As secretárias nos programas de qualidade

Normas comentadas

Confira quais as normas comentadas disponíveis. Elas oferecem mais facilidade para o entendimento e são muito mais fáceis de usar: http://www.target.com.br/portal_new/produtossolucoes/NBR/Comentadas.aspx

 NBR 14039 – Instalações elétricas de média tensão de 1,0 kV a 36,2 kV. Possui 140 páginas de comentários

 NBR 5410 – Instalações elétricas de baixa tensão – Comentada – para windows, versão 2004

 NBR ISO 9001 – COMENTADA – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos

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A profissão do secretariado existe há séculos e, de acordo com alguns autores, os monges escribas foram os precursores dessa profissão, pois eram os homens de confiança dos soberanos, sendo os responsáveis por redigir as leis ditadas pelos dirigentes de uma determinada região. A comparação é pertinente, pois o secretário, hoje, possui atribuições bem próximas às realizadas pelos escribas, são pessoas de confiança, geralmente, próximas aos dirigentes, porém seu campo de atuação é muito mais amplo, em virtude de toda a evolução tecnológica ocorrida ao longo do tempo.

O trabalho do profissional do secretário (a), geralmente, envolve o burocrático, ficando a seu cargo as tarefas administrativas rotineiras e o atendimento aos clientes internos e externos, em empresas públicas ou privadas. Atuam como apoio aos executivos, nos mais diversos níveis empresariais, organizam agendas, reuniões, viagens e, em muitos casos, planejam os eventos da empresa, efetuam compras e administram os assuntos pessoais do executivo. Por isso, sua importância nos programas de gestão, já que faz parte de suas funções cuidar da manutenção e organização dos arquivos, da emissão e do despacho de documentos. Suas principais características são a organização, o planejamento, o controle, o dinamismo e a discrição. Ter boa memória também é um atributo necessário ao bom desempenho dos secretários.

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Esta planilha inédita (é a 1ª do mundo baseada na nova ISO 26000 para avaliar a Maturidade da RS) é mais uma contribuição do QSP para incentivar as organizações a adotarem as novas diretrizes internacionais ISO 26000 sobre Responsabilidade Social e Sustentabilidade.

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A NBR ISO 26000 fornece orientações para todos os tipos de organizações, independentemente do porte ou localização, sobre os conceitos, os termos e as definições referentes à responsabilidade social; o histórico, tendências e características da responsabilidade social; princípios e práticas relativas à responsabilidade social; os temas centrais e as questões referentes à responsabilidade social; integração, implementação e promoção de comportamento socialmente responsável em toda a organização e por meio de suas políticas e práticas dentro de sua esfera de influência; identificação e engajamento de partes interessadas; e comunicação de compromissos, desempenho e outras informações referentes à responsabilidade social.

Em todos as implementações de programas de qualidade, 5 S, Seis Sigma, etc. sempre tiveram e têm um papel relevante. Atualmente, assumindo funções mais estratégicas, atuam como agentes facilitadores dentro das organizações, precisam cumprir metas e auxiliar na solução dos mais diversos problemas, e, muitas vezes, coordenam e controlam equipes auxiliares. De modo geral, têm amplos conhecimentos sobre os diversos projetos desenvolvidos pela empresa e sabem direcionar as informações às pessoas responsáveis por elas, pois, participam de reuniões para a redação de atas e os mais diversos documentos, muitas vezes confidenciais, passam por suas mãos, sendo necessária a máxima cautela ao lidar com esse tipo de informação; o sigilo e a discrição são imprescindíveis. Num mercado de concorrência acirrada, em que o processamento das informações é veloz e as novas tecnologias se desgastam mais rapidamente, as empresas tiveram de se capacitar, ampliar a atuação e desenvolver produtos mais adequados a esse novo contexto. A globalização transformou o mundo num país sem fronteiras. Essas mudanças pelas quais as empresas passaram refletiram-se nos profissionais, que também tiveram de se adaptar a essa nova realidade para continuarem garantindo sua empregabilidade.

O secretário (a) foi um profissional que precisou se adaptar às mudanças. No princípio, suas atividades se resumiam a atender ao telefone, datilografar algumas cartas ditadas pelos chefes e algumas vezes, servir o café. Porém, após a promulgação das Leis nº 7377, de 30/09/195 e nº 9261, de 11/01/96 que regulamentaram a categoria como profissão, novas habilidades passaram a ser solicitadas. É exigido dessa profissional conhecimentos e habilidades em áreas diversificadas, como administração, economia, contabilidade, finanças, marketing, matemática financeira, legislação, recursos humanos, domínio de língua portuguesa, domínio dos idiomas inglês e espanhol, tecnologia da informática, cultura geral, além de todas as técnicas profissionais necessárias para a execução do seu trabalho. Devido a seu conhecimento genérico, o profissional secretário tem a oportunidade de atuar nos mais diversos segmentos e, no desenvolvimento de suas funções, em muitos momentos, eles atuam, também, como investigadores, à captura das mais diversas informações.

Enfim, a profissão de secretário (a) não tem a sua origem muito conhecida. A origem da palavra secretário (a) vem do latim secretarium que significa lugar retirado, conselho privado. Também temos, secretum que significa: lugar retirado, retiro, solidão, audiência secreta, particular, segredo, mistério. Na época da Revolução Industrial, ocorrida na Inglaterra, a partir de 1760, instalou-se uma nova estrutura empresarial, onde funções novas como: assessoria administrativa, fortaleceram o papel do profissional de secretariado. As duas guerras mundiais modificaram a estrutura de mão de obra das indústrias que, até então, era predominantemente masculina, dando início a entrada de mão de obra feminina em funções administrativa, uma vez que a masculina estava em combate.

A profissão tem sofrido grandes mudanças: consciência profissional, conhecimentos específicos da categoria e determinação de um novo perfil, mas poucos conhecem, de facto, a respeito da profissão e dos profissionais da área. Nos anos 50, executava apenas algumas técnicas secretariais como taquigrafia, datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotações de recados. Nos anos 60, começou a ter um relacionamento mais próximo da gerência. Nos anos 70, a secretária foi vista como um membro ativo da gerência, participando de programas de desenvolvimentos mais elaborados, passa a ter uma atuação mais dinâmica e abrangente – ganhando o respeito nas organizações. Nos anos 80, o despertar da era da qualidade e da informática proporcionou uma ação conjunta entre diretoria e secretários. A partir dos anos 90, deixaram de existir as secretárias com o papel de objeto de desejo. A secretária cortou a dependência que tinha do diretor e adquiriu vida própria. Tornou-se uma empreendedora, criando condições para a empresa produzir resultados e ampliou a sua área de atuação. As técnicas de secretariar não são mais o centro do trabalho da secretária, mas sim, um dos seus aspectos.

Portanto, observa-se que a secretária passou a ser uma profissional incumbida de transmitir informações ao executivo e também na maioria das vezes executar tarefas que lhe são confiadas. Passou a ter habilidade e capacidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, tendo muitas vezes que tomar decisões. A rotina de uma secretária passa por uma grande transformação, de uma pessoa encarregada da correspondência, manutenção de arquivos e atendimentos telefônicos á pessoa chave que serve de ponte entre aqueles que tomam decisões a nível da gerência e os que executam tarefas relevantes para a empresa.

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Umberto Rosti

Tudo está na rede, esta é a realidade de pequenas, médias e grandes empresas nos dias atuais. A segurança das informações, a prevenção de vazamento de dados, assim como gerenciamento de acessos e identidades, agrega à empresa maior valor de negócio. Mas, sua empresa sabe o que cada colaborador está acessando e quais informações ele tem direito de acesso? A dificuldade em administrar inúmeros sistemas, controlar seus acessos versus a função exercida pelo colaborador e, até mesmo, saber por onde andam seus dados sensíveis neste novo mundo, que está na nuvem, virtualizado e móvel em diversos dispositivos, podem resultar em prejuízos financeiros, devido ao risco de acesso não autorizado ou inapropriado, e em perda de produtividade.

Durante a recente onda de ataques hackers no Brasil e no mundo, e vendo toda esta exposição na mídia, percebemos um certo alvoroço no setor empresarial, onde vários CSO e CIOs são indagados sobre a segurança de seus sistemas. É preciso que estes profissionais tenham na ponta da língua respostas para estes questionamentos, para que se previna o risco de sofrer com a exposição negativa da empresa/marca acerca de uma vulnerabilidade em controlar suas informações sensíveis.

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Engenharia da Qualidade
e Preparação para o Exame ASQ/CQE

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Gestão de Acesso e Identidade: O primeiro passo é implementar na empresa uma gestão que controle todos os acessos às informações e dados da corporação. Para isso, é preciso também identificar cada funcionário e suas funções. Há dez anos, poucas empresas tinham condições de implantar em seus sistemas ferramentas que fizessem o controle de acesso e identidade de seus funcionários. E estes processos podiam demorar até dois anos para serem concluídos. Hoje, com a popularização de ferramentas, os preços se tornaram mais acessíveis e o processo pode ser concluído em até dois meses. A necessidade deste serviço faz crescer a maturidade das empresas acerca dessa segurança.

Conhecendo a empresa: Todo funcionário deve estar ciente da política da empresa, ou seja, o que pode e o que não pode. A conscientização e educação do usuário são fundamentais para o gerenciamento e controle de acesso. O que acontece hoje é um alto investimento em sistemas para prevenir riscos externos, ocultando a importância de evitar riscos internos, já que muitos funcionários têm acesso às principais informações das companhias e podem ser os responsáveis por fraudes. Essa conscientização também deve ser acerca da portabilidade e mobilidade das informações. Este colaborador precisa estar ciente do que ele pode publicar referente a informações corporativas, principalmente em ambientes de mídias sociais e páginas pessoais.

Perfis de Acesso: Esta complexidade amplia quando falamos do aumento de identidades devido a fusões de grandes corporações e reestruturações. O gerenciamento de quem tem acesso, e por quanto tempo este acesso pode ser feito, tem se tornado um problema crescente nas empresas. Hoje, pesquisas mostram que 60% a 80% dos ataques e fraudes vêm em sua grande maioria de usuários internos, ex-colaboradores, etc., os quais conhecem bem a companhia e possuem uma motivação maior para o crime. Por isso, é preciso que o RH da companhia, já no momento da contratação, tenha definido em seu sistema o cargo e funções do novo funcionário. Qual perfil lhe dará direito a um determinado sistema? E, principalmente, acompanhar a trajetória deste usuário.

Prevenção de vazamento de informações: O DLP (data loss prevention) é uma ferramenta muito simples e de extrema importância no ambiente corporativo. A solução, que controla onde estão as informações, ajuda a prevenir que usuários do sistema tenham domínio a dados não autorizados. Por exemplo, a diretoria de uma empresa não permite que seus funcionários tenham acesso a números de documentos oficias, como CFP e RG, contidos no seu sistema. Assim, com esta ferramenta, toda vez que um usuário tenta “copiar” esses dados, ela tem a função de avisar o gestor ou bloquear a cópia do arquivo em diferentes mídias, como CD, pen drive e rede.

Segregação de funções: É preciso determinar a responsabilidade de cada funcionário dentro da corporação, o que aumenta a autonomia da companhia e sua lucratividade. Com as funções definidas, a empresa á capaz de controlar o perfil de cada usuário, podendo, por exemplo, visualizar quando um funcionário é autorizado a iniciar um processo de compras, porém não está liberado a finalizá-lo. Ou quando o empregado pode fazer o pagamento, mas não é responsável pela aprovação da ordem.

Facilidades dentro da gestão de acesso: Alguns serviços facilitam e tornam mais simples o uso dessas ferramentas. O autosserviço, que possibilita o usuário “resgatar” sua senha imediatamente, reduz o tempo de chamada ao evitar a necessidade de se ligar para um help desk. Outra tecnologia que pode facilitar o modo de fazer negócio e melhorar a experiência do usuário é single sign-on (SSO). Com uma única senha o usuário é capaz de acessar todos os sistemas que for de seu direito. Facilitando também a empresa no caso de desligamento e até de bloqueio durante ausência temporária como férias e problemas de saúde. Ao promover gerenciamento simplificado de senha, as organizações podem se beneficiar com o aumento da produtividade e a redução de custos.

Até pouco tempo atrás, a Segurança da Informação era vista como um gasto necessário, no intuito de evitar prejuízos. No entanto, hoje as empresas estão abordando o assunto como uma necessidade estratégica que as ajudará a atingir seus objetivos e sucesso. Temas como os descritos no decorrer deste artigo são importantes para atingirem o objetivo de segurança e permitir que o negócio possa alcançar sua meta com o menor risco possível, mas, também, não devem ser aplicados de forma indiscriminada em toda a organização. São orientações as informações sensíveis e diferenciais competitivos de forma a garantir a resiliência e lucros maiores para a organização.

Umberto Rosti é administrador e sócio fundador da SafeWay Consultoria – www.safewayconsultoria.com

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