas por compliance pode ajudar na mudança deste cenário, condicionando o seu investimento à adoção de medidas de compliance efetivas reais e duradouras. Além da proteção dos investimentos, trata-se de uma contribuição evolutiva para os negócios e, sobretudo, numa colaboração ativa para um País mais ético e justo.

Jefferson Kiyohara é líder da prática de riscos & compliance da Protiviti.

As regras do compliance para os presentes de final de ano

Normas comentadas

NBR 14039 – COMENTADA de 05/2005 – Instalações elétricas de média tensão de 1,0 kV a 36,2 kV – Versão comentada.

Nr. de Páginas: 87

NBR 5410 – COMENTADA de 09/2004 – Instalações elétricas de baixa tensão – Versão comentada.

Nr. de Páginas: 209

Antonio Carlos Hencsey

A troca de presentes e entretenimento pode fortalecer as relações comerciais, mas por outro lado o envio de regalos e divertimentos, como jantares e idas a shows ou peças teatrais, podem criar, ou aparentar, influências inadequadas no ambiente de trabalho. Todo cuidado é pouco ao receber mimos do parceiro ou fornecedor, uma prática muito comum que ocorre agora, principalmente, durante as festas de fim de ano. Tudo porque o recebimento de gratificações tem grades chances de ser visto como propinas, capazes de manchar a reputação e destoar as disposições do código de normas e condutas éticas da companhia.

É importante ressaltar que itens promocionais de baixo valor, tais como canetas, calendários, blocos de anotações ou outros brindes menores, que normalmente possuem a logomarca da empresa, não se encaixam na categoria de gratificação indevida. Aqui é falado de presentes de alto valor, que superam as cifras de 150 reais e que podem influenciar a objetividade do presenteado quando for tomar uma decisão comercial.

Alguns cuidados podem (e devem) ser tomados para que as empresas sigam suas regras de ética e compliance sem apresentar grosseria no momento do recebimento do presente em face ao período de festividades.

– Reforce com todos os colaboradores as políticas de oferta e recebimento de gratificações estabelecidas pela sua empresa. Delimite um preço para os presentes a serem recebidos. Por exemplo, itens acima de R$ 100 já são considerados fora do padrão de item promocional de baixo valor.

– Proponha conversas sobre o porquê da oferta de presentes. Faça reflexões com a equipe a fim de identificar qual a motivação de quem presenteia. Interesse comercial ou apenas um ato de agradecimento por mais um ano de parceria?

– Deixe claro que mesmo que o profissional acredite ser isento ou não influenciável pelo recebimento de alguma gratificação, somos seres humanos. Não existe neutralidade total nas relações interpessoais. Sempre algum viés ou vínculo é estabelecido com esta ação.

– Sabemos que a alta direção, em alguns casos, recebe presentes como forma de reforçar vínculos estratégicos para a organização, mas estes também devem seguir as políticas estabelecidas. Lembre-se: o exemplo vem de cima. Ao receberem os presentes é preciso, de forma explicita, que seja cumprido os procedimentos padrão, deixando clara a importância que esta prática tem para a empresa.

– Valorize os profissionais que agirem da forma certa. As pessoas podem sentir que estão perdendo algo ao negarem um presente ou entregarem o item para a área responsável. Demonstre ao colaborador a importância de cumprir as normas éticas da organização e fortaleça a conduta do funcionário para as outras pessoas da empresa.

Antonio Carlos Hencsey é líder de prática de ética & compliance da Protiviti.

Como as novas tecnologias apoiam o combate à corrupção nas empresas

Cassiano Machado

Atos de corrupção e outros desvios são cada vez mais difíceis de serem perpetuados sem deixar rastros digitais. Os avanços na tecnologia ampliaram a capacidade de as empresas prospectarem cada vez mais informações sobre a ocorrência de atos ilícitos em seu ambiente e interfaces, potencializando a descoberta destas irregularidades e a condução efetiva das investigações.

Nesta realidade, o Big Data e o Data Analytics contribuem de forma relevante nas estruturas de controle e investigações. Estas tecnologias processam e analisam dados capturados de diferentes origens, tornando-se uma rica fonte para o desenvolvimento de análises preditivas e correlações, além de trazerem ganhos para a eficácia dos esforços de apuração das irregularidades.

Assim como o mapeamento de dados na internet, por meio de buscas automáticas ou manuais de conteúdos disponíveis nas redes sociais, marketplaces, como o Mercado Livre, e órgãos públicos e privados de informação, permitem o entendimento de diversos aspectos, dentre eles, o perfil comportamental e o estilo de vida do investigado fora do ambiente corporativo. É possível analisar suas redes de relacionamentos, situação patrimonial, posição societária, histórico judicial e até sua presença em listas de restrições financeiras ou governamentais.

Logs de acesso físico, varredura de arquivos em rede, análise forense de discos rígidos e celulares, além da análise de imagens de circuito interno de TV são também outras fontes de dados digitais disponíveis que ajudam as organizações a detectarem o ato ilícito de seus colaboradores. Inclusive contando com a ação de denunciantes, de dentro ou fora do ambiente de trabalho, que podem encaminhar ao canal de denúncias da empresa evidências em formato digital, como gravações de áudio, vídeo e fotos.

Por falar em canal de denúncia, a ferramenta pode ser o primeiro passo das companhias no combate à corrupção. Com o apoio da internet, dos smartphones e das conexões globais de dados e telefonia o canal interliga o denunciante com a estrutura especializada de captação de denúncia, agilizando a etapa de investigação sem risco de exposição do denunciante. A Odebrecht, por exemplo, reforçou o seu compliance ao terceirizar o Linha de Ética, um canal dedicado a receber relatos e denúncias de comportamentos não éticos e violações às políticas internas, regras e legislações.

Todas estas tecnologias já estão disponíveis e outras estão em plena evolução. Quando empregadas com inteligência, expandem a capacidade de combate à corrupção e outras irregularidades nas empresas, promovendo inibição, maior segurança e facilidade para o registro de denúncias e para a detecção de sinais suspeitos e coleta de evidências. Tudo isso maximiza a capacidade de gestão e atuação preventiva e investigativa das organizações.

Cassiano Machado é sócio-diretor da ICTS Outsourcing.

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Pós-Lava Jato: quatro passos para a recuperação da imagem de empresas

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Jefferson Kiyohara

Casos de corrupção, de cartel, lavagem de dinheiro, falhas na segurança alimentar, problemas de qualidade, entre outros temas, têm levado empresas a serem alvos de escândalos nos últimos anos e, por consequência, ganharem destaque na mídia de forma negativa. Planos de gestão de crise são acionados, declarações à mídia são feitas e ações de pronta resposta e mitigação de danos são realizadas, sem contar toda tratativa no âmbito legal a ser feita.

Contudo, visando a perenidade do negócio, é preciso ir além de ações mais estruturais. Como medida básica, um bom caminho a trilhar é a estruturação de um Programa Efetivo de Compliance, muitas vezes reforçando um programa já existente. Paralelo a este fortalecimento está o cuidado com a imagem corporativa desgastada, que pode sim ser recuperada, mas é um processo que demanda tempo e recursos, além de ações e atitudes que demonstrem a preocupação com o ocorrido e uma vontade real de fazer diferente e melhor.

Para a recuperação de imagem, o caminho da empresa pode envolver outras tantas iniciativas. Tendo em vista a questão da reputação e do compliance, existem quatro importantes passos que podem servir como orientação para a de credibilidade e, por fim, reconquistar a boa imagem perante os steakeholders. As dicas das quatro iniciativas a serem tomadas são:

Diagnóstico e remediação – é essencial entender a causa raiz do problema. A organização deve realizar uma apuração profunda, de modo a identificar falhas nos processos e controles e promover as ações corretivas e de melhoria que se façam necessárias. Revisão de processos e normativos, automatização de controles e investimento em inteligência são exemplos de ações. É fundamental o problema não se repetir.

Comprometimento – todos na organização devem se comprometer com a não repetição do problema ocorrido. A nova postura esperada deve ser adotada como um mantra, na prática, tornando-se real através de um conjunto de ações realizadas e finalizadas. Não há espaço para comportamentos dúbios ou que gerem dúvidas. Investimentos devem ser feitos de forma estruturada e significativa

Trazer credibilidade – trazer novos profissionais, ou parceiros de negócio, que emprestem a sua reputação à empresa e implementem uma nova filosofia de trabalho é um caminho utilizado por muitas empresas. Outra opção é buscar um parecer, um selo ou certificação independente e especializado, que seja reconhecido no mercado.

Reconstruir relacionamentos – a nova postura, os compromissos públicos e as ações de melhoria realizadas devem ser divulgadas aos principais stakeholders, incluindo clientes, parceiros, fornecedores, acionistas, sistema financeiro e agências reguladoras. Demonstrar mudança e transparência. Um caminho adotado por muitas empresas é adotar um portal na internet para isto. Deve-se tomar o cuidado de não cometer exageros na promoção e trabalhar com fatos e dados, demonstrando a real evolução e efetividade do Programa de Compliance. Buscar influenciar o mercado com as boas práticas também é importante.

Jefferson Kiyohara é líder da prática de riscos & compliance da Protiviti.

Uma jornada chamada compliance: quais os próximos passos?

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Jefferson Kiyohara

Muitas organizações investem na estruturação ou aprimoramento de seu Programa de Compliance com recursos próprios, realocando profissionais da área jurídica, de gestão de riscos, auditoria interna, recursos humanos e qualidade. Outras contam com o suporte de terceiros especializados, ou buscam modelos híbridos.

Organizações lucrativas e filantrópicas, brasileiras e estrangeiras, pequenas, médias e grandes, enfim, um universo diverso e múltiplo tem se movimentado para promover uma cultura de compliance. Na atual conjuntura, é fundamental patrocinar e promover este tipo de iniciativa de forma contínua. O Compliance uma jornada. Se fosse projeto, teria começo, meio e fim. Mas o trabalho de Compliance não tem fim. Ter esta ideia clara ajuda as empresas a entenderem melhor o desafio de se implantar um Programa Efetivo de Compliance.

Uma pesquisa de nível de maturidade de Programas de Compliance nas organizações demonstra que os elementos mais presentes são o código de ética, os treinamentos e o canal de denúncias. Eles são parte de um Programa, mas per si não fazem o Programa ser efetivo.

O primeiro movimento é operacionalizar e viabilizar elementos básicos, para então a iniciativa ter continuidade, percorrendo os oito passos para um Programa Efetivo de Compliance, garantindo, dessa forma, o devido monitoramento e retroalimentação do processo, sempre com foco na melhoria contínua.

Por exemplo, a empresa pode ter um código de ética, mas ele de fato é compreendido por todos os colaboradores? Houve assimilação do conteúdo? As regras estabelecidas são factíveis na prática e compatíveis com a realidade do negócio? Os colaboradores incorporaram no dia a dia os elementos?

Para sanar as questões acima, a solução é a realização de uma auditoria de cultura de compliance, prática ainda pouco adotada pelas organizações, e que permite a definição de uma estratégia eficaz de treinamento e comunicação, dado que captura a visão dos colaboradores sobre o Programa, bem como suas percepções, crenças e valores.

Outro exemplo: algumas organizações estabelecem políticas de presentes e hospitalidade, de doações e patrocínios. Mas o que garante que as regras de fato foram disseminadas, internalizadas e que estão adequadas? Indo além: há controles internos no processo para identificar casos de não conformidade com a regra?

Organizações com Programas mais maduros investem em auditoria de compliance e em fingeprints, que são algoritmos que se acoplam ao ERP da empresa e permitem identificar situações suspeitas numa escala de criticidade e risco – dando foco e eficiência para a equipe de apuração e investigação. Pode-se ainda acoplar um monitoramento de transações críticas.

Os esforços e investimentos para estruturar Programas de Compliance são dignos de destaque e os responsáveis devem ser reconhecidos por tal esforço com o devido patrocínio da alta direção, tendo o suporte necessário para promover os próximos passos desta jornada, além de permitir a evolução da maturidade do Programa e a construção contínua de uma cultura de ética e compliance robusta.

Jefferson Kiyohara é líder da prática de riscos & compliance da Protiviti.