Uma boa administração de documentos otimiza o tempo

Como gerenciar as normas técnicas e um sistema de documentação adequadamente
Controlar e manter o acervo de Normas Técnicas atualizadas e disponíveis para compartilhamento entre todos os colaboradores é um grande desafio para as empresas por envolver a dedicação e o esforço de vários profissionais. Atualmente, as organizações utilizam planilhas de controle, sistemas internos e sites de fontes não confiáveis para realizarem a busca de informações sobre a vigência das Normas Técnicas. Esse processo, além de causar perda de tempo na busca de informações, pode resultar em sérios riscos aos negócios e à imagem institucional da empresa como, por exemplo, multas, prejuízos financeiros e não conformidades em auditorias por não utilizarem informações de fontes oficiais. Clique para mais informações.

Quem nunca ouviu que organização pode ser a alma do negócio? Informações perdidas ou extraviadas podem deixar muitos de cabelo em pé, mas para quem tem os seus dados bem guardados e gerenciados, isso é assunto do passado. Não é por menos que a boa administração de documentos impacta cada vez mais os custos e despesas de uma empresa. E como reflexo da crescente importância da informação nos negócios, o setor de gestão documental, é um dos que mais crescem na economia, com expansão acima de 25% ao ano. Só em 2011, o segmento faturou R$1,2 bilhão. Dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostram que administradores gastam quatro semanas por ano procurando informações, devido aos problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganização dos seus arquivos em locais próprios. Para piorar, segundo a associação, funcionários podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos de uma companhia. “Empresas bem estruturadas na administração de suas informações, perceberam ter um potencial competitivo muito maior do que seus concorrentes. O acesso e velocidade em recuperar informações, bem como as melhores práticas na armazenagem (seja física ou virtual), são hoje vistos como diferenciais competitivos no mercado”, explica Eduardo Coppola, presidente da Keepers Brasil.

Segundo a ABGD, a administração de arquivos impacta significativamente na geração de custos e despesas de uma empresa, os arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano e os gestores gastam quatro semanas por ano procurando informações, devido aos problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganização dos seus arquivos em locais próprios. Além disso, os funcionários podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da sua empresa e cerca de 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente, pois 95% das consultas são de informações com menos de três anos, no mínimo 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão, ou mesmo destruídas por serem obsoletas ou, ainda, serem transferidas para outras dependências ou estabelecimentos que originem menores custos e despesas. Outras informações que a associação dá: entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados, o custo de recriação de um documento é de US$ 120, as empresas desarquivam para consulta de 2% a 7% dos papéis e dos dados eletrônicos, os usuários de computadores gastam 7,5% de seu tempo à procura de arquivos, 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários, o que os torna 30 vezes mais ameaçados por vírus, fator que lidera a causa da perda de dados, 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada, 37% das fotocópias impressas são desnecessárias e as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.

Atualmente, os mais diversos setores procuram esses serviços, incluindo bancos, hospitais, indústrias, universidades, seguradoras e varejo. “Surgiram inúmeras demandas que exigem rapidez na entrega de documentos, tudo facilitado pela digitalização de imagens. Seja para aprovação de crédito dentro de uma financeira, o acesso às informações de um prontuário médico dentro de um hospital ou ainda a comprovação de pagamento de tributos de uma rede varejista, a gestão da informação está presente como ferramenta para dar suporte ao negócio”, explica  Coppola. O mercado de gestão documental passa por constantes mudanças em razão das convergências tecnológicas e novas soluções, como a computação nas nuvens e toda uma cadeia de serviços de BPO (Business Process Outsourcing). . “As corporações desejam cada vez mais encontrar parceiros provedores de soluções integradas em toda cadeia documental (Full BPO), o que abre espaço para o maior crescimento do setor. O mercado brasileiro é relativamente novo na área de gestão da informação. Porém, as novas tecnologias avançam com enorme velocidade no país”, avalia Eduardo. Se há pouco mais de 20 anos o setor era simplesmente um local para guarda física de papéis, isso mudou drasticamente com os anos, seja com o gerenciamento físico desses documentos, ou mais recentemente, de toda gestão da cadeia das informações digitais, em decorrência do grande aumento na digitalização dos dados.

Porém, muitas instituições de médio e até grande porte ainda delegam esses trabalhos a secretárias e outros funcionários que não tem a profissionalização necessária para administrar essa tonelada de dados criados diariamente, gerando perdas, demora, desorganização, falta de segurança, maiores gastos e acumulo de papéis. No mínimo dois terços das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão, ou mesmo destruídas por serem obsoletas ou, ainda, serem transferidas para outras dependências ou estabelecimentos que originem menores custos e despesas. A computação em nuvens (cloud computing) vai absorver bilhões de documentos em breve com a migração em massa de dados corporativos para servidores compartilhados na internet. A ferramenta garante maior mobilidade, acessibilidade e descentralização da informação. Por isso, instituições financeiras, em especial bancos e seguradoras como o Itaú e o Santander, preparam-se para mudar a gestão de seus documentos para o novo sistema de armazenamento de informações “O custo menor de armazenagem com a computação em nuvem, em conjunto com a utilização de softwares de serviços (Saas), será um convite para o empresário aderir ao gerenciamento completo da informação, para ter tudo em tempo real, em qualquer lugar, 24h por dia”, diz o presidente da Keepers Brasil.

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