Vicente Falconi: o PDCA focado em resultados

Falconi: “Três fatores são fundamentais para a obtenção de resultados: liderança, conhecimento técnico e método”

Mundialmente conhecido e amplamente aplicado, o PDCA focado em resultados constitui a base de trabalho implantado pelo Falconi em sua consultoria. É um método simples e, ao mesmo tempo, eficaz quando aplicado à rotina diária. O ciclo é composto por quatro etapas. P – Plano de ação traçado com base nas soluções propostas para solucionar os problemas e alcançar as metas definidas; D – Implementar as soluções transferindo o conhecimento gerencial para os clientes, apoiando a execução das ações planejadas; C – Os profissionais acompanham todas as ações planejadas e verificam se as metas foram atingidas; A – A equipe elabora planos adicionais para garantir o alcance e superação das metas preestabelecidas, além de padronizar a melhores práticas.

Os projetos são definidos de acordo com as necessidades específicas de cada cliente. O diferencial é orientar, acompanhar e participar ativamente da implementação do novo sistema de gestão. Durante o processo, o maior desafio a ser alcançado é fazer com que a própria organização aprenda a conduzir sozinha sua nova gestão.

Para Falconi, em seu livro “O Verdadeiro Poder”, três fatores são fundamentais para a obtenção de resultados: Liderança, Conhecimento Técnico e Método. A liderança é o fator mais importante numa organização. Sem esta não acontece nada. De acordo com Falconi, liderar é bater metas consistentemente, com o time fazendo certo. Um bom líder deve conseguir resultados por meio das pessoas, logo o líder deve investir um tempo substancial no desenvolvimento do seu time.

Toda organização deve zelar para que seja atualizada em conhecimento técnico em nível global. É boa prática trazer, como consultores temporários, os melhores técnicos do mundo para trabalharem junto com o time da empresa na solução de seus problemas.

A origem da palavra método é a soma das palavras gregas meta e hodós. Meta significa resultado a ser atingido e hodós caminho, logo método é o caminho para o resultado. A busca pela verdade contida nas informações organizacionais é o que fornece a orientação necessária para a boa tomada de decisão. Tomar decisões baseado em opiniões é algo caro e muitas vezes desastroso.

Quanto ao futuro da qualidade no Brasil, Falconi acredita que as empresas, tanto de serviços como de indústria, precisam de um ambiente de estabilidade e previsibilidade. “Primeira coisa: não dá você trabalhar em um ambiente de instabilidade, não se sabe o dia de amanhã. Tem ano que a economia é de recessão, tem ano que cresce muito. Isso é muito ruim para todos. O que eu noto em todos os empresários é que eles sentem um ambiente de muita insegurança, e ninguém consegue planejar. Não se pede um crescimento chinês, mas um crescimento pequeno, mas constante. O fato é que a previsibilidade de uma continuidade cria uma série de atrativos para atrair novas empresas e novos capitais. O investidor gosta de crescimento”, explica.

Segundo ele, a qualidade precisa estar associada aos processos de gestão e à abertura de mercado. “Quem não uma gestão boa nunca vai ter uma qualidade boa. Ainda nesse ponto de vista, é muito importante uma abertura da economia. O Brasil ainda está muito viciado com reserva de mercado, ou seja, quem defende a reserva de mercado não está preocupado com qualidade ou gestão, pois é o único fornecedor. Não existe um desafio para fazer as melhorias contínuas. Eu me lembro de 1990 quando o Collor abriu a economia e houve uma correria para a busca dos programas de qualidade”.

Segundo ele, o país precisa se inserir no mercado mundial, na busca pela excelência. “Nós temos toda a competência para tornar o país competitivo. Não precisamos mais importar conhecimento. O que falta é o governo acabar com as reservas de mercado e melhorar as condições internas econômicas. Nos meus contatos com os empresários, noto que eles não estão muito preocupados com a qualidade do produto e sim com os resultados financeiros. É muito raro um cliente chamar a gente e falar que está buscando qualidade de produto e serviço. Não existe esse compromisso atualmente e sim quando o Collor entrou. Desenvolver qualidade no ambiente nacional não é só uma coisa técnica e sim conjuntural que envolve todos os brasileiros”.

Falconi acrescenta que o nível gerencial dos brasileiros é muito bom, já que os gerentes são muito competentes, pois as empresas nacionais, mesmo com todos os problemas, estão indo bem. “Há muita literatura de bom conteúdo, as empresas estão indo lá para fora e comprando novas para aumentar o seu poder econômico e concorrer no mercado mundial, se internacionalizando. Temos muita competência instalada, nossos engenheiros e técnicos são muito criativos e inovadores. O problema está na gestão pública que precisa ser apartidária e melhorar as condições internas, oferecendo segurança aos empreendedores, abrir o mercado e deixar o dólar flutuante. Essa é a grande solução para melhorar o país”.

Conforme ressalta o consultor, a liderança é o fator mais importante numa organização. Sem esta não acontece nada. Liderar é bater metas consistentemente, com o time fazendo certo. Um bom líder deve conseguir resultados por meio das pessoas, logo o líder deve investir um tempo substancial no desenvolvimento do seu time.

E o que um líder deve fazer. Criar um sistema que atribua a todos as metas que sejam críveis e desafiadoras; promover o domínio do método pela equipe com crescimento constante nas técnicas e recursos de análise; promover a aquisição de recurso técnico pela equipe; garantir o estabelecimento e melhoria continua de um sistema de recrutamento e seleção, selecionando pessoas excepcionais e garantir a estes um crescimento mais rápido; participar das várias formas de treinamento de sua equipe exercendo a função de professor em alguns casos, e reconhecer que as pessoas tem a necessidade de aprender continuamente.

“Atualmente, deve-se inspirar as pessoas. Sonhe grande, promova o sonho e inspire as pessoas. Promova a meritocracia. Promova uma avaliação de desempenho de seu time dando feedback no mínimo uma vez por ano. Cuide da cultura da organização, trabalhando valores que garantirão o seu futuro. Este valores devem estar incluídos na avaliação de desempenho. Promova a cultura de tomar decisões com bases em fatos e dados. Incentive a prática da análise e da síntese como elemento principal do planejamento e fundamental no processo de aprendizado. Exija a apresentação das análises em suas reuniões. Promova uma cultura de enfrentamento de fatos que valoriza a verdade e não tem medo de ver os fatos como são”.

Ele complementa dizendo que os fatores culturais desejados devem ser continuamente discutidos e valorizados. Muitas organizações de sucesso apresentam o espírito de excelência, ou seja, a atitude de querer fazer o melhor do mundo, em tudo o que faz. “Muitas pessoas que não gostam do que fazem tem a atitude de se livrar da tarefa o mais rapidamente possível. Amar o que se faz é uma necessidade suprema do ser humano, de acordo com Maslow. São necessários de cinco a sete anos para que se tenha um bom sistema de recursos humanos, em que a liderança carismática perde a importância e a empresa passa a ter uma liderança institucionalizada. Da mesma maneira, a qualidade total demora cinco anos para ser absorvida por uma organização e de acordo com um consultor japonês são cinco anos porque as pessoas levam cinco anos para mudar”.

Para ele, existem lacunas que correspondem à diferença entre o valor atual de um indicador e um valor ideal usado como referência excepcional ainda que seja teórico atingi-la. “A meta é estabelecida dentro da lacuna. A função da lacuna é prover uma maneira criteriosa de se estabelecer uma meta, além de dar uma visão de futuro para o gerenciamento. Priorização: Quem tem muitas prioridades acaba por não ter nenhuma. Quanto ao desdobramento, a grande maioria das metas em toda a organização deve se originar das metas estratégicas, sendo que as metas devem ser suficientemente desafiantes para gerar a busca de conhecimento novo, não podem ser estabelecidas de tal forma a desanimar a todos mesmo antes do trabalho começa e são estabelecidas para ser atingidas. O método de trabalho apresentado para o controle de metas e manutenção do foco corporativo é o PDCA (Planejamento, Aplicar, Checar e Revisar)”.

A sua visão teórica é cheia de sentido, o plano de mudanças descrito, com definição de prazos, está detalhado e repleto de motivos de começar já a implantação na sua empresa/setor/equipe. Seus conceitos podem ser facilmente aplicados em uma empresa, preparando os gestores em busca de uma visão holística e uma administração focada em resultados e lucratividade.

Por fim, diz que ninguém trabalha apenas pelo dinheiro. “Sonhar grande dá o mesmo trabalho que sonhar pequeno, promover a meritocracia. Promover uma avaliação do desempenho de forma honesta e construtiva, dando feedback/retorno contínuo (pelo menos uma vez por ano) alinhar os interesses das pessoas com os da organização por meio de um sistema de incentivos, promover a cultura de tomar decisões com base em fatos e dados. Para o alcance dos objetivos e manutenção do foco correto, há a necessidade da análise dos resultados e de estabelecer metas. Os critérios, a disciplina e a paixão empregados no método para estabelecer as metas”.

Cartas ao Planalto

Vicente Falconi publicou três cartas em seu site e no jornal Folha de S. Paulo endereçada à presidente da República:

Carta ao Planalto sobre a boa gestão

“Não podemos predizer o futuro. Mas podemos criá-lo.” (Jim Collins e Morten T. Hansen)

Prezada presidente,

O professor americano Jim Collins publicou um livro (“Vencedoras por Opção”, HSM Editora) no qual relata suas pesquisas de nove anos com 20.400 empresas dos EUA. O levantamento visava responder: “Como algumas empresas crescem vigorosamente na incerteza, mesmo no caos, e outras não?”.

A conclusão foi a de que aquelas que mantiveram um caixa robusto e um crescimento moderado, porém constante, foram as verdadeiras vitoriosas ao final de algumas décadas. Jim Collins e sua equipe provaram que as empresas se beneficiam fortemente de uma prática financeira segura e de um crescimento lento e previsível.

Para países isso não pode ser diferente. As empresas (públicas ou privadas) precisam de previsibilidade para ter a confiança de investir. Ninguém deseja que o país cresça 10% num ano e 1% no outro. Qualquer grande variação na economia provocada por desequilíbrios só traz dissabor e prejuízo a todos.

Um país e uma empresa são sistemas complexos. Para a empresa investir, não significa simplesmente colocar dinheiro em uma obra. Não é um evento trivial, envolve a vida de muita gente e não pode ser feito somente com base em promessas ou projeções otimistas.

Para o governo não é diferente. Desequilíbrios e variações causam sempre prejuízo. Quando a economia piora, o governo tem que sair em socorro de alguns setores. Nada é gratuito. Tudo tem um custo e se resume a uma imposição de ônus, hoje ou no futuro, sobre o restante da sociedade.

Assim como o capitão de um navio estuda as condições climáticas para decidir seu rumo e velocidade, o empresário observa o rumo político, a transparência das contas públicas, a condição fiscal do país, a pressão inflacionária, juros, câmbio, entre outros fatores, para tomar suas decisões. Para acelerar, é necessário que o mar esteja calmo e previsível.

O crescimento contínuo, mesmo que moderado, é importante para todo mundo. Talvez essa seja a principal política social que um governo possa desejar.

Se queremos crescer, temos que mobilizar capital. Somente por criar condições estáveis da economia e que permitam a previsão segura de crescimento, o governo aumenta dramaticamente a capacidade de atrair capital ao país. Crescimento previsível tem valor em si mesmo para o investidor.

Nunca ouvi de nenhum empresário palavras contra as políticas sociais. Pelo contrário. No entanto, todos nós temos ouvido muitas reclamações sobre a imprevisibilidade da economia e sobre a falta de perspectiva de crescimento.

O Brasil é um país de 200 milhões de habitantes e a sétima economia do mundo. Um transatlântico que não admite mudanças muito rápidas de curso, pois estas custam muito caro a todos.

Tudo o que um governo precisa fazer é trabalhar duro em suas crenças políticas, mas dentro dos fundamentos da economia, com metas sobre indicadores simples e visíveis, de tal modo a criar o ambiente de segurança e a expectativa do crescimento, ainda que moderado.

Ninguém está pedindo que o país tenha um crescimento chinês, mas que cresça um pouco a cada ano, sempre no mesmo ritmo, como sugere Jim Collins, de tal forma que possamos trabalhar com calma e sem sobressaltos, melhorando, de fato, a vida de todos.

Carta ao Planalto sobre o significado de Gestão – Sonho, Planejamento, Política e Operação

“Sem mudanças no processo os resultados permanecerão exatamente os mesmos.” (Albert Einstein)

Prezada Presidente,

Os pesquisadores americanos Muzafer e Carolyn Sherif e outros conduziram em 1954, na Universidade de Oklahoma, uma pesquisa muito bem sucedida sobre conflito e cooperação entre grupos e uma das hipóteses confirmadas foi:

– “Quando indivíduos sem qualquer tipo de relacionamento prévio são agrupados para interagir em atividades com metas em comum, produzem uma estrutura do grupo com status hierárquicos e papéis específicos.”

A conclusão óbvia dos pesquisadores foi que um sonho ou uma meta em comum agrega e organiza o grupo. De fato, constatei em minha vida que é sempre muito mais fácil concordar nos fins que nos meios. Quando se coloca um sonho ou uma meta fica mais claro a todos onde queremos chegar e o que tem que ser feito. O grupo se organiza mais facilmente para concretizar seus desejos.

Planejamento

Gestão nada mais é que atingir metas ou resolver problemas, o que é o mesmo. Se não existem metas não há gestão! Precisamos de sonhos e metas para nosso País! Isto irá facilitar a união e a cooperação. O sonho se origina de uma chamada da liderança e as metas da Formulação Estratégica.

Nos Governos geralmente entende-se Planejamento como a confecção do Orçamento Anual. Ficamos, pois, no horizonte do ano. Nada contra o planejamento anual, mas o que precisamos ter no Brasil é a instalação de uma organização do Estado, e não do Governo, nos moldes da Polícia e da Receita Federal, para fazer a Formulação Estratégica Brasileira num horizonte de pelo menos uns 20 anos, renovada anualmente. Uma formulação desta natureza implica em fazer muita conta, pois todos os fatores de desenvolvimento são interligados, e envolver no processo as melhores inteligências do País bem como especialistas estrangeiros. Em tal planejamento fatores tais como as mudanças climáticas e populacionais deveriam ser levados em conta. Para tal este organismo deveria ter recursos próprios e gestão independente. Esta organização faria a Formulação Estratégica ampla e de longo prazo a partir da qual formulações estratégicas mais específicas e de médio prazo poderiam ser feitas tais como: planejamento dos Estados, dos Municípios, Energético, Logístico, das Comunicações, da Educação, da Saúde, da Defesa, etc. Este exercício de Formulação Estratégica daria as condições de priorizar projetos e estabelecer metas concretas (Estados e Municípios saberiam exatamente com o que poderiam contar) que nos permitiria crescer contínua e vigorosamente. Quando existe falta destes planejamentos o País acaba sendo  gerenciado, em seus três níveis, ao sabor das crises e acontecimentos o que provoca ineficiência na utilização dos recursos além de “apagões” de toda natureza. Gerenciar assim custa muito mais caro pois nem sempre os recursos, eternamente escassos, são empregados na direção e prioridades certas.

Política

Política é “direção a seguir”. A política deve dar a direção e as prioridades do governo dentro da Formulação Estratégica estabelecida. É por isto que os partidos deveriam ter seus programas obrigatoriamente bem definidos e conhecidos pela população para que suas ações no governo refletissem a vontade popular e não os interesses próprios dos políticos. A vontade popular é a “direção a seguir”, deveria ser a política. A partir dai surgem as leis e os regulamentos que é a função do Congresso.

Operação (Execução)

Política não é operação do Estado. Operar o Estado é executar as ações planejadas para atingir as metas necessárias para melhor servir ao Cidadão. A “Máquina Operacional do Estado” deveria ser estável, competente e bem treinada. Esta máquina deveria ser ocupada somente por profissionais continuamente treinados para se atualizarem das evoluções tecnológicas na administração do Estado. Deveria também ter seu desempenho avaliado periodicamente e ser sempre reestruturada para atingir as metas propostas na Formulação Estratégica. Cada processo deve ser projetado para perseguir funções específicas (atendimento ao Cidadão) e estes processos arrumados numa estrutura conveniente no momento. Atualizar estruturas e processos deveria ser uma constante pois tudo muda a nosso redor, novas tecnologias, novas necessidades das populações, ameaças diferentes, etc. A padronização de processos e operações e o treinamento no trabalho deveriam ser religião. Precisamos construir confiança na burocracia estatal, valorizar idéias criativas e dar liberdade de trabalho. As consequências de uma boa Máquina Operacional do Estado seriam custos muito mais baixos e um atendimento primoroso a quem está pagando a conta: saúde, segurança e educação cada vez melhores!

No entanto, o que se vê, independentemente do partido no poder, é um assalto à Máquina Operacional do Estado por meio de mais de 22.000 cargos comissionados (Nos EUA este número não passa de 200 para serem preenchidos por especialistas de confiança) ocupados, geralmente, por pessoas inexperientes e que ocupam posições importantes com agendas próprias, custando caro à nação, não por seus salários mas pelo prejuízo que provocam.

Sugestões para melhoria da Máquina Operacional do Estado

Um bom avanço para o próximo governo seria:

1. Estabelecer uma organização em nível de Estado para fazer e rever anualmente a Formulação Estratégica Nacional em função de novas realidades e as metas decorrentes para cada Ministério;

2. Estabelecer uma organização para avaliar o desempenho das políticas públicas e reestruturar continuamente os processos e a estrutura do Governo;

3. Reduzir, na medida do politicamente possível, os cargos comissionados;

4. Evitar, na medida do politicamente possível,  indicações políticas para diretorias de estatais e cargos de Secretário Geral de Ministério, inclusive, para baixo na hierarquia (como é feito hoje, por exemplo, na Receita e Polícia Federal);

5. Criar um órgão operacional em nível de estado para exercer as funções normalmente atribuídas aos setores de recursos humanos nas empresas, ou seja: educação e treinamento, avaliação de desempenho e feedback, recrutamento e seleção, desenvolvimento organizacional, entre outros;

6. Os melhores setores do Estado têm sempre uma carreira estruturada e escola associada:   Forças Armadas, Polícia Federal, Receita Federal, Relações Exteriores, etc.   Porque não estruturamos as carreiras e instalamos escolas para treinamento contínuo do funcionalismo em todos os setores do Estado?

O País precisa de uma boa Maquina Operacional do Estado! Precisamos reforçar o Estado Brasileiro para reduzir a volatilidade dos Governos. Precisamos fortalecer nossas instituições.

Carta ao Planalto sobre a atuação da Máquina Operacional do Estado – A Operação da Saúde, Educação e Segurança

Prezada Presidente,

Toda organização humana tem como premissa religiosa que a prioridade é o Cliente. Pergunte a qualquer um e repetirão o mantra: “Nosso foco é o Cliente!” No entanto, na maioria das vezes, a realidade é bem diferente e os verdadeiros problemas de qualquer organização são a sua incapacidade de satisfazer, de fato, o cidadão, razão e objetivo de sua existência. Isto é verdade para Empresas e para o Estado.

É óbvio que a prioridade absoluta do Estado deve ser uma “Política Orientada para o Cidadão” e isto quer dizer, entre outros, boa saúde, boa segurança e boa educação. É também óbvio que se nossos políticos soubessem e pudessem eles promoveriam isto, até mesmo por interesse próprio, pois já é muito bem conhecido o fato de que existe uma grande insatisfação popular nesta área. Acontece que a Máquina Operacional do Estado não consegue responder a esta demanda por motivos já aqui expostos em artigo anterior desta série. O Estado não consegue responder ao Governo!

Que significa “boa educação”, “boa saúde” e “boa segurança”? O que é “boa” para um pode não ser para outro. Precisamos de indicadores simples e transparentes (ainda que imprecisos) que meçam numericamente o desempenho destes sistemas nas áreas Municipal, Estadual e Federal. No caso da educação já temos o IDEB e o ENEM, além do PISA internacional. A existência destes indicadores é uma vitória e um grande avanço para nosso país. Não interessa se estes indicadores sejam perfeitos ou imperfeitos ou ainda que possamos, no futuro, melhorá-los. Tudo é sujeito a críticas. O fato importante é que eles existem e estão movendo a máquina operacional da educação pública, em seus três níveis, no sentido de melhorias contínuas. Podemos não estar satisfeitos com a velocidade destas melhorias na área da educação mas não se pode negar que elas estão acontecendo e na direção certa. Não temos a mesma certeza no caso da saúde e da segurança.

Recentemente nossa organização de consultoria investiu recursos próprios para delinear o que seria um “Sistema de Saúde” no Brasil. Vários especialistas, empresários e autoridades foram entrevistados e conseguimos fazer um mapa do Sistema e as interações entre as partes dos subsistemas operacionais de prevenção, correção, regulamentação e atividades privadas desde a indústria farmacêutica, hospitais, laboratórios e seguradoras. Foi um trabalho estressante mas conseguimos visualizar as interações entre as partes do sistema, como fluem as regulamentações, os recursos, os serviços e, principalmente, quais eram as verdadeiras fronteiras do Sistema de Saúde com o cidadão (Cliente!). Tendo em mãos este mapeamento do Sistema de Saúde pode-se então delinear as suas funções e por consequência os seus “Indicadores Principais” e os secundários, a partir dos quais os problemas do Sistema podem ser entendidos, analisados e resolvidos.

Gerenciar é resolver problemas ou atingir metas o que é o mesmo. Onde estão os verdadeiros problemas da saúde, educação e segurança? A resposta é: junto ao cidadão! Se desejarmos resolver os problemas de saúde temos que ir para as funções do Sistema de Saúde e perguntar se estas funções estão sendo cumpridas. O não cumprimento destas funções são as “Disfunções do Sistema” ou “Problemas” e o primeiro ataque deve ser sempre gerencial. Antes que haja uma sequência de esforços para conhecer estas funções, seus indicadores, levantar fatos e dados, entender os problemas, conhecê-los melhor por sua variação geográfica, temporal, tipo e sintomas, analisá-los e, a partir desta análise, estabelecer os Planos de Ação, não se pode falar em “recursos adicionais”. No entanto, o que mais temos ouvido de ministros que assumem este cargo é dizer, logo no primeiro dia, que precisam de dezenas de bilhões de Reais para resolver os “problemas da saúde” que, na verdade, não conhecem na profundidade necessária.

Somente para exemplificar o que seria uma ação gerencial na interface do Sistema de Saúde com o cidadão vou citar o caso dos Hospitais de Emergência. A maioria destes hospitais, senão a sua totalidade, está em crise e não consegue atender às demandas da população. Levantamos algumas informações e verificamos, por exemplo, que o “Tempo Médio de Permanência” do doente nestes hospitais era de 10 a 15 dias. Temos trabalhado com dezenas de hospitais particulares no Brasil e, em geral, o “Tempo Médio de Permanência” nestes hospitais é de 4 dias (em muitos casos menos!). Isto quer dizer o seguinte: uma atuação simplesmente gerencial nos hospitais públicos poderia, ao final de pouco tempo, pelo menos dobrar a capacidade de atendimento do subsistema hospitalar brasileiro sem nenhum investimento. Exemplos como este existem em várias frentes dos Sistemas de Saúde, Educação e Segurança. A solução dos problemas de um Sistema deve sempre começar por suas interfaces com o Cidadão e entrar no Sistema apenas em caso de necessidade. Por exemplo, só vou trabalhar um processo de aquisição de medicamentos se tiver impacto forte nos problemas prioritários que afetam o atendimento final do Cidadão. Da mesma forma, é óbvio que teremos que investir continuamente nos Sistemas de Saúde, Educação e Segurança, mas só poderemos fazer isto, de forma responsável, se for parte de um Plano de Ação decorrente de profunda análise de informações que garantam sua prioridade e seus benefícios à população. O que não podemos é investir em mais hospitais para que também tenham “Tempo Médio de Permanência” de 15 dias. Antes de investir temos que gerenciar!

Os verdadeiros problemas estão na fronteira dos principais Sistemas do Estado com o Cidadão. Os primeiros a atacar estes problemas devem ser as pessoas que ali trabalham. É trabalho para a Máquina Operacional do Estado. Falta domínio de conhecimentos em gestão para que isto aconteça!

Desejo-lhe um excelente Governo.