O gerenciamento de projeto e programa

Deve-se prover orientações sobre a estrutura analítica do projeto para os indivíduos que trabalham no gerenciamento de projetos e programas e que estão envolvidos no desenvolvimento e na utilização de uma estrutura analítica do projeto.

A NBR ISO 21511 de 09/2019 – Estrutura analítica para gerenciamento de projeto e programa provê orientação para estruturas analíticas dos projetos para organizações que gerenciam projetos ou programas. Este documento é aplicável a qualquer tipo de organização, incluindo pública ou privada, e de qualquer tamanho ou setor, bem como qualquer tipo de projeto e programa independente de complexidade, tamanho ou duração. Este documento provê termos e definições, conceitos, características, benefícios, usos, integração e relacionamentos pertinentes sobre estruturas analíticas dos projetos. Por outro lado, este documento não provê orientação sobre o uso de processos, métodos ou ferramentas na prática do desenvolvimento e utilização da estrutura analítica do projeto. Os Anexos A e B fornecem exemplos de estruturas analíticas dos projetos e relacionamentos com outras estruturas analíticas.

 

 

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Quais as características da estrutura analítica do projeto?

Qual seria uma descrição dos elementos da estrutura analítica do projeto ou programa?

Qual seria o relacionamento com contratos?

Quais são os benefícios da estrutura analítica do projeto?

O objetivo desse documento é prover orientações sobre a estrutura analítica do projeto para os indivíduos que trabalham no gerenciamento de projetos e programas e que estão envolvidos no desenvolvimento e na utilização de uma estrutura analítica do projeto. Este documento incorpora práticas para prover benefícios para planejamento e controle de projetos ou programas e fornece orientação sobre os conceitos da estrutura analítica do projeto, composição e relacionamentos com outras estruturas.

É um complemento para a NBR ISO 21500 e a NBR ISO 21504. O público-alvo deste documento inclui, mas não se limita, ao seguinte: gerentes e indivíduos envolvidos em patrocinar projetos ou programas; indivíduos gerenciando projetos ou programas e estruturas analíticas dos projetos; indivíduos envolvidos no gerenciamento ou desempenho de escritórios de gerenciamento de projetos ou de equipes responsáveis pelo controle de programas ou projetos; desenvolvedores de normas nacionais ou organizacionais. A aplicação deste documento pode ser adaptada para atender às necessidades de qualquer organização ou indivíduo, para que possam aplicar os conceitos, requisitos e práticas de desenvolvimento e uso da estrutura analítica do projeto.

A estrutura analítica do projeto é a decomposição de todo o escopo de trabalho que convém que seja completado para alcançar os objetivos do projeto ou programa. A estrutura analítica do projeto é utilizada ao longo do projeto ou programa para estabelecer um framework para o gerenciamento do projeto. Convém que a estrutura promova um framework lógico para decompor 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto ou programa.

Atualmente, a maioria das estruturas analíticas do projeto são hierárquicas, e este documento foca neste tipo de estrutura. Novos softwares de modelagem estão apresentando opções para a decomposição hierárquica da estrutura. Ver Anexo C. Convém que cada nível descendente da estrutura analítica do projeto forneça uma definição mais detalhada do trabalho.

O trabalho pode ser orientado para produto, orientado por entregas ou orientado por resultados; e, adicionalmente, pode ser focado em fases de projetos ou programas, disciplinas ou locais. Convém que o escopo total do trabalho do projeto ou programa inclua o trabalho a ser realizado pela equipe de gerenciamento do projeto ou programa ou pelos membros da equipe, terceirizados, e outras partes interessadas.

Convém que o propósito de se utilizar uma estrutura analítica do projeto seja melhorar e apoiar o gerenciamento de um projeto ou programa, possibilitando, mas não se limitando a, o seguinte: planejamento do projeto ou programa; decomposição do escopo do projeto ou programa em pacotes de trabalho inferiores, possibilitando o gerenciamento e o controle do escopo, recursos e prazo do projeto ou programa; aprimoramento da comunicação do projeto ou programa, promovendo um framework comum para as partes interessadas utilizarem ao descreverem e analisarem o escopo e desempenho do projeto ou programa; comunicação dos benefícios resultantes dos vários elementos do projeto ou programa; resumo dos dados de desempenho do projeto para relatórios de nível estratégico; análise de desempenho em projetos ou programas para elementos específicos da estrutura analítica do projeto com características comuns identificáveis, como os códigos, de modo a permitir a identificação de áreas preocupantes e oportunidades de melhoria; e alinhamento das tarefas e atividades do cronograma aos elementos da estrutura analítica do projeto.

Uma estrutura analítica do projeto pode ser chamada, em alguns casos, de estrutura analítica de produto, que pode possuir restrições adicionais em seu uso. A estrutura analítica de produto geralmente descreve o resultado da saída de um projeto, mas também pode se referir a um produto existente e decomposição hierárquica de seus elementos. O uso do termo pode variar de organização para organização.

A estrutura analítica do projeto é um conceito flexível e convém que seu arranjo e estrutura geral sejam adaptados aos requisitos do projeto ou programa. Convém que a estrutura analítica do projeto dependa da indústria, do tipo de projeto ou programa e de outros fatores, como fases do projeto, principais entregas, escopo, organização que realiza o trabalho e alocação dos recursos. Convém que a estrutura analítica do projeto seja flexível o suficiente para acomodar formas alternativas para organizar e representar o trabalho.

Convém que a estrutura analítica do projeto forneça uma decomposição hierárquica de elementos até o nível necessário para planejar e gerenciar o trabalho para alcançar os objetivos do projeto ou programa. Convém que a decomposição hierárquica inclua 100 % do trabalho contido no escopo do projeto ou programa. Onde um elemento for decomposto em elementos-filho, convém que o trabalho agregado definido pelos elementos de nível inferior represente 100% do trabalho contido no elemento-pai.

A convenção pai-filho descreve um relacionamento com uma hierarquia na qual um único elemento pode ser simultaneamente pai de um número de elementos-filho e, filho de um elemento de mais alto nível. Convém que dentro de um programa, os projetos, outros programas e outros trabalhos relacionados sejam decompostos de maneira similar. O programa se torna o elemento de mais alto nível na estrutura analítica de projeto.

Convém que a mesma convenção pai-filho seja aplicada aos relacionamentos lógicos na hierarquia. Cada projeto, programa ou outro elemento de trabalho relacionado sob um programa pode desenvolver uma estrutura analítica do projeto própria, que pode ser representada como uma estrutura analítica do projeto separada, ou como parte de uma estrutura combinada analítica do projeto de programa.

Alguns projetos ou programas podem não ter um escopo fixo; portanto, convém que qualquer escopo desconhecido ou indefinido, não seja incluído na estrutura analítica do projeto. Estes projetos podem usar técnicas de planejamento ágil, progressivo ou de ondas contínuas, em que o escopo é definido à medida que o projeto avança. Neste caso, a estrutura analítica do projeto representa 100% do escopo do trabalho conhecido no momento do desenvolvimento da estrutura analítica do projeto.

Como as mudanças de escopo são identificadas no decorrer do ciclo de vida do projeto ou programa, convém que o escopo identificado seja levado em consideração dentro da estrutura analítica do projeto, mantendo o fluxo lógico dos níveis da estrutura analítica do projeto e do relacionamento pai-filho. Há diversas opções para se criar relacionamentos pai-filho, a depender do tipo de projeto ou programa e da estrutura analítica de projeto desenvolvida. Há diferentes formas de representar o escopo, o que significa que há diversas formas de desenvolver a estrutura da estrutura analítica do projeto.

A relação a seguir é uma lista, não exclusiva, de relacionamentos pai-filho. Os elementos-filho pertencem ao elemento-pai. O relacionamento reflete o segmento final da saída, produto ou resultado do projeto ou programa, que pode ser físico ou conceitual. Os elementos-filho pertencem à categoria definida pelo pai. As categorias podem ser baseadas em tempo, fase, relacionamento, local, prioridade ou disciplina.

Os elementos-filho são parte do mesmo estado descrito pelo elemento-pai. Os estados podem ser versões de um produto, como rascunho, versão preliminar, protótipo, maquete ou versão final. Os elementos-filho são produtos ou serviços necessários para completar o elemento-pai. Estes produtos ou serviços podem incluir ferramentas, pré-requisitos de produtos ou serviços, ou documentação sobre aquisições, contratos, engenharia, construção, comissionamento e gerenciamento de projetos ou programas.

Os elementos-filho são os objetivos necessários para completar o elemento-pai. Estes elementos-filho podem se referir aos objetivos do projeto ou programa, mudança de comportamentos ou impacto de mudança organizacional. Estes relacionamentos pai-filho podem ser combinados para criar uma decomposição abrangente do escopo do projeto ou programa na estrutura analítica do projeto.

A elaboração progressiva é especialmente útil quando o escopo detalhado é desconhecido, indefinido ou sujeito à mudança. Convém que esta adição progressiva de detalhes à estrutura analítica do projeto produza uma estrutura analítica do projeto mais exata e aprimore o uso da estrutura para gerenciar o projeto ou programa.

A elaboração progressiva pode implicar em modificações concorrentes ou sucessivas na estrutura analítica do projeto. O planejamento em ondas sucessivas é uma forma de elaboração progressiva baseada no tempo. Um dicionário da estrutura analítica do projeto descreve cada elemento da estrutura analítica do projeto. Ele pode complementar ou ser integrado com a estrutura analítica do projeto.

Convém que as informações para cada elemento forneçam uma descrição para cada elemento e podem também incluir, mas não se limitada a, o seguinte: descrição do elemento; organização responsável; indivíduo responsável pela realização; datas de início, de término e prazo das entregas; recursos requeridos para realizar o trabalho do elemento; identificador único; definições e referências técnicas; lista das entregas principais; avaliação de riscos; critérios para medição do desempenho e de conclusão; custos por elemento; relacionamentos e dependências com outros elementos ou grupos da estrutura analítica do projeto.

Juntamente com a estrutura analítica do projeto, convém que o dicionário da estrutura analítica do projeto sirva como base para o desenvolvimento da lista de atividades para cada elemento da estrutura analítica do projeto. Os benefícios de utilizar o dicionário da estrutura analítica do projeto podem ser, mas não estão limitados a, os seguintes: fornecer detalhes suficientes à equipe de gerenciamento de projeto e programas e, aos membros executantes, para permitir que eles possam produzir as entregas de cada elemento da estrutura analítica do projeto; prover detalhes adicionais sobre o escopo.

As descrições dos elementos no dicionário da estrutura analítica do projeto podem descrever a linha de base técnica, em um alto nível, contrastando a estrutura analítica do projeto com as especificações funcionais ou de design. Podem auxiliar na definição e responsabilidades para o escopo de trabalho associado com interfaces; evitar ambiguidades ou mal-entendidos a respeito dos elementos da estrutura analítica do projeto; e suportar a comunicação com as partes interessadas do gerenciamento do projeto ou programa.

Os programas e os grandes projetos podem ter uma necessidade de estruturação de várias estruturas analíticas do projeto em uma estrutura hierárquica composta de dois ou mais níveis. Por exemplo, uma estrutura analítica do programa sob o controle do gerente do programa pode estipular a necessidade de várias estruturas analíticas do projeto, cada uma das quais convém que estejam sob o controle de um gerente de projeto. Para criar o alinhamento hierárquico entre as várias estruturas analíticas do projeto e facilitar a transferência de informações requeridas para fins de controle e relatório entre os níveis, convém que haja consistência de foco no trabalho entre as estruturas de projeto de maior e menor nível.

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A gestão dos documentos de arquivo e seus metadados

Deve-se entender a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo.

Pode-se definir os metadados para documentos de arquivo como as informações estruturadas ou semiestruturadas que permitem a produção, gestão e uso de documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios. Já o esquema de metadados plano lógico que mostra as relações entre os elementos de metadados, normalmente por meio do estabelecimento de regras para uso e gestão de metadados, especificamente quanto à semântica, à sintaxe e à opção (nível de obrigação) de valores.

A NBR ISO 23081-1 de 09/2019 – Informação e documentação – Processos de gestão de documentos de arquivo – Metadados para documentos de arquivo – Parte 1: Princípios abrange os princípios que sustentam e regem os metadados de gestão de documentos de arquivo. Estes princípios se aplicam a: documentos de arquivo e seus metadados; todos os processos que os afetam; qualquer sistema em que residam; qualquer organização responsável por sua gestão.

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O que incluem os metadados no momento da captura dos documentos de arquivo?

Para que servem os metadados para o e-business?

O que são os metadados para a gestão de direitos?

Como definir e manter as estruturas para o gerenciamento de metadados?

A NBR ISO 23081 estabelece um modelo para definição, gestão e utilização de metadados na gestão de documentos de arquivo e explica os princípios que os governam. Este documento fornece diretrizes para entendimento, implementação e utilização de metadados no âmbito do modelo da NBR ISO 15489. Aborda a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo.

Estabelece também um modelo para gerenciamento destes metadados. Nesta parte, negócios e atividades de negócios são usados como termos amplos, não restritos à atividade comercial, mas incluindo administração pública, atividades sem fins lucrativos e outras. Esta norma não define um conjunto obrigatório de metadados de gestão de documentos de arquivo a serem implementados, uma vez que estes metadados serão diferentes de acordo com os requisitos organizacionais ou específicos para a jurisdição.

No entanto, avalia os principais conjuntos de metadados existentes, de acordo com os requisitos da NBR ISO 15489. A ISO 23081-2 e a ISO 23081-3 são mais explicativas e fornecem orientações práticas sobre questões de implementação e como avaliar conjuntos de metadados de gestão de documentos de arquivo em relação aos princípios deste documento. A gestão de metadados é uma parte indissociável da gestão de documentos de arquivo, servindo a uma diversidade de funções e propósitos.

No contexto da gestão de documentos de arquivo, os metadados destes documentos são definidos como informação estruturada ou semiestruturada, que permite a produção, a gestão e o uso dos documentos de arquivo ao longo do tempo e dentro e entre domínios (NBR ISO 15489-1:2018, 3.12). Cada domínio representa uma área de discurso intelectual e de atividade social e/ou organizacional com um grupo distinto ou limitado de pessoas que compartilham certos valores e conhecimentos.

Os metadados para documentos de arquivo podem ser usados para identificar, autenticar e contextualizar os documentos de arquivo, bem como as pessoas, os processos, os sistemas que os produzem, os gerenciam, os mantêm e os utilizam e as políticas que os regem (ver 9.1). Inicialmente, os metadados definem estabelecem o documento de arquivo no seu ponto de captura, inserindo-o em seu contexto de negócios e estabelecendo formas de controle no que tange à sua gestão. Durante a existência dos documentos de arquivo ou seus desdobramentos, novas entradas/camadas de metadados serão adicionadas, em razão de novas aplicações em outros contextos de negócios ou ainda em outros contextos de utilização.

Isso significa que os metadados continuam a se acumular ao longo do tempo. As informações relativas ao contexto da gestão de documentos de arquivo e aos processos de negócio nos quais os documentos de arquivo são usados continuam acumulando-se enquanto estes documentos são gerenciados e usados. O documento de arquivo também pode sofrer mudanças estruturais ou mudanças em sua apresentação. Os metadados podem ser obtidos ou reutilizados por múltiplos sistemas e para múltiplos propósitos.

Os metadados aplicados aos documentos de arquivo durante sua vida ativa também podem continuar a ser aplicados quando deixam de ser requeridos para os fins de negócios atuais, porém são mantidos para pesquisas em andamento ou outras finalidades. Os metadados asseguram a autenticidade, confiabilidade, usabilidade e integridade ao longo do tempo, e permitem a gestão e a compreensão dos objetos de informação, sejam estes físicos, analógicos ou digitais.

Contudo, recomenda-se que os metadados também sejam gerenciados. A gestão de documentos de arquivo sempre envolveu a gestão de metadados. Contudo, o ambiente digital requer uma apresentação diferente dos requisitos e mecanismos tradicionais para identificar, capturar, atribuir e usar metadados. No ambiente digital, os documentos de arquivo confiáveis são aqueles acompanhados de metadados que definem suas características críticas. Estas características devem ser explicitamente documentadas, em vez de serem implícitas, como em alguns processos baseados em papel.

No ambiente digital, é essencial assegurar que a definição e a captura dos metadados de gestão de documentos de arquivo sejam implementadas em sistemas que produzam, administrem e usem documentos de arquivo. Por outro lado, o ambiente digital apresenta novas oportunidades para definir e gerar metadados, e assegurar a captura completa de documentos de arquivo na atualidade.

Estes documentos de arquivo podem ser transações ou suas provas. Metadados sustentam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo: protegendo os documentos de arquivo como prova e assegurando a sua acessibilidade e usabilidade ao longo do tempo; facilitando a capacidade de compreensão dos documentos de arquivo; apoiando e assegurando o valor probatório dos documentos de arquivo; auxiliando na garantia da autenticidade, da confiabilidade e da integridade dos documentos de arquivo; apoiando e gerenciando o acesso, a privacidade e os direitos; apoiando a recuperação eficiente; apoiando o reuso e a reproposição de documentos de arquivo; apoiando as estratégias de interoperabilidade, proporcionando a captura oficial de documentos de arquivo produzidos em diversos ambientes técnicos e de negócios e sua sustentabilidade pelo tempo que for necessário; fornecendo ligações lógicas entre os documentos de arquivo e o contexto de sua produção, mantendo-os de forma estruturada, confiável e significativa; apoiando a identificação do ambiente tecnológico em que os documentos de arquivo digitais foram produzidos ou capturados e a gestão do ambiente tecnológico em que são mantidos, para que os documentos de arquivo autênticos possam ser reproduzidos enquanto forem necessários; apoiando a migração eficiente e bem-sucedida de documentos de arquivo de um ambiente ou plataforma de computador para outro, ou ainda qualquer outra estratégia de preservação.

Convém que as organizações tomem decisões sobre quais dos requisitos de metadados descritos neste documento são necessários em algum ou em todos os sistemas organizacionais. Estas decisões dependerão de: necessidades do negócio; ambiente regulatório; riscos que afetem as operações do negócio. Esta avaliação pode identificar quais tipos de metadados precisam ser aplicados em diferentes áreas da organização, dependendo dos riscos ou necessidades do negócio.

Um dos principais usos dos metadados é a descrição de fontes de informação. Estas fontes de informação podem ser livros, revistas, vídeos, documentos, imagens e artefatos. Também incluem documentos de arquivo transferidos para custódia arquivística. Convém que os metadados identifiquem a fonte de informação e o título, produtor (es), data (s), identificador único, relação com outras fontes (por exemplo, dentro da mesma série) e sua dimensão (por exemplo, tamanho ou comprimento).

Alguns destes elementos de metadados também são usados no contexto de gestão de documentos de arquivo. Eles são semelhantes e podem se sobrepor aos elementos dos metadados inseridos no momento da captura, documentando o conteúdo de um documento de arquivo. No entanto, os metadados descritivos para gestão de documentos de arquivo e para fins de arquivamento geralmente são mais amplos do que os metadados de descrição das fontes de informação e podem incluir outros elementos, como, por exemplo, metadados de contexto.

Há uma forte relação entre o tipo de metadado descrito e a descrição arquivística. As instituições arquivísticas utilizam metadados para descrever os documentos de arquivo, a fim de preservar seu sentido ao longo do tempo, colocá-los em seus contextos administrativos e de gestão de documentos de arquivo e facilitar seu uso e gestão. Portanto, os padrões atuais de descrição de arquivamento, como ISAD/G e ISAAR (CPF), possuem uma extensa sobreposição com metadados de gestão de documentos de arquivo, porque ambos se preocupam em documentar o contexto de negócios e os processos de gestão.

A gestão arquivística, incluindo a descrição arquivística, é uma atividade complementar e contínua para os documentos de arquivo que são identificados como tendo valor arquivístico. A funcionalidade que permita a migração de metadados entre os sistemas de documentos de arquivo organizacionais e os sistemas de controle de arquivo é, portanto, recomendada. O processo de gerenciamento de metadados permanece em andamento pelo tempo que os documentos de arquivo e suas agregações relevantes existirem.

Convém que novos metadados sejam adicionados onde necessário, para manter os documentos de arquivo relevantes, confiáveis e utilizáveis. Convém que isso seja realizado ao longo do tempo e entre domínios, por exemplo, quando as funções de uma organização e as partes relevantes de seu sistema de documentos de arquivo são transferidos para uma outra organização. Isso pode demandar à organização receptora a adaptação de suas estruturas de metadados existentes.

Convém que as organizações definam procedimentos e políticas para documentar estas mudanças. Várias camadas podem ser diferenciadas em um contexto de escopo em constante expansão, dependendo de quão amplamente os documentos de arquivo serão compartilhados e usados. Os documentos de arquivo são gerenciados em sistemas; estes sistemas são gerenciados por organizações e estas organizações fazem parte de um contexto mais amplo (um setor empresarial, um governo, uma nação, o público ou a sociedade).

Convém que, em cada uma destas camadas, os metadados forneçam informações suficientes sobre os documentos de arquivo, para torná-los compreensíveis e acessíveis à comunidade interessada. Os tipos de metadados requeridos para implementação da NBR ISO 15489-1 podem ser divididos nos seguintes componentes (ver figura abaixo): metadados sobre o documento de arquivo em si; metadados sobre as regras de negócio ou políticas e funções; metadados sobre agentes; metadados sobre atividades ou processos de negócio; metadados sobre processos de gestão de documentos de arquivo. Estes tipos de metadados são aplicáveis tanto antes quanto após a produção do documento de arquivo.

Cada componente reflete metadados que são capturados com os documentos de arquivo, consolidando-os em seu contexto de negócio e permitindo que os procedimentos de gestão ocorram (ou seja, metadados no momento da captura de documentos de arquivo) e continuam a ser definidos e capturados (ou seja, metadados processados). Isso vai além da organização de produção do documento de arquivo e convém que seja assegurado por qualquer organização responsável pela gestão de documentos de arquivo ao longo do tempo. Esta categorização tem sido usada como base estrutural para este documento. Um comentário é inserido após cada um dos requisitos de metadados, para indicar de qual seção ou subseção da NBR ISO 15489-1 eles são derivados.

Como implementar um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA)

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Os sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.

A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem que as organizações obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.

A NBR ISO 30302 de 08/2017 – Informação e documentação – Sistema de gestão de documentos de arquivo – Diretrizes para implementação fornece as diretrizes para a implementação de um SGDA de acordo com a ABNT NBR ISO 30301. Recomenda-se que a norma seja utilizada em conjunto com a NBR ISO 30300 e com a NBR ISO 30301. Esta norma não modifica e/ou reduz os requisitos especificados na NBR ISO 30301. Ela descreve as atividades a serem realizadas ao desenvolver e implementar um SGDA. Recomenda-se que esta norma seja utilizada por uma organização que esteja implementando um SGDA. Ela é aplicável a todos os tipos de organização (por exemplo, organizações comerciais, agências do governo, organizações sem fins lucrativos) de todos os tamanhos.

A NBR ISO 30302 é parte de uma série de normas, sob o título geral Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo: NBR ISO 30300, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Fundamentos e vocabulário; NBR ISO 30301, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Requisitos; NBR ISO 30302, Informação e documentação – Sistemas de gestão de documentos de arquivos – Diretrizes para implementação.

A NBR ISO 30300 especifica a terminologia da série e normas dos sistemas de gestão de documentos de arquivos (SGDA) e os objetivos e benefícios de um SGDA; a NBR ISO 30301 especifica os requisitos de um SGDA no qual uma organização necessita demonstrar sua habilidade para desenvolver e controlar documentos de arquivo a partir de suas atividades de negócio pelo tempo em que forem necessários; a NBR ISO 30302 provê um guia para a implementação de um SGDA.

O objetivo desta norma é estabelecer um guia prático sobre como implementar um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) dentro de uma organização, de acordo com a NBR ISO 30301. Aborda o que é necessário para estabelecer e manter um SGDA. A implementação de um SGDA é geralmente executada como um projeto. Um SGDA pode ser implementado em organizações com programas ou sistemas de documentos de arquivo existentes para revisar e aperfeiçoar a gestão desses sistemas ou programas, ou em organizações que planejam implementar pela primeira vez uma abordagem sistemática e verificável para produção e controle de documentos de arquivo.

Assume-se que as organizações que decidem implementar um SGDA tenham feito uma avaliação preliminar de seus documentos de arquivo e de seus sistemas de documentos de arquivo existentes e tenham identificado riscos a serem abordados e oportunidades de melhorias. Por exemplo, a decisão de implementar um SGDA pode ser considerada uma medida de redução de riscos, devido à realização de uma mudança importante na plataforma de tecnologia e informação ou à terceirização de processos de negócio identificados como de alto risco.

Alternativamente, o SGDA pode fornecer uma estrutura de gestão padronizada para grandes melhorias, como integrar processos de documentos de arquivo com processos de negócio específicos ou aperfeiçoar o controle e a gestão de documentos de arquivo de transações online ou de uso de mídias sociais em atividade de negócio. O uso destas diretrizes é necessariamente adaptável. Ele depende do tamanho, da natureza e da complexidade da organização e do nível de maturidade do SGDA, caso já exista um implementado.

O contexto e a complexidade de cada organização são únicos e seus requisitos contextuais específicos levarão à implementação do SGDA. Organizações menores perceberão que as atividades descritas na NBR ISO 30302 podem ser simplificadas. Organizações maiores ou complexas perceberão que um sistema de gestão em camadas é necessário para implementar e gerir as atividades desta norma com eficácia.

As suas diretrizes seguem a mesma estrutura da NBR ISO 30301, descrevendo as atividades a serem realizadas para cumprir com os requisitos da NBR ISO 30301 e como documentá-las. A Seção 4 trata de como realizar a análise necessária para implementar um SGDA. A partir desta análise, o escopo do SGDA é definido e a relação entre sua implementação e de outros sistemas de gestão é identificada.

A Seção 5 explica como obter o comprometimento da Alta Administração. O comprometimento é expresso em uma política de documentos de arquivo, com a definição das responsabilidades, planejamento da implementação do SGDA e adoção de objetivos dos documentos de arquivo. A Seção 6 trata do planejamento informado pela análise de risco de alto nível, e da análise contextual (ver Seção 4) e recursos disponíveis (ver Seção 7).

A Seção 7 descreve o apoio necessário para o SGDA, como recursos, competência, treinamento e comunicação, e documentação. A Seção 8 trata da definição ou da revisão e planejamento dos processos de documentos de arquivo a serem implementados. Ela delineia os requisitos contextuais e o escopo (ver Seção 4) e é baseada na política de documentos de arquivo (ver 5.2), análise de riscos (ver 6.1) e recursos necessários (ver 7.1) para cumprir com os objetivos dos documentos de arquivo (ver 6.2) na implementação planejada. A Seção 8 explica que processos e sistemas de documentos de arquivo precisam ser implementados para um SGDA.

As Seções 9 e 10 tratam da avaliação e da melhoria do desempenho com base no planejamento, objetivos e requisitos definidos na NBR ISO 30301. Para a NBR ISO 30301:2016, Seções 4 a 10, esta norma estabelece o seguinte: as atividades necessárias para cumprir com os requisitos da NBR ISO 30301 – podem ser feitas em sequência, ao passo que algumas precisam ser executadas simultaneamente, usando a mesma análise contextual. As informações para as atividades – são o ponto de partida e podem ser resultados de atividades anteriores e os resultados das atividades – os resultados ou os entregáveis mediante o término das atividades.

Esta norma tem o objetivo de ser utilizada pelos responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Ela também pode ajudar a alta administração na tomada de decisão para o estabelecimento, escopo e implementação de sistemas de gestão em suas organizações. Ela é para ser usada por pessoas responsáveis por liderar a implementação e a manutenção do SGDA. Os conceitos sobre o desenvolvimento dos processos operacionais dos documentos de arquivo são baseados nos princípios estabelecidos pela ISO 15489-1.

Outras normas e relatórios técnicos desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11 são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos, controles e sistemas de documentos de arquivo, e podem ser usados em conjunto com esta norma para a implementação de elementos operacionais detalhados do SGDA. As organizações que já implementaram a ISO 15489-1 podem usar esta norma para desenvolver uma infraestrutura organizacional com o objetivo de gerenciar documentos de arquivo, de acordo com a abordagem sistemática e verificável do SGDA.

Convém que o contexto da organização determine e oriente a implementação e a melhoria do SGDA. Os requisitos desta seção 4 destinam-se a garantir que a organização tenha considerado seu contexto e necessidades como parte da implementação de um SGDA. Esses requisitos são cumpridos ao analisar o contexto da organização. Convém que essa análise seja realizada como primeiro passo da implementação para: identificar fatores internos e externos (ver 4.1), identificar requisitos de negócio, legais e outros (ver 4.2), e definir o escopo do SGDA (ver 4.3) e identificar riscos (ver Seção 6).

Quando o escopo do SGDA for definido pela alta administração, antes da identificação dos fatores e das necessidades de documentos de arquivo, a abrangência da análise contextual está sujeita ao escopo estabelecido. A abordagem desta norma de sistema de gestão, para análise do contexto e identificação dos requisitos, é compatível com o processo analítico (avaliação) proposto pela ISO 15489-1, que também inclui elementos de planejamento (ver Seção 6) e a identificação das necessidades dos documentos de arquivo (ver Seção 8).

As informações contextuais precisam vir de uma fonte confiável, precisa, atualizada e completa. A revisão regular das fontes dessas informações garante a precisão e a confiabilidade da análise contextual.

A parte A.1 do Anexo A fornece exemplos de fontes de informações sobre o contexto interno e externo da organização e exemplos de potenciais partes interessadas. Exemplos de fatores importantes na identificação de como o contexto afeta o SGDA: um mercado competitivo afeta a necessidade de demonstrar processos eficazes, os valores ou as percepções de partes interessadas afetam as decisões da retenção de documentos de arquivo ou as decisões de acesso às informações, a infraestrutura de tecnologia da informação e a arquitetura da informação podem afetar a disponibilidade dos sistemas de documentos de arquivo ou os documentos de arquivo, as habilidades e as competências dentro da organização podem afetar a necessidade de treinamento ou de assistência externa, instrumentos legislativos, políticas, normas e códigos afetam o desenvolvimento de controles e processos de documentos de arquivo, a cultura organizacional pode afetar a conformidade com os requisitos do SGDA, e a complexidade da estrutura da organização, e de seus ambientes de negócio e legislativo, afetará a política, os processos e o controle dos documentos de arquivo (por exemplo, em um ambiente multijurisdicional).

Dependendo da organização, a identificação dos fatores internos e externos pode ser realizada para outros fins, incluindo a implementação de outras normas do sistema de gestão. Nesses casos, uma nova análise pode não ser necessária e uma adaptação será suficiente. A análise contextual é um processo contínuo. Ela informa o estabelecimento e a avaliação sistemática do SGDA (ver Seção 9) e suporta o ciclo de melhoria contínua (ver Seção 10).

A prova documentada de que a análise foi realizada é um requisito da NBR ISO 30301. Exemplos são os seguintes: uma lista de fatores internos e externos a serem levados em consideração; um capítulo em um manual ou plano de projeto para implementar um SGDA. O escopo do SGDA é uma decisão tomada pela Alta Administração, com os limites, as inclusões, as exclusões, as funções e os relacionamentos das partes componentes do SGDA claramente delineados.

O escopo pode ser definido como resultado da análise contextual, levando-se em consideração fatores identificados (ver 4.1) e requisitos (ver 4.2), mas também pode ser definido pela Alta Administração a partir do ponto de partida antes da identificação de fatores e requisitos. O escopo inclui o seguinte: a identificação de quais partes ou funções da organização estão incluídas. Pode ser a organização toda, uma área ou departamento, uma função específica ou processo de negócio ou um grupo deles; a identificação de quais partes ou funções de outras organizações (relacionadas) estão incluídas no relacionamento entre elas; a descrição de como o SGDA se integra com o sistema de gestão geral e com outros sistemas específicos de gestão implementados pela organização (por exemplo, NBR ISO 9000, NBR ISO 14000 e ISO/IEC 27000); identificação de quaisquer processos que afetam o SGDA que são terceirizados e os controles das entidades responsáveis por processos terceirizados.

Uma declaração documentada definindo o escopo do SGDA é um requisito do SGDA. Essa declaração pode ser um único documento ou ser incluída em outro documento do SGDA, como a política de documentos de arquivo (ver 5.2), ou em manuais ou planos de projetos para implementar o SGDA.

Sem uma documentação adequada para a qualidade, não se chega à excelência

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Os documentos da qualidade fornecem as informações que monitoram todo o processo de fabricação, bem como a forma que deve ser executada cada operação. Isso inclui as normas técnicas para a qualidade, os planos de controle, as especificações de engenharia, as instruções de trabalho, etc. Os documentos do sistema de gestão da qualidade iniciam-se com a especificação dos componentes e matéria prima a serem adquiridos e conclui-se, após abordar como, onde e quando essas especificações deverão ser aplicadas. Assim, constituem-se nas informações necessárias para monitorar todo o processo de trabalho.

Na NBR ISO 9001 de 09/2015 – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos, no item 7.5 Informação documentada, está escrito que o sistema de gestão da qualidade da organização deve incluir: a informação documentada requerida por esta norma; a informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade. A extensão da informação documentada para um sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra devido: ao porte da organização e seu tipo de atividades, processos, produtos e serviços; à complexidade de processos e suas interações; e à competência de pessoas.

Ao criar e atualizar informação documentada, a organização deve assegurar apropriados(as): identificação e descrição (por exemplo, um título, data, autor ou número de referência); o formato (por exemplo, linguagem, versão de software, gráficos) e meio (por exemplo, papel, eletrônico); e a análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência.

Importante é que tudo isso preciso ser controlado. A informação documentada requerida pelo sistema de gestão da qualidade e por esta norma deve ser controlada para assegurar que: ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando ela for necessária; ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprioou perda de integridade).

Para Mauricio Ferraz de Paiva, presidente da Target, para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável: distribuição, acesso, recuperação e uso; armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade; controle de alterações (por exemplo, controle de versão); retenção e disposição. “A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade deve ser identificada, como apropriado, e controlada. Informação documentada retida como evidência de conformidade deve ser protegida contra alterações não intencionais”, explica ele.

Por isso, o Target GEDWeb, que é um sistema de gestão de normas e documentos regulatórios, foi desenvolvido para gerenciar grandes acervos de normas e informações técnicas cumprindo os princípios da NBR ISO 9001, sem oferecer riscos aos usuários. “O produto é especialista no campo da normalização que, há mais de 22 anos, vem evoluindo sob a égide d Sistema de Gestão da Qualidade, certificado nacional e internacionalmente pela Lloyd’s Register Quality Assurance (Inmetro/UKAS) conforme as normas ISO 9001:2008, EN ISO 9001:2008, BS EN ISO 9001:2008 e NBR ISO 9001:2008, pronto para a nova versão. Pelo fato de atender plenamente aos requisitos do de um Sistema de Gestão da Qualidade, é a solução adotada pela Target e pelas maiores empresas do Brasil para implantação do SGQ e gestão de riscos regulamentares”, assegura.

Para ele, deve-se levar em conta que a qualidade exigida é ditada pelo cliente ou pelas especificações do projeto dadas ao gestor. “A documentação adequada é necessária para atender a essas especificações. Se as amostras são avaliadas com base em critérios definidos de forma incorreta no documento de especificação do produto, como consequência a validação da amostra será baseada em informações incorretas. A garantia de qualidade é o último passo antes de a produção receber aprovação para um lote de produção. E se os documentos estão errados e a validação foi concluída com base na especificação incorreta?”, acrescenta.

Aponta, ainda, um relatório técnico que acabou de ser confirmado: o ABNT ISO/TR10013 de 10/2002 – Diretrizes para a documentação de sistema de gestão da qualidade. Ele fornece as diretrizes para o desenvolvimento e a manutenção da documentação necessária para assegurar um efetivo sistema de gestão da qualidade, adaptado às necessidades específicas da organização. O uso dessas diretrizes auxilia no estabelecimento de um sistema documentado como requerido pelas normas de sistema de gestão da qualidade aplicáveis.

Este Relatório Técnico pode ser usado para documentar sistemas de gestão da qualidade diferentes daqueles da família ISO 9000, como, por exemplo, sistemas de gestão do meio ambiente e sistemas de gestão da segurança. Quando um procedimento é documentado, o termo “procedimento escrito” ou “procedimento documentado” é freqüentemente utilizado.

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documentação

A organização da documentação do sistema de gestão da qualidade segue tipicamente os processos da organização ou a estrutura da norma da qualidade aplicável, ou uma combinação de ambos. Quaisquer outros arranjos que satisfaçam as necessidades da organização também podem ser utilizados.

A estrutura da documentação utilizada no sistema de gestão da qualidade pode ser descrita de uma forma hierárquica. Essa estrutura facilita a distribuição, manutenção e entendimento da documentação.

O anexo A ilustra uma hierarquia típica de documentação do sistema de gestão da qualidade. O desenvolvimento desta hierarquia depende das circunstâncias da organização. A documentação do sistema de gestão da qualidade pode incluir definições. Convém que o vocabulário utilizado esteja de acordo com as definições e termos padronizados referidos na NBR ISO 9000, ou em dicionário de uso geral.

A documentação do sistema de gestão da qualidade normalmente inclui o seguinte: política da qualidade e seus objetivos; manual da qualidade; procedimentos documentados; instruções de trabalho; formulários; planos da qualidade; especificações; documentos externos; registros. Pode ser apresentada em qualquer forma de mídia, tal como em papel ou em mídia eletrônica.

Algumas vantagens de utilizar a mídia eletrônica são as seguintes: o pessoal apropriado tem acesso à mesma informação atualizada, a qualquer momento; o acesso e as mudanças são facilmente efetuados e controlados; a distribuição é imediata e facilmente controlada com a opção de se imprimirem cópias; possibilita acesso a documentos em localidades remotas; a remoção de documentos obsoletos é simples e efetiva.

“Enfim, a empresa precisa ter uma rede de informação documentada, personalizada, que permite definir grupos e subgrupos de usuários para acessos a informações e documentos genéricos ou restritos, com total controle de acessos dos usuários. Ou seja, necessita de uma ferramenta que cria evidência para auditoria e análise de eficácia de ações para disseminação de informações e documentos que precisam ser do conhecimento dos colaboradores da organização”, conclui o engenheiro.

As regras para a estrutura e redação de Documentos Técnicos ABNT

Importante definir que a norma é um documento estabelecido por consenso e aprovado por um organismo reconhecido, que fornece, para uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou características para atividades ou seus resultados, visando à obtenção de um grau ótimo de ordenação em um dado contexto. Dessa forma, um Documento Técnico ABNT deve estar conforme o prescrito em documentos fundamentais específicos em vigor, a fim de assegurar a coerência entre eles. Isto se refere particularmente à terminologia normalizada; os princípios e métodos da terminologia; grandezas, unidades e seus símbolos; abreviaturas; referências bibliográficas; desenhos técnicos; documentos técnicos; e símbolos gráficos.

Mauricio Ferraz de Paiva

A normalização vem suportando e complementando as atividades de regulação do Estado. Em particular, o uso de normas técnicas em suporte à regulamentação técnica tende a facilitar a adequação do mercado a novos requisitos. Em alguns casos, a normalização contribui para a desregulamentação de setores e, até mesmo, para a não regulamentação.

Por outro lado, as necessidades e as expectativas das sociedades têm evoluído e refletem-se na incorporação de novas dimensões e demandas relacionadas aos produtos e serviços que consomem ou usam, como os aspectos ambientais, os aspectos sociais, a segurança, o desenvolvimento sustentável, a responsabilidade social, etc. A normalização tem sido um meio cada vez mais utilizado para refletir essas novas demandas e expectativas.

A normalização afeta também positivamente os processos de inovação e de disseminação do conhecimento. Estudos recentes confirmam que o impacto econômico e social da normalização é expressivo e deve ser levado em conta no estabelecimento de políticas públicas e nas iniciativas do setor privado.

Dessa forma um documento técnico precisa de regras para a sua estruturação e uma redação coerente. A Diretiva ABNT, Parte 2: Regras para estrutura e redação de Documentos Técnicos ABNT especifica as regras para a estrutura e redação dos Documentos Técnicos ABNT. Estas regras são previstas para assegurar que os Documentos Técnicos ABNT sejam redigidos de modo mais uniforme possível, qualquer que seja seu conteúdo.

Também mostram algumas orientações com relação à apresentação dos Documentos Técnicos ABNT, mas não especifica a tipografia e o leiaute dos Documentos Técnicos ABNT, os quais são estabelecidos em documento especifico.

O texto de todo Documento Técnico ABNT deve estar conforme o prescrito em documentos fundamentais específicos em vigor, a fim de assegurar a coe vencia entre eles. Isto se refere particularmente à terminologia normalizada, aos princípios e métodos da terminologia, às grandezas, unidades e seus símbolos, às abreviaturas, às referências bibliográficas, aos desenhos técnicos, aos documentos técnicos, e aos símbolos gráficos.

Além disso, para os aspectos técnicos específicos, devem-se respeitar os documentos fundamentais relativos aos seguintes aspectos: limites, ajustes e propriedades da superfície; tolerâncias dimensionais e incerteza de medição; números preferenciais; métodos estatísticos; condições ambientais e ensaios associados; segurança; química; compatibilidade eletromagnética; conformidade e qualidade. O Anexo B apresenta uma lista de documentos fundamentais.

O objetivo de um Documento Técnico ABNT é estabelecer prescrições para facilitar o comércio e a comunicação em nível nacional. Para atingir este objetivo, deve ser tão completo quanto necessário, dentro dos limites estabelecidos pelo seu escopo, e ser coerente, claro e preciso, levar em consideração o estado-da-arte, servir de base para o desenvolvimento tecnológico, ser compreensível para o pessoal qualificado que não participou da sua elaboração, e levar em consideração os princípios de redação de documentos (ver Anexo A).

Sempre que possível, os requisitos devem ser expressos em termos de desempenho ao invés de características descritivas ou de projeto. Esta abordagem permite maior liberdade ao desenvolvimento tecnológico.

Em princípio devem ser incluídas características que tenham aceitação em todo o mundo (universal). Onde necessário, devido a legislações, clima, meio ambiente, economias, condições sociais, etc., podem ser indicadas outras opções.

A uniformidade da estrutura, do estilo e da terminologia deve ser mantida não apenas dentro de cada Documento Técnico ABNT, mas também dentro de uma série de Documentos Técnicos ABNT associados. A estrutura e a numeração de suas seções devem ser, na medida do possível, idênticas. Uma redação análoga deve ser usada para exprimir prescrições análogas e uma redação idêntica deve ser usada para exprimir prescrições idênticas.

Para designar um dado conceito, deve ser usado o mesmo termo no decorrer de cada Documento Técnico ABNT ou uma série deles associados. Deve ser evitado o uso de um termo alternativo (sinônimo) para um mesmo conceito previamente definido. Na medida do possível, deve-se atribuir a cada conceito um só termo.

Estes requisitos são particularmente importantes não apenas para assegurar a compreensão do Documento Técnico ABNT ou da série deles associados, mas também para aproveitar ao máximo as vantagens das técnicas de processamento automatizado de texto, bem como as traduções computadorizadas. Eles são de uma diversidade tal que não podem ser estabelecidas regras universalmente aceitas para a subdivisão de seu conteúdo.

Contudo, como regra geral, deve ser elaborado um Documento Técnico ABNT específico para cada assunto a ser normalizado e publicado como um Documento Técnico ABNT completo. Em casos específicos e por razões práticas, por exemplo, se o Documento Técnico ABNT se tornar muito volumoso, partes subsequentes do conteúdo do Documento Técnico ABNT estiverem interligadas, partes do conteúdo do Documento Técnico ABNT puderem ser referidas em regulamentos, ou partes do conteúdo do Documento Técnico ABNT forem previstas para fins de certificação, ele pode ser dividido em partes individuais sob o mesmo número. Isto permite que cada parte possa ser modificada individualmente sempre que houver necessidade.

Em particular, os aspectos de um produto que podem ser de interesse de diferentes classes (por exemplo: fabricantes, organismos de certificação, organismos governamentais) devem estar claramente distinguidos, preferencialmente como partes ou como Documentos Técnicos ABNT específicos.

Tais aspectos individuais podem ser, por exemplo, relacionados a requisitos de saúde e de segurança, a requisitos de desempenho, a requisitos de serviço e de manutenção, a regras de instalação, e avaliação da qualidade. Os termos que devem ser utilizados para designar as divisões e as subdivisões de um Documento Técnico ABNT são apresentados na Tabela 1, em português e inglês. No Anexo G é dado um exemplo de numeração.

A folha de rosto deve conter o título do Documento Técnico ABNT. O título deve ser redigido com muita atenção. Deve ser tão conciso quanto possível, de modo a indicar, sem ambiguidade, o assunto tratado, permitindo distingui-lo de outros sem entrar em detalhes desnecessários. Qualquer detalhe complementar deve ser incluído no escopo.

O título deve ser composto por elementos distintos, cada um deles tão curto quanto possível, partindo do genérico para o específico. Em geral, não devem ser usados mais de três elementos dos mencionados a seguir: um elemento introdutório (opcional), indicando o âmbito geral a que se refere o Documento Técnico ABNT (que pode muitas vezes ser baseado no nome do Comitê Técnico ou Comissão de Estudo); um elemento central (obrigatório), indicando o assunto principal, tratado dentro do âmbito geral; um elemento complementar (opcional) indicando o aspecto particular do assunto principal ou dando detalhes que permitam distinguir o Documento Técnico ABNT de outros, ou outras partes do mesmo documento.

O sumário é um elemento preliminar opcional, mas necessário, se facilitar a consulta. O sumário deve conter as seções e, se necessário, as subseções com títulos, os anexos com seus caracteres entre parênteses, a bibliografia, o índice, as figuras e as tabelas.

A ordem deve ser a seguinte: seções e subseções com títulos, anexos (incluindo seções e subseções com títulos, se necessário), bibliografia, índice, figuras e tabelas. Todos os elementos relacionados devem ser citados com seus títulos completos. Os termos da seção “Termos e definições” não podem ser relacionados no sumário.

Em suma, um documento bem escrito e claro ajuda no processo de normalização, devendo ser ressaltado que, em nível nacional, a participação deve ser organizada pelo organismo de normalização de acordo com seus respectivos procedimentos de obtenção de consenso. Eles devem estabelecer que haja representação equilibrada de todas as categorias interessadas, tais como produtores, compradores, consumidores, etc.

As oportunidades para contribuições efetivas e significativas de outros países devem ser organizadas sob o patrocínio dos organismos nacionais de normalização daqueles países e em cooperação com as organizações internacionais e regionais de normalização das quais esses países sejam membros comuns. Considerando a norma como um instrumento estratégico para o desenvolvimento socioeconômico, o Estado deverá aportar contribuições tanto no que se refere à sustentabilidade da atividade de normalização em temas considerados estratégicos, inclusive no que respeita à participação do Brasil em foros internacionais e regionais de normalização. Em paralelo, o Estado demanda normas para o exercício de suas atribuições, o que sugere a alocação de recursos para a elaboração dessas normas.

Mauricio Ferraz de Paiva é engenheiro eletricista, especialista em desenvolvimento em sistemas, presidente do Instituto Tecnológico de Estudos para a Normalização e Avaliação de Conformidade (Itenac) e presidente da Target Engenharia e Consultoria – mauricio.paiva@target.com.br

A documentação da qualidade

documentosO princípio para um bom sistema de qualidade baseado na norma NBR ISO 9001 está em sua documentação, pois um sistema de gestão da qualidade de uma organização deve ser documentado. A maioria das empresas se esquece de usar a ABNT ISO/TR10013 de 10/2002 – Diretrizes para a documentação de sistema de gestão da qualidade que fornece diretrizes para o desenvolvimento e a manutenção da documentação necessária para assegurar um efetivo sistema de gestão da qualidade, adaptado às necessidades específicas da organização.

O uso dessas diretrizes auxilia no estabelecimento de um sistema documentado como requerido pelas normas de sistema de gestão da qualidade aplicáveis. Pode ser usado para documentar sistemas de gestão da qualidade diferentes daqueles da família ISO 9000, como, por exemplo, sistemas de gestão do meio-ambiente e sistemas de gestão da segurança.

Este Relatório Técnico promove a adoção de uma visão abrangente dos processos envolvidos no desenvolvimento e implementação do sistema de gestão da qualidade, e na melhoria da sua eficácia. Para uma organização funcionar eficientemente, ela deve identificar e gerenciar várias atividades inter-relacionadas. Uma atividade que utiliza recursos, gerenciada de modo a permitir a transformação de entradas em saídas, pode ser considerada um processo. A saída de um dos processos frequentemente torna-se a entrada de um outro.

A aplicação de um sistema de processos em uma organização juntamente com a identificação e interação destes processos e a sua gestão pode ser referenciada como abordagem de processo. Uma das vantagens da abordagem de processo é permitir controle atualizado sobre a relação entre os processos individuais em um sistema de processos, assim como sobre sua combinação e interação.

Cada organização desenvolve individualmente a quantidade de documentação necessária para demonstrar o efetivo planejamento, operação, controle e melhoria contínua de seus sistemas de gestão da qualidade e seus processos. A documentação do sistema de gestão da qualidade pode estar relacionada às atividades gerais de uma organização, ou a uma parte selecionada dessas atividades; por exemplo, requisitos específicos que dependem da natureza dos produtos, processos, requisitos estatutários e regulamentares, ou da própria organização.

É importante que os requisitos e o conteúdo da documentação do sistema de gestão da qualidade sejam direcionados às normas da qualidade que estes pretendam seguir. As diretrizes deste Relatório Técnico pretendem auxiliar a organização na documentação de seu sistema de gestão da qualidade. Não se pretende que elas sejam usadas como requisitos para fins contratuais, regulamentares ou de certificação/registro.

Um dos aspectos do sistema de gestão da qualidade é o planejamento da qualidade. A documentação do planejamento da qualidade pode incluir planejamento gerencial e operacional, preparação para a implementação do sistema de gestão da qualidade, incluindo organização e programação de atividades, e um enfoque através do qual os objetivos da qualidade sejam alcançados.

Este Relatório Técnico fornece diretrizes para o desenvolvimento e a manutenção da documentação necessária para assegurar um efetivo sistema de gestão da qualidade, adaptado às necessidades específicas da organização. O uso dessas diretrizes auxilia no estabelecimento de um sistema documentado como requerido pelas normas de sistema de gestão da qualidade aplicáveis.

Ele pode ser usado para documentar sistemas de gestão da qualidade diferentes daqueles da família ISO 9000, como, por exemplo, sistemas de gestão do meio-ambiente e sistemas de gestão da segurança. Quando um procedimento é documentado, o termo “procedimento escrito” ou “procedimento documentado” é freqüentemente utilizado. A organização da documentação do sistema de gestão da qualidade segue tipicamente os processos da organização ou a estrutura da norma da qualidade aplicável, ou uma combinação de ambos. Quaisquer outros arranjos que satisfaçam as necessidades da organização também podem ser utilizados.

A estrutura da documentação utilizada no sistema de gestão da qualidade pode ser descrita de uma forma hierárquica. Essa estrutura facilita a distribuição, manutenção e entendimento da documentação. O anexo A ilustra uma hierarquia típica de documentação do sistema de gestão da qualidade. O desenvolvimento desta hierarquia depende das circunstâncias de cada organização.

A extensão da documentação do sistema de gestão da qualidade pode diferir de uma organização para outra, devido a: tamanho da organização e tipo de suas atividades, complexidade dos processos e suas interações, e a competência do pessoal. A documentação do sistema de gestão da qualidade pode incluir definições. Convém que o vocabulário utilizado esteja de acordo com as definições e termos padronizados referidos na NBR ISO 9001, ou em dicionário de uso geral.

A documentação do sistema de gestão da qualidade normalmente inclui o seguinte: política da qualidade e seus objetivos; manual da qualidade; procedimentos documentados; instruções de trabalho; formulários; planos da qualidade; especificações; documentos externos; registros. Pode ser apresentada em qualquer forma de mídia, tal como em papel ou em mídia eletrônica.

Os propósitos e benefícios de se possuir documentação de sistema de gestão da qualidade para uma organização, incluem, mas não estão limitados aos seguintes: descrever o sistema de gestão da qualidade da organização; prover informações a grupos com funções inter-relacionadas, para que possam melhor compreender as inter-relações; comunicar aos funcionários o comprometimento da gerência com a qualidade; auxiliar os funcionários no entendimento de seu papel na organização, dando a eles um aumento no entendimento do propósito e importância do seu trabalho; prover compreensão mútua entre os funcionários e a gerência; prover uma base de expectativas do desempenho do trabalho; estabelecer como as coisas devem ser feitas para alcançar requisitos especificados; prover evidências objetivas de que os requisitos especificados foram alcançados; prover uma estrutura operacional clara e eficiente; prover uma base para o treinamento de novos funcionários e retreinamento periódico de funcionários atuais; prover uma base de ordem e equilíbrio dentro da organização; prover consistência em operações baseadas em processos documentados; prover base para melhoria contínua; prover confiança ao cliente, baseada em sistemas documentados; demonstrar às partes interessadas as capacidades da organização; prover uma estrutura clara de requisitos para fornecedores; prover uma base para a auditoria do sistema de gestão da qualidade; prover uma base para avaliar a eficácia e adequação contínua do sistema de gestão da qualidade.

hierarquia

Exemplo de um texto de instruções de trabalho para a esterilização de instrumentos

Instruções de trabalho para a esterilização de instrumentos

Número: Ttv 2.6 Data: 15 de setembro de 1997 Revisão: 0

Instrumentos descartáveis

Colocar instrumentos descartáveis (por exemplo, seringas, agulhas, bisturi e instrumentos para remoção de pontos) em um recipiente especial. O recipiente deve ser destruído de acordo com o programa de descarte de lixo.

Instrumentos esterilizados a ar quente

Remover secreções usando papel descartável.

Mergulhar os instrumentos em solução clorídrica a 10% (1 dl de Krolilli líquido e 9 dl de água). O líquido deve ser substituído duas vezes por semana.

Deixar os instrumentos nesse líquido por no mínimo duas horas.

Lavar os instrumentos com uma escova utilizando luvas protetoras.

Enxaguar e secar os instrumentos.

Verificar se os instrumentos estão em boas condições. Os instrumentos danificados devem ser removidos da área de trabalho.

Esterilização em sacola:

– colocar os instrumentos em uma sacola resistente a ar quente;

– proteger as pontas afiadas com gaze;

– dobrar a extremidade da sacola várias vezes para obter uma selagem hermética;

– selar a sacola com fita resistente a ar quente;

– marcar a data e instale um indicador de ar quente na sacola;

– colocar a sacola no forno de ar quente e deixe-a por 30 min à temperatura de 180 °C.

Os instrumentos são utilizados um mês após esterilização, se acondicionados em uma sacola apropriadamente selada.

Esterilização em vasilhame metálico:

– colocar um pano resistente a ar quente na base do vasilhame para proteger os instrumentos;

– colocar os instrumentos no fundo do vasilhame;

– instalar um indicador de ar quente na sacola;

– deixar que o vasilhame fique 30 minutos à temperatura de 180°C.

Um dos dois vasilhames disponíveis será usado a cada dia.

Outros instrumentos (por exemplo, otoscópios)

Enxaguar os instrumentos após mergulhá-los por 2 h em solução clorídrica.

As informações tecnológicas online para o setor da construção

construçãoO setor de construção tende a perder força no próximo ano, segundo projeções divulgadas pelo Sindicato da Indústria da Construção Civil do Estado de São Paulo (SindusCon-SP). O Produto Interno Bruto (PIB) do setor, prevê a entidade, deve crescer 4% em 2012 e entre 3,5% e 4% em 2013 ¿ uma desaceleração frente a 2011 (4,8%). Se as estimativas se confirmarem, a expansão do setor neste ano deve ficar acima da variação do PIB brasileiro (1,6% em 2012, prevê o SindusCon-SP). No ano que vem, o ritmo dos dois indicadores deve ser semelhante.

O SindusCon-SP e a Fundação Getúlio Vargas (FGV) afirmam que a previsão inicial era de que a construção tivesse desempenho bem melhor que o da economia brasileira como um todo, com base no ritmo de obras tanto do programa Minha Casa, Minha Vida quanto de infraestrutura. Contudo, algumas dificuldades, porém, frustraram a expectativa, como: queda dos investimentos do setor público em infraestrutura; baixo ritmo de contratação de moradias para a faixa 1 do Programa Minha Casa, Minha Vida (para uma meta de 1,2 milhão de moradias nessa faixa, apenas 340 mil haviam sido contratadas até 31 de outubro); paralisação durante alguns meses dos serviços rodoviários do Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (Dnit) e demora na concessão de licenciamentos imobiliários. Mas, alguns mantêm o otimismo, devido às obras da Copa de 2014 e das Olimpíadas de 2016, estimando que o ritmo de crescimento do setor de construção no Brasil deve manter em 2013 o mesmo ritmo registrado neste ano, se distanciando ainda mais do crescimento robusto visto há dois anos e confirmando a nova realidade do mercado imobiliário.

Para vencer esses desafios, a Target está oferecendo o GEDWEB Setorial Construção que é um Portal Customizado das informações tecnológicas que a empresa do setor necessita, disponibilizando a informação online atualizada para os usuários cadastrados em sua empresa. Ou seja, o que a sua empresa precisar de informação técnica para o seu dia a dia, como normas brasileiras, internacionais, regulamentos técnicos de qualquer país, publicações da ASQ, revistas técnicas e científicas, textos técnicos, jornais internos da empresa, cursos oferecidos para a participação dos funcionários, toda documentação organizacional, etc. A tecnologia oferecida permite a inserção de qualquer conteúdo desejado pela empresa e, o que é melhor, monitorado e atualizado online. A empresa fica com o seu GEDWEB Setorial Construção personalizado.

Além disso, o usuário pode utilizar para a acessar o sistema o Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Opera e Safari, etc. Isso permite aos usuários de tablets e smartphones acessar o sistema com esses equipamentos em qualquer lugar do mundo, bastando uma conexão à internet. E o visualizador de todos esses documentos foi desenvolvido pela Target que agiliza o acesso, aumenta a velocidade de pesquisa no próprio texto e facilita em muito a sua impressão. Igualmente, é um sistema multiplataforma, podendo abrir no Linux, Mac, Windows, Android, etc. Um sistema multibrowser e multiplataforma. Importante dizer que o sistema oferece uma mobilidade para acesso às informações técnicas que a sua empresa quer oferecer aos funcionários, com acesso rápido, pleno e fácil. Realiza a gestão de grandes acervos de normas e documentos técnicos, permitindo a centralização e a unificação das informações técnicas. Inclui, ainda, as normas emitidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), um glossário técnico especializado em português-inglês-espanhol e ao Target Gênius Resposta Direta, o mais avançado e inovador sistema de perguntas e respostas sobre requisitos específicos das normas técnicas.

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