Administrar melhor o tempo é uma arte

Administrar bem o tempo é um desafio enfrentado todos os dias, mas saber se programar significa rendimento de produtividade e até mesmo o prolongamento de horas de lazer. Tirando algumas exceções, o tempo é um recurso igualitário, já que todos dispõem do prazo de 24 h para desenvolver a atividade necessária.

Este recurso se difere de muitos outros como inteligência e dinheiro que na maioria das vezes não estão disponíveis a todos. No entanto, devem ser tomados cuidados, já que o tempo é perecível, ou seja, os segundos que passam não voltam, que devem ser aproveitados da melhor forma possível.

É sempre importante traçar metas e ser disciplinado e prudente para cumpri-las. Preservar a qualidade de vida também é fator essencial para o bom desempenho das tarefas diárias. Priorize as atividades que considera mais importante, se for o caso delegue os afazeres com menor relevância e não se detenha se outra pessoa desenvolver o trabalho melhor do que você.

Ser produtivo não é sinônimo de estar sempre ocupado. Ter tempo significa poder fazer aquilo que é prazeroso. Muitas pessoas que vivem ocupadas muitas vezes não produzem da forma correta e isso acaba tomando boa parte do trabalho delas corrigindo erros.

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Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Provavelmente em uma sociedade complexa como a atual, nunca vamos ter tempo para fazer tudo o que se precisa e deseja fazer. Saber administrar o tempo é ter clareza cristalina sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer — e tomar providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas.

Existem coisas que podem ser listadas como prioritárias, pois são importantes, outras porque são urgentes. Se há algo que não é nem importante nem urgente não estará na lista de ninguém. E também se pode dizer que na lista de todo mundo haverá coisas que são importantes e urgentes.

Não resta a menor dúvida de que estas coisas devem ser feitas imediatamente, ou, pelo menos, na primeira oportunidade. Poucas pessoas questionarão isso. O problema surge com coisas que são consideradas importantes, mas não urgentes, e com coisas que são urgentes, mas às quais não se dá muita importância. Administrar o tempo é fazer o planejamento estratégico da vida e para isso há a necessidade de, em primeiro lugar, saber aonde se quer chegar ou definir os objetivos.

Os pecados dos maiores perdedores de tempo?

Christian Barbosa

  • Não possuir uma agenda para otimizar o seu planejamento: esquecer os compromissos agendados durante a semana pode acontecer de vez em quando, mas, se não se obtiver nenhum meio de lembrar das atividades, tenha certeza que isso acontecerá com maior frequência.
  • Má organização da semana: as pessoas acreditam que planejar a semana significa agendar todos os compromissos para segunda-feira. Aí está o erro. Provavelmente você ficará tão acumulado em suas tarefas, que sua semana inteira será afetada pelo adiantamento delas.
  • Ambiente de trabalho desorganizado: você mal consegue encontrar sua agenda em meio a sua confusão da mesa de escritório? Então comece já uma limpeza, deixe a sua vista tudo o que realmente necessita para exercer o seu trabalho. Assim, não perderá tempo à procura de sua caneta.
  • Completar a agenda: engana-se quem acha que, quando o dia está completo de compromissos, o dia irá render. As pessoas tendem a se esquecer das urgências. E elas acontecem sempre. Não lote a sua agenda de compromissos, deixe sempre algumas horas reservadas para as atividades extras que possam surgir.
  • Uso indevido da internet: ela veio para agilizar nosso dia, e não para tirar nosso foco dos afazeres importantes. Navegar horas e horas na internet sem fins especificados pode se tornar uma das maiores perdas de tempo, em vão. Sempre que se conectar, tenha em mente o que procura e por que procura.
  • E-mail e MSN: e-mail não foi feito para se trocar ideias e conversas. Seja objetivo ao escrever correspondências. Foque o assunto e solicite uma resposta. Se for urgente mesmo, por que não ligar? O e-mail deve e pode ser seu melhor aliado no trabalho, é uma ótima ferramenta para otimizar o cumprimento de suas atividades profissionais, mas é preciso saber usá-lo. Se você encaminha correntes, não está no caminho certo.
  • Sem tempo para você: deixar de cuidar da pessoa mais importante da sua vida pode não ser uma boa ideia. Separe um tempo para você, pode ser um curso que lhe traga satisfação, ou a prática de exercícios. O importante é lembrar que as pessoas à sua volta precisam de você e, para ajudá-las, você precisa estar bem consigo mesmo.

Christian Barbosa é fundador da Triad OS e ministra treinamentos e palestras – nitya@grupoimagecom.com.br

 

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