A documentação de um sistema de gestão ambiental

Coletânea Série Sistema de Gestão Ambiental
A visão e o objetivo das normas de Sistema de Gestão Ambiental é fornecer uma assistência às organizações coerente com o conceito de desenvolvimento sustentável. A norma NBR ISO 14004 consiste em diretrizes gerais sobre princípios, sistemas e técnicas de apoio e apresenta de forma global os sistemas de gestão ambiental e estimula o planejamento ambiental ao longo do ciclo de vida do produto ou do processo. Um dos componentes do sistema de gestão é o planejamento das atividades da organização para se atingir as metas e objetivos ambientais. Clique para mais informações.

Um programa de gestão ambiental baseado na NBR ISO 14001 necessita ter um sistema de documentação funcional. Assim, não se descreve na norma um manual de gestão ambiental. Algumas empresas utilizam a descrição que existe na ISO 9001 e fazem as devidas adaptações. A sugestão é que ele pode ser usado para descrever a política ambiental da empresa, a introduzir normas de proteção ambiental e a fixar responsabilidades. Ele pode esclarecer o trabalho em conjunto dos diversos elementos do sistema e descrever toda a diversidade de instrumentos de gestão ambiental e instrumentos de informação previstos na empresa.

Um conteúdo básico para ele seria: a política ambiental, as tarefas da gerência, a descrição de tipos de documentos e elaboração e controle dos documentos e dos dados, as diretrizes específicas das diversas áreas e níveis da empresa para viabilizar as suas estratégias ambientais, como o planejamento de desenvolvimento e os critérios de aquisição, as diretrizes para reduzir os efeitos ambientais, os regulamentos de inspeções e controle, a execução de auditoria ambiental na empresa, o regulamento para qualificação de pessoal e treinamento na área ambiental, o sistema de informação ambiental da empresa. Seus capítulos poderiam incluir:

1. Objetivo e campo de aplicação (do capítulo, ou seja, das diretrizes);
2. 2. Responsabilidades (na execução das diversas tarefas ambientais);
3. 3. Descrição (das tarefas ambientais);
4. 4. Documentação (registro de medições, relatórios de auditoria, relatórios de resultados, etc.);
5. 5. Referências cruzadas.

A norma NBR ISO 14001 especifica em seu item 4.4 4 Documentação: a documentação do sistema da gestão ambiental deve incluir

a) política, objetivos e metas ambientais,

b) descrição do escopo do sistema da gestão ambiental,

c) descrição dos principais elementos do sistema da gestão ambiental e sua interação e referência aos documentos associados,

d) documentos, incluindo registros, requeridos por esta Norma, e

e) documentos, incluindo registros, determinados pela organização como sendo necessários para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos que estejam associados com seus aspectos ambientais significativos.

4.4.5 Controle de documentos

Os documentos requeridos pelo sistema da gestão ambiental e por esta Norma devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos estabelecidos em 4.5.4.

A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para

a) aprovar documentos quanto à sua adequação antes de seu uso,

b) analisar e atualizar, conforme necessário, e reaprovar documentos,

c) assegurar que as alterações e a situação atual da revisão de documentos sejam identificadas,

d) assegurar que as versões relevantes de documentos aplicáveis estejam disponíveis em seu ponto de uso,

e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis,

f) assegurar que os documentos de origem externa determinados pela organização como sendo necessários ao planejamento e operação do sistema da gestão ambiental sejam identificados e que sua distribuição seja controlada, e

g) prevenir a utilização não intencional de documentos obsoletos e utilizar identificação adequada nestes, se forem retidos para quaisquer fins.

No seu Anexo A, há as orientações para o uso. No caso da documentação, recomenda-se que o nível de detalhamento da documentação seja suficiente para descrever os elementos principais do sistema da gestão ambiental e sua interação, fornecendo orientação sobre fontes de informação mais detalhadas sobre o funcionamento de partes específicas do sistema da gestão ambiental. Essa documentação pode ser integrada com as de outros sistemas implementados pela organização, não precisando estar na forma de um único manual. A extensão da documentação do sistema da gestão ambiental pode diferir de uma organização para outra, dependendo

a) do porte e tipo de organização e suas atividades, produtos ou serviços,

b) da complexidade dos processos e suas interações, e

c) da competência do pessoal.

Exemplos de documentos incluem

― declarações das políticas, objetivos e metas,

― informações sobre os aspectos ambientais significativos,

― procedimentos,

― informações de processo,

― organogramas,

― normas internas e externas,

― planos locais de emergência, e

― registros.

Recomenda-se que qualquer decisão de documentar procedimento(s) seja baseada em questões tais como

― as consequências, inclusive aquelas relativas ao meio ambiente, de não fazê-lo,

― a necessidade de demonstrar o atendimento a requisitos legais e outros requisitos subscritos pela organização,

― a necessidade de se assegurar que a atividade seja realizada de forma constante,

― as vantagens de agir assim, que podem incluir a implementação facilitada por meio da comunicação e treinamento, manutenção e revisão facilitada, menor risco de ambiguidades e desvios, capacidade de demonstração e visibilidade,

― os requisitos dessa norma.

Os documentos originalmente criados para fins outros que não o sistema da gestão ambiental podem ser utilizados como parte deste sistema e, se assim utilizados, terão que ser referenciados no sistema. Quanto ao controle dos documentos, as organizações criem e mantenham documentos de forma adequada à implementação do sistema da gestão ambiental. Entretanto, é recomendado que o foco primordial das organizações seja na efetiva implementação do sistema da gestão ambiental e no desempenho ambiental e não em um complexo sistema de controle de documentação.

GFSI FOCUS DAY LATIN AMERICA

02 de setembro em São Paulo

O GFSI Focus Day – Latin America será realizado  no Maksoud Plaza em São Paulo. Veja anexa a carta convite enviada pelo coordenador Edgard Némorin.

Especialistas de grande renome internacional estarão presentes, tais como Herve Gomichon do Carrefour, França; Frank Yiannas do Wal-Mart, Estados Unidos; Marc Cwikowski da Coca-Cola, Bélgica; além de grandes nomes do cenário nacional. A Global Food Safety Initiative (GFSI) é uma entidade global de colaboração entre os experts de segurança de alimentos mais reconhecidos do mundo, incluindo desde o varejo, indústria, fornecedores para food service, até a área acadêmica, governo e instituições envolvidas em Segurança de Alimentos.

Para se inscrever agora acesse o site do evento: clique aqui

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Quanto vale o diálogo para a sua empresa?

Planilhas gratuitas

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Marcelo Chianello

A falta de entendimento na sociedade deve-se, muitas vezes, à ausência de diálogo existente entre as pessoas. Outro empecilho comum para o bom relacionamento é a falta de habilidade com as palavras: muitos até reservam tempo para conversar, mas não conseguem se expressar da maneira correta. Para entender porque isso acontece e para tentar mudar esse quadro, vamos entender o significado da palavra e sua origem. A palavra diálogo surgiu como gênero na Grécia antiga e significa “através de (dia) significado (logos)”. De acordo com o filósofo e linguista russo Mikhail Bakhtin, o diálogo se origina do método de Sócrates, um dos maiores filósofos da história grega. Quando se via em confronto com adversários, Sócrates conversava e multiplicava perguntas, até o opositor cair em contradição e perceber que o filósofo estava com a razão. Além disso, ele fazia uso do diálogo para instruir discípulos, explicando conceitos e definições de forma pedagógica. Mesmo quando as ideias não estavam bem formuladas, Sócrates auxiliava as pessoas a se expressarem e conseguia chegar à clareza através da conversa. Dessa maneira, o filósofo acreditava que a conversa era uma espécie de alicerce para a sociedade.

Desde então, o diálogo esteve presente em toda a sociedade, independente da cultura ou língua. Hoje em dia, as autoras americanas Linda Ellinor e Glenna Gerard desenvolvem diversos trabalhos relacionados ao diálogo dentro das organizações. O livro “Diálogo: Redescobrindo o Poder Transformador da Conversa”, publicado pelas autoras, defende a ideia que “o diálogo é um meio para que comecemos a conhecer todas as muitas maneiras pelas quais nos interligamos e integramos uma única realidade compartilhada”. A ideia é entender mudanças e extrair significado daquilo que pode parecer uma desordem.

Depois de tantos conceitos sobre a importância e função do diálogo, por que temos tanta dificuldade de se expressar e sermos compreendidos? Isso se deve especialmente ao conhecimento limitado do vocabulário e do significado das palavras. Há também os que preferem deixar a conversa de lado, seja por comodismo ou até desmotivação em dialogar. Caso essas situações persistam, as pessoas podem acabar se prejudicando em diversos momentos da vida.

No âmbito profissional, há quem ainda defenda a ideia de que a comunicação deve ser exercida de maneira impecável pelos profissionais da área de humanas, já que lidam diretamente com as palavras. No entanto, para se construir uma boa carreira, sabe-se que o diálogo é fundamental para todas as pessoas, em qualquer segmento em que atuam. Um exemplo prático de uma boa comunicação pode ser avaliado já na entrevista de emprego. As pessoas que se expressam da melhor maneira levam vantagens na hora da seleção. O conhecimento de um vocabulário vasto e o hábito de leitura podem fazer com que o indivíduo consiga se expressar melhor e tenha um bom diálogo com outra pessoa. Porém, é preciso saber utilizar esse conhecimento com sabedoria e ética. Conversas esclarecedoras podem tornar o ambiente de trabalho mais leve e os colaboradores da organização mais motivados e confiantes.

Para melhorar a convivência em ambientes de trabalho, cabe às empresas desenvolverem o hábito de dialogar para conhecer seus colaboradores, ouvir possíveis ideias e poder solucionar problemas. Os funcionários, por sua vez, também podem procurar o diálogo para criar uma relação de respeito e sinceridade dentro de uma corporação, para assim, tentar resolver problemas internos de relacionamento. Aos poucos, a equipe irá notar que “perder” uns minutinhos do dia com uma boa conversa pode ser um ganho imprescindível para o seu trabalho e bem-estar.

Marcelo Chianello é diretor presidente da ello Atelier do Comportamento- http://elloweb.com.br/).

Normas comentadas

Confira quais as normas comentadas disponíveis. Elas oferecem mais facilidade para o entendimento e são muito mais fáceis de usar: http://www.target.com.br/portal_new/produtossolucoes/NBR/Comentadas.aspx

 NBR 14039 – Instalações elétricas de média tensão de 1,0 kV a 36,2 kV. Possui 140 páginas de comentários

 NBR 5410 – Instalações elétricas de baixa tensão – Comentada – para windows, versão 2004

 NBR ISO 9001 – COMENTADA – Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos

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Glossário Técnico Gratuito

Disponível em três línguas, a ferramenta permite procurar termos técnicos traduzidos do português para o inglês e para o espanhol. Acesse no link

http://www.target.com.br/portal_new/ProdutosSolucoes/GlossarioTecnico.aspx?ingles=1&indice=A